Модель процесса подготовки и принятия управленческих решений

Исследование большого числа процессов и процедур принятия решений в управлении позволило выделить ряд функций, кото­рые повторяются от процесса к процессу. Процедуры осуществле­ния этих функций в конкретных процессах принятия решений от­личаются в зависимости от специфики управления в данной орга­низации, однако, сами функции, их последовательность и связь остаются неизменными. Совокупное изучение этих «инвариант­ных» функций, или этапов, позволило вывести закономерности создания эффективных процессов принятия решений. Будучи ин­тегрированными, в единый процесс, эти этапы-функции отража­ют те особенности управления данной организацией, которые яв­ляются отражением окружающей среды, в которой она функцио­нирует, а также особенности самой организации.

В литературе по проблемам принятия решений вопрос о коли­честве инвариантных этапов ППР специально не ставится. Слож­ный, а иногда и противоречивый ППР объединяет, по крайней мере, три основных вида деятельности:

1. Нахождение причины принятия решения.

2. Нахождение возможных курсов действий.

3. Выбор среди этих курсов одного, наилучшего.

Результаты исследований отечественных и зарубежных специ­алистов позволяют определить рациональный (или близкий к ра­циональному) порядок действий в области процесса подготовки и принятия управленческих решений. Тем не менее, с одной сторо­ны, практика деятельности организаций показывает, что какой-либо установившейся методики в этом процессе, фактически не существует. А с другой стороны, руководители, менеджеры, спе­циалисты разных уровней управления, безусловно, нуждаются в методических рекомендациях по данному вопросу.

Подчеркнем, что когда речь идет о рациональном порядке дей­ствий по выработке решения, не ставится задача жесткой регла­ментации действий ЛПР, или установления некой процедуры, при­годной на все случаи жизни. Следует иметь в виду, что процесс принятия решений часто не может быть сведен к определенному алгоритму, которым, например, пользуются математики и програм­мисты при решении формализованных задач. И хотя в некоторой специальной литературе можно встретить мнения представителей точных наук, которые представляют процесс подготовки и приня­тия решений по любой проблемной ситуации именно таким обра­зом (т.е. как некий четкий алгоритм), тем не менее, в практике та­кой подход использовать крайне сложно.

Почему так происходит, и почему невозможно решать хозяй­ственные задачи, следуя разработанному алгоритму?

На процесс принятия управленческих решений оказывает вли­яние множество различных факторов и условий внешней и внут­ренней среды: технических, организационных, экономических, со­циальных, психологических и других. Далеко не вся информация об этих условиях и о связях между факторами может быть форма­лизована. Поэтому речь может идти лишь о том, чтобы дать об­щие рекомендации о логике действий ЛПР при принятии решений.

Если иметь в виду именно общую логику выработки решения, то, как показывает практика, далеко не всякий, а лишь определен­ный порядок работы ЛПР способствует принятию обоснованных решений. При этом существенно отличается логика работы ЛПР разных уровней управления, а для одного и того же ЛПР порядок принятия решений будет отличаться в зависимости от сущности решаемой проблемы и класса принимаемых решений (долгосроч­ных, перспективных, оперативных и т.д.).

В организации выделяются два уровня принятия решений: ин­дивидуальный и организационный. Если в первом случае ЛПР боль­ше интересует сам процесс, его внутренняя логика, то во втором интерес сдвигается в сторону создания соответствующей среды вокруг этого процесса (рис. 2.1).

В настоящее время нет единого мнения о количестве этапов, входящих в ППР даже одного класса решений, поэтому специали­стами по управлению предлагаются различные схемы процесса разработки решений, различающиеся между собой степенью дета­лизации отдельных процедур и операций [9].

> Наличие у ЛПР индивидуального умения;

> Важность для индивида ППР как такового;

> Классификация решений;

> Наличие ошибок в решении;

> Решение определяется используемым индивидуальным стилем;

> Создание и выбор альтернатив;

>Взятие риска на себя.

> Создание соответствующей среды;

> Принятие решения к определенному моменту;

> Вовлечение всех уровней управления;

> Групповой характер решения;

> Управление творчеством и новаторством;

> Выполнение решений.

Рис 2.1. Дна уровня принятия решения в организации.

В качестве примера приведем варианты моделей технологичес­кого процесса принятия решений в двух вариантах: детализиро­ванном и традиционном (рис. 2.2, 2.3).

При выборе модели технологического процесса следует иметь в виду, что слишком большое число этапов ведет к излишней рег­ламентации процесса, которого достаточно трудно придерживаться на практике. Поэтому использование, в первую очередь, детализи­рованных моделей ППР должно соответствовать решаемым про­блемам. Приведенная детализированная блок-схема технологичес­кого цикла разработки решений включает 16 блоков, что не явля­ется пределом. Например, в случае решения инновационных задач, количество блоков может существенно увеличиться (до 50), что определяет­ся, прежде всего, сложностью этих проблем. Такие модели целесо­образно использовать при решении глобальных задач развития и функционирования организации.

1. Внешнее воздействие
2. Внутреннее воздействие

3. Ситуация

4. Стратегия решения

5. Оценка обстановки

6. Прогнозирование резуль­татов

7. Подготовительный этап

8. Информационный цикл

9. Уточнение прогноза ре­зультата

10. Разработка экспертной рекомен­дации по элементам решения

11. Разработка решения

12. Оформление решения

13. Постановка задач исполнителя

14. Документальное оформление задач

15. Организация выполнения реше­ния

16. Контроль

Рис.2.2. Блок-схема технологии разработки и организации выполнения уп­равленческих решений

Как показывает практика, соблюдение указанной последова­тельности и полноты действий (рис. 2.2) не является непрелож­ным правилом. В связи с большим разнообразием ситуаций и ре­шений ЛПР придерживаются указанных действий далеко не все­гда. Они исходят из специфики задачи: сложности ее решения, вре­менного признака, информационной определенности, срочности разработки и используемых методов.

Более традиционной является технологическая модель процес­са разработки решений, приведенная на рис. 2.3.

Сравнивая приведенные модели технологического процесса подготовки решений, следует отметить, что число этапов должно быть таким, чтобы оно позволяло четко прослеживать логику всего процесса и давало бы возможность практически следовать этой логике.

Кроме существа решаемой проблемы на перечень этапов тех­нологического процесса поиска решения оказывает влияние вы­бор метода решения. Так, с позиции системотехники (науки о спо­собах принятия решений в человеко-машинных системах) этапы решения проблемы включают [9]:

• уточнение задачи и выбор целей;

• перечисление или изобретение альтернатив;

• анализ альтернатив;

• выбор наилучшего решения;

• предоставление результатов.

При использовании методов исследования операций и систем­ного анализа как научных методов решения задач поэтапно опре­деляются:

• цель, совокупность целей;

• альтернативные средства достижения цели;

• ресурсы;

• построение моделей (логической и математической), позво­ляющих представить комплексно цели, альтернативные средства, факторы окружающей среды и ресурсы;

• критерии выбора альтернатив.

I этап Выявление проблемной ситуации и постановка цели

II этап Сбор всесторонней информации, выявление ограничений

III этап Разработка альтернатив решения и выбор оптимального варианта

IV этап Организация выполнения принятого решения

V этап Контроль выполнения решения

Определение цели. Определение критериев. Оценка результата.(К 1 эт.)

Изучение вопроса. Изучение условий. (Ко 2 эт.)

Разработка и оценка вариантов. Выбор оптимального решения. (К 3 эт.)

Оформление приказа или распоряжения. Разработка плана реализации. Назначение ответственных лиц. (К 4 эт.)

Предупреждение отклонений, срывов выполнения. Возможность принятия нового решения. (К 5 эт.)

Рис. 2.3. Традиционная схема разработки и реализации упранленческих решений

Совпадение этапов в приведенных технологиях объясняется тем, что исследование операций и системный анализ составляют методологическую основу системотехники.

Технологический процесс принятия и реализации решений, в совокупности представляющий предложенные в отечественной литературе [1,9] варианты ППР, ориентированные на использова­ние научных методов, включает следующие этапы:

I - Анализ проблемной ситуации.

II - Формулировка и обоснование проблемы.

III - Сбор и анализ дополнительных данных для уточнения поставленной задачи и точная формулировка задачи.

IV - Разработка возможных вариантов (альтернатив) решения задачи.

V - Выбор окончательного варианта решения (сопоставление вариантов по критерию эффективности).

VI - Разработка плана реализации решения.

VII - Доведение до исполнителей (разъяснение, обучение, мо­тивация).

VIII - Контроль и регулирование.

IX - Внесение необходимых корректив в решение.

X - Подведение итогов и накопление опыта.

Рассмотрим содержание первых пяти этапов данной техноло­гической схемы более подробно.