Информационное обеспечение управленческих решений

С середины прошлого века информация рассматривается в широком смысле как общенаучное понятие. Оно выражает обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом, обмен сигналами между живой и неживой природой в животном и растительном мире, а также генетическую информа­цию [9].

В разных областях знаний определение понятия «информация» интерпретируется по-разному. Например, в кибернетике, матема­тике - это количественная мера, уменьшающая неопределенность. В менеджменте под информацией понимаются сведения об объек­те управления, явлениях внешней среды, их параметрах, свойствах и состоянии на конкретный момент времени.

Трудно переоценить роль информации в управлении. Она яв­ляется предметом управленческого труда, средством обоснования управленческих решений, без которых процесс воздействия управ­ляющей подсистемы на управляемую подсистему и их взаимодей­ствия невозможен. В этом смысле информация выступает осново­полагающей базой и основным ресурсом процесса управления.

В разработке управленческих решений определяющее значение имеют информационные процессы - процессы сбора, хранения, об­работки и передачи данных с целью управления производственной деятельностью и соответствующими структурными подразделе­ниями [4].

Информационные процессы разделяются на три группы:

• информационные процессы, обеспечивающие выбор и фор­мирование цели;

• информационные процессы, предназначенные для разработ­ки программных действий;

• информационные процессы, обеспечивающие нормальное протекание управляемого процесса по заданной программе или плану.

Отметим, что информацией в данном случае следует считать не любые сведения, а только те фактические данные, знания, сооб­щения, которые содержат элементы новизны для их получателя и используются в процессе принятия решений. Часть фактических Данных можно получить в процессе анализа ситуации и формули­ровки самой проблемы. Однако для четкой постановки проблемы и, в связи с этим, об­легчения выбора путей ее решения, требуются дополнительные фактические материалы. В ряде случаев ЛПР и специалисты, вы­рабатывающие решение часто сталкиваются со следующими про­блемами [2]:

• во-первых, невозможно определить всех относящихся к дан­ной решаемой задаче фактов;

• во-вторых, не всегда есть уверенность в том, имеют ли пред­ставленные факты прямое отношение к рассматриваемой проблеме;

• в-третьих, не всегда имеется возможность численно измерить фактический материал.

Так, многие природные явления, оказывающие прямое влия­ние на экономику и социальную жизнь, не могут быть в ряде слу­чаев количественно определены, даже если явления эти уже име­ли место в прошлом [2]. Например, к таким трудно определяемым фактам относят колебания урожайности, уровня воды источников, обеспечивающих водоснабжение городов (этому мешает не всегда ясная зависимость между уровнями потребления и возможностя­ми источников водоснабжения), колебания размеров улова рыбы по годам и многое другое.

Высокой значимостью информации, используемой для разра­ботки управленческих решений, обусловлены предъявляемые к ней требования: достоверности, полноты, своевременности, краткос­ти, четкости, непротиворечивости и др.

Суждение о том, что "информация - это власть" правомерно хотя бы потому, что владение информацией позволяет уменьшить вероятность принятия неверных решений. Такое требование, как полнота информации, определяет различные обстоятельства раз­работки и типы принимаемых решений: в условиях определеннос­ти, риска и неопределенности. А это, в свою очередь, сопряжено с использованием различных подходов, методов разработки реше­ний и их результатами.

Источники сбора информации могут быть самыми разнообраз­ными: от средств массовой информации до проведения специаль­ных исследований самостоятельно либо с обращением в соответ­ствующие фирмы. Затраты на получение информации могут дос­тигать значительных сумм, поэтому объем необходимой информа­ции для решений должен оцениваться предварительно [9].

Для сбора всего фактического материала, возможности, как правило, не бывает, поэтому приходится принимать решение на базе имеющихся фактов и фактов, которые могут быть получены в течение времени, установленного для выбора управленческого ре­шения. Поэтому самое пристальное внимание должно быть уделе­но сбору самых необходимых фактических материалов. Критери­ем здесь может служить отношение приращения затрат на сбор дополнительных фактических материалов к ожидаемому эффек­ту от использования этой дополнительной информации.

Естественно, что основное значение имеет не столько количе­ство фактического материала, сколько его качество. Небольшое количество тщательно отобранного и обработанного фактическо­го материала, относящегося к рассматриваемому вопросу, во мно­го раз ценнее тысячи фактов, которые трудно сопоставить и соиз­мерить, или которые имеют отдаленное отношение к рассматри­ваемой проблеме. Количество фактического материала может быть определено следующими тремя характеристиками [2]:

1. Степенью уверенности в том, что так называемые факты дей­ствительно являются таковыми.

2. Степенью и направлением воздействия каждого конкретно­го факта на рассматриваемый случай и проблему.

3. Степенью отношения факта к рассматриваемой ситуации.

Во всех случаях для оценки фактического материала необхо­димо всегда, когда это возможно, применять тот или иной науч­ный метод. Методы сбора информации могут быть неформальны­ми и формальными.

К первой группе относятся способы получе­ния информации путем непосредственного общения с подчинен­ными, коллегами, клиентами, деловыми партнерами. Однако ди­намичность рыночных ситуаций потребовала ускорения процес­сов сбора, передачи, обработки информации. Современные потреб­ности управленческой деятельности обусловили необходимость компьютеризации процесса принятия решений. Решение сложных проблем, требующих многовариантных расчетов, связано с огром­ными затратами времени на их выполнение вручную [5,7,8,9].

Внедрение компьютерной техники и кардинальное изменение на этой основе информационно-коммуникационных процессов непосредственно влияют на принятие управленческих решений. Постоянно возрастающий объем информации и относительно низ­кая производительность труда людей, занятых ее обработкой, по­требовали перехода на новые информационные технологии (НИТ). Это целостные технологические системы по принятию управлен­ческих решений, для которых характерны:

• новые технологии коммуникационных сетей ЭВМ (на осно­ве локальных и распределительных);

• новые технологии обработки информации на базе персональ­ных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (ПЭВМ и

• безбумажная технология;

• технология использования искусственного интеллекта в про­цессе принятия решений на базе моделируемых систем с различ­ными формами представления ситуации, экспертных систем, зна­ний и т.п. Практика показывает, что чаще всего решения по сложным про­блемам принимаются в условиях диалога компьютера и человека. Одно из достоинств НИТ состоит в возможности коллективного действия (за счет участия в обсуждении разных специалистов) на; базе локальных и распределительных сетей ЭВМ, средств передачи данных, АРМ.