Инструменты информационного обслуживания

В широком смысле инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности охватывают все универсальные программно-технические инструменты компьютерной технологии, которые могут пригодиться в управлении - один или несколько взаимосвязанных технических и программных продуктов (для компьютера) обслуживания процессов: сбора информации (субъект получает сведения об интересующем его объекте); обмена информацией (передачи и приема информации); хранения информации (поддержания исходной информации в виде, обеспечивающем выдачу данных по запросам конечных пользователей в установленные сроки); обработки информации (преобразования в соответствии с заданным алгоритмом, реализующим, например анализ, прогноз, принятие решений). А так же языки, системы и среды программирования.

На практике информационное обслуживание рассматривается с позиции сервисной деятельности, направленной на удовлетворение информационных потребностей. Задачи информационного обслуживания связаны с централизованным хранением и обработкой информации и неотъемлемой составляющей системы информационного обслуживания является телекоммуникационная сеть организации.

Централизованное хранение и обработка информации и использования технических средств базируется на сосредоточении вычислительных ресурсов информационных систем в едином центре (чаще всего это большие ЭВМ и вычислительные комплексы), которые обрабатывают в нем информацию, а затем передают результат пользователям.

Достоинства централизации: возможен сильный контроль за информационной системой, ее обслуживанием; информационные ресурсы располагаются централизованно, данные и затраты на их создание не дублируются; имеется возможность обращения пользователя к большим массивам информации; используются очень опытные специалисты для работы с информационной системой в центральном вычислительном центре; имеется возможность управления большими и сложными проектами; хорошие возможности для объединения и стандартизации; легкость внедрения методологических решений по развитию (совершенствованию) информационной технологии.

Недостатки централизованной организации информационной системы: функции информационной системы должны появляться из реальных потребностей бизнеса, а не из задач саморазвития информационной системы; информационные услуги не нацелены на персональное обслуживание, пользователи рассматриваются как покупатели услуг, отсюда - ограничение возможностей пользователя в процессе получения и использования информации; большие трудности в планировании предоставления ИТ- услуг и использования информационных ресурсов; могут возрасти затраты на содержание информационной системы, по сравнению с децентрализованным случаем; ограничение ответственности и мотивации персонала информационной системы не способствует оперативному получению информации пользователем.

Условия применения централизованного подхода к организации информационной системы: существует необходимость полного контроля; в информационной системе используются дорогие ресурсы либо использование ресурсов ограничено; различные подразделения организации имеют похожие или одинаковые потребности, используются похожие операции; имеет место монолитная организация с централизованным автократическим подходом к управлению; централизация является жизненной необходимостью.

К инструментам информационного обслуживания относятся универсальные (не предназначенные специально для управления) инструменты автоматизации библиотечной деятельности (библиотечные информационные системы), справочно-правовые базы данных (Консультант Плюс, Гарант, Кодекс), другие средства доступа к информационным ресурсам.

Автоматизированные библиотечные информационные системы (АБИС) - системы планирования ресурсов для библиотеки, которые используются для отслеживания библиотечных фондов, от их заказа и приобретения до выдачи посетителям библиотек. АБИС обычно состоит из реляционной базы данных, программного обеспечения, которое взаимодействует с базой данных, и двух графических пользовательских интерфейсов (один для читателей, второй для персонала).

Библиотечная технология применяется в процессе реинжениринга собственной организации и исследований, направленных во вне, например, на исследование технологий. В результате неё деловая информация, полученная в процессе информационного обслуживания преобразуется человеком на базе подготовленных данных, знаний, их моделей, правил работы со знаниями и моделями в отчеты, доклады с предложениями для выработки и принятия соответствующих управленческих решений в различных формах представления – в виде текста, графики, табличных данных, изображений. Процессы библиотечной деятельности - это работа с фондом (комплектование новыми поступлениями), работы с пользователями информации (выдачи и возврата), функции каталогизатора (библиографа - работы с библиографическими описаниями изданий и статей), функции подготовки отчетности (отчетов о деятельности библиотеки).

Примеры автоматизированных библиотечных систем – Ирбис, Руслан, 1С: Библиотека ВУЗа.

Справочно-правовые базы данных используются чаще всего специалистами юридических подразделений, обладают развитой поисковой системой и позволяют вести правовое обеспечение деятельности организации.

Информационное обслуживание связано с использованием электронных информационных ресурсов. Информационные ресурсы — информация (сведения, знания, программы, методики и т.п.), зафиксированная на материальном носителе, предназначенная для автоматизированной обработки и предоставляемая другим людям на коммерческой или некоммерческой основе. Внешняя информация в едином мировом экономическом пространстве образует мировые информационные ресурсы. Мировые информационные ресурсы формируются и поддерживаются информационными агентствами, информационными центрами, информационными корпорациями. Это открытые информационные ресурсы интернета и платные профессиональные базы данных, такие как Lexis-Nexis и Questel-Orbit.

Приведем наиболее яркие примеры открытых информационных баз, ориентированные на массового пользователя.

Http://ru.wikipedia.org – свободная интернет-энциклопедия.

Http://forum.ru-board.com – архив комментариев экспертов и дискуссий по всем отраслям компьютерных знаний.

Http://natahouse.ru – обширнейшая электронная библиотека.

Http://Ixbt.com – информационная база со статьями - описанием компьютерного оборудования и современных технических стандартов.

Http://www.viruslist.ru - обширная вирусная энциклопедия, новости, обзоры и статьи об угрозах и информационной безопасности, а также заметки ведущих вирусных аналитиков Лаборатории Касперского.

Средства доступа к информационным ресурсам в телекоммуникационных сетях (в том числе и мировых) тоже являются универсальными, это многочисленные и разнообразные коммуникационные технические и программные средства.