 |
Структура и условия функционирования управления информационной деятельностью Администрации Муниципального района Благовещенский район РБ
|
|
|
|
Организационная структура управления информационной деятельностью Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан - Общего отдела Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан представлена на рисунке 2.4.
Начальник Общего отдела
_______________ - непосредственное подчинение
---------------------- - функциональное подчинение
Рис. 2.1. Организационная структура службы документационного и информационного обеспечения управления Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан
Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом Главы Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан.
Общий отдел в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан.
Сведения о составе основных работников службы документационного и информационного обеспечения управления Администрации Благовещенский район РБ можно посмотреть в таблице 2.5.
Таблица 2.5. Сведения о составе основных работников службы документационного и информационного обеспечения управления Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан
|
|
|
| Профессия (должность) | Всего |
| Начальник общего отдела Секретарь Инспекторы Юрист Итого | 1 1 2 1 5 |
Рассмотрим данные о составе служащего персонала и его квалификации (таблица 2.6).
Таблица 2.6. Данные о квалификационном составе специалистов Общего отдела Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан ООО «Восход»
| Должность | Образование | Специальность | Кол-во | Стаж работы |
| Начальник Секретарь Инспекторы Юрист | Высшее Средне-техн. Высшее Высшее | Инженер-экономист бухгалтер бухгалтеры юридическое | 1 1 2 1 | Свыше 5 лет Свыше 3 лет 3-4 года Свыше 5 лет |
Как, мы видим уровень подготовки специалистов довольно высокий, все они имеют стаж работы по специальности более 3 лет.
Положение об общем отделе Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан состоит из следующих разделов:
· общие положения;
· задачи;
· структура;
· функции;
· взаимоотношения с другими подразделениями Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан;
· права;
· ответственность.
В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела Главе Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан.
Раздел «Задачи» содержит четко сформулированные направления деятельности отдела, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению документационного оборота в Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан, организация системы учета документов.
В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.
В разделе «Функции» рассмотрены функциональные обязанности в области работы, в частности:
· разработка планов комплектования документации в соответствии с программой развития Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан;
|
|
|
· ведение документации по делопроизводству;
· контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений;
· ведение всей отчетности по управленческим вопросам.
· Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан» содержит перечень документов, которые поступают в отдел, и документов, которые направляются из отдела в другие подразделения Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан.
В разделе «Права» указаны основные полномочия, которыми наделен отдел, в частности:
· право требовать от всех подразделений Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан необходимых для полноценной работы отдела материалов;
· право принимать работников Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан по вопросам приема, перемещения и увольнения;
· право осуществлять связь с другими организациями по организационным вопросам;
· право требовать от других подразделений Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе.
В разделе «Ответственность» установлена ответственность начальника отдела за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.
Любая должностная инструкция работника Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан имеет три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.
Основными должностными обязанностями начальника общего отдела являются:
· руководство работой отдела;
· обеспечение выполнения работ;
· разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;
· обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;
|
|
|
· проведение работ по защите информации, составляющей государственную тайну;
· обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;
· создание условий для роста и повышения квалификации персонала;
· контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины;
· внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;
· обеспечение составления уставной отчетности.
Начальник отдела должен знать:
· постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан, касающиеся деятельности отдела;
· нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;
· основы экономики, организации труда и управления;
· правила внутреннего трудового распорядка;
· правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Численный состав отдела и перечень видов основных работ определяется численностью работающих в организации.
В Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан для ведения контроля исполнения сотрудники службы документационного обеспечения управления используют компьютерные базы данных, в которые заносятся все документы требующие исполнения. Базы данных по контролю содержат следующие графы.
Таблица 2.7. База данных по контролю
| № | № док-та | Дата док-та | Вид док-та | Краткое содержание | Испол-ль | Срок исполн. | Ход исполн. | Отметка о снятии с контроля |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Сотрудниками Общего отдела осуществляются следующие операции:
формирование базы контролируемых документов; направление контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;
напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
|
|
|
получение информации о ходе и результатах исполнения;
занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;
регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;
снятие документов с контроля по указанию руководителя.
После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь просматривает его, ставит штамп красного цвета на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.
Затем снимает копию для исполнителя и подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.
Типовые сроки исполнения документов в Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан, если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ. Индивидуальные сроки устанавливает Глава.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили.
Результаты исполнения отмечаются только в регистрационной базе в компьютере. На самом документе отметка о снятии с контроля, надпись «В дело» с подписью и датой, проставляемой в нижнем правом углу оборотной стороны последнего листа исполненного документа, не проставляется.
Ежедневно сотрудники Общего отдела учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителями. В случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад руководителю для принятия экстренных мер.
В структурных подразделениях Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан контроль исполнения документов ведется на общих основаниях. При ведении контроля используются компьютерные базы данных.
Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан ведется своя база.
К настоящему времени в Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан в рамках единой муниципальной информационной системы, созданной на основе Microsoft Windows и Microsoft SQL Server, уже действует и продолжает развиваться ряд автоматизированных программных комплексов, обеспечивающих контроль за выполнением муниципальными органами своих обязательств перед гражданами и объективность принятия управленческих решений. Внедрение этой информационной системы помогает решить проблему повышения эффективности работы муниципальных служащих и добиться большей прозрачности использования бюджетных средств.
|
|
|
Сегодня перед администрацией любого муниципального органа власти стоит важная и актуальная задача - обеспечить переход всех своих служб и подразделений на качественно новый уровень работы. Использование автоматизированных информационных систем позволяет оптимизировать технологии управления как самим муниципальным образованием в целом, так и бюджетными средствами, выделяемыми на его развитие.
Работы по внедрению информационных технологий в административные процессы были начаты в Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан в 2005 году, когда стала использоваться первая автоматизированная система казначейского исполнения бюджета - технологическое решение, реализующее функции учета, контроля и исполнения бюджета. Успешная эксплуатация этой системы показала, однако, что финансово-казначейский контроль не является универсальным средством решения всех проблем управления и может лишь частично повысить эффективность использования бюджетных средств. Перед администрацией Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан встала задача разработать и внедрить единую информационную систему, которая бы автоматизировала процесс управления муниципальными ресурсами и осуществляла контроль над выполнением всех бюджетных обязательств - по обеспечению населения услугами здравоохранения и образования, по социальной защите горожан, по созданию и развитию муниципальной инфраструктуры (коммунальных услуг, транспорта) и т. д.
Создание такой системы преследовало следующие цели:
обеспечение прозрачности, объективности и непрерывности процесса управления;
осуществление контроля за выполнением обязательств муниципалитета;
обеспечение объективности принятия решений на всех уровнях с учетом интересов муниципалитета в целом;
повышение качества предоставляемых населению услуг со стороны муниципалитета;
минимизация издержек по созданию и сопровождению автоматизированных систем в составе муниципальной информационной системы.
С точки зрения информационных процессов функции органов управления округа должны были быть группированы по уровням следующим образом (рис.2.5):
. Политика - установление среднесрочных (планы и программы) и долгосрочного (стратегического) курсов органов управления в виде решений главы местного самоуправления.
. Анализ - контроль ресурсов и подготовка решений, необходимых для обеспечения деятельности органов управления.
. Операции - исполнение решений - оказание услуг (взаимодействие) с физическими и юридическими лицами.
Рис.2.5. Информационная пирамида Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан
Каждому уровню соответствует своя степень интеграции информации, используемой для выполнения управленческих функций. На нижнем уровне находятся отраслевые информационные системы - информационные системы муниципального предприятия, организации, структурного подразделения администрации, в которых создаются и актуализируются информационные ресурсы, содержащие самую детальную информацию по конкретному направлению (земельный кадастр, например).
Второму уровню соответствуют интегрированные системы, которые содержат информацию из разных отраслевых подсистем, проблемно ориентированную (например, карта территории округа, адресные объекты, население - такая база может быть использована в системе ГАС «Выборы», при планирования размещения объектов социальной сферы и др.).
Третьему уровню соответствует информационная система, включающая решения главы местного самоуправления.
Информация, содержащаяся в системах всех уровней, должна была удовлетворять следующим требованиям:
. Должна быть актуальной и точной - содержать достоверные данные о текущем состоянии объектов системы.
. Должна быть достаточной - содержать объем данных, достаточный для обоснованного принятия решений.
. Должна обеспечивать возможность совместной работы различных пользователей.
Концепция муниципальной информационной системы Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан включала в себя задачи по формированию единого финансового, правового и информационного пространства района с обязательным учетом функций, прав и ответственности органов местного самоуправления. Кроме того, необходимо было, чтобы такая система содержала оценку эффективности выполнения административных задач. Подобная система должна обеспечить не только автоматизацию подготовки первичной информации, но и формулирование проблемы наряду с предложением альтернативных вариантов ее решения.
Автоматизированные технологии, используемые в рамках муниципальной информационной системы, должны были обеспечить на практике реализацию следующих принципов эффективного управления:
системность;
непрерывность;
объективность;
нормативность;
интеллектуальность;
принцип конкретной ответственности за принятое решение.
В Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан была разработана оригинальная структура муниципальной информационной системы, которая отражает иерархию всех систем, начиная от базовых (которые содержат информацию, характеризующую конкретное муниципальное образование и его основные составляющие - территорию, землю, имущество, население), отраслевых (к которым относятся специализированные системы отдельных отраслей муниципального образования), межотраслевых (которые охватывают несколько функций управления и содержат наборы данных, одновременно используемые различными службами и подразделениями) и заканчивая потребителями муниципальной информационной системы. К последним относятся центральное хранилище (база данных, включающая в свой состав максимально полную информацию, обеспечивающую получение статистической и управленческой отчетности по всему муниципалитету), интерфейсы передачи данных (настраиваемые модули для согласования форматов приема потоков данных в хранилище, обеспечивающие автоматизированный ввод данных, преобразование форматов, контроль целостности самого потока и центрального хранилища), отраслевые аналитические комплексы (рабочие места аналитиков-специалистов по направлениям функционирования муниципального образования или по составу решаемых управленческих задач) и общесистемные аналитики. Возглавляют пирамиду пользователей лица, принимающие решения - Глава, руководители администрации, служб, отраслей, бюджетных учреждений и муниципальных организаций.
Очевидно, что создание такой информационной системы требует длительного периода времени и значительных финансовых затрат, поэтому администрация района реализует схему поэтапного создания структурных элементов муниципальной информационной системы. На сегодняшний день действуют и находятся в процессе разработки следующие автоматизированные информационные системы (АИС):
Муниципальный регистр населения (АИС «Население»)
Регистр населения создавался с использованием данных ГАС «Выборы», что позволило существенно снизить затраты на создание первичной базы данных.
На начальном этапе он предназначался непосредственно для расчета жилищно-коммунальных платежей и содержал сведения о регистрации населения по месту проживания/прописки с учетом электронных поквартирных карточек, т.е. выполнял все необходимые функции для автоматизации труда паспортистов в службах по работе с населением. Сейчас возможности регистра существенно расширены, позволяя формировать сведения о движении граждан в пределах округа, проводить статистический анализ населения по району в целом.
Муниципальный регистр населения является также единой информационной основой для других автоматизированных систем, использующих в своей работе такой объект учета, как население.
Автоматизированная информационная система социальной защиты населения района (АИС «Соцзащита»)
Эта распределенная интегрированная система содержит полные сведения обо всех незащищенных категориях граждан, о расчетах и выплатах компенсаций, а также осуществляет обслуживание разнообразных информационных запросов. Система функционирует в Отделе социальной защиты населения, деятельность которого связана с приемом, обработкой и учетом данных о социальной защищенности граждан.
Система позволяет решать задачи деятельности органов социальной защиты, выявляет причины и факторы социального неблагополучия конкретных граждан, их потребности в социальной помощи и гарантированных льготах, определяет конкретные виды социальной помощи, проводит анализ уровня социального обслуживания граждан, прогнозирует потребности в социальной помощи, формирует социальный паспорт гражданина.
Кроме того, система контролирует реализацию законов о социальной защите населения, регистрацию и учет отдельных категорий граждан, производит своевременные расчеты компенсационных выплат по каждому человеку и отдельной категории, обеспечивает возможность оперативного представления достоверных данных Отдела социальной защиты округа (по телефонным каналам, компьютерным сетям, на машинных носителях или в виде печатных документов) по запросам органов власти и управления.
Автоматизированная система обработки информации о жилищно-коммунальных платежах (АИС «ЖКХ-платежи»)
Система содержит социальные и экономические сведения, характеризующие начисление и оплату коммунальных платежей населением, автоматизирует обработку информации, формируя базу данных о расчетных и фактических поступлениях коммунальных платежей. Система также обеспечивает создание единого информационного пространства, позволяющего осуществлять непрерывный контроль и правильность учета начисления и оплаты населением коммунальных платежей, что дает возможность максимально эффективно использовать финансово-материальные ресурсы.
Основные функции системы состоят в следующем:
осуществление начислений в автоматическом и ручном режиме за любой период по каждому лицевому счету;
проведение контроля за поступлением платежей от граждан с возможностью выборки неплательщиков с различными сроками задолженностей;
обеспечение возможности оперативного представления достоверных данных о жилищно-коммунальных платежах (по телефонным каналам, компьютерным сетям, на машинных носителях или в виде печатных документов) по запросам органов власти и управления.
Автоматизированная система базируется на информационных ресурсах муниципального регистра населения и базы данных по социальной защите населения, которые используются для расчета платежа каждого владельца лицевого счета за услуги жилищно-коммунального хозяйства.
Программный комплекс «Медицинский информационный центр» (ПК «МИЦ»)
Программный комплекс предназначен для использования в лечебно-профилактических учреждениях района и призван решать следующие задачи:
ведение базы данных обслуживаемого населения согласно новым требованиям фонда обязательного медицинского страхования (пополнение и обновление базы данных населения, регистрация и обработка сведений о флюорографиях и прививках, работа по прикреплению и откреплению населения);
ведение и обработка данных талонов амбулаторного пациента (получение отчетов государственной статистики, отчетов для внутрибольничного анализа, подготовка реестров на оплату обслуженных пациентов);
ведение и обработка базы данных умерших (постоянное обновление информации).
Программный комплекс тесно интегрирован с муниципальными информационными системами (адресный справочник, справочник «Население» и база страховой компании), что позволяет получать более достоверную и полную информацию о состоянии здоровья населения, а также осуществлять сбор и анализ данных о динамике заболеваемости граждан. Планируется использовать этот комплекс в качестве основы для дальнейшей автоматизации деятельности лечебно-профилактических учреждений района, в частности для создания электронных амбулаторных карт пациентов.
Муниципальная информационная система разработана ИТ-компанией - муниципальным учреждением «Центр информационных технологий» - по заказу администрации.
Система реализована с учетом правил и стандартов построения клиент-серверных решений на базе СУБД Microsoft SQL Server, обеспечивающей необходимый высокий уровень доступности, работоспособности и отказоустойчивости.
В основе системы безопасности муниципальной информационной системы лежат технологии Microsoft.
Безопасность информационных ресурсов (баз данных, сервисов) базируется на модели безопасности операционных систем семейства Microsoft Windows, установленных на рабочих станциях и серверах. Все участники информационного обмена в индивидуальном порядке должны быть зарегистрированы (режим аутентификации в Windows 2000), то есть каждый пользователь должен иметь имя и пароль, которые позволяют однозначно его идентифицировать.
Муниципальная информационная система в полной мере использует преимущества системы безопасности Windows 2000 и ее механизма учетных записей. Этот режим позволяет настроить СУБД Microsoft SQL Server таким образом, чтобы она автоматически получала имя пользователя от контроллера домена сети на базе Microsoft Windows 2000. Средствами этой СУБД администратор баз данных может определить доступ каждого зарегистрированного и прошедшего проверку пользователя сети на базе Windows 2000 как к базам данных, так и к конкретным таблицам, строкам в таблицах и даже к конкретным полям строки в таблице базы данных. Благодаря системе аутентификации Windows 2000 администраторы могут воспользоваться такими преимуществами, как ограничение срока действия пароля, аудита учетных записей и многими другими.
На базе системы безопасности Windows 2000 можно также подключить модуль электронно-цифровой подписи, обеспечивающий шифрование информации с помощью открытых/закрытых ключей.
Создание единого хранилища данных на базе СУБД Microsoft SQL Server позволяет предоставить эффективный, своевременный и качественный доступ к информации, выполнять выборку данных по запросам организаций в пределах установленных для них полномочий, причем этот выбор может производиться по любым регистрационным критериям.
Последующее использование этой информации в системах аналитической обработки данных (OLAP-системах, входящих в состав Microsoft SQL Server 2000), дает возможность обеспечить непрерывность бизнес-процессов, эффективную обратную связь, переход от интуитивного руководства муниципальным образованием к объективной системе принятия решений, где любое решение будет зависеть не от одного или нескольких человек, а явится совокупным результатом деятельности всех участников процесса управления. Это в свою очередь способствует созданию системы реализации решений и разграничения ответственности с учетом функций, обязанностей, полномочий и ответственности должностных лиц.
Основной принцип построения муниципальной информационной системы округа - это обеспечение единства нормативно-справочной и оперативной информации, которая доступна для всех входящих в ее состав автоматизированных систем. Это означает, что оперативные данные базовых и межотраслевых систем должны использоваться всеми системами более высокого уровня. Такой подход позволяет избавиться от рутинных операций повторного ввода данных и обеспечивает актуальность информации при функционировании автоматизированных систем более высокого уровня, а также способствует использованию ресурсов подобных систем для осуществления расчетных и аналитических операций.
Так, в системе «Соцзащита» нет необходимости ведения локальных баз данных о населении, как это было ранее, до интеграции систем. При этом все последние изменения в базе данных «Население» автоматически отражаются в оперативных данных Отдела социальной защиты населения.
Таким образом, благодаря автоматизации технологических процессов сбора, хранения и представления данных в рамках единой информационной системы сотрудники служб и подразделений Администрации муниципального района Благовещенский район Республики Башкортостан получили возможность более четко и оперативно справляться со своими служебными обязанностями, что привело к повышению производительности труда муниципальных служащих, более качественному обслуживанию населения и эффективному управлению финансовыми средствами.
|
|
|
