Документационное и информационное обеспечение Администрации Муниципального района Благовещенский район РБ

муниципальный учреждение информационный обеспечение

Основным документом развития документационного и информационного обеспечения управления в муниципальном районе Благовещенский район Республики Башкортостан является принятая в 2001 году Концепция движения муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан к информационному обществу (Распоряжение от 20 июля 2001 г. N 715-РР).

Для удовлетворения потребностей органов местного управления, хозяйствующих субъектов и населения муниципального района в информации и современных услугах связи, обеспечения стимулирующих условий для развития телекоммуникаций и обеспечения их конкурентного преимущества на рынке Концепцией движения муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан к информационному обществу предусмотрен следующий комплекс мероприятий:

. Учитывая высокую зависимость отрасли "связь" от технико - технологического уровня основных компонентов информационно - индустриального комплекса экономики для преодоления технико - технологического отставания муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан от уровня ведущих районов РБ, разработать программу поддержки и финансирования развития информационных технологий, определяющих стратегические направления научно - технического прогресса.

. Предусмотреть возможности и разработать механизмы обеспечения государственной поддержки развития технологий телекоммуникаций со стороны муниципальных властей за счет:

совершенствования налоговой и амортизационной политики, форм организации управления информационно - телекоммуникационными сетями;

оплаты до 50% стоимости займов, идущих на разработку и освоение техники связи, до момента ее коммерческой реализации;

краткосрочного (3-5 лет) государственного субсидирования фирм, ведущих стратегические исследования в области новейших информационно - телекоммуникационных технологий (до 50% стоимости проекта).

. Исключить возрождение монополизма в развитии муниципальных телекоммуникаций и создать условия для свободной конкуренции при сохранении государственного контроля за данным сегментом рынка.

. Поддерживать инвестиционную привлекательность телекоммуникационного бизнеса муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан (если понадобится, то и налоговыми льготами).

. Создать условия для гарантированного доступа к базовым услугам телекоммуникаций (обычная телефония как перспективная цель - доступ к услугам Интернет) социально незащищенных слоев населения.

. Создать условия и разработать необходимые нормативные документы, обязывающие застройщиков при возведении новых жилых и офисных зданий комплектовать их современной кабельной инфраструктурой.

Основными направлениями работ являются:

создание общерайонной системы управления работами по информатизации и отраслью информационных услуг;

централизация и ускорение работ по общесистемному обеспечению районной информационной инфраструктуры;

продолжение развития отраслевых информационных систем и аттестация всех отраслевых учреждений на соответствие требованиям к "электронному учреждению";

интеграция отраслевых информационных систем между собой, а также с общерайонными и территориальными информационными системами;

создание комплексных, интегрированных с общерайонными и отраслевыми системами, территориальных автоматизированных информационных систем (ТАИС);

создание единого общерайонного корпоративного информационного портала;

создание общерайонного публичного информационного портала, интегрированного с другими публичными информационными системами.

Одним из важнейших направлений является общесистемное обеспечение городской информационной инфраструктуры. За последние годы здесь проделан большой объем работ. Разработан системный проект развития общей информационной системы, начался процесс интеграции информационных систем на межкомплексном уровне, в частности систем Комплекса районного хозяйства и Комплекса по имущественно - земельным отношениям, разрабатывается Единая государственная картографическая основа муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан, создан и ведется реестр районных информационных систем.

На основании вышеназванной концепции внесены изменения и разработан целый ряд документов регламентирующих основы документационного и информационного обеспечения деятельности органов государственного и муниципального управления в районе.

Перечень информационных систем (ИС), банков данных, реестров, регистров, находящихся в ведении органов местного самоуправления муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан представлен в приложении 1.

Территориальная автоматизированная информационная система (ТАИС) для муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан относится к классу базовых районных муниципальных систем.

ТАИС муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан являются многоуровневыми распределенными информационной системой, интегрированной по информационным ресурсам с отраслевыми АИС республиканских комплексов. Практически вся первичная информация в общерайонных и ведомственных АИС "привязана" к конкретным объектам, субъектам и процессам на конкретной территории, конкретного муниципалитета и собирается территориальными органами управления - Администрацией муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан. Однако значительная часть этих информационных потоков имеет восходящий характер и, пройдя зачастую многоуровневую обработку, капсулируется в ведомственных информационных системах.

В целом, комплекс нормативно-правовых актов в сфере формирования и использования территориальных информационных ресурсов регламентирует:

. права собственности, владения и распоряжения информационными ресурсами, создаваемыми на территории муниципального образования;

. права и обязанности владельцев информационных ресурсов;

. юридические формы отношений владельцев и пользователей информационных ресурсов;

. обязанности юридических и физических лиц, представляющих информацию для формирования информационных ресурсов;

. порядок доступа к информационными ресурсам;

. ответственность субъектов в области работы с информационными ресурсами;

. принципы финансирования процессов формирования и использования информационных ресурсов.

Наряду с нормативно-правовыми актами общего спектра действия, в администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан идет разработка правовой базы, регламентирующей отдельные функциональные сферы создания, ведения и использования информационных ресурсов муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан.

Для правового обеспечения процесса создания важнейших видов информационных ресурсов разработаны нормативно-правовые документы, обеспечивающие создание и ведение системы баз данных, а также использование хранящейся в них информации для принятия решений органами государственной власти и местного самоуправления.

Наиболее важными документами в этой сфере являются:

. Положения о системе баз данных;

. правовые акты, утверждающие перечни информации, порядок ее документирования, периодичность сбора и т.п.;

. правовые акты, устанавливающие ответственность за сохранность, достоверность и точность информации;

. правовые акты, устанавливающие обязанности и ответственность владельцев информации по соблюдению режима обработки и правил предоставления информации;

. правовые акты по гарантиям и мерам по защите информации.

Наряду с правовой базой по каждой базе данных разработано нормативно-правовое обеспечение, регламентирующее вопросы их интеграции, включая:

. правовые акты, регламентирующие взаимодействие организаций, ответственных за ведение баз данных между собой и с органами городского и муниципального управления;

. нормативно-правовые документы, обеспечивающие информационную совместимость баз данных и государственных кадастров и регистров;

. правовые документы по лицензированию деятельности по созданию систем ведения баз данных.

Нормативно-правовое обеспечение системы информационных ресурсов включают следующие группы документов:

. Нормативно-правовые документы общего характера, определяющие:

- состав и структуру информационных ресурсов, создаваемых и используемых на территории муниципального образования;

- обязанности субъектов города в области формирования информационных ресурсов;

- порядок информационного обеспечения органов государственной власти, местного самоуправления и других потребителей информации;

- основы обеспечения информационной безопасности органов власти и управления;

- основные положения по защите прав собственности на информационные ресурсы.

. Документы, определяющие организационные принципы построения системы информационных ресурсов:

- порядок разработки и производства информационных систем и технологий для формирования и предоставления информационных ресурсов;

- требования по лицензированию деятельности предприятий и организаций в области информатизации органов власти и управления и сертификации их продуктов и услуг;

- порядок финансирования научно-методических и проектных разработок в области информатизации и информационного обслуживания органов местного самоуправления и т.д.

. Документы, регламентирующие процессы информационного взаимодействия субъектов округа:

- порядок информационного взаимодействия подразделений и служб федеральных и региональных органов государственной власти и управления и органов местного самоуправления;

- порядок использования информационных ресурсов субъектами с различной организационно-правовой формой собственности.

. Документы, определяющие вопросы методического обеспечения процессов формирования информационных ресурсов, обеспечения условий для формирования единого информационного пространства:

- методические рекомендации и указания по разработке и приемке информационных систем, технологий, услуг и включения их в систему информационного обеспечения деятельности органов власти и управления;

- положения по созданию общесистемного информационно-лингвистического обеспечения.

. Документы, регламентирующие процессы учета информационных ресурсов, порядок и правила регистрации информационных систем и баз данных, содержащих информационные ресурсы.

Приведенный перечень документов не является полным и может быть существенно расширен. Однако состав и содержание указанных документов охватывает важнейшие процессы формирования и использования документационных и информационных ресурсов для органов местного самоуправления муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан - Администрации района.

Организация работы с документами в Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам. Анализируя общий документооборот Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан за последние 3 года (таблица 2.1), была выявлена тенденция к его росту.

Таблица 2.3. Анализ документооборота Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан

Годы	Количество входящих документов, тыс. шт.	Количество исходящих документов, тыс. шт.	Количество внутренних документов, тыс. шт.
2007	3,18	3,89	3,4
2008	5,39	4,87	3,1
2009	7,20	6,80	3,54

 

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан за счет расширения сферы деятельности, возрастанием количества служащих.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний и конференций.

Из муниципалитетов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении отчетов о проделанной работе.

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98, это официальные документы, отправляемые из Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:

бланк для письма;

общий бланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная записка и т.д.).

Внутренний документ - это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его.

Внутренние документы Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

организационные документы, которые регламентируют деятельность Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

распорядительные документы, издаваемые Главой Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан, его заместителями и руководителями структурных подразделений;

информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан используют два вида документов - докладные и служебные записки.

Служебная записка - документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка осуществляется централизованно секретарем-референтом Главы Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходяиз оценки их содержания, на основании установленного в Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан.

На рассмотрение руководства Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Корреспонденция, поступившая на имя Главы Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан передается секретарю Главы. Она рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю.

После рассмотрения документов Глава Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан наносит резолюцию - распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

Порядок прохождения входящих документов Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан представлен на рисунке 2.2.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом. Такое согласование оформляется визой. После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Порядок работы с исходящими документами Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан на рисунке 2.3.

 

Рис.2.2. Оперограмма движения входящих документов

Кто выполняет операции	Общий отдел	Руководство	Секретари структурных подразделений	Руководство структурных подразделений	Исполнители
1.Прием документов
2. Вскрытие
3. Сортировка
4.Регистрация
5.Передача на рассмотрение руководству
6.Рассмотрение руководством
7.Получение от руководства рассмотренных документов
8.Фиксация резолюции
9. Постановка на контроль
10. Передача в подразделение
11. Получение документа подразделением
12.Регистрация документов
13.Рассмотрение руководством подразделения

 

- движение документов, поступающих на имя Главы

движение документов, поступающих на имя руководителей структурных подразделений

движение нерегистрируемых документов.

 

Рис.2.2. Оперограмма движения входящих документов

Кто выполняет Операции	Исп-ли	Структурные подразделения Секретари Руководство	Юрист	Глава Адм-ции	Общий отдел
1.Составление проекта
2. Согласование
3. Внесение изменений
4.Печать
5. Визирование
6.Внесение изменений
7. Считка
8. Визирование
9. Передача на подпись
10 Подписание
11 Передача на регистрацию
12. Регистрация
13. Отправка

 

- движение документов, подписываемых Генеральным директором

движение документов, подписываемых руководителями структурных подразделений

 

Таблица 2.2. Форма регистрационного журнала для входящих документов Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан

Дата поступления	Вх. №	Дата и № док-та	Корреспондент/кто подписал	Заголовок	Исполнитель
1	2	3	4	5	6

 

Резолюция руководителя Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан вносится в базу документов, поставленных на контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу «название вида документа».

На исходящих документах проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями. Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан номенклатура дел находится в стадии разработки и номер по ней в индекс не входит.

Регистрация исходящих документов ведется в журнале, содержащем следующие графы (таблица 2.3).

 

Таблица 2.3. Регистрация исходящих документов Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан

Дата док-та	Исход. №	Адресат	Краткое содержание/ кто подписал	Исполнитель/ Кто принял	Прим.(кто принял док-нт)
1	2	3	4	5	6

 

В Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Главы, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан регистрирует секретарь руководителя.

Таблица 2.4. Журналы регистрации внутренних документов Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан

Дата и номер поступления	Дата и номер док-та	Структурное подразделение	Вид док-та	Содержание	Исполнитель
1	2	3	4	5	6

 

Практическую работу по контролю управления информационной деятельностью Администрации Муниципального района Благовещенский район РБ осуществляют сотрудники Общего отдела Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан по поручению руководства Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан, что подробно рассмотрено в следующем параграфе.

 

⇐ Предыдущая123456789Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: