 |
Составление и оформление приказов по личному составу
|
|
|
|
Приказы по личному составу составляются, оформляются и хранятся в отделе кадров организации. Реквизиты приказа по личному составу:
— наименование организации;
— наименование вида документа;
— дата;
— регистрационный номер;
— место составления;
— заголовок к тексту;
— текст;
— подпись.
Датой приказа является дата его подписания. Приказы по личному составу имеют нумерацию отдельную от приказов по общим вопросам (№ 5-к, № 16-ок, № 68 л/с). Нумеруют приказы по порядку, начиная с № 1, в течение календарного года.
Заголовок к тексту в индивидуальных приказах оформляется следующим образом: «О приеме на работу Привато А.Ф.», в сводных — «по личному составу».
Текст сводных и некоторых индивидуальных приказов по личному составу состоит только из распорядительной части. Они начинаются с самого действия, которое необходимо произвести, выраженного глаголом неопределенной формы (НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и т.д.). Затем указывается фамилия и инициалы работника (в приказах о приеме на работу — фамилия, имя, отчество полностью) и другие данные в строгом соответствии со статьями КЗоТ.
Например, текст приказа об увольнении должен выглядеть следующим образом:
УВОЛИТЬ:
Иванова И.И, старшего мастера, 20.02.2015 по собственному желанию ст. 31 КЗоТ.
Основание: заявление Иванова И. И.
Текст приказа заканчивают ссылкой на документ, послуживший основанием на издание распорядительного документа.
Проект приказа по личному составу визируют юрисконсульт организации, другие заинтересованные лица. Приказ подписывает руководитель организации или замещающее его должностное лицо.
Регистрируют приказы по личному составу в специальных журналах или на регистрационных карточках, заносят следующие данные:
|
|
|
— дата приказа;
— регистрационный номер приказа;
— содержание приказа;
— кем подписан приказ.
На основании КЗоТ необходимо каждый приказ по личному составу обязательно доводить до сведения всех поименованных в нем лиц под расписку. Это условие становится особенно важным при решении трудовых конфликтов. Необходимо не только правильно составить текст документа, но и юридически грамотно его оформить. (Приложение 25/1).
При формировании приказов по личному составу в дела необходимо учитывать, что они имеют разные сроки хранения. Например, приказ о командировании хранится 3 года, а приказы о приеме на работу — 75 лет, потому приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.
Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки, премирование и т.д.), группировать в самостоятельные дела.
В приложении 29 и 30 даны образцы заявления и трудового контракта, которые служат основанием для издания приказов о приеме и увольнении работника.
Составление и оформление заявлений
Этот документ часто пишется от руки, но некоторые организации имеют трафаретные бланки для заявлений определенных видов.
Заявление адресуют на имя руководителя организации и составляют в виде просьбы.
Реквизиты заявления:
— адресат;
— автор;
— наименование вида документа;
— текст;
— отметка о наличии приложения;
— подпись;
— дата.
Если заявление от руки пишет работник организации, то в реквизите «автор» указывается фамилия и инициалы работника и занимаемая им должность. Например,
Директору УПО СВАО г. Москвы
Петрову В. А.
Морозовой Т. Б. бухгалтеру
|
|
|
Некоторые организации используют унифицированные формы заявлений: заявление о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска и об увольнении. В остальных случаях в реквизите «автор» указывают фамилию, имя, отчество (полностью) и домашний адрес (иногда — номер телефона, паспортные данные). Например:
Директору ТОО «Мария» г-ну Николаеву Т.Н. Веселова Игоря Сергеевича, проживающего по адресу:
129128, Москва, ул. Малахитовая, д. 8, кв. 16
Заявления рекомендуют оформлять на бумаге формата А4, что обеспечивает одноформатность листов личного дела, куда заявление подшивают после резолюции руководителя.
Трудовой контракт
Этот договор фиксирует письменное соглашение между организацией и частным лицом об установлении трудовых отношений и регулирующих эти отношения.
Трудовой контракт составляется в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу. Один экземпляр договора хранится в организации, второй — у работника (Приложение).
Реквизиты трудового контракта:
— наименование вида документа;
— дата;
— регистрационный номер документа;
— место составления;
— текст;
— подписи;
— печать.
Текст договора должен подробно указывать условия работы, оплату труда, права и обязанности работника, условия отдыха, социального страхования, дату начала и окончания работы. Контракт может содержать и другие условия (например, испытательный срок).
Трудовой контракт, подписанный руководителем организации и работником, хранится в личном деле работника.
|
|
|
