 |
Тема 1. Документооборот предприятия
|
|
|
|
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТА
ФГБУ ВПО
«МГА ИМЕНИ АДМИРАЛА Ф.Ф. УШАКОВА»
Кафедра: «Организация перевозок и управление на транспорте»
Методические
Указания
по проведению практических занятий по дисциплине
«ДОКУМЕНТООБОРОТ»
ДЛЯ СТУДЕНТОВ 3 КУРСА ДНЕВНОЙ ФОРМЫ ОБУЧЕНИЯ
СПЕЦИАЛЬНОСТИ ФиК
разработал: ст. преподаватель
кафедры «ОПУТ»
каминская Н.И.
Утверждены: на заседании кафедры
протокол № 1
от «___»___________2009г.
НОВОРОССИЙСК
оглавление
ТЕМА 1. ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРЕДПРИЯТИЯ……………………………………......2
ТЕМА 2. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ……………………………………5
ТЕМА 3. ОФОРМЛЕНИЕ И СОСТАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ……………………………………………………………………………….. 16
ТЕМА 4. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ………………………………………..22
ТЕМА 5. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ………………………28
ТЕМА 6. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С КАДРОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ…………..40
ТЕМА 7. ОФОРМЛЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ В РФ…………………48
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………………………..49
ТЕМА 1. ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРЕДПРИЯТИЯ
В настоящее время сохраняется смешанный документооборот предприятия, основанный на приоритетном использовании электронной технологии работы с документами. Это означает, что документы, как правило, создаются при помощи современных технологических средств, а их пересылка и хранение осуществляется как в электронном виде и в бумажном виде.
Документооборот предприятия формируется в результате организованного “слияния” трех самостоятельных документационных потоков, по которым “путешествуют” поступающие (входящие) документы, внутренние документы и отправляемые (исходящие) документы. У этих групп документов различные “маршруты следования”.
|
|
|
Основные компоненты документооборота:
1. Поступающие (входящие) документы:
1) сопровождение и доставка с почтового узда (получение по другим каналам связи) в составе корреспонденции, поступившей в адрес предприятия;
2) первичная обработка (распаковка, счет, сортировка);
3) регистрация;
4) подготовка на доклад (разметка, укладка);
5) рассмотрение, оформление резолюции;
6) регистрации резолюции, постановка на контроль исполнения;
7) отправка на исполнение (доведение до сведения соответствующих должностных лиц, включая кадровую службу предприятия);
8) исполнение и контроль за исполнением документов;
9) прием исполненного документа, снятие с контроля;
10) помещение исполненного документа в дело, последующая работы с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.
2. К внутренним документам принято относить документы, разрабатываемые должностными лицами, исходя из задач и потребностей предприятия (его структурных подразделений), и в соответствии с внутренними правилами разработки документов. Общая организация работы с внутренними документами предприятия выглядит следующим образам:
1) получение (отдача) указания на разработку документа, его уяснение (уточнение);
2) разработка проекта документа;
3) согласование содержание проекта документа с заинтересованными должностными лицами;
4) корректировка документа по результатам согласования и его оформление;
5) проверка правильности оформления документа, его подписание (представление на подпись) и утверждение;
6) тиражирование и регистрация документа;
7) доведение документа до сведения лиц, которым он предназначен (до исполнителей);
8) исполнение и контроль за исполнением документа;
|
|
|
9) прием исполненного документа, снятие с контроля;
10) помещение исполненного документа в дело, последующая работа с ним (включая передачу документа в другое подразделении или службу предприятия, а также его отправку за пределы предприятия), текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.
3. Отправляемые (исходящие) - документы, разработанные внутри предприятия и отправленные за его пределы для руководства нижестоящим органом управления (подчиненным должностным лицам, учреждениям и организациям) либо во исполнение письменных указаний (руководящих документов) высшей инстанции (старших начальников). Общая организация работы с отправляемыми документами предприятия выглядит следующим образом:
1) получение (отдача) указания на разработку документа, ее уяснение (уточнение);
2) разработка проекта документа;
3) согласование содержания проекта документа с заинтересованными должностными лицами;
4) корректировка документа по результатам согласования и его оформление;
5) проверка правильности оформления документа, его подписание (представление на подпись) и утверждение;
6) тиражирование и регистрация документа;
7) упаковка и отправка (рассылка) документа;
8) помещение второго экземпляра документа в дело, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.
 | |||||||
 | |||||||
 | |||||||
 | |||||||
 | |||||||
Рис. 1 Порядок работы с основными потоками документов
|
|
|
