 |
Организация и значение документационного обеспечения дипломатической службы. Требования к дипломатическим документам.
|
|
|
|
Существует специальная система документационного обеспечения дипломатической службы – делопроизводство (в нем много разделов: - внутр переписка, - с МИДами и дипломатическими представительствами,…).
Составление дипломатических документов – инструмент дипломатии и одно из важнейших направлений работы МИДов. ФЗ «О стандартизации» (реестр основных требований к официальным документам). Контроль за соблюдением установившейся практики переписки, как правило, возлагается на протокольную службу (ДГП МИД РФ).
Нарушение традиционных норм и правил дипломатической переписки со стороны иностранных государств м.б. воспринято как попытка нанести ущерб достоинству страны.
Составление и оформление дипломатических документов: герб, код документа (для тех, что есть в гос реестре), реквизиты (отражают принадлежность ведомству), организация, департамент, адрес, памятки («лично в руки» и т.д.), место составления, дата, грифы («сов.секретно/особой важности», «сов.секретно», «секретно», «для служебного пользования»), отметки контроля, наличие приложений. Также надо упомянуть про формуляр-схемы, бланки, учет гербовых бланков.
Требования:
· Достоверность. Не допускается неточность, искажение фактов. Это делает документ уязвимым, так как под сомнение будет поставлено его содержание. Последующие поправки и уточнения уже не могут помочь.
· Целенаправленность. Большое значение имеет правильный выбор вида документа – он должен соответствовать данному конкретному случаю. На вербальную ноту принято отвечать вербальной нотой, а на личное письмо – личным письмом.
· Аргументированность.
· Своевременность. Дипломатический документ требует ответа. Его отсутствие будет воспринято как ответ определенного негативного характера.
|
|
|
· Доступность. Документ с наибольшей полнотой и в кратчайшие сроки д.б. понятен соответствующему лицу.
· Язык дипломатических документов прост, лаконичен, редко используются сравнения и эпитеты. Слова д.б. абсолютно аутентичными вкладываемому в них понятию (без двусмысленностей).
· Дипломатический документ должен иметь безупречный внешний вид. Печать внизу документа, при скреплении нот гербовой печатью герб должен занимать вертикальное положение и т.д.
· Любой документ начинается с обращения (точный титул и фамилия лица, которому адресуется данный документ). То и другое должно соответствовать записям в официальных документах, исходящих из учреждений, в которых работают эти лица.
МИД ведет дипломатическую переписку на языке своей страны. Однако к официальному тексту м.б. приложен перевод на иностранный язык для того, чтобы как можно быстрее довести до адресата содержание документа и предотвратить возможные неточности при переводе документа адресатом.
Посольства могут вести переписку с МИДом на языке своей страны. Но нередко они ведут переписку на языке страны пребывания или прилагают к оригиналам переводы документов на этот язык.
Дипломатические документы, как правило, должны вручаться лично адресату или направляться с курьером и сдаваться специальному уполномоченному лицу под расписку.
Как бы ни были важны форма и атрибуты вежливости в дипломатическом документе, приоритет все же следует отдавать содержанию, ясности изложения, логичности мысли, доказательности фактов, учету особенностей адресата и возможной реакции с его стороны.
45. Основные виды дипломатических документов: личные, вербальные ноты, памятные записки, меморандумы.
В дипломатической практике наиболее традиционными являются следующие виды дипломатической переписки:
|
|
|
· личная нота направляется по вопросам принципиального значения или содержит информацию о каком-либо крупном событии. Носит более эксклюзивный характер, оформляется по полной программе. Нота составляется в первом лице от имени подписывающего ноту и начинается с обращения. Заканчивается нота комплиментом (формула вежливости), в котором автор «свидетельствует свое уважение». Характер комплимента должен учитывать принцип взаимности, особенно в случае направления ответной ноты.
В последние годы получил распространение такой вид дипломатической переписки как личное послание главы государства или правительства. Хотя с формальной точки зрения такое послание м.б. отнесено к категории «личных нот», ввиду высокого положения отправителя и получателя, а также большого значения таких документов их принято выделять в самостоятельный вид дипломатической переписки.
· вербальная нота. МИДы и посольства ведут дипломатическую переписку в основном путем направления вербальных нот. Вербальные ноты используются для рассмотрения и решения широкого круга вопросов. В них излагаются политические, экономические, научно-технические и другие проблемы как двустороннего, так и многостороннего характера.
Нотами также запрашиваются визы, сообщается об автодорожных происшествиях с участием сотрудников посольств, доводится до посольств информация представительского характера (об организации поездок дипломатического корпуса по стране, о приглашении дипломатов на мероприятия по случаю национального праздника страны, об экскурсиях на промышленные предприятия и в научные учреждения) и т.д.
Вербальные ноты начинаются и заканчиваются комплиментом. Текст вербальных нот составляется в третьем лице. Как личные, так и вербальные ноты печатаются на гербовой бумаге высшего качества. В идеале нота скрепляется мастичной гербовой печатью МИДа или посольства. Вручаются лично или с курьером.
Практически не существует различия между вербальными нотами с подписью (визой) и теми, которые имеют лишь печать посольства, и в настоящее время все реже встречаются вербальные ноты, подписанные или завизированные главой дипломатического представительства.
|
|
|
В дипломатической переписке имеются документы, которые не требуют дополнительного оформления. К ним относятся памятные записки, меморандумы:
· памятная записка обычно направляется или по просьбе лица, с которым состоялась беседа, или как напоминание о том или ином вопросе. М.б. приложением к личной/коллективной ноте. Вручается лично с целью усилить значение или подчеркнуть важность сделанного во время беседы устного заявления или просьбы, облегчить дальнейшее продвижение дела, предупредить возможность неправильного толкования или понимания беседы или устного заявления. Текст памятной записки составляется в безличной форме. Памятные записки печатаются на простой бумаге; адрес и печать не ставятся; проставляются лишь место и дата отправления. Над текстом записки печатается надпись: «Памятная записка».
· Меморандум представляет собой документ, составленный в форме письма, в котором рассматривается фактическая сторона того или иного вопроса, излагается аргументация в защиту своей позиции, содержится полемика с доводами другой стороны и т.д. М.б. либо приложением к личной или вербальной ноте, либо самостоятельным документом, передаваемым лично или пересылаемым с курьером. Меморандум как приложение к личной ноте печатается на нотной бумаге без герба; номер, печать, место и дата отправления не ставятся. Меморандум, вручаемый лично, печатается на нотном бланке с указанием места и даты отправления; обращение и комплимент, печать и номер не ставятся.
· циркулярная нота (нескольким адресатам)
· коллективная нота. В единственном экземпляре от имени нескольких лиц. В дипломатической практике встречается все реже. Государства строят свои отношения на двусторонней основе как равноправные, суверенные члены мирового сообщества. Коллективная же нота – либо от всего дипломатического корпуса, либо от группы посольств – может рассматриваться как демарш, попытка оказать давление.
· личное письмо (частное письмо полуофициального характераJ) посылается знакомым официальным лицам в случаях, когда требуется какое-либо содействие в решении вопросов, являющихся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или ускорить решение какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо.
|
|
|
· правительственная телеграмма (личное видение, перспектива отношений). Как правило, телеграммы требуют ответа.
46. Сущность и значение дипломатического протокола.
Согласно Дипломатическому словарю, «протокол дипломатический» – это совокупность общепринятых правил, традиций и условностей, соблюдаемых правительствами, ведомствами иностранных дел, дипломатическими представительствами, официальными лицами в международном общении. Хотя изначально под термином «протокол» понимались правила оформления документов и ведения архивов, позже это слово стало употребляться применительно к дипломатии. Расширялось его содержание: помимо правил оформления дипломатических документов к дипломатическому протоколу стали относить вопросы этикета и церемониала. И на сегодня невозможно найти какую-либо внешнеполитическую акцию (дипломатические приемы, переписка), которая реализовалась бы без использования дипломатического протокола. По сути, он выступает как политический инструмент внешней политики и дипломатии государства.
Нормы дипломатического протокола – это не изобретение какой-то одной страны или группы дипломатов, а итог многовекового общения государств. Нормальное общение между государствами было бы немыслимо, если бы все они не придерживались общих основополагающих принципов взаимоотношений, и в первую очередь таких, как уважение суверенитета, равенство, невмешательство во внутренние дела друг друга. Инструментом, с помощью которого государства на практике могли бы реализовать эти принципы (например, продемонстрировать без ущерба своему престижу уважение другому государству как равному партнеру), является дипломатический протокол.
По своему назначению он является международной категорией. Его основные нормы должны соблюдаться более или менее одинаково всеми государствами. Вместе с тем дипломатический протокол каждой страны имеет свои особенности, исходя из социально-экономического строя, идеологии, национальных особенностей и исторических традиций.
Нормы дипломатического протокола в основном исходят из правил международной вежливости, не имеющих обязательной силы. Но, как свидетельствует международная протокольная практика, государства и дипломаты стремятся соблюдать их. Отступление от общепринятых норм, нарушение или произвольное их изменение одной из сторон могут вызвать серьезные осложнения в отношениях между государствами.
|
|
|
В настоящее время обязательное четкое соблюдение норм диппротокола необходимо, когда происходит признание новых государств, установление дипломатических отношений, когда назначаются главы дипломатических представительств, вручаются верительные грамоты, осуществляются дипломатические визиты, проводятся переговоры, подписываются договоры, созываются конференции, осуществляется реагирование на разного рода праздничные или траурные события. Особо следует отметить соблюдение этикета государственного гимна и государственного флага.
Как уже было сказано, диппротокол служит средством реализации и конкретизации основополагающих принципов международного права. В частности, суверенитет государства выражается в таких протокольных нормах, как оказание почестей государственному флагу, исполнение гимна и т.д. Принцип равноправия государств проявляется в очередности представления дипломатов высокому лицу в стране пребывания, в рассадке делегаций на международных конференциях и дипломатов на дипломатических приемах и т.д. Всякое отступление от соблюдения принятых норм рассматривается как нанесение ущерба достоинству и чести государства.
В итоге больших усилий в 1961 году государствам удалось выработать Венскую конвенцию о дипломатических сношениях. Все государства мира, в том числе и те, которые формально воздерживаются от присоединения к Конвенции, соблюдают зафиксированные в ней нормы, а протокольные службы учитывают эти нормы в своей практической работе.
47. Задачи ДГП МИД РФ.
Департамент государственного протокола является структурным функциональным подразделением МИД РФ. В соответствии с указом Президента ДГП обеспечивает единую протокольную практику в России. Департамент состоит из следующих подразделений:
• Отдел по пребыванию дипломатического корпуса;
• Отдел визитов и делегаций;
• Отдел информационной работы с дипломатическим корпусом, регистрации и правительственных телеграмм.
Задачи ДГП:
· Обеспечение единой протокольной практики в Российской Федерации, контроль за соблюдением Венской конвенции о дипломатических и консульских представительствах иностранных государств на территории России.
· Защита интересов Российской Федерации и ее граждан при выполнении службой задач, связанных с пребыванием дипломатического корпуса, осуществление контроля за соблюдением иностранными дипломатами законов и правил Российской Федерации.
· Участие в разработке предложений и осуществлении мероприятий протокольного и организационного характера, при визитах за границу Президента, Председателя Правительства РФ, министра иностранных дел, а также визитов государственных и правительственных делегаций, глав государств, глав правительств зарубежных стран, министров иностранных дел в Россию.
· Контроль за составлением и направлением телеграмм от имени главы государства в связи с национальными праздниками и другими памятными датами иностранных государств.
· Поддержание постоянных рабочих связей с дипломатическими представительствами России за рубежом, оказание им необходимой помощи в протокольной работе.
· Поддержание деловых контактов с дипломатическими представительствами иностранных государств на территории России по вопросам, относящимся к компетенции Департамента.
· Изучение и обобщение международной протокольной практики.
Исходя из перечисленных выше основных задач, ДГП (это функции):
1. Готовит по согласованию с другими подразделениями МИД документы по приему в Российской Федерации зарубежных делегаций на высшем и высоком уровне, разрабатывает проекты программ их пребывания и после соответствующего утверждения организует проведение протокольных мероприятий (встречи, проводы делегаций, возложение венков, завтраки, обеды, посещение театра и др.).
2. Организует аккредитацию глав иностранных дипломатических представительств.
3. Занимается вопросами дипломатических привилегий и иммунитетов иностранных дипломатических и административно-технических работников, а также их таможенными привилегиями.
4. Готовит верительные и отзывные грамоты послов Российской Федерации, направляемых за рубеж.
5. Осуществляет регистрацию персонала дипломатического корпуса и выдачу им соответствующих документов.
6. Участвует в рамках своей компетенции в урегулировании материальных претензий российских граждан и организаций к дипломатическим представительствам и их сотрудникам.
7. Организует представление дипломатического корпуса Президенту Российской Федерации, а также главам государств, прибывшим в Россию с официальными визитами (по их желанию).
8. Организует приглашение глав дипломатических представительств на мероприятия и церемонии государственного характера, а также на проводимые в России международные мероприятия (фестивали, выставки, ярмарки и т.п.).
9. Издает сборник «Дипломатический корпус в Москве».
48. Протокольные нормы приема иностранных дипломатов, делегаций, государственных деятелей.
Государственный визит – высшая категория визитов в Россию глав иностранных государств и осуществляется в особых случаях. Не более 3-4 дней
Официальный визит является категорией визитов делегаций и официальных деятелей. Проводится при официальном посещении России высоким гостем или если политическое содержание визита выходит за рамки политического. Не более 2-3 дней.
Рабочий визит подразумевает прибытие государственных деятелей (делегаций) на переговоры, консультации и т.д.
Неофициальный визит – приезд в Россию государственных деятелей на конференции, совещания по общественной линии и т.д.
Под форматом визита подразумевается совокупность мероприятий делового и протокольного характера, их церемониальная сторона и уровень персонального участия российской стороны.
После принятия принципиального решения о приеме зарубежной делегации и согласования сроков определяется содержание протокольных мероприятий и их объем. LUG МИД согласовывает эти вопросы с руководителем протокола Президента, секретариатом главы Правительства и готовит проект соответствующего распоряжения. Над программой начинают работать подготовительная и передовая группы. Направление таких групп в страну предстоящего визита стало нормой протокольной практики. Совместно стороны начинают разрабатывать программу с учетом пожелания всех сторон.
Большое внимание уделяется вопросу размещения гостя. Российская практика предусматривает возможность предоставления гостю резиденции в Кремле. Но только если визит носит государственный или официальный характер. При рабочих визитах глав государств в качестве резиденции предоставляется один из государственных особняков на Воробьевых горах. Это правило распространяется и на глав правительств и министров иностранных дел (но только если официальный характер визита). Для официальных сопровождающих лиц предоставляются номера в гостиницах Управления делами Президента «Золотое кольцо» или «Президент-отель».
После составления плана основной программы готовятся необходимые справочные материалы схемы встречи, провода гостей, рассадки во время переговоров и др. официальных мероприятий, а также план размещения гостей с адресами, телефонами и номерами закрепленных автомашин. Одновременно готовятся предложения о памятных подарках.
В аэропорту гостя прибывшего с государственным визитом встречает Председатель Правительства, Министр иностранных дел, посол России в стране гостя и др. официальные лица. В других случаях уровень встречающих ниже. Если визит начинается не в Москве, то для встречи и сопровождения гостя выезжают официальные лица, определяемые программой визита.
На встречу в аэропорту во время государственного визита приглашаются также главы дип.ведомств, зарубежных стран и немногочисленная группа граждан страны гостя, находящихся в Москве. Заботу о приглашении глав отдельных дипломатических представительств при этом берет на себя посольство соответствующей страны.
Также при встрече главы государства во время государственного и официально визита предусматривается воинская церемония: выстраивается почетный караул трех видов вооруженных сил РФ (в других случаях только один вид). После официальной части главный встречающий с российской стороны сопровождает гостя до отведенной гостю резиденции. Если гость приезжает с супругой, то соответственно встречающие с российской стороны также с супругами:)
Протокол государственного визита предусматривает официальную церемонию встречи гостя в Георгиевском зале Большого кремлевского дворца. Участвуют и официальные сопровождающие лица, и члены делегаций. Флаги размещаются на автомобиле гостя и над его резиденцией.
Во время государственных и официальных визитов предусматривается церемония возложения венков к могиле неизвестного солдата. При проведении протокольных мероприятий предусматривается обмен речами и краткими тостами. Если посещения театра, то по сторонам от ложи флаги и играется гимн.
Особняком стоит статус визита Генерального секретаря ООН (приравнивается скорее к официальному визиту главы правительства)
49. Виды дипломатических приемов, подготовка и проведение дипломатического приема.
Дипломатические приемы – форма внешнеполитической деятельности правительств, ведомств иностранных дел, дипломатических представительств и дипломатов. Приемы проводятся как в ознаменование важных событий (национальных праздников, и т.д.), так и в порядке повседневной деятельности министерств иностранных дел и посольств. Приемы способствуют установлению, поддержанию и развитию контактов посольства со страной пребывания. На приемах иностранные дипломаты разъясняют политику своих стран, собирают информацию о стране пребывания, обмениваются мнениями по важным международным проблемам. Отсюда - большое политическое значение приема. Традиции проведения приемов уходят в древность. Гостеприимство - существенный показатель чести и достоинства народа и государства. Многолетняя международная практика установила виды дипломатических приемов, методы их подготовки, дипломатический этикет. Протокольная практика в РФ обладает некоторыми особенностями в организации приемов, но в целом совпадает с международной. В нашем дипломатическом протоколе, как это имеет место и в других странах, приемы подразделяются на дневные и вечерние, приемы с рассадкой и без рассадки за столом.
1. К дневным относятся приемы типа "бокал шампанского", "бокал вина", завтраки.
· "Бокал шампанского" начинается, как правило, в 12 часов и продолжается около часа. Поводом могут быть годовщина национального праздника, отъезд посла, открытие выставки (фестиваля). Во время приема гостям помимо шампанского м.б. предложены и другие напитки. Напитки и закуски разносят официанты. Это наиболее простая форма приема, не требующая большой и длительной подготовки.
· Аналогичным является прием типа "бокал вина ". Название в данном случае подчеркивает особый характер приема.
· Завтрак устраивается между 12 и 15 часами. Меню - с учетом национальных традиций. С российской стороны меню состоит из одной-двух холодных закусок, одного рыбного или мясного блюда и десерта. Не исключается подача первого блюда и (или) горячей закуски. Перед завтраком гостям предлагаются соки. Возможна подача сухих виноградных вин, а в заключение - шампанского, кофе, чая. Завтрак продолжается обычно час-полтора, из них около часа - за столом и примерно 30 минут - за кофе, чаем. Гости приходят на завтрак в повседневной одежде, если форма одежды специально не указана в приглашении. Завтрак – один из наиболее распространенных видов дипломатических приемов. Завтраки устраиваются по случаю приезда и отъезда послов, годовщины договоров и юбилейных дат, в честь высоких иностранных гостей, в порядке поддержания контактов МИД с иностранными дипломатическими представительствами. В международной протокольной практике принято считать, что дневные приемы менее торжественны, чем вечерние.
2. Вечерние приемы бывают нескольких типов.
· "Коктейль" начинается между 17 и 18 часами и длится около двух часов. Во время приема официанты разносят напитки и холодные закуски (в виде канапе). Возможна подача горячих блюд. Иногда устраивается буфет, где желающим официанты предлагают напитки.
· Прием "а ля фуршет" проводится в те же часы, что и "коктейль". Однако на фуршетном приеме могут накрываться столы с закусками, включая горячие блюда. Гости подходят к столам, набирают закуски и отходят, давая возможность подойти и другим. Приемы типа "коктейль" и "а ля фуршет" проводятся стоя. В обоих случаях, чтобы подчеркнуть особую торжественность приема, к его концу возможна подача шампанского, мороженого, кофе. Если прием устраивается по случаю национального праздника или в честь высокого гостя, в конце приема возможны организация небольшого концерта или показ фильма. Торжественность может быть подчеркнута указанием особой формы одежды в приглашении.
· Обед считается наиболее почетным видом приема. Обычно начинается в 20 часов или 20.30, но не позднее 21 часа. По российской протокольной практике обед может начинаться и в более раннее время. Меню обеда в соответствии с национальными традициями включает две-три холодные закуски, первое, горячее рыбное, горячее мясное блюда и десерт. Подача напитков та же, что и на завтраке. Обед длится обычно два-три часа и даже дольше. После стола, за которым гости находятся час, все переходят в гостиные для беседы; сюда подаются кофе, чай. В некоторых случаях кофе, чай могут быть поданы за обеденным столом. Нередко обед предполагает специальную форму одежды (смокинг или фрак - для мужчин, вечернее платье - для женщин).
· Ужин начинается в 21 час и позднее. От обеда отличается лишь временем начала. В некоторых странах в особо торжественных случаях в связи с пребыванием в стране главы государства или делегации во главе с государственным деятелем самого высокого уровня устраиваются подряд два приема: сразу же после обеда для высоких гостей проводится прием типа "коктейль" или "а ля фуршет".
· Обед-буфет предполагает свободную рассадку за небольшими столами по четыре - шесть человек. Так же как на "фуршетном" приеме, накрываются столы с закуской, имеются буфеты с напитками. Гости набирают закуски и садятся по своему усмотрению за один из небольших столов. Такого рода прием часто организуется после концерта, просмотра фильма, в перерыве танцевального вечера. В тропических странах такого рода прием нередко проводится на открытом воздухе - на веранде или в саду. Обед-буфет менее официален, чем обед.
· К вечерним приемам относится "чай", устраиваемый между 16 и 18 часами, как правило, для женщин. Супруга министра иностранных дел приглашает "на чай" супруг послов, других женщин. Такая форма приема используется при нанесении прощальных визитов супругами глав дипломатических представительств супруге министра иностранных дел. Для "чая" накрываются один или несколько столов с учетом числа приглашенных. Подают конфеты, печенье, фрукты, напитки. Не исключаются канапе.
· В международной практике все реже встречается прием типа "жур фикс ". Супруга министра иностранных дел или супруга посла назначает на весь сезон день и час каждой недели, когда она ожидает гостей. В начале осенне-зимнего сезона один раз рассылается приглашение, действительное на весь период, если не последует особого уведомления. Этот прием, называемый иногда "средами", "четвергами", "пятницами", по форме и содержанию такой же, что и "чай".
Есть и другие виды дипломатических приемов: музыкальные, литературные, танцевальные вечера, встречи дипломатов во время спортивных соревнований. Любопытно, что в Канаде, например, устраивается прием по случаю "музыкального выезда на лошадях".
50. Деловой и дипломатический этикет: общее и различное.
Этикет можно и нужно понимать как установленный порядок поведения.
Деловой этикет – это порядок поведения в мире деловых, главным образом, коммерческих отношений. А так как мир коммерческих и деловых отношений многогранен, деловой этикет характеризуется меньшей предписательностью и обобщенными принципами. Конечно, все эти принципы входят в основу и дипломатического этикета, но дипэтикет имеет свои особенности, он более структурирован и нормирован.
Особенности дипломатического этикета. В дипломатическом этикете широко используются принцип уважения, принцип старшинства, принцип взаимности и принцип суверенности. К примеру, «пропущенные» жесты вежливости или «пропущенные» комплименты равнозначны умышленному проявлению неуважения и могут затруднить международное общение. Нормы дипломатического этикета предписывают обязательность ответа на письмо (ноту, поздравление), а также необходимость присутствия в официальной переписке вступительного и заключительного комплиментов. Строго нормированы деловая переписка, соблюдение взятых обязательств, соблюдение дипломатического протокола, собственно предписывающего особые правила общения, встреч, включая форму одежды, количество сопровождающих, подарки, виды приемов, сервировку стола. Для дипломатического протокола важно соблюдать особые правила даже при рассадке в машине, что не регулируется деловым этикетом.
Наконец, в дипломатической практике за многие годы сложился «язык» дипломатического этикета со своими терминами (виза, агреман, аккредитация, верительная грамота, персона нон грата).
[1] Foreign office UK
[2] Департамент был упразднен. Сейчас в рамках Департамента международных орг-ций действует Секретариат Комиссии по делам ЮНЕСКО
[3] Департамент был упразднен. Сейчас в рамках Департамента международных орг-ций действует Секретариат Комиссии по делам ЮНЕСКО
|
|
|
