 |
Предложения, направленные на развитие ИС.
|
|
|
|
Предложения по развитию информационной системы компании ТЭП, направленные на улучшение показателя «Минимальное время проектирования» включают:
· совершенствование процедуры работы с «Microsoft Project»;
· совершенствование навыков работы проектировщиков с автоматизированными средствами проектирования
· и самое главное - организационно-технические решения по технологиям хранения проектов и знаний, а также по доступу к ним (2 варианта).
Как связаны все эти предложения с бизнес-процессами и с существующей организационной структурой компании, показано в таблице 3. Потребуется ли реорганизация компании при дальнейшем развитии ИС, будет зависеть от того, какой вариант дальнейшего развития выберет руководство компании ТЭП в части технологий хранения проектов и знаний.
Таблица 3.
| Процессный подход к управлению | Матричная система управления | Предложения, направленные на развитие информационной системы. | |
| Функциональная область | Уровень информационной системы | ||
| Технологический процесс проектирования | Управления | Горизонталь (ГИПы) | Совершенствование процедуры работы с «Microsoft Project» |
| Знаний | Вертикаль (тематические отделы проектиров-щиков). | Организационно-технические решения по технологиям организации хранения проектов и знаний, а также по доступу к ним (2 варианта). | |
| Операционный | Совершенствование навыков работы проектировщиков со средствами проектирования AutoCad 2000, Visio 2000 и пр.. |
Первый вариант. Малобюджетный, но менее эффективный путь. Этот вариант предполагает упорядочение и структурирование информации, хранящейся на дисках файл-сервера, а также назначение ответственного лица за ввод последнего утверждённого варианта проекта в электронном виде в базу. Тип изменений в деятельности компании в этом случае нельзя отнести к реинжинирингу, по существующей терминологии – это «рационализация».
|
|
|
С реинжинирингом связан второй вариант – затратный. В рамках IT-проекта выполнена оценка его бюджета, проработан план внедрения. Рекомендуется приобрести программный продукт «Электронный архив» и дооборудовать ИКТ-инфраструктуру. «Электронный архив» - это условное название специализированной информационной системы для хранения и управления знаниями, построенной на базе стандартной СУБД. Развитие информационной системы компании ТЭП в направлении приобретения программы «Электронный архив» представляется перспективным. При этом варианте должны произойти изменения, которые внесут новое содержание в технологический процесс проектирования и появятся дополнительные составляющие эффективности. Большой резерв эффективности внедрения ИКТ в деятельность проектной организации лежит в оптимизации доступа к «нематериальным активам». По данным, встречающимся в литературе, около 70% трудозатрат при создании новых документов связаны с поиском необходимой информации и связанных (коррелированных) документов.
Рис. 2 Электронный архив в проектной компании.
Электронное хранение документации и управление ими является необходимой частью современных систем управления знанием. С использованием технологий систем управления знанием несвязанная информация в пределах организации становится легко доступной для пользования и восстановления.
И в завершение…
Насколько оптимальными окажутся рекомендации, сформированные на основе методики SAT, покажет время. Как и в любой оптимизационной задаче, начальные предпосылки играют очень важную роль. Здесь в роли таких начальных условий выступает результат прогнозирования телекоммуникационного рынка.
|
|
|
А если этот прогноз не оправдается? Давайте обратим внимание на конкуренцию в проектном сегменте телекоммуникационного рынка и на то, что если она будет увеличиваться дальше, то ориентация только на крупных Заказчиков может привести к нестабильному финансовому положению компании ТЭП. Несколько крупных Заказчиков с большими оригинальными проектами или множество небольших компаний с унифицированными проектами - это не только разные технологии проектирования, но и разные стратегии внедрения ИКТ. При ориентации на небольшие заказы первоочередное внимание проектной компании следует уделить сайту, вопросам оперативности заключения договоров, типизации технических решений. Более того, возможно потребуется диверсификация бизнеса. Например, если в портфеле заказов будут существенно преобладать небольшие проекты, то скорее всего придётся отказаться от узкой специализации компании и переориентироваться на «системную интеграцию»: проект, поставка оборудования, стройка. Такая работа предполагает полную перестройку организационной структуры и бизнес-процессов в компании, а также другую стратегию развития ИС.
Ценность методики SAT заключается в том, что она представляет собой гибкий инструмент, позволяющий проигрывать разные варианты и ситуации, решать нестандартные задачи и находить выход из тупиковых на первый взгляд ситуаций. Наверное, поэтому методика и называется «Self Assessment Tool», что переводится с английского как «инструмент самопроверки».
Вопросы к конкретной ситуации «Развитие информационной системы проектной компании».
1. Проанализируйте «цепочку поставок», в которой участвует компания ТЭП. Кто в «цепочке» является для компании ТЭП поставщиком? Влияет ли правильный ответ на этот вопрос на выбор путей дальнейшего развития информационной системы проектной компании?
2. Правильно ли руководство компании ТЭП определяет стратегическую цель развития с учётом тенденций развития телекоммуникационного рынка России на ближайшие 3-5 лет? Обоснуйте ваше мнение.
3. Проанализируйте состав существующей информационной системы компании ТЭП. Какие бизнес-процессы поддерживаются уже внедрёнными аппаратно-программными средствами, а какие – нет?
|
|
|
4. Какие бизнес-процессы в компании ТЭП являются ключевыми? Обоснуйте Ваш ответ.
5. Сформулируйте причины, по которым внедрение программного продукта Мicrosoft Project в компании ТЭП нельзя назвать успешным.
6. Разработайте основные положения плана внедрения аппаратно-программного комплекса «Электронный архив» (в том числе учтите план обучения).
| Автор: | Борисова Нина Александровна,к.т.н.,заместитель директора ЦМС имени А.С.Попова по науке и технике. Доцент Санкт-Петербургского ГУТ им.проф.М.А.Бонч-Бруевича Сертифицированный консультант проекта "Электронные навыки для Российских малых и средних предприятий” |
Определение ИКТ
Определите значение слов и вы избавите человечество от половины его заблуждений
Рене Декарт
Изменения, происходящие в деловом мире в последние десятилетия, характеризуются постоянным ужесточением конкуренции. Стремление компаний выжить и преуспеть в новых условиях приводит к целенаправленным попыткам применения современных Информационных и Коммуникационных Технологий (ИКТ) для получения долгосрочного конкурентного преимущества.
В глобальном информационном сообществе, где информация передается через киберпространство практически без ограничений по объемам, расстоянию и скорости, такая критичность возрастает вследствие влияния следующих факторов:
· Увеличивающаяся зависимость компаний от используемой ими информации и систем, предоставляющих эту информацию;
· Возрастающая уязвимость и широкий спектр информационных угроз
· Рост текущих и будущих инвестиций в информацию и информационные системы;
· Потенциал информационных технологий, создающий новые благоприятные возможности и снижающий стоимость их реализации, но, приводящий к серьезным изменениям в организации и самой практике ведения бизнеса.
Для многих организаций информация и поддерживающие ее технологии уже сейчас являются наиболее ценными активами.
Уже многие компании на своем опыте убедились, что информационные технологии, сами по себе, не дают ожидаемых от их применения преимуществ. Однако, технологии в этом не виноваты, поскольку, не смотря на стремительное изменение их технических параметров (скорость, объемы, расстояния, стоимость и т.д.) не только они определяют конечный результат их применения, но и то, как компании понимают роль ИКТ в их бизнесе и как управляют их внедрением.
|
|
|
Прежде всего, для грамотного применения ИКТ, необходимо определить основные термины:
Рисунок 1. Данные-Информация-Знания
Данные – любые сведения об окружающем мире, факты, характеризующие кого-либо, что-либо. Свойства, способности, качества.
Информация – сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах, закономерностях…), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), которые можно воспроизводить путем передачи устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, и т.д.).
Наиболее важным для нас в этом пространном определении является то, что информация должна уменьшать имеющуюся неопределенность. В процессе деятельности любой организации всегда возникает потребность в использовании информации для:
- поддержки бизнес процессов
- принятия управленческих решений на всех уровнях
- создания и удержания конкурентного преимущества
Знания - проверенный практикой результат познания действительности, верное ее отражение в мышлении человека; обладание опытом и пониманием, которые являются правильными и в субъективном и в объективном отношении и на основании которых можно предпринимать компетентные действия
Знания (рынков, технологий производства и управления и др.) – самый важный из ресурсов предприятия, которые, с одной стороны, появляются лишь на основе накопления и переработки информации, а с другой стороны, определяют то, какие данные об окружающем мире считать информацией, как ее собирать, хранить, обрабатывать и распространять для решения задач предприятия и достижения его целей.
Для удовлетворения потребностей в знаниях и информации, на предприятиях стихийно или в результате тщательного анализа и планирования появляются источники и потребители специфической информации, сама информация на различных носителях, технические средства, правила и процедуры работы с ней и люди, обладающие необходимыми навыками и мотивацией, использующие все вышеперечисленное для достижения целей предприятия. Все это вместе образует информационную систему предприятия.
|
|
|
При рассмотрении информационной системы ни в коем случае нельзя ограничиваться только внутренней информацией. Внешние источники и потребители информации играют огромную (если не главную) роль в деятельности любой организации.
Информационные системы, включающие все вышеперечисленные элементы, существовали со времен первых попыток человека сообщить что-то сородичам. Не всегда они воспринимались как единое целое, поскольку практически никогда ранее не возникало столь острой необходимости в их комплексном изучении и эффективном управлении.
Теперь на первый план выходит умение менеджеров управлять процессами планирования, создания и эксплуатации информационных систем организации в соответствии с ее стратегией. Для этого, во-первых, им необходимо относиться к информации скорее как к “материальным” активам, чем как-то иначе. Во-вторых, им не следует питать иллюзии, что информационные технологии, внедренные в рамках сложившейся информационной культуры и поведения, сами собой разрешат проблемы организации. Компьютеры и электронные коммуникации — это лишь инструменты, помогающие работать с информацией. И чем мощнее (и дороже) эти инструменты, тем более тщательно нужно думать о том, как эффективнее их использовать. В-третьих, работники, занятые сбором, обработкой и использованием информации, легче распознают дисфункциональность информационного поведения менеджеров, не согласующегося с заявленными целями компании или ее установками и стилем. В-четвертых, организации, которые сумеют первыми в отрасли увязать свою информационную систему с рыночными и производственными стратегиями, обретут определенное конкурентное преимущество.
Информационная система в таком контексте должна рассматриваться как среда, обеспечивающая целенаправленную деятельность предприятия. Т.е. она представляет собой совокупность таких компонентов как информация, процедуры, персонал, аппаратное и программное обеспечение, объединенных регулируемыми взаимоотношениями для формирования организации как единого целого и обеспечения её целенаправленной деятельности.
Следствием принятия такого определения является тот вывод, что эффективность информационной системы может быть оценена только в терминах ее вклада в достижение организацией ее целей.
Управление информационными системами – «Применение методов управления процессами планирования, анализа, дизайна, создания, внедрения и эксплуатации информационной системы организации для достижения ее целей» (ГОСТ РВ 51987-2002) или «Структура взаимоотношений и процессов выбора вектора развития предприятия и его управления, направленных на увеличение его стоимости при сбалансированном риске в сфере информационных и смежных технологий» (CobiT)
Функции ИКТ в организации значительно менялись с течением времени.
До 1960-ых, функция информационных систем была проста: Во первых - сбор исходных данных с помощью систем обработки транзакций (transaction processing systems - TPS). Результаты такой регистрации используются для создания баз данных о клиентах, инвентаре, и других объектах управления. Системы обработки транзакций подготавливают информацию для внутреннего или внешнего использования. Например, заявки клиентов, платежные ведомости, товарные чеки, налоговые и финансовые отчеты. Вслед за ними появились системы диалоговой обработки запросов к этим базам данных, предназначенные для получения оперативной информации о том, что в них содержится (eltronic data processing - EDP). Затем, появлась концепция управленческих информационных систем (management information systems - MIS), которая добавляла ранее созданным системам функции систематизации и обработки накопленной информации для подготовки заранее заданных форм отчетов, необходимых менеджерам для принятия управленческих решений (information reporting systems - IRS ).
В 1970-ых, стало очевидно, что жестко заданные формы отчетов не отвечают требованиям менеджеров. Тогда появилась концепция систем поддержки принятия решений (decision support systems - DSS). Эти системы, содержащие модели объектов управления обеспечивали менеджеров специализированной и интерактивной поддержкой процессов принятия уникальных решений, отвечая на вопросы о том, как поведет себя объект при принятии того или иного решения.
В 1980-ых развитие мощности (быстродействия) вычислительных машин, пакетов прикладных программ, и телекоммуникационных сетей дало толчок к появлению феномена конечного пользователя (end user computing - EUC). С этого момента, конечные пользователи (менеджеры) получили возможность самостоятельно использовать вычислительные ресурсы для постановки и решения задач, связанных с их профессиональной деятельностью, не завися от посредничества аналитиков, программистов, операторов и других специализированных информационных служб.
С пониманием того, что большинство менеджеров высшего уровня не используют непосредственно результаты работы систем подготовки отчетов или систем поддержки принятия решений, появились системы поддержки принятия стратегических решений (executive information systems - EIS). Эти системы обеспечивают высшее руководство жизненно важной для них информацией из различных источников, преимущественно о внешнем мире, в момент, когда им это необходимо и в формате, который является наиболее удобном для принятия сложных решений.
Крупным достижением было создание и применение систем и методов искусственного интеллекта (artificial intellegence - AI) в информационных системах. Экспертные системы (expert systems - ES) и системы баз знаний (knowledge-based systems - KBS) определили новую роль информационных систем. Сегодня, они могут обеспечить менеджеров качественными рекомендациями на основе результатов обработки больших массивов исходной и аналитической информации в специализированных областях.
80-90е годы ХХ столетия охарактеризовалисьбурным ростом количества специализированных информационных систем и их интеграцией в различных комбинациях:
· SRM - Storage Resource Management – система управления закупками
· MES - Manufacturing Execution System -система управления производственными процессами
· APS – Advanced Planning System – система поддержки расширенного планирования
· WMS – Warehouse Management System – Системы управления складскими запасами
· SFA - Sales Force Automations – Системы управления процессами продаж
· CRM - Customer Relationship Management – Системы управления взаимоотношениями с клиентами - приложения для автоматизации и оптимизации, повышения эффективности процессов, направленных на взаимодействие с клиентами (продажи, маркетинг, обслуживание) за счет персонализации взаимоотношений.
· SCM – Supply Chain Management – Системы управление цепочками поставок - процессами координации перемещения товара от производителя к конечному пользователю, включающими в себя снабжение, производство, складирования, доставку и дистрибьюцию товаров.
Рисунок 2. Функциональные ИС
Появление интеграционных тенденций привело к распространению MRP-ERP-систем, как формализованной совокупности понятий и процессов, описывающих и обеспечивающих информационной поддержкой работу предприятий.
Они имеют сугубо конструктивный характер отражающий результаты анализа деятельности реально работающих предприятий, т. е. их можно воспринимать как набор директивных инструкций и алгоритмов (это нужно сделать таким образом, передать данные в таком-то виде, сделать запись о выполненных операциях там-то и т. п). Развитие этих систем происходило эволюционно, очередная концепция поглощала предыдущую.
- MRP (Material Requirement Planning) - Планирование потребности в материалах.
Методология повышения эффективности объемного и календарного планирования потребности в сырьевых ресурсах на основе имеющегося плана производства. - MRP II (Manufacturing Resource Planning) – Планирование производственных ресурсов.
Методология, направленная на эффективное управление всеми производственными ресурсами предприятия. Принципы, модели и процедуры управления и контроля обеспечивают (в общем случае) решение задач планирования деятельности предприятия в натуральных единицах. Финансовое планирование, обеспечивает моделирование возможностей предприятия.
MRP II разработан в США и поддерживается американским обществом по контролю за производством и запасами – American Production and Inventory Control Society (APICS). APICS регулярно издает документ “MPR II Standard System”, в котором описываются основные требования к Информационным производственным системам. Последнее издание Этой системы промышленных стандартов вышло в 1989г. - ERP (Enterprise Resource Planning) - Планирование Ресурсов Предприятия
Ориентирован в большой степени на работу с финансовой информацией для решения задач управления большими корпорациями с разнесенными территориально ресурсами.
Возник в результате развития MRP-II. Включает все, что необходимо для получения ресурсов, изготовления продукции, ее транспортировки и расчетов по заказам клиентов, а также встраиваются модули управления кадрами и финансовой деятельностью предприятия. В EPR реализованы новые подходы по применению графики, использования реляционных БД, CASE-технологий, архитектуры вычислительных систем типа “клиент-сервер”, реализация их как открытых систем. - ERP II, CSRP (Customer Synchronized Resource Planning) - Планирование ресурсов, синхронизированное с заказами покупателей.
ERP II использует проверенную, интегрированную функциональность ERP и переносит функцию производственного планирования ближе к покупателю. ERP II предоставляет действенные методы и приложения для создания продуктов с повышенной ценностью для покупателя. (Полноценных действующих примеров внедрения пока нет)
Рисунок 3. MRP/ERP системы
Появившаяся в 1980-ом, и продолжающая развиваться в 1990-ые - концепция стратегической роли информационных систем, иногда называемых стратегическими информационными системами (strategic information systems - SIS). Согласно этой концепции, информационные системы теперь не просто инструмент, обеспечивающий обработку информации для конечных пользователей внутри фирмы. Теперь они становятся генератором, основанных на информации, новых изделий и услуг, которые должны обеспечить фирме конкурентное преимущество на рынке.
Технически, такие системы могут не отличаться от традиционных систем. Основным их отличием является само отношение к информации как к стратегическому ресурсу, которое определяет и другие отличия и результаты существования системы.
Новые подходы к использованию информации позволили огромному количеству фирм в различных отраслях создать новые продукты и услуги, существенно снизить затраты и добиться значительного и устойчивого конкурентного преимущества. Но такое преимущество достигается не только повышением эффективности старых процессов, но также и преобразованием бизнеса в целом. Например, переход на электронное банковское обслуживание требует изменения всех процедур оформления платежей с партнерами.
Можно сделать вывод о том, что в процессе становления современные информационные системы последовательно решали следующие задачи:
· Повышение эффективности выполнения отдельных задач (автоматизация бухгалтерских расчетов, электронный обмен данными…)
· Улучшение результативности исполнения функций (поддержка принятия решений, финансовое планирование…)
· Интеграция (MRP, включение в процесс партнеров…)
Через эти стадии, как показывает практика, проходят и почти все предприятия в процессе своего развития. И логика этого развития показывает, что первые две ступени, практически являются совершенствованием существующих форм бизнеса, в то время как третья требует переосмысления и изменения этих форм. Однако, наиболее часто встречается порочная практика внедрения современных ИКТ на основе устаревших правил и поверх имеющихся организационных структур, что приводит к крайне низкой эффективности инвестиций в развитие информационных систем.
Вторая половина 90-х охарактеризовалась внедрением масштабных ERP-систем, огромными инвестициями в оборудование и инфраструктуру, чрезмерными надеждами на Internet и электронную коммерцию. 2000 год оказался переломным. Завершился период более чем щедрых затрат на решение «Проблемы 2000 года». В том же году обвалом на рынке сменился «Internet-бум» — период, когда многим казалось, что ИКТ приносят успех просто самим фактом своего присутствия. Вместе с окончанием эпохи Y2K и доткомов наступило отрезвление и понимание того, что огромные затраты на ИКТ принесли реальный результат далеко не всем. Оказалось, что в выигрыше остались лишь те немногие, кто целенаправленно управлял развитием информационных систем, привязывая использование ИКТ к инновациям в сфере управления, сосредоточивая ИТ на бизнес-областях, имеющих максимальный потенциал создания ценности для клиентов и сокращения затрат, ища специфические для собственной отрасли точки максимально эффективного применения ИКТ и расставляя приоритеты их развития в соответствии с планами развития бизнеса.
|
|
|
