 |
Подсистемы автоматизации документооборота (платформа СЭД)
|
|
|
|
В обобщенном и идеализированном виде они включают в себя:
· системы автоматизации делопроизводства;
· архивы документов;
· системы ввода документов и системы обработки образов документов;
· системы оптимизации хранения документов;
· системы маршрутизации документов;
· подсистемы комплексной автоматизации бизнес-процессов.
На сегодня не существует идеального выбора базовой платформы для внедрения системы автоматизации документооборота компании. Любое решение потребует дополнительных усилий не только на разработку комплекта приложений, но и по дополнению базовых инструментов предоставляемых платформой, под конкретные условия.
Структура СЭД
В основе системы документооборота лежит подсистема хранения. В простейшем случае это может быть база данных учета документов в системах автоматизации делопроизводства. Клиентское рабочее место осуществляет возможность занесения информации о документах в систему, поиск документов по их атрибутам, модификацию информации (текущее местоположение, статус исполнения и прочее) и управление данными.
В том случае, если система документооборота хранит документы или их образы, необходима специальная среда их хранения. В простейшем случае для этого может использоваться файловая система. В более сложном случае это может быть специализированная система построения архива документов. База данных должна содержать информацию о правах доступа к документам, блокировках и пр. В этом случае возможно присутствие систем оптимизации хранения документов и системы поддержки полнотекстового индексирования.
Клиентские приложения, соответственно, должны включать такие дополнительные функции, как доступ к документам в архиве, поддержка блокировки и изменения атрибутов документов, а также возможность полнотекстового поиска. Для ввода документов в систему может использоваться система распознавания текстов и печатных форм.
|
|
|
В случае наличия в системе средств маршрутизации база данных хранит дополнительную информацию о маршрутах движения документов, текущем состоянии маршрутов и пр. Модуль маршрутизации осуществляет непосредственную доставку документов на рабочие места пользователей и внесение информации об изменении статуса документов в базу данных. Клиентское рабочее место системы маршрутизации может непосредственно не взаимодействовать с базой данных и архивом документов, а получать доступ к документам посредством среды маршрутизации, в качестве которой может использоваться, например, электронная почта.
5.8 Специфика традиционного российского делопроизводства.
Особенности национальной… работы с документами
Причина многих неудач при внедрении зарубежных СЭД в том, что исторически сложившаяся и подкрепленная законодательными и иными правилами наша система управления просто не соответствует западным нормам и методам управления.
Технологии "документопотока" (docflow), встроенные в западные системы управления документами, как правило, носят весьма общий характер и ни в коей мере не учитывают сложившуюся в течение столетий и детально проработанную отечественную управленческую практику. Западные традиции связаны с персональной ответственностью менеджера за документ и его исполнение (характерно, что в английском языке отсутствует само слово "документооборот").
Предметом регламентации в традиционных западных системах работы с документами является, в первую очередь, систематизация хранения исполненных документов (аналогично отечественному архивному хранению). Исполнители решают многие вопросы преимущественно на горизонтальном уровне, без участия руководства. Отечественная традиция – регистрация каждого документа уже с момента его появления в организации, а также регламентированный документооборот еще до завершения исполнения документа.
|
|
|
Традиционная отечественная (на схеме показано красным) система делопроизводства характеризовалась и характеризуется, прежде всего, строгой вертикальной направленностью. Т.е. все документы, поступающие в организацию, после регистрации направляются на доклад к руководителю. После рассмотрения документа руководитель накладывает резолюцию, в которой указывает ответственного исполнителя. Далее документ попадает к ответственному исполнителю, который либо исполняет документ, либо направляет его на исполнение своим подчиненным, и таким образом документ, обрастая резолюциями, двигается вглубь к основанию иерархии. После того, как документ исполнен, он совершает обратный путь снизу на самый верх, где и докладывается об его исполнении.
Западное же делопроизводство (на схеме показано синим) тяготеет к горизонтальной схеме. Это когда поступающие в учреждение документы сразу направляются исполнителям без доклада “наверх”.
Еще одним принципиальным отличием нашей делопроизводственной практики от западной является наличие органа, контролирующего исполнение документа. Перед тем как отправить документ ответственному исполнителю, он ставится на контроль в делопроизводстве учреждения. Таким образом, третье лицо – делопроизводитель - всегда знает, у кого находится документ на исполнении и когда он должен быть исполнен.
Именно эти два принципиальных отличия и определяют разницу в подходах к ведению делопроизводства у нас и за рубежом.
Эффект от внедрения СЭД
Эффект от внедрения СЭД:
- В области производительности труда:сокращение количества бумажных документов; автоматизация процесса регистрации документов; сокращение времени поиска документов; избавление персонала от рутинной работы.
- В области исполнительской дисциплины: функционирует процесс оповещения о поручениях; контроль исполнения заданий; мониторинг загруженности сотрудников; автоматизируется построение отчетов об исполнительской дисциплине.
- В области коммуникаций: повышение скорости; создание единого информационного пространства организации; обеспечение взаимодействия рабочих групп; обеспечение доступа к информации удаленным сотрудникам и клиентам.
Количественная оценка эффекта (в среднем, по большому числу предприятий):
|
|
|
· в 1,5–2 раза повышается производительность труда;
· в 4 раза сокращается время обработки документов;
· в 5 раз уменьшаются расходы на содержание площадей для хранения документов;
· на 40% сокращаются общие расходы, связанные с обработкой остающихся бумажными документов;
· на 50% увеличивается скорость реагирования на клиентский запрос.
По данным Ernst & Young изменения в среднем таковы:
· на 25-50% повышается производительность труда;
· на 75% сокращается время обработки документов;
· на 80% уменьшаются расходы на содержание площадей для хранения документов (это особенно актуально для организаций, имеющих дело с большим количеством бумажных документов – чертежей, проектов).
Проблемы внедрения СЭД
Основные проблемы, с которыми может столкнуться предприятие при выборе и внедрении СЭД:
· неинформированность руководителей о продуктах СЭД, их существовании и свойствах;
· расхождение принципов построения и функционирования СЭД с реальной (т.е. неидеальной) оргструктурой и бизнес-процессами конкретного предприятия;
· психологические проблемы (СЭД, как «контролёр», сразу выявит недостатки работы, и будет постоянно «стоять за спиной» у всех, даже у руководителя);
· отсутствие электронных навыков у большинства из старых кадров – далеко не все «проверенные», высококвалифицированные работники сумеют хорошо освоиться в совершенно новых условиях работы.
Иначе, другими словами, основные проблемы внедрения СЭД можно сформулировать как:
· консерватизм персонала;
· отсутствие поддержки первого лица;
· сложность формализации структуры и бизнес-процессов;
· отсутствие корпоративной культуры работы с документами;
· сложность оценки эффекта от внедрения, как следствие – отсутствие интереса.
|
|
|
