 |
Раздел 5. «Права». Раздел 6. «Взаимодействие»
|
|
|
|
Раздел 5. «Права»
Права предоставляются подразделению для того, чтобы обеспечить возможность выполнения подразделением своих функций.
Очень часто в этом разделе положений о структурных подразделениях можно встретить обязательно предписываемые к совершению действия. Объясняется это тем, что разработчики положений, стремятся заранее избежать административных и функциональных конфликтов между подразделениями.
Так, например, в положении о финансовом отделе нередко записывается право «не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству, нарушают договорную и финансовую дисциплину без соответствующего распоряжения руководителя организации и начальника юридического отдела». Однако, несмотря на благую цель (избежать споров между финансовым отделом и другими подразделениями), по своему содержанию — это скорее обязанность, чем право.
Избежать конфликтов и непонимания работниками содержания этого раздела Положения можно иными способами. Для начала необходимо уяснить различие между «правами» и «правомочиями». Под правом понимается свобода субъекта совершать определенные действия или воздерживаться от их совершения по своей воле и по своему усмотрению, при наличии конкретных условий или вне зависимости от каких-либо условий. Исходя из этого, приведенное выше право финансового отдела может трактоваться следующим образом: финансовый отдел может как принять к исполнению документы с указанными «изъянами», так и не принять (иными словами, финансовый отдел может как воспользоваться своим правом, так и не воспользоваться им
Предписать работникам совершать определенные действия можно путем определения их полномочий, то есть закрепления и возможности, и обязательности совершать конкретные действия при вполне конкретных условиях.
|
|
|
При формулировании прав и полномочий необходимо соблюдать следующие правила:
| 1. право и полномочие должны корреспондировать с определенной функцией или группой функций, поскольку они предоставляются подразделению для надлежащего выполнения стоящих перед ним задач; | |
| ) | 2. право должно быть сформулировано таким образом, чтобы оно отражало возможность совершения определенных действий, а полномочие — и возможность, и обязанность предпринимать определенные действия; |
| 3. если для реализации прав и полномочий рядовыми работниками структурного подразделения необходима санкция руководителя подразделения, то порядок ее получения должен быть описан в Положении; | |
| 4. при конструировании этого раздела сначала желательно перечислить полномочия, затем — права, а внутри этих текстовых блоков — сперва основные полномочия (права), а потом второстепенные; | |
| 5. если отграничить право от полномочия сложно, то лучше закрепить это действие как право. |
Права подразделяются на распорядительные и организационные; полномочия же, чаще всего, носят распорядительный характер.
К распорядительным правам, например, относятся:
| право использовать предоставленные подразделению информационные и материальные ресурсы; | |
| право запрашивать от структурных подразделений необходимые документы и информацию, др. |
К правам организационного характера относятся:
| право инициировать и проводить совещания по вопросам ведения подразделения; | |
| право знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися подразделения и т. д. |
Как полномочия желательно обозначить следующие действия:
|
|
|
| представлять интересы организации и структурного подразделения во взаимоотношениях с государственными органами и органами местного самоуправления, сторонними организациями; | |
| по согласованию с руководством организации привлекать внешних специалистов и консультантов для реализации согласованных с руководством проектов; др. |
Раздел 6. «Взаимодействие»
В процессе решения задач, поставленных перед структурным подразделением, выполнения возложенных на него функций и реализации предоставленных ему прав, оно взаимодействует с другими структурными подразделениями организации.
Как правило, связи между структурными подразделениями выражаются в совершении:
| совместных действий. Например, проект общего локального нормативного акта может разрабатываться совместно несколькими подразделениями (рабочей группой, созданной из работников этих подразделений); | |
| согласованных действий. В данном случае под согласованностью понимается и одновременное выполнение определенных действий несколькими подразделениями для достижения конечного результата, и поочередное (поэтапное) выполнение действий несколькими подразделениями (сначала одно структурное подразделение совершает действие, затем второе и т. д. ); | |
| встречных действий. Например, хозяйственный отдел предоставляет отделу кадров канцелярские принадлежности, а отдел кадров выполняет встречное действие — представляет в хозяйственный отдел отчет об их использовании; | |
| односторонних действий. Например, все структурные подразделения организации представляют в финансовый отдел отчеты о расходовании средств, выделенных на содержание подразделения. В этом случае финансовый отдел не обязан совершать встречное действие по тому же вопросу. |
По сути, эти виды действий отображают вертикальные и горизонтальные связи между структурными подразделениями организации.
Что касается совместных и согласованных действий, то они чаще всего формулируются как функции и выносятся в соответствующий раздел Положения. Более детально они могут регламентироваться в специальных локальных нормативных актах. Например, в приказе руководителя организации о каком-то новом проекте может подробно описываться участие каждого из структурных подразделений в этом проекте.
|
|
|
В разделе «Взаимодействие» Положения о структурном подразделении основной акцент делается на регламентацию встречных действий, а именно, на организацию передачи и получения различной информации (управленческих решений и отчетов об их выполнении, статистических и аналитических данных, проектов документов и заключений по ним и т. д. ), односторонних действий в адрес функционального структурного подразделения.
Встречные действия обычно описываются по схеме «предоставление — получение» или «передача — получение» информации (устной и документированной) и материальных ценностей. Если связи устойчивые, то в этом же разделе по каждой связи можно определить периодичность и сроки предоставления и получения сведений, документов или ценностей.
Если совместные действия описываются в этом разделе Положения (а не в «Функциях»), то желательно указать, какой результат должен быть достигнут в результате этой совместной работы. Так, если в Положении об отделе кадров указано, что он совместно с отделом организации и оплаты труда, финансовым отделом и производственным подразделением разрабатывает систему стимулирования труда работников производственного подразделения, то в качестве результата такого взаимодействия может быть назван вполне конкретный документ, например, «Положение о стимулировании оплаты труда работников производственного подразделения» (см. раздел «Функции» настоящей статьи).
В том случае, если разрабатывается Положение о структурной единице, входящей в состав более крупного подразделения, то порядок определения взаимодействия усложняется за счет того, что необходимо определить несколько уровней горизонтальных и вертикальных связей. Например, в Положении о бюро инвестиций финансового отдела следует описать связи с другими бюро финансового отдела, а также с иными структурными подразделениями (например, непосредственные связи с сектором корпоративного управления юридического отдела).
|
|
|
В этом разделе также может быть описан порядок урегулирования разногласий, возникающих между структурными подразделениями.
При разработке раздела «Взаимодействие» необходимо руководствоваться следующими правилами:
| 1. внимание следует уделять только устойчивым и постоянным связям между структурными единицами; не следует перегружать Положение описанием случайных и нерегулярных связей; | |
| 2. связи между структурными подразделениями, отображающие встречные действия, должны одинаково описываться в положениях о всех взаимодействующих структурных подразделениях; | |
| 3. в Положении описываются связи между структурными подразделениями, а не отдельными работниками. Поэтому, в первую очередь, необходимо ориентироваться на контакты между руководителями взаимодействующих подразделений. И только, если есть необходимость в регламентации взаимоотношений между конкретными исполнителями из разных подразделений, и по мнению разработчика Положения их нецелесообразно выносить в должностные инструкции, то в Положении необходимо определить, нужно ли исполнителю (работнику подразделения) санкционировать свои действия у непосредственного руководителя (например, получать разрешение), а также следует ли согласовывать свои действия с руководителем другого структурного подразделения (непосредственно или через своего руководителя). |
Раздел «Взаимодействие» (он, кстати, может называться «Взаимоотношения» или «Функциональные связи») оформляется текстовым или табличным (матричным) способом. Последний способ оформления более наглядно и структурировано отражает связи между структурными подразделениями.
|
|
|
