 |
Документирование процессов движения кадров
|
|
|
|
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФГБОУ ВО «ОРЛОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
УНИВЕРСИТЕТ ЭКОНОМИКИ И ТОРГОВЛИ»
Ильин И.В.
Сотникова Е.А
Для обучающихся по направлению подготовки
Управление персоналом
Орел
ОрелГУЭТ
2017
УДК 005.912
ББК 60.844
И-46
РЕЦЕНЗЕНТ:
к.э.н., доцент кафедры маркетинга и торгового дела ФГБОУ ВО «ОрелГУЭТ»
Макарова Т.Н.
Ильин И.В., Сотникова Е.А
Кадровое и архивное делопроизводство. Методические указания по выполнению практических работ для обучающихся по направлению подготовки 38.03.03 Управление персоналом [Электронный ресурс]: учебно-методическое пособие. - Орел: ОрелГУЭТ, 2017.
Настоящее учебно-методическое пособие содержит практические занятия и кейс-задания, список рекомендуемых литературных источников.
Учебно-методическое пособие предназначено для бакалавров ФГБОУ ВО «Орловский государственный университет экономики и торговли», обучающихся по направлению подготовки 38.03.03 Управление персоналом
569 Кб
1,15 усл.п.л.
Учебное электронное издание комбинированного распространения
Технический редактор Кузина А.В.
Издательство ОрелГУЭТ
302028, г. Орел, ул. Октябрьская, 12
E-mail: book-ogiet@mail.ru
http://orelgiet.ru/
© Ильин И.В., Сотникова Е.А. 2017
© ОрелГУЭТ, 2017
СЕМИНАРСКОЕ ЗАНЯТИЕ
" ЗНАЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ В КАДРОВОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ "
ВОПРОСЫ ДЛЯ ОПРОСА:
- Роль информации в кадровом управлении
- Информация: понятие, свойства, критерии оценки
3. Кадровое делопроизводство как отрасль деятельности.
4. Основные направления работы кадровой службы
|
|
|
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ
"ВЫБОР НАПРАВЛЕНИЙ РАБОТЫ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ"
Исходные данные:
Организация ОАО «Сибирский сад» – торгово-производственное объединение по продаже и ремонту садово-огородной техники и инвентаря. Магазины и ремонтные мастерские работают в Новосибирске и 10 городах области. Срок работы на российском рынке – 12 лет. Численность персонала – около 350 человек.
За время существования компания достигла хороших финансово-экономических показателей по уровню прибыльности и в настоящее время занимает устойчивое положение в своем сегменте рынка. Компания продолжает расти, планируется открытие собственного производства, сформирована дилерская сеть, планируется расширение каналов сбыта.
Директор – харизматичный лидер, решения принимает быстро и, как правило, единолично. Решения обсуждать не привык, считает, что остальным они и так должны быть понятны. Имеет четкое представление о стратегии компании, но не сообщает о ней работникам, поэтому даже ближайшее окружение смутно представляет себе перспективы развития. Директору часто не хватает времени на решение текущих вопросов, что приводит к хаотичному управлению.
Специалисты низового звена довольно квалифицированы, но грамотных менеджеров немного, поэтому они часто работают как специалисты, пуская организацию работы подразделений на самотек. Часто у них просто не хватает времени, чтобы заниматься собственно управлением, т.к. они постоянно выполняют несвойственные им функции и поручения директора. Границы ответственности руководителей подразделений разделены нечетко, бывает, что одно и то же задание дается сразу двум подразделениям, хотя они решают различные задачи. Многие менеджеры сделали карьеру в компании и работают практически со дня основания.
В целом атмосфера в коллективе доброжелательная и творческая. Директор заражает всех своим энтузиазмом. Проповедуется стиль открытых дверей, к руководителю может зайти «поговорить» любой сотрудник. Часто идеи рядовых сотрудников активно поддерживаются и реализуются. Однако нередко внедрение какой-либо идеи тормозится на уровне руководителей среднего звена, т.к. они не понимают ее смысла.
|
|
|
Некоторые зоны напряжения наблюдаются относительно оценки труда и принципов оплаты. В компании практически не бывает премий, только оклады. О величине окладов руководитель договаривается при приеме на работу. Каких-либо систематических пересмотров зарплаты нет. Зарплату могут повысить, если требовать.
Текучесть небольшая, но кадры постоянно нужны, т.к. компания растет. Руководители подразделений сами занимаются подбором персонала, т.к. отдел кадров занимается только кадровым учетом. Кроме того, руководитель принимает активное участие в подборе, встречаясь с кандидатами на все должности.
В компании не принято оформлять регламентирующие, нормативные и распорядительные документы. Кроме приказов о приеме и увольнении, других распорядительных документов не составляется. Нет Положений о подразделениях, должностных инструкций, Положений о системе мотивации, подбора и др. Все вопросы решаются в рабочем порядке. Сроки (если они ставятся) регулярно нарушаются. Все это снижает эффективность деятельности компании и может привести к недостаточной конкурентоспособности.
Задание:
1) изучите описание организации;
2) выявите проблемные области в управлении персоналом;
3) представьте, что вас приняли на работу в эту организацию в должности руководителя вновь создаваемой службы персонала. разработайте организационную и должностную структуру службы персонала, распределите функции между сотрудниками;
4) определите первоочередные меры, которые служба персонала должна реализовать в краткосрочной и среднесрочной перспективе для изменения ситуации.
5) на основе приведенных данных (табл.1) рассчитайте затраты времени специалиста по кадровому делопроизводству, определите необходимую численность работников для выполнения данной функции. Предложите вариант оптимального распределения обязанностей между ними.
|
|
|
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ
«СРАВНЕНИЕ РЕДАКЦИЙ ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНА N 125-ФЗ «ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» (РЕД. ОТ 18.06.2017 И РЕД.ОТ 28.12.2017)
Цель задания: ознакомить студентов с основными положениями Федерального закона N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации»
Задачи: в ходе выполнения данного задания студенты должны выделить основные различия в Федеральном законе N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации» в редакции от 18.06.2017 и действующей редакции от 28.12.2017г.
Ход выполнения задания:
1. Перед выполнением данного задания на практическом занятии в аудитории студенты заранее распечатывают экземпляр Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017)"Об архивном деле в Российской Федерации"
2. Внимательно изучив основные главы Закона, определяет отличия в формулировках глав, статей и т.д.
3. Полученные данные оформляет в виде таблицы 1.
Таблица 1 - Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ(ред. от 28.12.2017)"Об архивном деле в Российской Федерации"
| Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" | |
| Ред. от 18.06.2017, недействующая | Ред. от 28.12.2017, действующая |
| Глава 1. Общие положения Статья 4. Полномочия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований в области архивного дела | Глава 1. Общие положения Статья 4. Полномочия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований в сфере архивного дела |
| И т.д. | И.т.д. |
| ... | |
Контрольные вопросы (для самостоятельной подготовки):
1. Кому раньше и в настоящее время принадлежит право постоянного хранения документов Архивного фонда РФ?
2. В чем особенность новой редакции Часть 2 статьи 19?
3. Назовите основные задачи Федерального архивного агентства?
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ
«СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ»
Цель задания: ознакомиться с видами организационно распорядительной документации, обязательными реквизитами для основных документов, научиться составлять основные виды организационно-распорядительной документации на компьютере.
|
|
|
Методические указания к решению.
Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. Цель разработки организационных документов – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.
К организационным документам предприятия относятся:
1. Устав -правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.
Общие положения о порядке составления и оформления устава содержатся в части 1-й Гражданского кодекса РФ. Текст устава может содержать следующие разделы: 1)общие положения, 2) акционерный капитал, 3)порядок деятельности, 4) управление, 5) учет и отчетность; распределение прибыли, 6)прочие накопления, 7)прекращение деятельности.
2 Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения, служб. На основании положения действуют государственные бюджетные организации, в первую очередь, высшие органы власти и управления. Текст положения об организации включает следующие разделы: 1)общие положения, 2)основные задачи, 3)функции, 4)права и обязанности, 5)руководство, 6)взаимоотношения и связи, 7)контроль, проверка и ревизия деятельности, 8) реорганизация и ликвидация.
3 Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия его эффективной работы. Текст состоит из разделов: 1) общие положения, 2)должностные обязанности, 3)права, 4)ответственность, 5)взаимоотношения
4 Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органов
5. Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях – с указанием разряда по Единой тарифной сетке) Оформляется на листах бумаги формата А4 альбомной ориентации с указанием следующих реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Подписывается заместителем руководителя предприятия, визируется гл.бухгалтером и утверждается руководителем предприятия.
|
|
|
6. Инструкция – правовой акт. Содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности, учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.
Основные виды распорядительных документов.
Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему.
1. Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
2. Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
3. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично Президентом РФ, а также единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления, в целях разрешения оперативных вопросов.
4. Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам. Связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.
5. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, для разрешения и основных, и оперативных задач его деятельности.
Приказ по основной деятельности предприятия или организации является нормативным документом (локальным нормативным актом), обязательным для исполнения всеми работниками.
Приказом по основной деятельности оформляются все решения руководителя, связанные с организацией работы предприятия и структурных подразделений, планированием, отчетностью, финансированием, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятельности.
Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка (центрованный или флаговый способ). Если приказы издаются чаще 200 раз в год, то экономически целесообразно отпечатать специальный бланк приказа.
В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят следующие реквизиты:
· наименование организации-автора (для учреждений и организаций в случае прямого подчинения указывается наименование вышестоящих организаций сокращенное, а при его отсутствии - полное); название вида документа (приказ); дата; per. номер; место составления или издания; заголовок к тексту; текст; подпись; визы или гриф согласования.
· название вида документа (приказ) оформляется прописными буквами через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации-автора от границы левого поля или впечатывается в общий бланк центрованным способом.
· дата оформляется цифровым способом (12.06.2015) и располагается через 2 межстрочных интервала ниже названия вида документа.дата составления приказа является одновременно датой его подписания и вступления в силу (если время вступления в силу специально не оговаривается в тексте). руководитель в момент подписания приказа должен проставить её своей рукой. допускается буквенно-цифровой способ её оформления (12 июня 2015 г.), при котором месяц и год могут быть напечатаны заранее (без кавычек)
· регистрационный номер приказа по основной деятельности оформля|ется на той же строке, что и дата, над специальной ограничительной линией на бланке или в пределах площади, отведённой для даты и номера в заголовочной части документа. per. номер представляет собой валовый порядковый номер приказа в пределах календарного года (№ 25; № 30).
· место составления и издания приказа оформляется через 2 межстрочных интервала ниже даты и номера от границы левого поля при угловом расположении реквизитов, а при продольном - в центре строки. Этот реквизит содержит название населённого пункта, где предприятие или организация имеет зарегистрированный юридический адрес.
Например:
г. Белев Тульской обл. г. Рязань
с. ВятскоеПрохоровского р-на Курской обл.
При обозначении Москвы и Санкт-Петербурга сокращение "г." ("город") не употребляется.
Заголовок к тексту оформляется в левом верхнем углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита "место составления или издания" от границы левого поля или печатается на бланке в пределах площади, обозначенной ограничительными уголками. Заголовок должен кратко отражать содержание документа, быть максимально точным и ёмким. Он начинается с предлога "о", отвечает на вопрос "О чём?", формулируется с помощью отглагольного существительного ("О создании...",
"Об утверждении...") и может состоять, как правило, из 3-5 строк, напечатанных через один интервал.
Текст приказа по основной деятельности состоит обычно из 2 частей - констатирующей и распорядительной. В констатирующей части содержится обоснование причин, целей и задач издания приказа, необходимости совершения распорядительных действий. Констатирующая часть приказа может начинаться следующим образом:
"Для организации подготовки к открытию филиала... ";
"С целью привлечения дополнительных средств... ";
"В связи с перераспределением функциональных обязанностей специалистов коммерческого отдела... ".
Следует помнить, что предлог "В целях..."до сих пор считается не соответствующим нормам делового стиля русского литературного языка.
Оборот "На основании вышеизложенного..."является архаичным и также не соответствует нормам современной деловой речи.
Констатирующая часть может начинаться с предлогов "В соответствии...", "На основании...", "Всвязи...", "Во исполнение..." Например:
"В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2015 Л/о 870 "О повышении тарифной ставки (окпадa) первого разряда Единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы... ";
Завершается констатирующая часть словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (без разрядки) и заканчивается двоеточием.
Распорядительная часть текста составляется по пунктам, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки.
"Утвердить штатное расписание коммерческого отдела на III квартал 2015 года",
"Внести с 01 июня 2015 г. следующие изменения в Положение о персонале предприятия:"
Архаичные обороты типа: "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой" при формулировании пункта о контроле не допускаются
Подпись оформляется через 3-4 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и включает наименование должности лица подписывающего приказ (сокращённое, т.к. наименование предприятия или организации-автора указано в заголовочной части), личную подпись и её расшифровку. Расшифровка подписи печатается от 6-го положения табулятора без скобок строчными буквами (кроме заглавных) на уровне последней строки наименования должности. Инициалы располагают перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается Личная подпись руководителя проставляется на первом экземпляре приказа.
Визы или грифы согласования оформляются до подписания приказа на первом экземпляре его проекта на лицевой стороне последнего листа через 3-4 межстрочных интервала ниже подписи. Если виз и грифов несколько, то они располагаются двумя рядами. В состав визы входит личная подпись визирующего, её расшифровка и дата. В случае необходимости указывается наименование должности. Например:
(личная подпись) И.П.Васильев Юрисконсульт
12.06.2015 (личная подпись) И.Г.Зверев
13.06.2015
Пример оформления инициативного приказа по основной деятельности
Задания:
(При составлении документа в текстовом редакторе Word используйте таблицы)
1. Составьте штатное расписание организации, в качестве работников которой укажите десять любых своих сокурсников. Наименование предприятия, ее руководителя, наименование должностей должностные оклады и надбавки, а также другие недостающие данные укажите самостоятельно.
2. Составьте приказ по открытому акционерному обществу «Новосибирский завод химконцентратов» об утверждении инструкции по делопроизводству на заводе. В констатирующей части укажите, что в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах,, ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства Российской Федерации от 24.06.2012 № 1118-р председателем Комитета по делам архивов при Правительстве РФ Пихоя Р.Г., и с ГОСТ Р 6.30-2015 канцелярией завода разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно-распорядительную документацию. В распорядительной части утвердите инструкцию и поручите заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции.
3. Составьте проект распоряжения по Электровакуумному заводу об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складскою аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части и другие реквизиты укажите самостоятельно.
4. Напишите решение ОАО «ИНТЕРМЕКС» о проведении реконструкции завода по изготовлению кирпича. В решении укажите ответственного за составление проекта проведения реконструкции и о сумме выделяемых средств. Недостающие данные укажите самостоятельно.
5. Напишите проект приказа по ОАО «Оксид» об итогах документальной ревизии работы предприятия с 01.02,2015 по 01.09.2015. В акте ревизии зафиксированы следующие недостатки: не упорядочен учет личного состава, некоторые личные дела ИТР находятся в запущенном состоянии; у заведующего складом металлов Петрова Л.Н. оказались излишки листовой стали (320 кг) и недостача стальной ленты (185 кг): допускается необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и запасных частей для ремонта оборудования; в механическом цехе допущен перерасход припоя в количестве 60 кг; заведующим складским хозяйством П.И. Яковлевым несвоевременно отгружена поставщикам возвратная тара, за что заводом уплачен штраф в сумме 1,5 млн руб. Другие реквизиты укажите самостоятельно.
6. Составьте приказ по строительному кооперативу «Запуск» о неправильном использовании строительных отходов. Во вводной части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20 см. В заключительной части следует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частных лицам.
7. Составьте приказ по предприятию «Сайл» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.
8. Составьте приказ об итогах работы с документами в 2015 г. в ОАО «Родина». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство, на разработку мер по улучшению этой работы.
9. Напишите проект приказа директора Завода точного машиностроения о премировании работников планово-экономического отдела за досрочную разработку техпромфинплана. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60% ежемесячного должностного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ
«СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ЛИЧНОГО ДЕЛА"
Общие положения:
Личное дело сотрудника – это один или группа документов, формируемых в отношении одного работника компании, и помещенные в отдельную папку.
Поступление документов граждан осуществляется в течение всего периода сотрудничества между фирмой и физлицом. Рассмотрим, какие документы следует включить в личное дело работника (образец представлен ниже).
В период трудоустройства гражданина в организации в личное дело работника включаются такие документы, как:
· копии базовых документов гражданина, таких как ИНН, российский паспорт, документ пенсионного страхования, военный билет, документы, подтверждающие полученное образование;
· медсправка;
· заявление гражданина о приеме на работу;
· личная карточка сотрудника;
· трудовой контракт;
· копия приказа руководителя о приеме на работу и иные аналогичные документы.
Во время действия контракта в личное дело на сотрудника (образец смотрите ниже) могут быть включены документы:
· подписанная физлицом должностная инструкция;
· допсоглашения к действующему договору;
· документы о регистрации брака;
· документ о неразглашении коммерческой тайны.
Расторжение трудового контракта также является основанием для включения в личное дело работника (образец содержится ниже) определенных документов. К ним в частности относят:
· Заявление гражданина об увольнении;
· Копия приказа об увольнения работника.
Соответственно, подготовка личного дела каждого гражданина осуществляется на всех этапах взаимодействия между компанией и наемным персоналом.
Правила ведения личных дел работников
Что касается утвержденных на уровне государства правил ведения личных дел, в отечественной практике таковых не предусмотрено. Стандартизации подвергаются только личные дела некоторых категорий трудящихся.
Несмотря на это, сложившаяся из года в год практика, раскрывает базовые аспекты подготовки личных дел сотрудников негосударственных компаний.
За оформление личного дела чаще всего в ответе работник отдела кадров фирмы. Если же данная должность в организации отсутствует, обязанность подготовки документа обычно передается бухгалтеру.
При подготовке личного дела гражданина целесообразно составлять опись.
Делается это, в первую очередь, для того, чтобы в наглядной форме представить в хронологической последовательности все имеющиеся в отношении гражданина документы в личном деле, что значительно облегчит процесс поиска нужных сведений
при необходимости.
Заполнение титульного листа личных дел персонала компании
Титульный лист личного дела работника должен предоставлять максимум информации, вследствие чего содержит такие сведения, как:
· название фирмы-работодателя (при наличии подразделений необходимо указать то, в котором трудится гражданин);
· порядковый номер личного дела работника;
· ФИО работника;
· дата открытия личного дела (совпадает с датой приема в компанию работника);
· дата закрытия (совпадает с датой приказа об увольнении);
· фактическое количество листов документа (заполняется непосредственно перед передачей документа в архив фирмы).
Оформление личных дел
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о трудовой деятельности работника.
Формируются личные дела после издания приказов по личному составу на руководящих работников, ведущих специалистов. Для других категорий работников достаточно оформлять личные карточки (ф. Т-2).
В личные дела помещают следующие документы: заявление о приеме на работу, анкету, автобиографию (или личный листок по учету кадров), копии документов об образовании, копию документа или выписку из него об утверждении в должности, характеристику, рекомендательные письма, трудовой контракт, копию приказа о приеме на работу.
В дальнейшем в дело помещают и другие документы: характеристики, аттестационные листы, копии документов, подтверждающих изменения биографических данных и т.д.
В настоящее время не рекомендуют формировать в личные дела копии приказов о переводах на другую работу, поощрениях, дисциплинарных взысканиях и т.п. документов, они будут дублировать сведения, указанные в «Дополнениях к личному листку по учету кадров».
В связи с длительным сроком хранения личных дел все его документы должны быть тщательно оформлены и расположены внутри дела в хронологическом порядке. Личное дело должно иметь внутреннюю опись.
Личные листки по учету кадров, помещаемые в личное дело работника, представляют собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, семейном положении, пребывании за границей и др.
Оформляют листки по учету кадров на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании. Ответы должны быть правильно сформулированы, полные, без исправлений и сокращений. При заполнении карточки не разрешается делать пропуски и писать слово «нет». Заполняют и подписывают личные листки по учету кадров лица, поступающие на работу.
В «Дополнение к личному листку по учету кадров» заносятся сведения о прохождении службы работников организации: в первый раздел — сведения о перемещениях, увольнении (с указанием причин); во второй — данные об изменениях в образовании, семейном положении, о повышении квалификации сотрудника, участии его в выборах, награждениях и др.
Иногда листок по учету кадров заменяет анкета, которая по своему составу близка ему. Состав вопросов анкеты аналогичен вопросам личного листка по учету кадров. Анкету подписывает не только лицо, поступающее на работу, но и сотрудник организации, проверяющий правильность указанных в анкете сведений.
Автобиография — документ, содержащий краткое описание основных этапов жизни и трудовой деятельности работника.
Реквизиты автобиографии:
— наименование вида документа;
— текст;
— подпись;
— дата.
В тексте автобиографии указывают фамилию, имя, отчество, дату и место рождения, затем в хронологической последовательности сообщают о полученном образовании (когда, в каких учебных заведениях) и о местах работы (где, когда, в какой должности, причины перехода), отмечают свое участие в общественной жизни, указывают сведения о семейном положении. В автобиографии можно указать паспортные данные, домашний адрес и телефон.
В настоящее время при устройстве на работу оформляется резюме.
Резюме — своеобразная визитная карточка работника. В этом документе должны быть кратко отражены анкетные данные, информация об образовании и профессиональных навыках.
Резюме может быть кратким или полным, но необходимо, чтобы все было сформулировано достаточно четко и ясно. В отличие от автобиографии, где приводятся сведения биографического характера в хронологической последовательности, в резюме его автор может указать свои пожелания: на какую должность он претендует, сферу деятельности, в которой хотел бы себя реализовать и т.п. Реквизиты резюме:
— автор (указывают фамилию, имя, отчество, домашний адрес и телефон);
— наименование вида документа;
— текст;
— подпись;
— дата.
В тексте резюме указывают персональные данные (дату рождения, семейное положение, состав семьи). Следующий пункт — образование. Необходимо указать учебное заведение, где получено образование, сроки обучения в нем, название полученной специальности. Если соискатель закончил несколько учебных заведений, то их указывают в хронологической последовательности. Следует назвать и законченные курсы, сроки обучения, новую специальность. Далее в резюме отмечается опыт работы (чаще всего его описывают в обратном хронологическом порядке): когда и в какой организации работал, занимаемую должность и должностные обязанности. В резюме можно указать, какими навыками владеет соискатель (знание компьютера, иностранных языков, водительские права и др.). В заключение в резюме указывают свои пожелания относительно нового места работы.
Задания:
1. Ознакомиться с видами документации, обязательными для включения в личное дело сотрудника
2. Составьте несколько видов документов из предложенных (автобиография, резюме, заявление гражданина о приеме на работу; трудовой контракт; копия приказа руководителя о приеме на работу, заявление гражданина об увольнении; копия приказа об увольнения работника) на компьютере.
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ
«СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ»
Общие положения:
Документирование процессов движения кадров
Кадровая документация играет важную роль в жизни любого человека, т.к. она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии.
Такая документация ведется в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации, Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами.персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель организации, а при нарушении правил ведения, хранения и использования кадровой документации руководитель может быть оштрафован на сумму от 28 до 70 минимальных окладов.
В зависимости от вида организации, численности ее работников кадровыми вопросами ведает структурное подразделение (отдел кадров) или отдельное должностное лицо. В маленьких организациях (с небольшим штатом сотрудников) функцию кадрового работника обычно совмещает секретарь.
В состав документации по личному составу входят различные виды документов: организационные (штатное расписание, (должностная инструкция, правила внутреннего распорядка и т.д.); распорядительные (приказы по личному составу); информационно-справочные (докладные и объяснительные записки, справки, акты и др.) и такие документы, как трудовые контракты, трудовые книжки, личные листки по учету кадров, учетные карточки (форма Т-2) и т.п.
Все эти документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.
Рассмотрим правила приема на работу, увольнения.
Прием на работу производится на основании заявления гражданина. Основанием может послужить и письменный трудовой договор (контракт).
Граждане, поступающие на работу, обязаны предъявить в организацию паспорт, трудовую книжку (военный билет, справку о последнем занятии), документы об образовании, профессии, в некоторых случаях и другие документы (например, медицинскую справку). Ими заполняются личные листки по учету кадров, составляется авто-биография-
На основании заявления о приеме на работу издается приказ по личному составу. В тексте приказа обязательно должны быть указаны должность, наименование структурного подразделения, установленный размер оплаты труда, при необходимости и другие сведения. Если в тексте приказа не указ
|
|
|
