Оперативного делопроизводства

В дошкольном учреждении

___________________________________________

Лекция 5.

Формирование и хранение дел

Структура, содержание и основные виды номенклатуры дел. Формирование и оперативное хранение дел. Экспертиза ценности документов и передача дел на государственное хранение в архив.

Структура, содержание и основные виды

номенклатуры дел

 

Осуществление функций управления во многом зависит от выстроен­ной системы информации и отчетности. Документация вДОУ качественно характеризует состояние дел воспитательно-образовательной и финансово-хозяйственной деятельности. Организация делопроизводства во многом зависит от профессионализма руководителя, знания законодательной и нормативно-правовой базы, умения обеспечить организационно-правовое функционирование, способности составления документов определенной направленности, владения любыми видами управленческой деятельнос­ти.

В соответствии сЗаконом РФ "Об образовании" на руководителя возло­жены разработка и принятие правил внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения и иных локальных актов (ст. 32 п. 13 "Компе­тенция и ответственность образовательного учреждения"). Каждое ДОУ, всоответствии сего видом, самостоятельно разрабатывает и принимает к исполнению нормативные, локальные акты, регламентируемые зако­нодательной, нормативно-правовой базой и нормативно-методическими документами.

Локальные и нормативные акты ДОУ являются обязательными для исполнения всеми участниками воспитательно-образовательного процесса: сотрудниками, родителями и учредителями - в рамках их компетенции.

Для удобства и правильного делопроизводства в организации необходимо иметь номенклатуру дел.

Номенклатурадел дошкольного учреждения состоит из уставной документации, локальных актов, образующих правовое поле его деятельности, документов (приказов) по охране труда и технике безопасности, организации воспитательно-образовательного процесса. Каждому делу, включенному в но­менклатуру ДОУ, присваивается определенный индекс. По сути, номенклатура дел представляет собой классификационный справочник, используемый при построении информационно-поисковой системы для распределения и формирования в деле исполненных документов. Основные принципы построения номенклатуры дел:

- единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов;

- применение индексации документов;

- стабильность индексов дел,

- сохранение за номенклатурой дел функций учета документов.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень или спи­сок наименования дел, заводимых в делопроизводстве учреждения с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке.

Состав документов (номенклатура) определяется компетенци­ей и функционированием организации (учреждения), порядком решения вопросов, взаимосвязей с другими организациями.

Единство правил документирования управленческих действий регламентируется применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифициро­ванными системами документации (УСД).

Номенклатуру дел для дошкольного образовательного учреж­дения содержит перечень основных, необходимых для организа­ции его деятельности документов. Данный перечень был утверж­ден Приказом Госкомобразования СССР и Министерства здравоохранения СССР от 04.10.88 г. № 369/745. В настоящее время этот документ действует на территории Российской Федерации.

Вмес­те с тем при определении номенклатуры дел в ДОУ следует опи­раться и на Приказ Министерства образования Российской Феде­рации от 22.08.96 г. № 448 «Об утверждении документов по прове­дению аттестации и государственной аккредитации дошкольных образовательных учреждений».

Номенклатура дел выполняет целый ряд функций:

- используется как система классификации при группировке исполненных документов, при этом заголовки дел переносятся на их обложки;

- определяет сроки хранения дел;

- используется для построения информационно-поисковой системы;

- имеет справочное значение при изучении деятельности уч­реждения.

При составлении номенклатуры дел учреждения следует руко­водствоваться определенными правилами:

- весь объем документов, получаемых и создаваемых в процес­се деятельности учреждения, должен быть учтен;

- необходимо раздельно группировать в дела документы вре­менного и постоянного пользования;

- следует четко и конкретно формулировать заголовки дел, что­бы исключить размещение в деле документов, не соответствую­щих содержанию и срокам хранения.

В теории и практике делопроизводства различают следующие виды номенклатуры: типовую, примерную и конкретную (индивидуальную).

Типовая номенклатура -это ведомственный документ, уста­навливающий типовой состав дел, единую их индексацию.

Примерная номенклатура дел устанавливает состав дел для орга­низаций (учреждений), однородных по характеру деятельности, и носит рекомендательный характер.

Каждая организация должна составлять свою конкретную но­менклатуру дел.

При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полностью переносятся в конкретную номенклатуру.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номен­клатурой, переносятся в конкретную без изменений.

Разделы номенклатуры дел в ДОУ могут иметь названия:

- структурных подразделений;

- видов деятельности структурных подразделений;

- направлений деятельности учреждения.

Документальную основу деятельности образовательного учреждения составляют обязательные базовые документы, поступающие от вышестоя­щих организаций.

Документационное обеспечение управления составляют государственные и ведомственные законодательные и нормативно-правовые документы, отражающие специфику деятельности конкретного дошкольного учреждения.

Названия разделов номенклатуры следующие:

- организационные документы;

- кадры;

- воспитательно-образовательная работа;

- финансово-хозяйственная деятельность;

- медицинская документация;

- делопроизводство и архив;

- педагогическая работа.

При наличии структурных подразделений появляются подразделы со следующими названиями:

- административная служба (перечень документов по ее деятельности);

- методическая;

- психологическая;

- медицинская и другие, имеющиеся в ДОУ.

Номенклатура дел структурных подразделений разрабатывается их руководителями с привлечением ведущих специалистов соответствующих служб и согласовывается с руководителем ДОУ, отвечающим за делопро­изводство и создающим канцелярию по всему учреждению.

Руководитель готовит сводную номенклатуру дел и оформляет ее приказом по ДОУ. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянно­го хранения, включается в раздел номенклатуры "канцелярия" и хранится в папке под данным названием.

Алгоритм действий руководителя при составлении номенклатуры дел следующий:

1. Изучение и знакомство с кадровым составом учреждения (при условии длительной работы руководителя в данной должности - анализ изменений кадровой политики: повышение уровня профессионального мастерства, аттестация, инновации, самообразование и т. д.).
2. Анализ содержания деятельности образовательного учреждения (ре­ализация различных программ, технологий, перспективное планирование).
3. Определение перечня документов, образующихся в процессе управ­ленческой деятельности.
4. Анализ локальных актов ДОУ и документации структурных подраз­делений.
5. Анализ предыдущего перечня номенклатуры дел.
6. Определение перечня с учетом вновь создаваемых структурных под­разделений и специфики их деятельности.
7. Разработка штатного расписания.
8. Описание дел постоянного (свыше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет).
9. Изучение справочных материалов и составление картотек.

Руководитель ДОУ ежегодно издает приказ о номенклатуре дел. Он может вносить до­полнения и уточнения в номенклатуру дел учреждения в соответ­ствии со спецификой его деятельности. При получении приказа о введении новой номенклатуры дел, руководитель издает приказ по ДОУ об утверждении номенклату­ры дел данного образовательного учреждения.

 

Формирование и оперативное хранение дел

 

ГОСТ Р 51141-98 определяет понятие формирования дел как группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию до­кументов внутри дела.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям:

- оперативность поиска документов;

- надежность документационного обслуживания управления;

- сохранность документов.

Единые требования к формированию и оформлению дел изложены в ГСДОУ. Согласно ГСДОУ, формирование дел должно осуществляться централизованно по месту ре­гистрации документов. В небольшие организациях форми­рование дел возлагается на секретаря-референта. В круп­ных организациях эту функцию осуществляет канцелярия.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

- распределение и раскладка исполненных доку­ментов в дела;

- расположение документов внутри дел в опре­деленной последовательности;

- оформление обложек дел.

В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии) в одном экземпля­ре, оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. В дело не помещают документы, не соответ­ствующие заголовку дела, неправильно оформленные, подлежащие возврату, незаверенные копии. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.

В дело должны подшиваться документы по одному во­просу, имеющие один срок хранения. Документы посто­янного и временного срока хранения следует группиро­вать в отдельные дела.

В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переводящие дела, в кото­рые группируют документы за несколько лет (например, личные дела).

Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30-40 мм толщины). Приложениям присоединяются к тем документам, к которым они относятся. Приложения боль­шого объема следует объединять в отдельные тома.

Документы внутри дела следует располагать в хроно­логической и логической последовательности. Такая сис­тематизация, как правило, в основе своей совпадает с расположением документов по их датам (подписания, по­ступления или исполнения). Переписка, например, систе­матизируется в такой последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Если документ-от­вет будет исполнен в следующем году, его прилагают к документу-запросу. Распорядительные документы организации группируются в дела по видам, а внутри вида - в хронологическом порядке, и т. д.

Методическое руководство и контроль за правильнос­тью формирования дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий канцелярией и заведующий архивом. На малых предприятиях эта функция возлагает­ся на секретаря-референта.

Таким образом, при формировании дел в дошкольном учреждении следует придерживаться тех же правил:

ü в дело подшиваются только исполненные документы;

ü каждый документ должен соответствовать требованиям госу­дарственных стандартов и нормативных актов (для этого проверя­ется наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат и т.п.);

ü в дело подшиваются документы в одном экземпляре (ориги­нал);

ü документы постоянного и временного хранения группиру­ются в отдельные дела;

ü как правило, в дела группируются документы одного кален­дарного года, за исключением переходящих дел;

ü документы помещаются в дело со всеми приложениями или дополнительными материалами;

ü толщина дела не должна превышать 30—40 мм

Что касается оперативного хранения дел, то до передачи исполненных документов в архив организации они могут находиться в структурных подразделениях на исполнении и в канцелярии (у секретаря-референта) на хранении.

Документы, находящиеся в процессе исполнения, хра­нятся у исполнителя в папках с надписью «На подпись», «К докладу», «Срочно» и т. п. На папках должны быть ука­заны фамилия и инициалы исполнителя. Папки в течение рабочего дня находятся на столе исполнителя, а по окон­чании работы убираются в ящик стола или шкаф. Текущая работа с документами закрытого характера оговаривается специальной инструкцией.

Хранение исполненных документов текущего года осуществляется в специальных папках-регистраторах. Папки типа «скоросшиватель» здесь непригодны, по­скольку в них документы располагаются в обратной хро­нологической последовательности. Пригодны для дли­тельного хранения папки с мягкой (шнурками) системой крепления документов. Это позволяет группировать доку­менты в прямой хронологической последовательности.

В текущих архивах подразделений для размещения укомплектованных в дела документов применяются стеллажи и шкафы, ме­ханические картотеки элеваторного типа, и т. д. Хранение законченных дел в столах сотрудников запрещается.

Дела дошкольного образовательного учреждения хранятся, как правило, в кабинете руководителя и в структурных подразделени­ях (методическом, медицинском кабинетах, у заместителя по ад­министративно-хозяйственной части, в бухгалтерии).

Хранение дел осуществляется в соответствии со следующими правилами:

- дела должны храниться в закрывающихся шкафах, в сейфах (в целях обеспечения сохранности);

- необходимо располагать дела вертикально, в последователь­ности, соответствующей номенклатуре. Номенклатура дел при­крепляется к внутренней дверце шкафа;

- для учета документов, определенных категорий дел посто­янного и временного хранения составляется внутренняя опись;

- внутренняя опись помещается в начале дела и в нее вписы­ваются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая запись внутренней описи. При этом указывается количество включенных документов и ко­личество листов самой описи.

- при необходимости изъятия какого-либо документа из дела на его место закладывается лист, на котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

При необходимости дело может быть выдано целиком. В этом слу­чае заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, кому оно выдано, на какой срок, а также ставятся росписи в получении и приеме после возвращения документа.

Срок хранения документов может быть временным (до 10 лет) и постоянным (свыше 10 лет).

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделе­ниях. Затем они сдаются в архив организации или хранятся в струк­турном подразделении.

Ответственность за хранение документов руководитель ДОУ возлагает на руководителей подразделений (старшего воспитате­ля, старшую медицинскую сестру, главного бухгалтера, замести­теля по административно-хозяйственной части).

Завершающий этап работы с документами - обработка их даль­нейшего хранения (в архиве учреждения, ведомства или в госу­дарственном архиве). С этой целью проводится экспертиза ценно­сти документов.

 

 

 

Экспертиза ценности документов и передача дел на государственное хранение в архив

 

Экспертиза ценности документов - это

- отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения; отбор документов, имеющих хозяйственное, научное, куль­турное значение, для передачи их на постоянное хранение в госу­дарственные архивы РФ;

- отбор на временное хранение документов, имеющих прак­тическое значение;

- выделение к уничтожению документов, не имеющих науч­ного значения и утративших практическое значение;

- установление или изменение сроков хранения документов.

Ежегодно проводится отбор документов на постоянное и вре­менное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит­ся в структурных подразделениях ДОУ под руководством заведую­щей, а при необходимости - с участием сотрудников ведомствен­ного архива.

Отбор предполагает анализ фактической ценности докумен­тов: определяется научная, практическая ценность и соответству­ющие сроки хранения.

Экспертиза ценности документов проводится на основании номенклатуры дел и перечней документов с указанием сроков хра­нения. Наиболее полное и систематическое перечисление обра­зующейся документации дает ведомственный перечень.

По результатам экспертизы в ведомственный архив передают­ся дела постоянного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача осуществляется только по описям.

Дела временного (до 10 лет) хранения не сдаются в ведом­ственный архив, а хранятся в ДОУ и по истечении срока хране­ния уничтожаются.

Уничтожение документов оформляется актами, которые под­писывают председатель и члены экспертной комиссии. Утвержда­ет акт руководитель ДОУ.

При передаче дел на государственное хранение в архив организа­ция представляет:

- отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и край­них дат документов;

- описи в трех экземплярах, утвержденные экспертно-проверочной комиссией архивного отдела;

- историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;

- справку о неполной сохранности документов, если какие-либо из них утрачены.

Сдача дел определяется актом. Организация-сдатчик и Госархив расписываются на всех экземплярах описей и акте сдачи докумен­тов. При этом два экземпляра описи и один экземпляр акта оста­ются в Госархиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта остаются в организации и хранятся постоянно.

Руководитель ДОУ несет персональную ответственность за до­кументацию учреждения, ее сохранность. При этом он должен быть знаком с основами законодательства Российской Федерации «Об архивном фонде РФ и архивах».

Вопросы для самоконтроля

1. Дайте определение понятию «номенклатура дел».
2. Из каких разделов состоит номенклатурадел дошкольного учреждения?
3. Каковы основные функции номенклатуры дел?
4. Перечислите основные виды номенклатуры дел в ДОУ.
5. Каким основным требованиям должно отвечать формирование дел?
6. Перечислите правила формирования дел в дошкольном учреждении.
7. Какие правила хранения дел вам известны?
8. Что включает в себя экспертиза ценности документов?
9. Какие документы представляет организа­ция при передаче дел на государственное хранение в архив?

 

Литература

1. Денякина Л. М. Новые подходы к управленческой деятель­ности в дошкольном образовательном учреждении. М., 1997.

2. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. М., 1991.

3. Номенклатура дел по охране труда, ведущихся в образова­тельном учреждении // Вестник образования. 1995. № 12.

4. О порядке ведомственного хранения документов и организа­ция их в делопроизводстве // Вестник образования. 1994. №3.

5. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986.

6. Примерная номенклатура дел дошкольного учреждения // Дошкольное воспитание. 1989. № 2.

1. Данилина Т.А. Делопроизводство в детском саду.// Справочник руководителя дошкольного учреждения. - № 8. – август- Москва, 2005.
2. Еремченко В.П. Совершенствование документационного обеспечения управления в современных условиях. - Л., 1992.
3. Организация технологии документационного обеспечения управления. /Под ред. Т.В.Кузнецовой. - М., 2000.
4. Рогачева Н.А., Смирнов С.А. Делопроизводство в образовательном учреждении. - М., 1999.

Лекция 6.

Средства составления, копирования и

оперативного размножения

текстовых документов

 

Средства составления, копирования, размножения и передачи текстовых документов. Использование персонального компьютера в делопроизводстве ДОУ.

 

Средства составления, копирования, размножения и передачи текстовых документов

 

Осуществление документационных процессов связано с созда­нием, хранением, передачей и использованием больших масси­вов документированной информации.

Наиболее эффективный путь повышения качества работы с документами, сокращение време­ни на создание документа - внедрение в практику документационного обеспечения управления технических средств информа­ционных технологий, в том числе и средств организационной тех­ники. Это приводит к возникновению новых, более качественных данных, зафиксированных в той или иной форме, максимально подготовленных для последующего использования в ходе реали­зации управленческих процедур. Обработанная с помощью техни­ческих средств информация обладает такими свойствами, как пол­нота, достоверность, точность, своевременность.

К средствам составления и изготовления документов относят: ручные пишущие средства, пишущие машинки, специализиро­ванные программные продукты для ПК, печатающие устройства для ПК, диктофоны.

Среди средств составления текстовых документов приоритет принадлежит ручным пишущим средствам: автоматическим руч­кам, шариковым и перьевым. По своим характеристикам они от­носятся к средствам с простой конструкцией и невысокой произ­водительностью труда.

Пишущие машинки обеспечивают более высокую производительность труда при минимальных временных затратах, надежны в работе. Однако в связи с переходом к ПК популярность пишущих маши­нок в настоящее время значительно снизилась.

На заседаниях, конференциях, собраниях и совещаниях все чаще стали применяться такие средства составления и изготовле­ния документов, как диктофоны. Диктофонами называют устрой­ства для записи и воспроизведения устной речи. Они применяют­ся при составлении писем, протоколов, докладных записок, спра­вок, приказов. При этом отпадает необходимость писать чернови­ки документа и сокращается время на его подготовку. Воспроиз­ведение записи может быть осуществлено с замедлением, что по­зволяет производить ее расшифровку более качественно.

Особое внимание следует обратить на средства копирования информации. Принтер - самое распространенное периферийное устройство ПК. Все принтеры выполняют одну и ту же задачу - обеспечивают вывод твердой копии документа из памяти компьютера, при этом знаки на бумаге воспроизводятся так, чтобы можно было видеть и читать информацию. Существует широкое разнообразие принтеров, отличающихся по типам, цене, скорости и возможностям.

При изготовлении документов широко используются разнооб­разные средства копирования и размножения документов.

Для получения небольшого количества копий (до 25 экземпля­ров) целесообразно пользоваться средствами копирования доку­ментации. При большом тиражировании (более 25 экземпляров) - средствами размножения документов (оперативной и малой по­лиграфией).

Принципиальное отличие средств копирования от средств ма­лой полиграфии заключается в том, что при копировании копия считывается непосредственно с документа-оригинала, а при раз­множении - с промежуточной печатной формы, изготовленной с документа-оригинала.

Средства копирования документации весьма разнообразны, они различаются как видом носителей копируемых документов (обыч­ная непрозрачная бумага, калька, прозрачная пленка), так и ви­дом носителей, на которых создаются копии документов.

Виды бумаг, используемых для создания копии, весьма разно­образны. Так, в разных типах копировальной техники применя­ются: фотобумага, диазобумага, термобумага, обычная бумага, электрофотокалька. В зависимости от используемых видов бумаги копировальные процессы делятся на 5 групп (фотографическое копирование (фотография); диазографическое копирование (диазография); термографическое копирование (термография); электрографическое копирование (электрография); электроискровое копирование (электронография)).

Наиболее распространенным способом копирования является электрографическое копирование.Более 70 % мирового парка копироваль­ного оборудования составляют электрографические копировальные аппараты (ЭГКА), посредством которых изготовляется свыше 50% всех копий, получаемых в мире. ЭГКА часто называют ксероксами, отдавая дань широкой распространенности аппаратов английской фирмы Rank Xerox - родоначальницы данного вида копирования.

Основные достоинства электрографического копирования:

- высокая оперативность, производительность и высокое качество копирования;

- возможность масштабирования и редактирования документа и копировании;

- возможность получения копий с листовых и со сброшюрованных документов;

- возможность получения копий с различных штриховых, одно-многоцветных оригиналов;

- получение копий на обычной бумаге, кальке, пластиковой пленке, алюминиевой фольге;

- сравнительно невысокая стоимость аппаратов и расходных
материалов, легкость обслуживания.

Отметим основные сервисные возможности многих ЭГКА:

- многоцветное копирование обеспечивает получение как мно-
цветных (3 — 5 цветов) копий, так и монохромных цветных копий;

- редактирование позволяет в процессе копирования изменять содержание копии по отношению к оригиналу;

- двухстороннее копирование позволяет получать копию сразу с обеих сторон документа;

- автоматическое управление экспозицией обеспечивает вы-
кое качество даже при некачественных оригиналах;

- возможность программирования количества копий от 1 до 999.

Лучшими образцами зарубежных ЭГКА являются: XEROX 5380, EROX 5220, RICON FT 4220, MITA DC 1755, KONIKA 112, ARP SF 7800.

И в заключении следует обратиться к средствам передачи информации. К нимотносятся средства и системы телефонной и телеграфной связи, факсимильной передачи информации, электронная почта.

Телефонный аппаратслужит для передачи и приема речевой информации. Это одно из технических средств электросвязи, име­ющее в настоящее время особую общественную значимость и наи­более широкое из всех средств электросвязи распространение. В последнее время получили распространение новые виды телефон­ных аппаратов, характеризующиеся, прежде всего, широким вне­дрением в них новейших достижений электронной и вычисли­тельной техники. Сейчас на российском рынке представлено боль­шое разнообразие телефонов различных классов сложности. Эти телефоны оснащены устройствами автоматического набора номера абонента, устройством записи различных сообщений, автомати­ческим набором занятого номера до ответа абонента.

Пейджер -это компактный радиоприемник, который принимает в определенном формате текстовые и цифровые сообщения. Основная функция пейджинговой связи заключается в отправлении телеграммы по радио. Не­достаток пейджинговой связи - зависимость от телефонной ли­нии: чтобы отправить сообщение, нужно звонить по телефону, а это не всегда удобно. Кроме того, нет возможности узнать, полу­чил ли человек сообщение или нет. К сожалению на сегодняшний день данный вид передачи информации себя исчерпал.

В последние годы в России стала интенсивно внедряться фак­симильная связь. Передача по факсу различных документов стала повседневной реальностью. Под факсимильной связью обыч­но понимают метод передачи на расстоянии графической и бук­венно-цифровой информации, а также рукописных сообщений с воспроизведением ее на принимающем устройстве в форме, ана­логичной переданной. В подавляющем большинстве случаев для пе­редачи факсимильных сообщений используется обычная телефон­ная сеть. Факсимильный аппарат содержит телефон, устройства считывания и воспроизведения оптического изображения и ряд других вспомогательных узлов, объединенных в одном корпусе.

Во многих организациях и учреждениях большая часть деловой документации подготавливается с помощью персонального ком­пьютера. Системы транспортировки сообщений между людьми с помощью компьютера очень часто называют системами электрон­ной почты. В электронной почте транспортная служба имеет дело с файлами, обрабатываемыми компьютерами, а не с бумагой. Элек­тронная почта - наиболее простое средство организации взаимо­действия между удаленными абонентами и может рассматривать­ся как компьютерный аналог почты.

Высокая скорость передачи информации и надежность позво­ляют электронной почте качественно изменить роль почтовой ком­муникации. Электронная почта заменяет физическую доставку со­общений передачей их содержания. Адресат получает сообщение в виде твердой копии на бумаге или в виде изображения на экране терминала.

 

Использование персонального компьютера

в делопроизводстве ДОУ

 

Внедрение компьютерных технологий открывает новые пер­спективы для высокопроизводительного документационного обес­печения в сфере управления. Внедрение персонального компью­тера (ПК) не меняет задач и принципов делопроизводства, сни­жает трудоемкость и повышает эффективность работы с докумен­тами.

Компьютерные технологии помогают создать документ, пере­дать документ на расстояние, зарегистрировать документ, про­контролировать исполнение документа, сохранить документ с по­мощью электронного архива.

С помощью ПК происходит не только сосредоточение инфор­мации в форме, удобной для работы руководителя, но и появля­ется возможность для оперативного анализа имеющейся инфор­мации.

Задача документа, созданного на ПК, - зафиксировать ин­формацию в таком виде, чтобы ее можно было использовать и передавать на расстояние.

С помощью ПК легко создавать документы даже очень объем­ные. Удобно использовать ПК при создании традиционных видов документов, благодаря имеющимся в памяти ПК шаблонам. Од­нако он незаменим и при работе над деловыми бумагами с инди­видуальным текстом.

Документы печатаются на бумаге определенного формата. В России для служебных документов используются размеры листа бу­маги (формата) ряда А.

Однако в работе с организационной тех­никой вы можете встретиться и со вспомогательным форматом ряда В.

А ряд (основные форматы)	В ряд (вспомогательные форматы)
АО - 841 х 189мм	ВО - 1000 х 1414мм
А1 - 594 х 841	В1 - 707 х 1000
А2 - 420 х 594	В2 - 500 х 707
A3-297 х420	ВЗ-353 х500
А4-210 х297	В4-250 х353
А5- 148 х210	В5- 176 х250
А6 - 105 х 148	В6- 125 х 176
А7 - 74 х 105	В7-88 х 125
А8-52 х74	В8 - 62 х 88
А9 - 37 х 52	В9-44 х62

В зависимости от формата бумаги устанавливаются и поля (рас­стояние от границы текста до края листа бумаги). Установить поля на документе в той или иной степени помогают все текстовые редакторы ПК.

Необходимо представлять каждый документ как самостоятель­ный файл. Особое внимание следует обратить на имя файла. Его лучше давать по типу документа и его порядковому номеру, на­пример - Pismo 1, akt 3.

Удобно придерживаться правила - имя файла не должно пре­вышать восьми символов, так как файл с таким именем может быть запущен в любом редакторе без ограничений. Поиск и сорти­ровку документов удобно проводить с помощью Norton Commander. В программе Windows для этого применяется Диспетчер Файлов.

В пакетах программ для делопроизводства имеются шаблоны до­кументов. В эти шаблоны можно вставлять дополнительные реквизи­ты, конкретный текст, таблицы и рисунки. Для работы с повторяю­щимися по виду документами можно воспользоваться формой. Это документ, в котором есть участки с неизменным текстом и поля, в которых можно менять информацию. При работе с формой пользо­ватель защищен от ошибок оформления документа, а часть полей может заполняться ПК автоматически (например, поле даты).

Тестовые редакторы позволяют создавать документы довольно быстро, так как в них предусмотрены соответствующие операции: введение дополнений, изъятие ненужных частей, перестановка (перенос фрагментов одного документа в другой, дополнение его таблицами, рисунками), замена слов и символов (благодаря на­личию в программе словаря синонимов), автоматическая провер­ка орфографии и грамматики, выделение части письма за счет сочетания разных шрифтов. ПК дает возможность красиво оформ­лять документы, сочетая шрифты, привнося графический мате­риал. С помощью ПК удобно работать над созданием отчетов и докладов, так как в текст можно быстро вносить дополнения и изменения.

Любой документ, содержащийся в ПК, можно многократно распечатать с помощью принтера.

Принтерыбывают: последова­тельные - формируют каждый символ поочередно, строчные - формируют сразу целую строку, страничные - формируют целую страницу. Принтеры делятся на 3 вида: матричные, струйные, ла­зерные.

Преимущество матричных принтеровв низкой стоимости ап­парата, дешевизне расходных материалов, возможности получе­ния нескольких копий сразу. Недостатками данного типа принте­ров являются высокий уровень шума, низкая скорость печати и невысокое качество печати.

Достоинства струйных принтеровв невысокой стоимости, хо­рошем качестве печати, бесшумности, возможности изготовлять цветные копии. К недостаткам можно отнести низкую скорость печати и дороговизну расходных материалов.

Достоинства лазерных принтероввыражаются в отличном каче­стве печати, высокой скорости и бесшумности. Недостатки зак­лючаются в высокой стоимости и дороговизне расходных матери­алов.

Традиционный способ регистрации документа - запись дан­ных о документе в журнал. Однако журнальная система не исклю­чает вероятности многократной регистрации деловых бумаг в раз­личных структурных подразделениях, при этом не всегда просто найти нужный документ. Пришедшая на смену журнальной кар­точная система регистрации еще больше усложнила работу с до­кументами. Картотеки очень громоздки, это затрудняет поиск до­кумента. ПК предоставляет пользователю электронный вариант картотеки - базу данных. Поиск документа осуществляется по любому поисковому признаку, заложенному при регистрации.

Электронная карточкадолжна отражать следующие данные: дату получения документа, регистрационный номер, подразделение, корреспондента, дату создания документа, номер документа, ко­личество листов приложений, количество листов в документе, вид документа, краткое содержание, сведения о движении документа. Найти документ можно с помощью Norton Commander. В Windows для этого используют Диспетчер Файлов. Автоматизированная система регистрации и контроля сокращает время на поиск документов. В электронную регистрационную карточку на до­кумент вносят следующие данные: регистрационный номер, дату, вид документа, заголовок, содержание, ключевые слова, имя ав­тора, объем, имя исполнителя. По этим данным документ легко можно найти.

Хранение документов в ПК осуществляют в виде файлов по принципу один документ - один файл. В каталоге имена файлов не должны повторяться. В каталоге периодически проводится ревизия документов, которая позволяет сортировать документы, избавляться от устаревших и ненужных. В архив сбрасываются те документы, которые не используются в текущей работе. Для создания архива используют: жесткие диски, дискеты, лазерные диски.

Все документы различаются по своей ценности, следователь­но, у всех документов различаются и сроки хранения. Все сроки хранения, принятые в традиционном делопроизводстве, действи­тельны и для электронных архивов. Присущая электронному хра­нению документов легкость создания копий очень удобна. Однако для документов постоянного срока хранения (приказы по основ­ной деятельности) и долговременного срока хранения (приказы по личному составу) используют хранение как оригиналов на бу­мажной основе,

⇐ Предыдущая12345Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: