 |
Средства обработки информации сопровождения проекта
|
|
|
|
Вероятнее всего, вам понадобится собственная информационно-управляющая система проекта. Предпочтете ли вы традиционный способ или примените компьютер, зависит от сложности и масштабов проекта, удобства и личных предпочтений, а также от ваших возможностей.
Неавтоматизированное управление проектом имеет свои недостатки.
• Для больших объемов информации требуется слишком много бумаги и, соответственно, места для ее хранения.
• Ручная обработка данных занимает больше времени и повышает вероятность ошибок.
• Ручная подготовка отчетов более трудоемкая.
Возможно, на компьютерах вашей организации уже установлено нужное вам программное обеспечение (ПО), такое как:
• пакет программ по управлению базами данных, например Microsoft Access;
• электронные таблицы, такие как Microsoft Excel;
• текстовый редактор, например Microsoft Word;
• ПО управления проектами, например Microsoft Project.
Такое ПО предлагают и многие другие производители. Но, по моим наблюдениям, около 80 % организаций, с которыми приходилось сотрудничать, выбрали программные продукты компании Microsoft в качестве основных для своего делопроизводства. Полагаю, вы о них хотя бы слышали, поэтому я и привел их в виде примеров.
(Подробно о достоинствах применения вычислительной техники для управления проектами — в главе 16.)
Учет отработанного Времени
Для учета произведенных трудозатрат требуется собрать фактические данные по всем выполненным и выполняемым работам в соответствии со структурной схемой. (О структурной схеме работ см. в главе 3.)
Анализ затрат рабочего времени
Сравните фактические затраты рабочего времени с запланированными. На рисунке 10.7 изображен типовой отчет о затратах рабочего времени каждого работника при проведении определенных работ. Из плана вашего проекта сюда перешли следующие пункты.
|
|
|
| Код ССР | Описание | Служащий | Отработанно (человеко-часов) | Всего | Неделя 1 | Неделя 2 | Неделя 3 | Неделя 4 | ... |
| 3.1.2 | Разработка анкеты | Г. Джонс | Запланировано | ... | |||||
| . | . | . | Фактически | ... | |||||
| . | . | . | Остаток | ... | |||||
| . | . | . | Разница | +10 | +20 | +35 | +40 | ... | |
| . | . | Ф. Смит | Запланировано | ... | |||||
| . | . | . | Фактически | ... | |||||
| . | . | . | Остаток | ... | |||||
| . | . | . | Разница | -5 | +5 | +5 | ... |
Рис. 10.7. Отчет об отработанном времени
• Идентификатор и наименование работ.
• Общие запланированные трудозатраты (в часах) каждого работника на каждую работу.
• Запланированные трудозатраты (в часах) каждого работника на каждую работу в течение каждой недели.
А фактическому положению дел соответствуют такие пункты.
• Фактическое количество отработанных часов каждым работником по каждой работе.
• Не отработанное на данный момент количество часов каждым работником по каждой работе.
• Разница между запланированным и реальным расходом рабочего времени.
Не следует ожидать, что фактические расходы обязательно совпадут с планируемыми. (Когда затраты рабочего времени по определенным работам не меняются в течение месяцев, стоит ли удивляться, что фактические расходы записывают из планов!) Считается нормальным отклонение в пределах 10 %.
Для примера рассмотрим представленный на рис. 10.7 отчет об отработанном времени двух работников. Смит в целом отработал столько времени, сколько и было запланировано, работая в течение второй недели больше, третьей — меньше, а четвертой — согласно плану. А Джонс работал все время меньше и в итоге имеет значительную недоработку. Возможно, на то у него были объективные причины (например, свой объем работы он выполнял быстрее, чем было запланировано), но систематически это делать ему вряд ли позволят.
|
|
|
|
|
|
