Организационные коммуникации.

Значение организационных коммуникаций в функционировании организации

Ком­муникациями пронизан весь процесс производства и управления.

Формы и методы организационных коммуникаций

К числу наиболее распространенных форм организационных коммуникаций относятся [46]:

- устная форма передачи информации;

- письменная форма передачи информации;

- электронная форма передачи информации.

С точки зрения масштабов коммуникации делятся на две большие группы: между организацией и ее средой и между уровнями управления и подразделениями [32].

К первой группе относятся коммуникации, которые представляют собою информационное взаимодействие с внешней средой. Сюда относятся средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирования, политические группы, комитеты, поставщики и т. п. Возникновение коммуникаций внутри предприятия в виде собраний, обсуждений, телефонных переговоров, отчетов и т. д., как правило, являются реакцией на воздействие внешней среды. В качестве коммуникаций для организации используются различные формы. Так, для реализации товара используются программы маркетинга и реклама. Соблюдение норм государственного регулирова­ния требует письменного оформления документов. Изучение рынка ведется при помощи специальных организаций, т. е. существует мно­жество способов коммуникаций.

Ко второй группе относятся коммуникации между уровнями управления и подразделениями.

Основу процесса управления составляет взаимодействие меж­ду элементами управленческой структуры — подразделениями, должностями, отдельными лицами, осуществляемое с помощью соединяющих их коммуникационных каналов, создаваемых в процессе личных контактов, обмена документами, функциониро­вания электронных средств связи и т. п. По содержанию такое вза­имодействие может быть:

- информационным,

- административным,

- техническим.

В рамках информационного взаимодействия субъекты управленческой деятельности обмениваются сведениями, необходимы­ми для принятия решений. Эти сведения бывают официальными,закрепленными юридически, и неофициальными, не обладающи никаким правовым статусом, но помогающими ориентиро­ваться в ситуации.

В процессе управления осуществляются коммуникации по вертикали и по горизонтали между подразделениями. По нисходящей передается информация о принятых решениях на высших уровнях (те­кущие задачи, конкретные задания, рекомендации). Эта информация может передаваться из одного уровня на другой вплоть до рабочих исполнителей. Не менее важными являются коммуникации и по восходящей ли­нии. Предприятие не может функционировать без информации$1$2 $3 производственного процесса. По восходящей передается инфор­мация о загрузке оборудования, количестве работающих, поступле­нии сырья, выпуске продукции и т. д. Иногда возникает ситуация, ког­да решение вопроса на низовом уровне требует вмешательства руко­водителей высшего звена. И тогда информация по ступеням управле­ния снизу передается на самый высокий уровень. Так, например, во­прос об изменении технологии, возникший на производственном уча­стке, требует решения руководителя организации.

Для координации задач и действий между множеством подразделений организации требуется обмен информацией между ними. Поэто­му устанавливаются потоки информации между подразделениями по горизонтали. Так координируется деятельность рабочих групп по контролю за издержками, распределению ресурсов, новым методам производства, сбыту продукции. Руководители различных подразделений ин­формируют друг друга о ходе внедрения новой техники. Кроме координации действий горизонтальные коммуникации способствуют установлению равноправных отношений между подразделениями, что положительно сказывается на работе всей организации.

Совокупность каналов, с помощью которых осуществляется взаимодействие субъектов управления, образует его коммуника­ционную структуру, которая может быть глобальной, когда охва­тывает организацию в целом, и локальной, если относится только к одной ее части, например, подразделению. Осуществление взаимодействия только через одно какое‑то центральное звено означает, что коммуникационная структура является централизованной, а само это звено выступает в качест не только посредника, но и источника и контролера коммуни­каций, имеющих в основном форму вертикальных связей. В то же время структура коммуникаций может быть полицентричной, предполагающей наличие нескольких равноправных субъектов, осуществляющих концентрацию и перераспределение информации, или децентрализованной, когда большая ее часть (обычно по содержанию второстепенная) минует центральное звено.

Наличие в коммуникационной структуре параллельных и пересекающихся каналов свидетельствует о ее сложности, дающей гарантию того, что желаемое взаимодействие состоится даже$1$2 $3 тех или иных сбоев и неполадок в ней. В то же время в сложной структуре заложена потенциальная возможность иска­жения обмениваемой информации.

Трудности в организационных коммуникациях связаны с

1) препятствиями в межличностных коммуникациях:

2) плохой организационной структурой;

3) фильтрацией информации в вертикальных коммуникациях

4) перегрузкой каналов коммуникаций (технической и организационной).