 |
Тема 2. Правила оформления документов
|
|
|
|
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создание управленческих документов. Требования к оформлению документов изложены в ГОСТе Р 6.30-2003.
Бланки документов.
Все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государственных, так и коммерческих организациях. Бланк может быть заранее отпечатан в типографии (наиболее распространенный способ), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ПЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке конкретного документа.
Можно проектировать бланки с угловым или продольным расположением реквизитов.
В организации обычно применяется два вида бланков - для письма и общий бланк для всех других видов документов. Но если известна потребность, можно иметь и бланки конкретных видов документов (например, приказа, акта и т.д.).
Максимальный набор реквизитов:
| Бланк письма реквизиты | Общий бланк реквизиты |
| Герб Эмблема организации Наименование организации – автора документа Справочные данные об организации – авторе Дата документа Регистрационный номер документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа | Герб
Эмблема организации
Наименование организации –
автора документа
 Место для наименования вида до-кумента (или вид документа)
Дата документа
Регистрационный номер документа
 Место составления или
издания документа
|
1.2 Форматы бумаги.
Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210x297) и А5 (148x210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики - ведомости, планы и т.д. оформляются на формате A3 (297x420). Эти форматы приняты у нас в стране ещё в 1920-е гг. и в их основу положены широко распространенные в западных странах немецкие форматы.
|
|
|
Размеры полей.
Установлены и размеры полей. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 они должны быть не менее:
левое поле – 20 мм;
правое поле - 10 мм;
верхнее поле - 20 мм;
нижнее поле - 20 мм.
Для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты в дело, следует установить левое поле 35 мм.
Нумерация листов.
Если документ оформляется на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля арабскими цифрами без слова "страница" (стр. или с.). Точки и тире не ставятся. Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные - на обратной.
Оформление реквизитов документов.
Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.
Реквизит 01 и 02 – Герб
Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством.
Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора.
Реквизит 03 – Эмблема
В бланке, особенно коммерческих организаций, помещается эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с Уставом (Положением об организации). Это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы).
|
|
|
