Информационное обеспечение фандрейзинга

 

Информационное обеспечение фандрейзинговой дея­тельности включает в себя подготовку информационной базы данных (сведений о донорах, с которыми будет вес­тись работа), необходимых информационных и реклам­ных материалов, а также задание системы учета.

Сведения о донорах (информационная база данных) должна содержать необходимую информацию о всех по­тенциальных донорах и жертвователях, отобранных для работы по упоминавшимся основным четырем группам (государственные организации, коммерческие организа­ции, некоммерческие организации и частные лица). По каждой из четырех групп (категорий) необходимо соста­вить перечни адресатов, а по каждому потенциальному донору иметь, как минимум, следующие сведения:

- полное и сокращенное название организации;

- ее адрес;

- телефон, факс, E-mail;

- фамилии, имена, отчества, социальный статус (долж­ности, звания, степени и пр.) первых должностных лиц, а также лиц, принимающих решения по вопро­сам спонсорства, благотворительности, патронажа;

- их личные пристрастия в сфере культуры, хобби и т.д.;

- сфера (виды) деятельности фирмы, ее потребители, клиенты, товары, партнеры;

- экономическое состояние фирмы;

- географическая зона деятельности фирмы;

- какие сферы и виды деятельности являются для этого донора предпочтительными для оказания поддержки;

- в каких формах и объемах традиционно оказывается поддержка.

«Глубина» информационной базы данных может быть и большей, что зависит от целей, опыта, имеющихся контактов и т.п. Обычно база данных по каждой катего­рии составляется по территориальному (географическо­му) признаку. Он является наиболее естественным в плане социальной среды фирмы-донора, в которой формируется ее репутация, имидж, общественное мнение. Хотя все чаще географический фактор оказывается не столь су­щественным.

 

 

Источники сведений о потенциальных донорах могут быть самые различные:

- всевозможные справочники (телефонные справочни­ки, издания типа «Кто есть кто» и т.п.); они необхо­димы как при работе «с нуля», так и на всю последую­щую фандрейзинговую деятельность;

- списки клубов, ассоциаций, союзов (клубы мецена­тов, Ротари-клубы, промышленные и банковские со­юзы, ассоциации и т.д.), объединяющих деловой мир, - помимо прочего, сами эти организации могут стать донорами и жертвователями;

- интернет - практически все крупные фирмы, благо­творительные фонды имеют сейчас свои сайты, на ко­торых обязательно будет информация об их спонсор­стве, благотворительной деятельности, а то и условия их оказания;

- информация СМИ о деловой жизни (какие банки и фирмы действуют в данном регионе), о поддержке куль­турной деятельности (кто и как оказывает поддержку);

- круг общения учредителей организации-фандрейзера или членов комитета поддержки, личный круг обще­ния фандрейзеров;

- информация, которой располагают конкуренты - дру­гие организации-фандрейзеры и которая может быть предоставлена на паритетных, договорных началах (об­мен списками, сотрудничество, распределение сфер деятельности по времени или различным программам).

К информационным и рекламным материалам фандрейзинга относятся все те документы и материалы, кото­рые могут использоваться в работе с потенциальными донорами по привлечению их средств:

- уставные документы организации (устав, положение), ведущей фандрейзинговую кампанию;

- краткое описание организации (ее предыстория, исто­рия создания, деятельность, цели, достижения), оформ­ленная в виде буклета или релиза, оно может допол­няться кратким описанием жизненного пути и дея­тельности первых лиц организации (или организаторов кампании);

- подборка откликов, оценок в прессе и других СМИ, выражающих общественное мнение об организации-фандрейзере и ее деятельности;

 

 

- визитные карточки, бейджи фандрейзеров и добро­вольцев;

- документы и материалы, характеризующие конкрет­ные проекты и программы (описания, тексты предло­жений, сметы и т.п.). Об этих материалах будет ска­зано подробнее чуть позже.

Применительно к проведению каждой фандрейзинговой кампании, т.е. применительно к каждому конкрет­ному проекту или программе, потенциальных доноров сле­дует разделить на две части: так называемые «горячий» и «холодный» списки. В первом случае речь идет о потен­циальных донорах, работа с которыми является перво­очередной: то ли отдача от них наиболее вероятна и наи­более масштабна, то ли с ними уже установились проч­ные отношения. «Холодный» список включает менее вероятных доноров, отдача от которых не так существен­на. Сделать такое разделение необходимо для оптималь­ного распределения сил и времени. Иногда отдачи от од­ного донора оказывается достаточно, чтобы решить про­блему обеспечения проекта.

В любом проекте всегда оказывается некая основная группа доноров. Кроме того, уже имея существенную поддержку, намного легче добирать другие средства, ра­ботать с другими донорами. Главные первоначальные усилия должны быть сосредоточены на работе по « горя­чему» списку. «Горячий» и «холодный» списки могут меняться в зависимости от проектов и программ: кому-то из доноров интересны одни проекты, а другие менее интересны.

Важным моментом информационного обеспечения яв­ляется подготовка так называемой «лифтовой речи», Лицо, занимающееся фандрейзингом (фандрейзер или первое лицо учреждения культуры), должно быть в состоянии в любой ситуации (например, оказавшись с потенциаль­ным донором в кабине лифта и располагая только этим временем для общения) кратко и внятно рассказать о сути своего проекта. Такой спич надо буквально вызуб­рить, чтобы потом не сожалеть, что вы забыли что-то важное, не так сказали и т.п.

Система учета должна содержать сведения о ходе и итогах (промежуточных и окончательных) фандрейзинго-вой кампании:

 

 

- перечень (картотека) доноров-вкладчиков - фактиче­ски, основная база данных;

- постоянная переписка - копии всех предложений, писем, ответов (по категориям доноров);

- данные оперативного анализа - копии текущих све­дений о встречах, звонках и т.д., после получения средств или отказа эти сведения переходят в основ­ную базу данных;

- сведения о фандрейзинговых действиях - обычно в табличной форме характеризующие ход работы с каж­дым потенциальным донором (даты и результаты кон­тактов, переписки, содержание обещаний и т.п.);

- сведения о полученных средствах - номера счетов, квитанций, даты перечисления и получения, размер средств, дата отправки благодарственного письма. Каждый из указанных блоков данных учета может представлять содержание отдельного директория (файла) в единой компьютерной базе данных фандрейзинга конк­ретной кампании или организации в целом.

 

⇐ Предыдущая12345Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: