 |
Протокольные функции посольства
|
|
|
|
Протокольная деятельность дипломатического представительства базируется на основополагающих принципах Венской конвенции о дипломатических сношениях 1961 года и детализируется в "Положении о дипломатическом представительстве России за границей", утвержденном Распоряжением Президента РФ 28 октября 1996 года.
Посольства РФ за рубежом, руководствуясь общими принципами внешней политики и дипломатии, делают все необходимое, чтобы своей ежедневной деятельностью обеспечивать положительный имидж российского государства перед мировым сообществом, чтобы рос дипломаты квалифицированно и достойно защищали ее интересы в непростых дипломатических играх современного сложного и беспокойного мира. В любом дип представительстве дипломаты работают над выполнением задач, определенных их функциональными обязанностями и ежедневной дипломатической практикой.
Каждое дипломатическое представительство (посольство, представительства при международных организациях), каждая консульское учреждение практически с первого дня своей деятельности обязаны заниматься дипломатическим протоколом. Поэтому в каждом дип - представительстве для выполнения протокольных функций выделяется специальный дипломат - а в больших посольствах - даже несколько, которые ежедневно занимаются проблемами дипломатического протокола. В реальной жизни, особенно в малочисленных диппредставительствах, протокольными вопросами ведает дипломат, который, кроме этого, выполняет и другие функциональные обязанности.
Протокольная работа каждого дипломата предусматривает организацию запроса агремана на нового главу, который должен прибыть в страну пребывания, улаживание его прибытия в страну и первые контакты с дипломатическим протоколом, организацию вручения верительных грамот и его первых визитов и контактов с официальными представителями страны и дипломатическим корпусом. Здесь следует помнить, что от четкости, пунктуальности и надлежащего уровня организации этих первых протокольных мероприятий зависит очень много для будущей работы в качестве главы дипломатического представительства, так и представительства в целом. Соблюдение принципа старшинства, учета особенностей каждой страны, представителю которой состоит визит, важности государственного или общественного учреждения страны пребывания - все это имеет свое значение, должно решаться и учитываться, чтобы каждый шаг новоприбывшего дипломата способствовал его авторитету, создавал ему надлежащий имидж в дипломатическом корпусе. Следует постоянно помнить, что впечатление после первого визита от первого контакта остаются надолго, на их основе составляется мнение о дипломата, о его профессиональный, интеллектуальный и культурный уровень, а потому в этих визитов (как, впрочем, и во всех других) надо относиться серьезно и ответственно. Представьте себе, что о вас думать партнер, если вы перенесете свой первый визит или опоздаете на него. И не сомневайтесь - об этом станет известно не только в одном диппредставительстве или учреждении. Поэтому на этом этапе пунктуальность и вежливость являются обязательными факторами, которые будут гарантировать только положительные результаты
|
|
|
Надо быть внимательным к гостю, который посещает ваше дипломатическое представительство. Комната или зал, где будет проходить встреча, элегантно предложены и перечислены кофе или чай, сок или минеральная вода, посуда, в котором они подаются, опрятный вид того, кто подает, - все это не мелочи, а важные моменты ежедневной протокольной практики, которые должны быть предметом заботы не только протоколіста диппредстав, но и его руководителя. Можно себе представить, каким будет впечатление и настроение гостя, если опоздают его встретить при входе, если он зайдет в мрачное плохоосвещенное помещения, а к тому же ему подадут растворимый кофе в надщербленій чашке. Никакого сомнения - это будет первый и последний его контакт с вами!
|
|
|
Не будет лишним, если во время первого визита к вам вы вручите гостю недорогой альбом или книжку (конечно, с учетом языка издания) о вашей страну, что послужит прозрачным намеком на желание продолжить контакты в будущем.
Чрезвычайно важным является внимание к дипломатической переписки. Своевременность как в отправлении своих документов, так и в ответе по получении, аккуратность в составлении и оформлении, значение имеет даже то, на какой бумаге они изготовлены, - все это не проходит незамеченным. А потому и здесь мелочей не должно быть. Если, скажем, вы передадите неправильно оформленную личную или вербальную ноту, вам ее могут вернуть, что будет серьезным и неприятным ляпсусом для канцелярской службы диппредстав. Нужно очень внимательно следить за тем, кому направляется письмо, правильностью написания фамилии и т.п., потому что и здесь возможны всякие казусы.
То же касается и приглашений на приемы и другие мероприятия, особенно, если приглашается много гостей. Во-первых, очень приятно получать приглашения, когда оно написано от руки красивым каллиграфическим почерком; изготовлено на хорошей бумаге (бланке); и, наконец, когда оно грамотно (что абсолютно обязательное) написано, особенно, если речь идет о правильное написание имени и фамилии. Поэтому перед рассылкой приглашение лучше несколько раз проверить, чтобы не допустить какой ошибки.
В приглашении обязательно указывается, с кем приглашается гость: сам, с женой или - реже - с сопровождающим лицом (например, переводчиком), не говоря уже о конкретном место приема и времени (иногда до приглашение может входить карта-схема проезда к месту приема, особенно, если он происходит на загородной территории); форма одежды (фрак, смокинг, темный костюм, вечернее платье, с наградами или без них). С целью уточнения некоторых моментов могут быть проведены телефонные разговоры между протоколистами или секретарями посольств, а может, даже между самими главами дипломатических представительств.
|
|
|
Приглашение высылают, как правило, за три недели до протокольного мероприятия, чтобы приглашенным было легче сориентироваться со своим временем. Нежелательно, за исключением некой особой ситуации, отправлять приглашения в последние дни перед приемом.
Протоколист посольства должен внимательно следить за ответами на приглашение. Если на приглашении есть аббревиатура "И. в. V. Р." (прошу ответить), то ответ, положительный или отрицательный, обязательно следует дать в течение ближайших 24 часов. Если же этого не указано, то можно и не отвечать, хотя вежливый ответ никогда не помешает.
В случае мотивированности неучастия в приеме (например, пребывание за пределами страны в служебной поездке или в отпуске) надо обязательно дать ответ. Проявлением высшей формы вежливости в случае неучастия в приеме является высылка на имя хозяйки приема букету цветов.
Если же приглашение поступило в последнюю минуту, особенно на приемы с рассадкой за столом, то это может быть трактуются как попытка заполнить некое пустое место, и на него всегда можно получить отрицательный ответ. Об этом тоже следует помнить.
Много времени и усилий соответствующих сотрудников дипломатического представительства требует подготовка к приемов, особенно по случаю национального праздника. К каждому из приемов следует тщательно готовиться, особенно когда приглашаются гости, которые нечасто, а может, даже впервые имеют возможность побывать на приеме и из этого делают вывод не только о конкретном дипломатическое представительство, но и в целом о стране, которую оно представляет.
Прежде всего, определяется формат будущего приема: будет это "бокал шампанского" или "бокал вина", завтрак, "коктейль", обед, ужин или "а-ля фуршет", просто чай или кофе, а, следовательно, и временные рамки его проведения. Надо помнить, что послеобеденные более торжественные приемы, чем приемы до обеда.
|
|
|
Далее происходит составление меню, во время которого следует помнить, что одно дело - меню приема с рассадкой за столом, когда принимается небольшое количество людей, а совсем другое - прием "а-ля фуршет", когда столы сервируются заранее и выставляются буфеты с алкогольными напитками. Если на фуршетном приеме гости сами себе выбирают закуски, и здесь не возникает никаких проблем, то следует иметь в виду, что на приемах с рассадкой существует четкий порядок представления различных блюд: закуски, первые блюда (супы, борщ), рыбная, мясная пища, сыры, десерт, фрукты, кофе, чай. Количество блюд определяется в зависимости от характера приема, но стоит помнить, что закуска подается перед первым блюдом, а рыбные блюда - перед мясными и ни в коем случае не наоборот, так же как сыры нельзя подавать перед первым блюдом. При рассадке за столами на гостя следует планировать не менее 60 см пространства, чтобы не создавать излишней тесноты.
Большое внимание уделяется подбору гостей как на большой прием, так и на приемы с рассадкой. На большие приемы приглашается несколько сотен гостей, и здесь надо внимательно следить, чтобы о кого не забыть, особенно деятелей культуры, науки, журналистов, потому что, что касается перечня официальных лиц, представителей дипкорпуса, то здесь состоят более-менее стабильные списки с возможной заменой только фамилий отдельных должностных лиц. Более тонкой делом является подбор гостей на приемы с рассадкой, потому что здесь следует учитывать не только принцип старшинства, но и такие тонкости, как отношения между государствами на этот момент (напряженные или недружественные), характер приглашенных гостей (молчуны, балагуры), а может, даже и хобби.
Состав гостей на небольшие приемы зависит от характера приема, случаю, с которой он организовывается (например, прием по случаю визита Министра иностранных дел, дружеская встреча дипломатов двух посольств с определенной оказии, встреча шведскоговорящих послов и т.д.).
Большое значение, как уже отмечалось, имеет пунктуальность прибытия на прием. На некоторых приглашениях, когда ожидается большое количество гостей, может проставляться разная (с интервалом 5-10 минут) время, чтобы не создавать столпотворения, которое бывает иногда у некоторых посольств, а на небольшие приемы стоит приезжать вовремя, потому что нет худшей ситуации, когда все уже некоторое время сидят за столом, ведут оживленную беседу, а тогда появляются запоздалые гости, места которых, чтобы не оставались пустыми, могли занять дипломаты своего же посольства. В случае каких форс-мажорних обстоятельств (авария автомобиля) надо обязательно предупредить хозяев.
|
|
|
Очень внимательно следует подходить к провозглашения тостов и помнить, что, в отличие от постсоветских стран, в большинстве стран мира, ими, как и обязательным употреблением налитого до дна, не увлекаются и не злоупотребляют.
Хозяева должны следить, чтобы за столом велась непринужденная "легкая" беседа о стране, искусство, спорт, музыку, не навязывая присутствующим своих тем. Инициатива завершения приема принадлежит главному гостю с благодарностью за гостеприимство.
Во время приемов с рассадкой, как правило, в комнате, где собираются гости, на небольшом столике выставляется план расположения столов или гостей за столами. Согласно плану, каждое место за столом обозначено кувертною карточкой с фамилией гостя. Итак, гости заранее знакомятся с планом, находят свои места, предварительно знакомятся со своими соседями по столу.
Ниже приводятся наиболее характерные нормы дипломатического этикета, которых необходимо придерживаться на дипломатических приемах:
1. Первая заповедь - пунктуальность или своевременное прибытие на прием и пребывание на нем столько, сколько этого требуют правила вежливости. Уход с приема через 15-20 минут после его начала без специального объяснения причины может рассматриваться организаторами как демонстрация неприязни.
2. На приемы с рассадкой ни одного опоздания быть не может, потому что гости съезжаются в течение 3-5 минут и после небольшой паузы для взаимных приветствий или знакомства садятся к столу. Если же все-таки какие обстоятельства заставили гостя на несколько минут опоздать, и он приехал, когда прием уже начался, то ему нужно подойти к хозяину и хозяйке и, извинившись, кратко объяснить причину своего опоздания, поздравить их, поклониться остальных гостей и занять отведенное ему место.
3. На прием первыми приходят молодые дипломаты, затем - старшие, а посол завершает. Уход с приема происходит в обратном порядке: сначала старшие, затем - младшие. Задерживаться на приемах более общепринятый время (до 2-х часов) не принято, поскольку это обременительно для хозяев.
4. При прибытии на прием и оставлении его не обязательно жать руку каждому из присутствующих, достаточно поздороваться и попрощаться только с хозяином и хозяйкой, а всем остальным гостям поклониться.
5. Внешний вид и манеры гостя, его умение правильно вести себя за столом и на приеме - один из важных элементов этикета, и о нем всегда следует помнить
Протоколисты дип - представительств должны внимательно следить за всеми событиями в стране пребывания и анализировать их на предмет протокольного реагирования. Протокол диппредставительства информирует посла о полученных приглашения, собирает информацию о характере мер, их участников, время проведения, вносит предложения относительно формата участия посла в этих мероприятиях. Бывают такие ситуации, особенно в случае резкого обострения внутриполитической обстановки в стране пребывания, что не на все приглашения целесообразно реагировать.
Визиты, беседы, контакты, сбор информации, передача со своей стороны различных сообщений, разъяснений - вот основные направления работы посла. Протокол посольства должен вести учет всех мероприятий, вносить послу предложения из тех или иных проблемных вопросов, обеспечивать в протокольном плане детали приема послом гостей в посольстве (резиденции), встреча и проводы посла, рассадку гостей на приемах, подготовку, в случае необходимости, подарков (сувениров).
Большой объем работы приходится выполнять всем сотрудникам посольства, начиная от его главы, дипломатов и завершая административно-техническим и обслуживающим персоналом, во время подготовки и проведения визитов в страны пребывания, особенно визитов глав государства и правительства, министра иностранных дел, других высокопоставленных лиц государства.
В тесном сотрудничестве с представителями государственного (дипломатического) протокола страны пребывания разрабатывается детальная программа визита, готовятся справочные материалы о стране, регионы, города, отдельные объекты (музеи, картинные галереи), которые включаются в программу. Как правило, для подготовки визита приезжает передовая группа, ей со стороны диппредстав предоставляется максимальная помощь.
Программа визита должна учитывать особенности местного протокола, традиции, актуальную политическую обстановку в стране (вряд ли целесообразно включать в программу посещения регионов, где в конкретное время происходит, скажем, забастовки или иные акции протеста). Особенно внимательно прорабатывают пункты программы, которые связаны с местными протокольными церемониями: порядок встречи и проводов, возложение венков, участие в официальном приеме, посещение памятных мест и т.д. Очень важно (но это не всегда удается), чтобы в программе визита было нечто особенное(например, посещение главой делегации мест, связанных с историей его жизни). Так, Президент Казахстана Н. Назарбаев во время визита в Украину посетил города Днепропетровск и Днепродзержинск, где прошли годы его юности во время обучения. Трогательным пунктом программы для могут оказаться встречи с представителями общин за рубежом, особенно с молодежью и детьми.
Стоит помнить, что любой непродуманный экспромт, внесенный самовольно в программу визита, может иметь негативные последствия, в том числе и политические.
Протокольная служба посольства оказывает помощь и в организации визитов делегаций другого уровня, помогая им в соблюдении требований протокола страны пребывания. Чем активнее взаимные контакты, тем больше бывает делегаций, и все они нуждаются в помощи и содействии специалистов-протоколистов дипучреждения, потому что от опыта и умения применить дипломатический протокол часто зависят результаты визитов.
|
|
|
