 |
Изучение основных функциональных
|
|
|
|
Возможностей программы-органайзера
Microsoft Outlook, управление информацией
Цель: приобретение практических навыков работы с программой-органайзером Microsoft Outlook.
Задание
1 Запустите программу MS Outlook.
2 Используя информацию, полученную у преподавателя, создайте на компьютере свою учётную запись.
3 Разработайте контрольный пример для создания расписания рабочего дня менеджера. Расписание должно включать:
- встречи;
- собрания;
- события.
4 Разработайте список контактных лиц. Сгруппируйте контактных лиц по их роли для менеджера.
5 Создайте список задач, подлежащих выполнению в течение месяца.
6 Оформите поручение сотруднику фирмы и отошлите его по назначению.
7 Оформите принятое поручение и разработайте отчет о выполнении порученной работы. Отошлите отчет отправителю.
8 Распределите встречи, собрания, события, задачи по категориям.
9 Сформируйте дневник.
10 Оформите и защитите отчёт по лабораторной работе.
Рекомендации по выполнению лабораторной работы
Outlook – это настольная система для управления различными типами информации: документами и файлами, сообщениями, которые приходят по электронной почте и факсу, событиями календаря, личными задачами, базой данных контактов и т. п., что необходимо для планирования встреч и собраний. Outlook представляет собой мощный инструмент для организации эффективной работы в офисе.
Outlook имеет следующие возможности:
1) является электронным деловым дневником;
2) обеспечивает обмен сообщениями в пределах рабочей группы и взаимодействует с внешними системами обмена информации (Интернет, факс-модемная связь);
3) осуществляет управление документами, т. е. принимает на себя некоторые функции программы Проводник (Windows Explorer).
|
|
|
Окно программы содержит:
- строку заголовка;
- строку меню;
- панель инструментов;
- строку состояния.
Панель Outlook содержит ярлыки основных папок программы. При первом открытии в панели Outlook видны ярлыки следующих папок (рисунок 36).
Рисунок 36
Календарь
Планируя рабочее время, необходимо занести в обычный еженедельник информацию о назначенных деловых встречах, торжественных событиях, личных контактах. Поскольку некоторые события могут совпадать во времени, следует согласовать назначенное время с запланированным. Для реализации выше перечисленных действий и предназначен календарь.
Для его формирования в Outlook принято различать такие понятия, как: встреча, событие, собрание.
Встреча – это запланированное на определённое время мероприятие (предполагается, что приблизительная продолжительность этого мероприятия известна заранее). Встречамиявляются все мероприятия, для которых резервируется конкретный интервал времени.
Собрание – похоже на Встречу тем, что оно назначено на определённую дату и займёт определённое время. Его отличие от Встречи состоит в том, что Собрание согласовывается с другими участниками Outlook. При планировании Собрания Outlook находит время, когда все предполагаемые участники свободны.
Событие – это мероприятие, происходящее в определённый день (или несколько дней), но не занимающее определённого времени (выставки, конференции, праздники).
Контакты
Эта папка является удобным средством для хранения данных, а также для работы с адресами, телефонами и другими сведениями о лицах, с которыми менеджер поддерживает деловые и личные связи.
Данные о контактах помещаются в отдельные поля, что позволяет их сортировать, группировать, фильтровать их по любому компоненту имени, адреса, номера телефона. Причём последовательность ввода данных о контактных лицах не имеет значения.
|
|
|
Задачи
Задачей называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача может быть разовой или повторяющейся.
Наиболее трудными задачами руководителя любого уровня являются планирование, учёт и контроль работ, подлежащих обязательному выполнению. Outlook позволяет:
- упростить создание и ведение списка задач;
- объединить зависимые задачи в один проект;
- создать сетевой график его выполнения.
По умолчанию список задач отображается в виде таблицы в папке «Задачи». Перед его формированием следует хорошо продумать структуру такого списка.
Каждая задача должна быть выполнена в срок. Поэтому очень важно осуществлять контроль за ходом реализации задач. Состояние задачи проверяется и обновляется в диалоговом окне Задача (открыть диалоговое окно Задача и перейти на вкладку Состояние). На этой вкладке отображаются сведения о состоянии задачи, определяющие:
- степень её завершённости;
- объём работ;
- фактический срок окончания.
Эти сведения необходимо постоянно обновлять. Выполненные задачи в Outlook зачёркиваются и помечаются в таблице «Завершена».
В Outlook реализован механизм, позволяющий следить за ходом выполнения работы. Для этой цели существуют Поручения.
Пользователь, получивший поручение, становится временным владельцем задачи. Он может принять её к исполнению, отклонить или перепоручить.
Дневник
Служит для ведения записей обо всех действиях пользователя и проводимых им мероприятиях. В дневник заносятся:
- сообщения электронной почты;
- приглашения на собрания;
- поручения;
- ответы на поручения;
- сведения о времени и дате создания;
- сохранение и открытие документов Microsoft Office.
Дневник можно заполнять как вручную, так и автоматически. Программа автоматически заполняет дневник только в том случае, если она является активной или работает в фоновом режиме. Записи в дневнике можно сортировать, группировать, фильтровать. Для этой цели предназначены команды из меню Вид.
Заметки
Это электронный аналог отрывного блокнота. В него вносятся вопросы и напоминания. Заметка имеет контекстное меню. Оно позволяет устанавливать различные цвета для записей различного типа. Команды управления заметками сосредоточены в меню Вид, с их помощью осуществляется сортировка, фильтрация, группировка заметок.
|
|
|
Категории
В нижней части всех диалоговых окон, предназначенных для создания встреч, контактов, задач, находится поле ввода и кнопка Категории. Категория – это ключевое слово или выражение, которое характеризует объекты Outlook. Использование категорий облегчает сортировку, фильтрацию и группировку объектов.
Для создания Расписания необходимо открыть папку Календарь. На экране отобразится расписание текущего дня и листы календаря на текущий и последующие месяцы, а также панель со списком задач.
В этом окне следует:
- указать дату планируемой встречи;
- определить промежуток времени от её начала и до конца;
- дважды щёлкнуть на выбранных строчках, что позволит открыть диалоговое окно Встреча.
В этом окне вводится информация, характеризующая встречу (тема, место, начало, …). Outlook проверяет вводимые сроки встреч; если будет указано время, которое уже прошло или будет запланировано несколько встреч одновременно, то над строкой Тема появится предупреждение.
Список контактных лиц создаётся в диалоговом окне Контакт (открыть папку Контакт и щёлкнуть по кнопке Создать контакт).
Завершить ввод сведений о каждом контактном лице следует щелчком по кнопке Сохранить и закрыть панели инструментов.
Ввод сведений о Задачах может осуществляться различным образом:
- в строке с приглашением в список задач;
- в окне Задача, которое открывается с командой Создать из меню Файл;
- кнопкой Создать задачу стандартной панели инструментов;
- комбинацией клавиш Ctrl+N.
Завершая ввод сведений о каждой задаче, необходимо нажать кнопку Сохранить и Закрыть.
Для создания поручения необходимо активизировать команду Поручения в подменю Создать из меню Файл. В открывшемся окне необходимо щёлкнуть по кнопке Кому и выбрать имя пользователя, которому следует отправить поручение. В поле Тема нужно ввести имя поручения, после чего указать срок исполнения и сведения о состоянии задачи.
|
|
|
Чтобы получить отчёт о выполнении поручения, необходимо активизировать опцию «Направить мне отчёт после выполнения этого поручения». Затем следует нажать кнопку Отправить. В этом случае поручение будет направленно избранному пользователю.
Чтобы принять поручение необходимо открыть папку Входящие и выбрать сообщение, содержащее поручение. В открывшемся окне необходимо щёлкнутьпо кнопке Принять.
В случае отклонения поручения следует щёлкнуть по кнопке Отклонить, а затем по кнопке Отправить. В этом случае задача вернётся к отправителю.
Чтобы отправить отчёт о ходе выполнения поручения, необходимо открыть задачу, о состоянии которой составляется отчет и активизировать команду «Отправить отчёт о состоянии дел» в меню Задача. После чего ввести имена адресатов, поля «Кому», «Копия» и СК и нажать кнопку Отправить.
Режим автоматического заполнения дневника устанавливается на вкладке Дневник окна Параметры:
- активизировать команду Параметры в меню Сервис и открыть вкладку Дневник;
- в списке «Автозапись элементов» и «Записывать также файлы из» установить флажки рядом с названиями объектов Outlook и именами приложений, информация о которых должна автоматически заноситься в дневник.
Для ручного внесения записей данных в дневник необходимо:
- открыть записываемый объект, хранящийся в одной из папок Outlook и выбрать команду Занести в дневник в меню Сервис;
- в диалоговом окне Запись в дневнике нужно установить параметры записи и нажать кнопку Сохранить и Закрыть.
Для создания заметки необходимо открыть папку «Заметки» и щёлкнуть по кнопке Создать заметку панели инструментов или активизировать команду Создать из меню Файл.
Назначение категории осуществляется следующим образом:
- открывается диалоговое окно «Встреча» и выполняется щелчок по кнопке Категории;
- в открывшемся окне устанавливаются флажки рядом с названием тех категорий, к которым необходимо отнести встречу.
Для отбора элемента определённой категории необходимо:
- открыть нужную папку («задачи, контакты …), выбрать в меню Вид команду Фильтр и перейти на вкладку Другие условия;
- нажать кнопку Категории и установить флажок рядом с категорией, которую следует отобразить.
Для поиска объектов одной категории необходимо:
- активизировать в меню Сервис команду Найти документы;
- выбрать элемент «Любые элементы Outlook» в списке «Просмотреть» диалогового окна Поиск;
- указать нужные папки и нажать кнопку Обзор;
- открыть вкладку Другие условия;
- нажать кнопку Категории и установить флажок рядом с названием нужной категории;
|
|
|
- нажать кнопку ОК, а затем кнопку Найти.
Вопросы для самоконтроля
1 Назначение и возможности программы MS Outlook.
2 Как создать свою учётную запись?
3 Охарактеризуйте рабочее окно программы MS Outlook.
4 Для каких целей используется папка Календарь?
5 Как создать расписание рабочего дня?
6 Назначение папки Контакты.
7 Как создать список контактных лиц?
8 Что в MS Outlook называется задачей?
9 Как ввести сведения о задачах?
10 Как создать поручение?
11 Как получить отчёт о выполнении поручения?
12 Как принять поручение?
13 Как отклонить поручение?
14 Как отправить отчёт о ходе выполнения поручения?
15 Для чего предназначена папка Дневник?
16 Каким образом можно установить режим автоматического заполнения дневника?
17 Как вручную внести записи в дневник?
18 Для чего используется папка Заметки?
19 Как создать заметку?
20 Что в программе MS Outlook называется Категорией?
21 Какие категории предусмотрены в программе MS Outlook?
22 Как назначить категорию?
23 Каким образом происходит отбор элементов определённой категории?
24 Как организовать поиск объектов одной категории?
Литература
1 Абросимова, М. А. Информационные технологии в государственном и муниципальном управлении: учеб. пособие для студентов вузов / М. А. Абросимова. – М.: КНОРУС, 2011. – 256 с.
2 Берлинер, Э. М. Office 2000. 5 книг в 1: Самоучитель / Э. М. Берлинер, И. Б. Глазырина, Э. Б. Глазырин. – М.: Изд-во БИНОМ, 2000. – 681 c.
3 Блатнер, Патрик. Использование Microsoft Excel 2000: учеб. пособие / П. Блатнер, Л. Ульрих [и др.]; пер. с англ. – М.: Издат. дом «Вильямс», 2000. – 864 с.
4 Вонг, Уолес. Microsoft Office 2010 «для чайников» / У. Вонг. – М.: Диалектика, 2013. – 368 с.
5 Додж, М. Эффективная работа с Microsoft Excel 2000 / М. Додж, К. Стинсон. – СПб.: Питер, 2000. – 1056 с.
6 Журин, А. А. Работа на компьютере: практическое руководство для начин. пользов. / А. А. Журин. – М.: Лист Нью: Большая Медведица, 2009. – 864 с.
7 Зелинский, С. Самоучитель работы на компьютере в вопросах и ответах. Все «фишки» в одной книге / С. Зелинский. – М.: Диалектика, 2013. – 527 с.
8 Интернет-технологии для пользователя: учеб. пособие: в 2 ч. – Ч. 2 / И. В. Брезгунова [и др.] – Мн.: РИВШ, 2000. – 88 с.
9 Информатика для юристов и экономистов: учебник для студентов юридич. и экономич. специальностей вузов / С. В. Симонович [и др.]; под ред. С. В. Симоновича. – СПб.: Питер, 2004. – 666 с.
10 Информатика: учебник для студ. экон. спец. вузов / Н. В. Макарова, Л. А. Матвеев, В. Л. Бройдо [и др.]; под. ред. Н. В. Макаровой. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 136с.
11 Информатика. Базовый курс: учеб. пособие для втузов / С. В. Симонович, Г. А. Евсеев, В. И. Мураховский, С. И. Бобровский; под ред. С. В. Симоновича. – СПб.: Питер, 2004. – 640 с.
12 Информационные технологии (для экономиста): учеб. пособие для студ. экон. спец. / А. К. Волков [и др.]; под ред. А. К. Волкова. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 305 с.
13 Информатика в экономике: учебное пособие для студентов вузов по специальностям 080109 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит», 080105 «Финансы и кредит», 080104 «Экономика труда», 080507 «Менеджмент организации» [и др.] / под ред. Б. Е. Одинцова, А. Н. Романова; Научно-метод. совет по заочному экономическому образованию. – Москва: Вузовский учебник: ИНФРА-М, 2013. – 478 c.
14 Козлов, Д. А. Энциклопедия компьютерных вирусов / Д. А. Козлов, А. А. Парандовский, А. К. Парандовский. – М.: Солон-Р, 2001. – 457 с.
15 Колдаев, В. Д. Архитектура ЭВМ: учеб. пособие для студентов учреждений среднего проф. образования / В. Д. Колдаев, С. А. Лупин. – М.: ИНФРА-М, 2013. – 384 c.
16 Мархвида, И. В. Интернет для начинающих / И. В. Мархвида. – Мн.: Новое знание, 2001. – 190 с.
17 Муртазин, Э. В. Internet: Самоучитель / Э. В. Муртазин. – 3-е изд., испр. и доп. – М.: ДМК Пресс, 2002. – 426 с.
18 Олифер, В. Г. Компьютерные сети. Принципы, технологии, протоколы: учебник для вузов / В. Г. Олифер, Н. А. Олифер. – СПб.: Питер, 2012. – 958 с.
19 Основы информатики: учеб. пособие для студентов экон. специальностей вузов / А. Н. Морозевич [и др.]; под ред. А. Н. Морозевича. – Мн.: Новое знание, 2003. – 544 с.
20 Основы компьютерных технологий в образовании. Компьютерная графика. Основы работы в Internet: учеб. пособие: в 4 ч. Ч. 4: / Г. М. Троян [и др.]; под ред. Г. М. Троян. – Мн.: РИВШ БГУ, 2002. – 188 с.
21 Основы экономической информатики: учеб. пособие / А. Н. Морозевич, Н. Н. Говядинова, Б. А. Железко [и др.]; под общ. ред. А. Н. Морозевича. – Мн.: БГЭУ, 1998. – 438 с.
22 Петров, М. Н. Компьютерная графика / М. Н. Петров, В. П. Молочков: учебник для вузов. – М.: «Питер», 2002. – 736 с.
23 Прикладная информатика: учеб. пособие / С. Е. Карпович, И. В. Дайняк. – Мн.: Вышэйшая школа, 2003. – 326 с.
24 Томилин, А. Н. Архитектура ЭВМ и операционные среды: учебник для студ. вузов / А. Н. Томилин, Д. Ю. Волканов. – М.: Академия, 2012. – 336 с.
25 Уокенбах, Джон. Microsoft Excel 2010. Библия пользователя / Д. Уокенбах. – М.: Диалектика, 2013. – 912 с.
26 Ходдинотт, Бренда. Рисование «для чайников» / Бренда Ходдинотт. – М.: Диалектика, 2010. – 285 с.
27 Экономическая информатика: учеб. пособие для студентов вузов финансово-экон. специальностей [и др.] / под ред. Д. В. Чистова; УМО РФ. – М.: КНОРУС, 2010. – 512 с.
28 Microsoft Windows 2000 Professional. Русская версия / под общей редакцией А. Чекмарева и Д. Вишнякова. – СПб.: БХВ-Петербург, 2002. –752 с.
Приложение А
(обязательное)
Музеи
| 1 Брагинский исторический музей с картинной галереей |
| 2 Ветковский музей народного творчества |
| 3 Музей «Гомельский дворцово-парковый ансамбль» |
| 4 Картинная галерея Г. Х. Ващенко |
| 5 Гомельский областной музей военной славы |
| 6 Добрушский районный краеведческий музей |
| 7 Ельский краеведческий музей |
| 8 Туровский краеведческий музей |
| 9 Жлобинский историко-краеведческий музей |
| 10 Калинковичский государственный краеведческий музей |
| 11 Лельчицкий краеведческий музей |
| 12 Лоевский музей «Битвы за Днепр» |
| 13 Мозырский объединенный краеведческий музей |
| 14 Наровлянский этнографический музей |
| 15 Октябрьский центр истории и культуры |
| 16 Картинная галерея им. Л. Н. Дробова |
| 17 Дом-музей деда Талаша |
| 18 Историко-мемориальный музей «Память» |
| 19 Речицкий краеведческий музей |
| 20 Рогачевский музей народной славы |
| 21 Музей истории г. Светлогорска |
| 22 Картинная галерея «Традиция» им. Германа Прянишникова |
| 23 Хойникский краеведческий музей |
| 24 Чечерский историко-этнографический музей |
Приложение Б
(обязательное)
|
|
|
