 |
Формирование схемы анализа конкурентов как основного способа изучения конкурентной среды ОАО «Промприбор»
|
|
|
|
ОАО «Промприбор» на сегодняшний день - это успешное, доходное, быстро развивающееся предприятие, продукция которого успешно продается и эксплуатируется в России и за рубежом. ОАО «Промприбор» поставляет свою продукцию предприятиям машиностроения, нефтяной, газовой отрасли в России, ближнем зарубежье, странах СНГ.
Такая широкая география рынка требует от предприятия постоянной ориентации на удовлетворение потребностей клиентов, а также поддержания на должном уровне своей конкурентоспособности.
Практическая реализация конкурентной стратегии предприятия требует осознания ключевой роли системы обеспечения руководителей актуальной, ориентированной на принятие решений информацией о внешней и внутренней среде предприятия.
В мировой практике для реализации таких систем в компаниях создаются информационно - аналитические службы.
Система управления организацией при этом должна включать три уровня:
управление ее стратегическим развитием;
тактическое управление;
управление текущей деятельностью предприятия.
Характер информации для каждого уровня принимаемых решений значительно различается. В связи с этим работу системы исследования информации внешней среды целесообразно разделить как минимум на две составляющие:
) Оперативно - тактическая составляющая - информационное обеспечение жизненного цикла продукции на всех стадиях, включая: маркетинг, проектирование, разработку, сбыт и др. объектом данной составляющей является наблюдение за сегодняшними конкурентами, технологиями, товарами, потребностью рынка, с целью создания конкурентоспособной продукции.
) Стратегическая составляющая - сбор и анализ стратегической информации о глобальных процессах в экономике, политике, технологиях и т.д., которые могут оказать влияние (положительное или отрицательное) на развитие предприятия. Объект стратегической разведки можно определить так: это то, что нужно знать предприятию о своем деловом окружении, чтобы предвидеть изменения и принять соответствующие меры, направленные на удовлетворение будущих запросов потребителей и поддержание прибыльности.
|
|
|
Важнейшей проблемой, во многом обеспечивающей успех создания информационно - аналитической службы предприятия является формирование информационной инфраструктуры предприятия, в том числе ее организационной составляющей.
В структуре ОАО «Промприбор» в процессе сбора, обработки, анализа и синтеза информации необходимо задействовать практически все подразделения предприятия (отдел информационно - аналитического обеспечения, отделы маркетинга, планово - экономическое управление, финансовый отдел, отдел развития персонала и др.).
Такая технология управления знаниями наиболее оптимально реализует идею повышения эффективности управления на основе принципов централизации и децентрализации в управленческих системах путем формирования центра деловой информации (отдел информационно - аналитического обеспечения) и разветвленной сети информационно - аналитических групп подразделений.
Координацию информационно - аналитической работы на предприятии должна осуществлять информационно - аналитическая служба.
Главной задачей информационно - аналитической службы является содействие руководству предприятия в оценке ситуации на рынке, поддержка оптимальных решений по управлению предприятием путем обеспечения менеджеров высшего уровня управления информацией, основанной на результатах деятельности по сбору и аналитической обработке данных о внешней и внутренней среде предприятия.
|
|
|
На отдел информационно - аналитического обеспечения возлагаются функции создания системы исследования информации внешней среды, координации аналитической работы в подразделениях и объединения результатов в рамках единого информационного пространства предприятия (исследования по запросам руководителей предприятия, поиска оптимальных ресурсов информации знаний, мониторинг СМИ, обучение сотрудников предприятия пользованию ресурсами и др.).
В качестве основы при построении системы исследования информации внешней среды на ОАО «Промприбор» рекомендуется использовать широко применяемую в мире бизнеса модель «цели - потребности - каналы - базы» (Приложение В).
Суть данной модели состоит в следующем: на каждом уровне управления цель определяет потребность в информации, а, следовательно, область наблюдений и в результате информационные базы поддержки управленческих решений. Информация передается на каждый уровень управления всем категориям управленцев и специалистов.
До начала 90-х годов прошлого века российские предприятия факторов риска в своей деятельности не ощущали, так как они были государственной собственностью. Это означало, что по всем обязательствам ответственность несло государство в лице соответствующих министерств и ведомств.
В настоящее время ситуация координально изменилась: в конкурентной среде любой хозяйствующий субъект окружен различными факторами риска, способными в один момент превратить в ничто любые материальные и финансовые ресурсы.
Если попытаться провести детальный анализ причин провалов предпринимательской деятельности в России, то большинство из них можно свести к одному - это неумение, а порой, и просто нежелание заниматься обработкой и анализом информации об окружающей среде.
Для решения этой задачи предлагается создать в ОАО «Промприбор» систему по исследованию информации внешней среды (Приложение Г).
Систему исследования информации внешней среды можно рассматривать как набор взаимосвязанных этапов:
изучение целей, постановка задачи, определение потребности в информации, поиск источников;
выбор и построение оптимальных каналов получения информации, сбор информации;
|
|
|
формирование баз данных и документальных фондов;
анализ и систематизация информации, синтез информации;
распространение информации с охватом всех заинтересованных руководящих работников и специалистов, с учетом прав доступа.
-й этап - изучение целей, постановка задачи, определение потребности в информации, поиск источников.
Критичным для успешного выполнения данного этапа является определение места информационно - аналитической службы в оргструктуре компании. Специалисты отдела информационно - аналитического обеспечения и его руководитель имеет необходимые полномочия, обеспечивающие контакт с первыми руководителями предприятия (личные контакты, декадные совещания, балансовые комиссии, рабочие совещания, анкетирование и др.).
Одним из основных справочно-поисковых аппаратов системы исследования информации внешней среды является рубрикатор информационных потребностей руководителей предприятия, по которому происходит накопление и систематизация информационных массивов.
Предприятие постоянно развивается, появляются новые цели, изменяется сам рынок и окружающая предприятие среда. Поэтому рубрикатор должен периодически пересматриваться
Система сбора информации будет эффективно работать только при постоянном контакте с внешней средой и с руководителями предприятия, принимающими управленческие решения.
Такой контакт с руководителями предприятия позволяет правильно планировать выполнение первого этапа информационно - аналитических исследований с соблюдением трех основополагающих принципов:
определение цели проведения информационных исследований;
определение потребности субъекта в информации для достижения этих целей;
определение источников информации
и обеспечить выполнение основного принципа при формировании баз данных и фондов: накапливаться должна только та информация, которая в дальнейшем потребуется для анализа.
-й этап - выбор и построение оптимальных каналов получения информации, сбор информации.
Информационное наполнение системы во многом зависит от следующих факторов:
|
|
|
максимального использования всех каналов связи (личные контакты, ресурсы Интернет, печатные издания, радио, телевидение и пр.);
создания эффективной системы сбора и систематизации информации независимо от того, по какому каналу она поступила (речь идет о разработке системы регламентов - Положений, Методик и ряда других руководящих и регламентирующих документов);
создание на предприятии условий, когда сбор разнообразной полезной информации является неотъемлемой составной частью служебных обязанностей каждого сотрудника предприятия.
Эффективность работ по сбору информации обеспечивает организационная структура системы. Основу ее должны составлять группы информационно - аналитического обеспечения подразделений (децентрализованная горизонтальная структура), которые совместно с отделом информационно - аналитического обеспечения (централизованная вертикальная структура) обеспечивают сбор и анализ информации внешней среды практически для всех уровней управления.
Одним из основных направлений работы специалистов системы исследования информации внешней среды является аналитическая разведка средствами компьютерной сети Интернет. Ее сущность заключается в поиске, сборе и аналитической обработке информации из открытых и платных источников сети Интернет. В ОАО «Промприбор» функции аналитической разведки необходимо возложить на специально созданную группу в отделе информационно - аналитического обеспечения, а также на маркетологов, специалистов экономических, конструкторских, инженерных и других служб предприятия.
В структуре информации, получаемой предприятием из внешней среды, около 60% - это платная информация, получаемая по подписке, из информационных агентств и центров, специализированных банков данных, и около 40% - условно бесплатная (открытые ресурсы Интернет, материалы выставок, конференций, командировок и др.). Однако основное внимание необходимо уделять официальным источникам информации.
-й этап - формирование баз данных и фондов. Полученная на предприятие по различным видам информация систематизируется и помещается в корпоративные базы данных или фонды.
-й этап - анализ и синтез информации. Информационно - аналитические исследования необходимо рассматривать как динамический процесс, включающий три последовательных этапа построения информационных моделей - тезисной, аналитической, синтетической (ТАС - модель) (рис. 5).
Рисунок 5 - Схема проведения информационно-аналитических исследований на основе ТАС-моделей
|
|
|
Каждый последующий этап по «прямой связи» получает результат предыдущего этапа. В то же время в соответствии с принципами системного подхода каждый последующий этап по «обратной связи» посылает на предыдущий этап «сигнал достаточности» выполненных разработок.
В результате аналитической обработки руководителю выдается осмысленная информация, полученная из оцененных, истолкованных и соотнесенных данных, изложенных таким образом, что ясно видится решение конкретной поставленной задачи.
-й этап - подготовка и распространение. В системе исследования информации внешней среды немаловажное значение играет этап подготовки и доведения обработанной информации, с учетом прав доступа, до всех заинтересованных руководящих работников и специалистов предприятия.
Результаты информационно - аналитических исследований, в зависимости от важности и уровня представления, оформляются в виде: отчетов о патентно-информационных исследованиях; мониторинга СМИ; информационно - аналитических справок (для оценки состояния отдельных вопросов); информационных бюллетеней; информационно - аналитических обзоров и других.
Вышеуказанные материалы могут быть представлены в печатном или электронном виде.
В процессе обработки и подготовки информации, при необходимости, осуществляется перевод материалов с иностранных языков, графическое представление информации, подготовка и тиражирование печатных изданий, подготовка материалов для проведения научно - технических конференций, компьютерных презентаций и прочих форм распространения информации.
Для этих целей в состав отдела информационно - аналитического обеспечения следует включить:
группу переводов и технического обеспечения переговоров;
центр оперативной полиграфии;
типографию;
бюро внедрения систем исследования внешней среды.
Система исследования информации внешней среды должна не только обеспечивать необходимой информацией всех заинтересованных лиц, но и одновременно обеспечивать контроль над ее целевым использованием.
Так информация оперативно - тактического и стратегического характера поступает к должностным лицам, занимающимся планированием и несущим ответственность за принятие решений, согласно имеющемуся у них допуску к конфиденциальной информации. Особо конфиденциальная информация должна выдаваться только первому лицу предприятия.
Система сбора, анализа и обработки информации внешней среды, предлагаемая к эксплуатации на заводе, должна включать в себя следующие подсистемы:
. Система тематического обслуживания руководителей.
. АРМ руководителя.
. Мониторинг электронных СМИ.
. База данных нормативных актов России (действующих и проектов).
. База данных нововведений.
. Формирование и эксплуатация электронного архива патентной информации, организация доступа к мировым и отечественным информационным ресурсам патентных ведомств по сети Internet.
. Система обработки и оформления документации с использованием технологии оптического распознавания текстов и автоматизированного перевода.
. Система подготовки и проведения презентаций с использованием мультимедиа и видео технологий и др.
|
|
|
