 |
Определение структуры таблицы
|
|
|
|
Структура таблицы может быть создана с использованием режима таблицы либо в режиме Конструктора, а также и с помощью Мастера таблиц.
Наиболее широкие возможности по определению параметров создаваемой таблицы предоставляет режим Конструктора.
При определении структуры таблицы устанавливается, из каких полей состоит отдельная запись БД, и задается тип данных каждого поля. Каждое поле идентифицируется своим именем. Кроме этих атрибутов, каждое поле таблицы обладает дополнительными свойствами, отображаемыми в нижней части конструктора и определяющими условия ввода данных.
Присвоение имен полям и выбор типа данных
Имена полей печатаются в клетках столбца Имя поля Конструктора таблиц. Имя поля может содержать до 64 символов, включая пробелы, за исключением точки, восклицательного знака и квадратных скобок.
В столбце Тип данных определяется тип данных в этом поле (переход между столбцами осуществляется с помощью клавиши <Таб>). Щелкнув на стрелку в правой части клетки, можно выбрать нужный тип данных из открывшегося списка. Поля типа Счетчик предназначены для хранения данных, значения которых не редактируются, а устанавливаются автоматически при добавлении каждой новой записи в таблицу. Мастер подстановок позволяет создавать поле, в котором пользователь может выбрать значения из сформированного заранее списка.
В столбце Описание печатаются комментарии, описывающие данное поле. Описание поля используется при обращении к полю в дальнейшем. При вводе данных в это поле текст описания выводится в строку состояния.
Установка первичного ключа
Объявление первичного ключа обеспечивает уникальность строк и препятствует вводу повторяющихся блоков данных. Это поле не может содержать одинаковую величину в двух различных записях.
|
|
|
В MS Accessможно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.
Указание поля счетчика в качестве ключевого является наиболее простым способом создания ключевых полей. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика.
Простой ключ определяется полем, содержащим уникальные значения. Ключевое поле не может содержать повторяющиеся или пустые значения. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, то следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.
В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать составной ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим».
Первичный ключ может быть определен только в режиме Конструктора таблиц:
1) выделите поле, которое должно стать полем первичного ключа;
2) вызовите команду Правка / Ключевое поле или нажмите кнопку Ключ панели инструментов.
Ключ – поле, которое однозначно определяет соответствующую запись в таблице. В качестве ключевого поля чаще всего используется поле, содержащее тип данных счетчик. Однако иногда удобнее в качестве ключевого поля таблицы использовать другие поля: код товара, инвентарный номер и т.п.
Тип поля определяется типом данных, которых оно содержит. Поля могут содержать следующие основные типы данных, допустимых при работе с Access:
ü Текстовый – одна строка алфавитно – цифровых символов не более 255.
|
|
|
ü Поле МЕМО – текст, состоящий из нескольких строк, которые затем можно будет просмотреть при помощи полос прокрутки (до 65535 символов).
ü Числовой – число любого типа (целое, вещественное и т.д.)
ü Дата/время – поле, содержащее дату или время.
ü Денежный – поле, выраженное в денежных единицах (рубли, доллары и т.д.).
ü Счетчик - содержит последовательность целых чисел, которые задаются автоматически при вводе записей. Эти числа не могут быть изменены пользователем.
ü Логический – содержит одно из значений TRUE (истина) или FALSE (ложь) и применяется в логических операциях.
ü Поле объекта ОLE – содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel, документ Word и т. д.
ü Гиперссылка. Содержит ссылку на информационный ресурс в Интернете (например Web-сайт).
Установка характеристик полей
В нижней части окна Конструктора таблиц указываются свойства каждого поля таблицы 5.1.
Таблица 5.1
Свойства и назначения окон
| Свойство | Назначение |
| Размер поля | задает максимальное число символов для ввода в данное поле. |
| Новые значения | определяет способ изменения значений счетчика при добавлении новых записей. |
| Формат поля | задает формат вывода значений данного поля. |
| Число десятичных знаков | определяет число десятичных знаков, используемых при отображении чисел. |
| Маска ввода | задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле. |
| Подпись | определяет текст, который выводится в качестве подписи поля. |
| Значение по умолчанию | позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи. |
| Условие на значение | определяет требования к данным, вводимым в поле. |
| Сообщение об ошибке | позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве Условие на значение. |
| Обязательное поле | указывает, требует ли поле обязательного ввода значения. |
| Пустые строки | определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк («»). |
| Индексированное поле | определяет индекс, создаваемый по одному полю. |
Ввод записей
Ввод записей выполняется в режиме работы с таблицами. Переход к табличному представлению БД осуществляется с помощью кнопки Режим таблицы панели инструментов или с помощью команды Вид/Режим таблицы.
|
|
|
Для перехода между столбцами и к следующей записи используется клавиша <Таб> или комбинация клавиш <Shift><Tab>. Для перехода между записями также служат кнопки переходов в нижнем левом углу окна, где также отображается общее количество записей и номер текущей записи.
Чтобы добавить рисунок или любой другой объект в запись:
1. Перейдите в режим Конструктора таблиц.
2. Добавьте поле объекта ОLЕ.
3. В режиме Таблицы установите курсор в нужную клетку и выполните команду Вставка®Объект.
Если объект вставляется из существующего файла:
1. В появившемся окне выберите переключатель Создать из файла.
2. Введите полное имя добавляемого файла в поле «Файл» или нажмите кнопку Обзор и выберите имя требуемого файла.
3. Нажмите кнопку ОК.
Если объект нужно создать:
1. Выберите тип создаваемого объекта в поле «Тип объекта».
2. Нажмите кнопку ОК.
3. После создания рисунка или объекта в приложении ОLЕ выполните команду Файл/Выход или Файл/Выход и возврат приложения ОLЕ.
Подтвердите обновление объекта в MS Access.
Работа с данными таблицы
Сортировка данных
Для выполнения сортировки данных в таблице или форме:
1. Выберите в таблице или форме поле сортировки. В режиме таблицы выделите столбец для сортировки.
2. Для выполнения сортировки по возрастанию (А-Я) или по убыванию (Я-А) нажмите соответствующую кнопку панели инструментов или выберите команду Записи/Сортировка.
Фильтрация данных
Фильтрация данных позволяет выбрать из БД только те записи, которые удовлетворяют некоторому условию. В MS Access существует четыре вида фильтров:
1. Фильтр по выделенному фрагменту определяет, какие записи выводятся на экран путем выделения данных в таблице в режиме Таблицы (в том случае, если выделенный фрагмент отсутствует, по умолчанию в качестве условия воспринимается значение той ячейки, в которой стоял курсор).
|
|
|
2. Обычный фильтр по команде Изменить фильтр определяет, какие записи выводятся на экран путем выбора в качестве условия значения из списка значений каждого поля. (Использование закладки ИЛИ внизу экрана позволяет накладывать несколько условий на значения одного поля).
3. В поле Фильтр для (контекстного меню) условие задается непосредственно в контекстном меню для того поля, в котором это меню вызывалось.
4. Расширенный фильтр позволяет проводить не только фильтрацию, но одновременно и сортировку по возрастанию или убыванию по нескольким полям одновременно. В режиме работы с таблицами выберите команду Записи/Фильтр/Расширенный фильтр.
|
|
|
