Как остаться в рамках бюджета

Планы больших проектов не раз "слетали в кювет", когда не в меру ретивые работники старались сделать все как можно лучше. Они тратили уйму времени (и не только своего, но и приглашенных экспертов) на подготовку плана, считая, что так достигнут самых лучших результатов. Потом выяснялось, что и средств на их оплату потрачено сверх предусмотренных бюджетом проекта.

Постарайтесь установить процедуры, исключающие расход ресурсов сверх установленных лимитов без согласования с вами. Например, ведение учета фактических трудозатрат.

• Предварительно установите допустимое количество рабочих часов для выполнения каждой работы.

• Установите систему регистрации рабочего времени, чтобы ограничить продолжительность выполнения данной работы сверх указанных часов без вашего письменного разрешения.

• Установите систему регистрации времени, чтобы исключить выполнение определенной работы лицами, не имеющими допуска.

Также ведите учет финансовых расходов на оборудование, материалы, услуги служб обеспечения и сервиса.

• Определите, что конкретно следует приобрести, а также лимиты расхода финансов, как общие, так и по статьям.

• Проследите, чтобы отдел снабжения и бухгалтерия не допустили перерасхода средств на нужды проекта без вашего письменного разрешения.

Необходимость любых расходов должна быть обоснована и соответствовать остальным аспектам проекта.

Выбор информационной системы управления проектом

Информационная система управления проектом — это комплекс мероприятий, оборудования и других средств для сбора, анализа, хранения и выдачи информации о ходе работ проекта. Для обеспечения непрерывности управления проектом следует иметь информацию о ходе выполнения задач и затраченных на них трудовых и материальных ресурсах.

В большинстве организаций подобная система есть, и вы в некоторых случаях можете ею воспользоваться. Но, вероятнее всего, вам придется создать свою. Она должна выполнять три основные функции, что также проиллюстрированно на рис. 10.2

• Ввод информации — т. е. собранных данных по различным аспектам выполнения проекта.

• Обработка информации — сохранение и анализ введенных данных, в частности, сравнение с запланированными.

• Выдача результатов — информации, полученной в результате анализа собранных данных.

Для обеспечения точности и оперативности нужно определить не только какую информацию собирать, но также кто и как это будет делать. Следует установить способ введения этих данных в информационную систему. Это сыграет свою роль и при оценке выполненного проекта.

Рис. 10.2. Три основные функции информационной системы управления проектом

Многие представляют непременными атрибутами информационных систем компьютеры, принтеры, сканеры и другие устройства для сбора и хранения информации. Но папка с документами и даже блокнот тоже являются таковыми, и во многих случаях этого вполне достаточно.

Контроль за соблюдением графика работ

Часто предпочтительнее иметь свою информационную систему, чем пользоваться той, что есть в организации.

Какую информацию собирать

Для контроля за соблюдением графика работ важны:

• даты начала и окончания каждой работы;

• даты достижения заданных событий.

(Смотрите также главы 3 и 4, где подробно описана структурная схема работ и даны определения работы и события.)

Осторожнее с процентами! Обычно выражение прогресса выполнения работы в процентах бывает неконкретным, а то и вовсе некорректным. Как, скажем, понять, что изделие разработано на 30 %? Что конструкторам пришло в голову 30 % идей или они израсходовали бюджет на 30 %? Первым критерием должен быть расход бюджета, а вторым — рабочего времени. Все остальные учитываются только по возможности. Разумеется, существует много достаточно прогнозируемых работ.

Анализ выполнения графика

Оценку соблюдения графика проводите путем сравнения фактических дат начала и завершения работ или достижения определенных событий с запланированными. (Как отразить это на бумаге, представлено в различных формах на рис. 10.3,10.4 и 10.5.)

Так, в представленной на рис. 10.3 таблице сравниваются даты достижения ключевых событий. Она содержит следующие запланированные данные:

• идентификаторы и описания событий;

• имена ответственных лиц;

• предполагаемые даты достижения событий.

Фактические данные:

• фактические даты достижения событий;

• соответствующие комментарии.

На рис. 10.4 изображена сравнительная таблица сроков выполнения работ. Информация здесь та же, только добавлены пункты о датах начала работ.

Событие	Ответственное лицо	Запланированная дата	Фактическая дата	Комментарии
С. 2.1.1 Разработанная анкета утверждена	Ф.Смит	Фев. 28	Фев. 28	.
С, 2.2.2 Пилотный опрос проведен	Ф.Смит	Апр. 30		.
С. 2.2.1 Инструкции напечатаны	Р.Харрис	Май 15	.	.

Рис. 10.3. Сравнительная таблица дат достижения ключевых событий

 

Работа	Ответственное лицо	Дата начала / Запланированная	Дата начала / Фактическая	Дата завершения / Запланированная	Дата завершения / Фактическая	Комментарии
2.1.1 Разработка анкет	Ф. Смит	Фев. 4	Фев. 15	Фев. 28	Фев. 28	.
2.2.2 Проведение пилотного опроса	Ф. Смит	Апр. 20	Апр. 21	Апр. 30	Апр. 25	Критический путь
2.2.1 Печать инструкций	Р. Харрис	Май 6	Май 6	Май 15	.	.

Рис. 10.4. Сравнительная таблица сроков выполнения работ

 

Работа	Ответственное лицо	Дата начала / Запланированная	Дата начала / Фактическая	Дата завершения / Запланированная	Дата завершения / Фактическая	Комментарии
2.1.1 Разработка анкет	Ф. Смит	Фев. 14	Фев. 15	Фев. 28	Фев. 28	.
2.2.2 Разработанная анкета утверждена	Ф. Смит	.	.	Фев. 28	Фев. 28	.
2.2.1 Проведение пилотного опроса	Ф. Смит	Апр. 20	Апр. 21	Апр. 30	Апр. 25	Критический путь

Рис. 10.5. Комбинированная сравнительная таблица сроков выполнения работ

 

Можно скомбинировать в одной таблице и то и другое, как показано на рис 10.5.

Теперь посмотрим, как это выглядит на диаграмме Гантта (см. рис. 10.6). Полосы закрашены пропорционально степени выполнения соответствующих им работ, а закрашенные треугольники обозначают свершившиеся события. Как видно из диаграммы, по состоянию на 30 июля этап разработки внешнего вида завершен, работы по технической разработке отстают, а по проведению испытаний опережают на один месяц.

Такое представление работ и событий весьма наглядно. С первого взгляда видно, что по задаче 2 все промежуточные события достигнуты. Таким образом можно представлять выполнение задачи любого уровня.

⇐ Предыдущая23242526272829303132Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: