 |
Анализ системы адаптации персонала КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района»
|
|
|
|
Основными направлениями деятельности в области кадровой политики КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» в настоящее время являются:
- комплектование высококвалифицированными кадрами, имеющими необходимый уровень квалификации и образования;
- совершенствование подбора кадров на основе применения конкурсного отбора;
- повышение образовательного и квалификационного уровня персонала;
- формирование и выполнение конкретных социальных программ коллектива, направленных на обеспечение наиболее важных потребностей персонала – охрану труда и оздоровление, создание условий для профессионального развития;
- оказание адресной помощи отдельным категориям работников.
Процесс подбора кадров КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» отделения занятости населения по городу Вологде и Вологодскому району осуществляется в несколько этапов:
- анализ потребности в кадрах,
- определение требований к кандидатам,
- поиск, отбор, согласование и утверждение трудового договора с кандидатом.
Приему на работу предшествует отбор кадров, включающий в себя следующие этапы:
- предварительную отборочную беседу (проводят начальник отдела управления персоналом и начальники структурных подразделений, отделов и служб);
- внесение сведений о претенденте в базу данных о желающих трудоустроиться в КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» отделение занятости населения по городу Вологде и Вологодскому району или сменить работу (производит специалист отдела управления персоналом на основании заявления и автобиографической анкеты установленного образца, заполненных претендентом);
- отбор из базы данных (осуществляет специалист отдела управления персоналом совместно с начальником отдела управления персоналом и руководителем структурного подразделения, в штат которого производится отбор);
|
|
|
- беседа по найму (как правило, проводят начальник отдела управления персоналом и руководитель структурного подразделения, в штат которого подбирается работник);
- проверка рекомендаций и послужного списка;
- принятие решения о трудоустройстве конкретного кандидата (производит начальник отделения занятости, в штат которого подбирается сотрудник).
В случае, если сотрудник подбирается в удаленное отделение занятости населения, то все процедуры по поиску, отбору и принятию окончательно решения о найме нового сотрудника производятся начальником отделения занятости населения, в которое принимается сотрудник и начальником отдела, в котором данный человек будет работать. Отдел кадров в этом случае занимается только документальным оформлением приема на работу новичка в строгом соответствии с нормами трудового права.
В соответствии с резолюцией директора отдел управления персоналом КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» отделения занятости населения по городу Вологде и Вологодскому району знакомит сотрудника с условиями труда, специалист отдела управления персоналом готовит проект трудового договора. Срок трудового договора определяется начальником отделения занятости населения.
Трудовой договор заключается в КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» в письменной форме по установленному образцу, составляется в двух экземплярах и подписывается сторонами: один экземпляр передается работнику, другой хранится в отделе управления персоналом.
Оформление приема на работу (трудовой договор, приказ) в обязательном порядке согласовывается с начальником отдела управления персоналом КУ ВО «ЦЗН Вологодской области», начальником структурного подразделения, главным бухгалтером (при приеме на работу, предусматривающую материальную ответственность).
|
|
|
Ведение документации по приему и учету вновь принятых на работу сотрудников осуществляется специалистом отдела управления персоналом КУ ВО «ЦЗН Вологодской области».
Отдел управления персоналом КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» осуществляет расстановку персонала на основе научных принципов (профессиональные и деловые качества, преемственность), обеспечивающих повышение эффективности и качества труда.
Процедура подбора кандидатуры на замещение вакансии в КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» аналогична приему на работу в части проведения бесед по найму, проверки рекомендаций и послужного списка. Перевод рабочих из одного отдела в другой производится по согласованию руководителей отделов ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району», отдела управления персоналом и по разрешению начальника отделения занятости.
Специалист отдела управления персоналом КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» производит в день перевода на другую работу приказ о переводе, с которым работник знакомится под роспись.
Увольнение по инициативе работника КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» производится по его письменному заявлению, поданному на имя директора.
При увольнении работников отдел управления персоналом КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» издает приказ. При этом причина увольнения указывается в соответствии с формулировками трудового законодательства, делаются ссылки на соответствующую статью и пункт Трудового кодекса. В день увольнения работнику выдается трудовая книжка с записью об увольнении.
С целью обеспечения системы информации данными о персонале в КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» ведется статистика человеческих ресурсов. Она представлена данными о численном и качественном составе персонала, его производительности, затратах на рабочую силу, динамике рабочей силы, профессиональном обучении и др.
В процессе адаптации новые работники КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» отделения занятости населения по городу Вологде и Вологодскому району получают информацию о работе, о требованиях, предъявляемых к ее выполнению, о ценностях, принятых в ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району, о системе материального и морального поощрения за труд (беседы проводят руководитель структурного подразделения и начальник отдела управления персоналом), знакомятся с условиями оплаты труда, правилами внутреннего трудового распорядка.
|
|
|
Процедура адаптации в КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» отделения занятости населения по городу Вологде и Вологодскому району направлена на обеспечение более быстрого вхождения в должность нового сотрудника.
Процесс адаптации в КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» отделении занятости населения по городу Вологде и Вологодскому району включает в себя: общую часть, ориентационное собеседование, введение в должность.
Общая часть предполагает формирование общего представления о ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району, его основных направлениях деятельности, организационных особенностях, особенностях взаимоотношений ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району и работника (порядок приема и увольнения, заработная плата, льготы), условий труда и т.п. В зависимости от категории принимаемого специалиста, общая часть может быть более или менее полной.
Основной задачей данной процедуры является сообщение новому сотруднику сведений о ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району, оказываемых им услугах и особенностях трудовых отношений ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району и работника.
Накануне выхода принятого работника на рабочее место, руководитель выполняет следующие действия:
- информирует заранее будущих коллег о приходе нового работника;
- назначает наставника;
- связывается с работником, для того чтобы убедиться, что все в порядке.
Ориентационное собеседование проводится после формирования окончательного предложения по приему на работу и согласования даты выхода. Проводит собеседование начальник отдела кадров или сотрудник отдела по его поручению. Для кандидатов, принимаемых на ключевые посты обязательно проведение данного собеседования с директором, КУ ВО «ЦЗН Вологодской области».
|
|
|
Основные вопросы, затрагиваемые на ориентационном собеседовании:
- ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району на рынке:
1. основные виды услуг, оказываемые ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району, ситуация на рынке труда.
2. формы и методы работы.
3. основные этапы консультационного процесса.
4. общая оценка позиции ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району на рынке гос. услуг, ближайшие и долгосрочные цели развития.
- ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району изнутри:
6. история развития.
7. основные подразделения и содержание их деятельности.
8. руководство компании, разграничение полномочий, порядок выработки решений.
9. внутренние связи компании.
После оформления всех необходимых документов при приеме на работу проводится представление сотрудника персоналу ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району и показ основных помещений офиса. В зависимости от категории работника этот обход может совершить непосредственный руководитель сотрудника или другой человек по его поручению, а также сотрудник отдела кадров.
На этом этапе работник осматривает свое подразделение, представляется сотрудникам подразделения, знакомится с основами системы материального стимулирования, процедурами, правилами, инструкциями, предписаниями, основными целями и задачами подразделения (участок, отдел), с порядком принятия пищи, курения, перерывов, отдыха.
Ознакомление с рабочим местом.
- Общее ознакомление. Проводит непосредственный руководитель. Показывает рабочий стол, оснащение, места хранения документов, методической литературы и других рабочих материалов общего пользования.
- Инструктаж по использованию технических средств (АТС, персональный компьютер). Проводит руководитель отдела информационных технологий (или его заместитель). Регистрирует нового сотрудника как пользователя сети, объясняет особенности использования возможностей сети компании (диски и хранящаяся на них информация, директории общего пользования и т.д.) и дает вводные консультации по пользованию конкретными программными продуктами.
Введение в должность проводится непосредственным начальником сотрудника. Оно проводится в свободной форме в рабочем порядке в течение первой недели работы. Руководитель объясняет задачи и требования к работе, отвечает на вопросы и рассматривает пожелания нового сотрудника.
На этапе введения в должность работников знакомят с вопросами, такими как: должностная инструкция работника; цели и функции сотрудника на рабочем месте; нормативы и критерии качества выполнения рабочих операций; порядок взаимопомощи и сотрудничества в подразделении в случае отсутствия сотрудника; перечень исполняемых документов и порядок отчетности; порядок хранения, использования информации и уничтожения рабочей документации; пределы компетенции сотрудника; перечень сведений, составляющих коммерческую тайну ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району.
|
|
|
После того, как новичок познакомился с основными нормативно-правовыми документами, он в течение непродолжительного времени (3-5 дней) наблюдает за работой своего наставника (сотрудник данного отдела). По истечении данного периода новичок самостоятельно преступает к работе, сначала под руководством наставника, а через день или два один. Он может обратиться, с возникающими у него вопросами к своему наставнику или начальнику отдела. Учитывая то, что наставник осуществляет обучение в процессе своего трудового процесса, то сам процесс обучения получается недостаточно эффективным. Также новичок может постесняться обратиться к своему наставнику или будущему начальнику за помощью испытывая чувство неловкости за то, что отвлекает их от основной работы. Процесс работы основного работника значительно замедляется и он не может в полной мере выдать информацию необходимую новичку для дальнейшей работы. Недостаток необходимых знаний влечет за собой в дальнейшем большое количество ошибок в работе вновь принятого сотрудника.
Для того чтобы получить более полное представление о системе адаптации в ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району проанализируем следующие показатели:
Таблица 2.6
Количество привлеченных работников КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» по категориям за 2015 -2016 гг.
| Показатель | 2015 г. | 2016 г. | Темп роста показателей 2016 г. и 2015 г.,% |
| Привлечены на вакантную должность всего, из них: | |||
| Руководители | |||
| Начальники отделов | |||
| Специалисты |
Источник: собственное исследование
Из данной таблицы 2.6 видно, что количество привлекаемых сотрудников работников ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району в 2016 году по сравнению с 2015 увеличилось больше чем на 100%, что говорит о высокой текучести кадров ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району. Особенно сильно это проявляется в отношении сотрудников, работающих непосредственно с населением. Это обусловлено низким уровнем заработной платы. Кроме того, в связи со сложившейся тяжелой ситуацией на рынке труда количество граждан обращающихся в отделение занятости за содействием в поиске работы значительно увеличилось, что в свою очередь отразилось на уровне интенсивности труда у специалистов первичного и вторичного приема. Именно среди данных работников наиболее высокий уровень текучести кадров.
Таким образом, сопоставив данные таблица 2.6можно увидеть разницу в количестве нанятых на постоянную работу специалистов и не прошедших испытательный срок и программу адаптации. Данная разница составляет 54,00%. То есть половина новичков отказывается от должности в первые три месяца работы в ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району.
Таблица 2.7
Количество оставшихся на должностях работников КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района», после проведения программы адаптации за 2015 г. - 2016 г. (по категориям)
| Показатель | 2015 г. | 2016 г. | Темп роста показателей 2016 г. и 2015 г.,% |
| Приняты на работу всего, из них: | |||
| Руководители | |||
| Начальники отделов | |||
| Специалисты |
Источник: собственное исследование
Причины выбытия после прохождения испытательного срока и программы адаптации представлены в таблице 2.8
Таблица 2.8
Причины выбытия сотрудников КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» по итогам адаптации
| Причина | Количество выбывших сотрудников |
| Несоответствие заявленным требованиям к должности | |
| Отказ от выполнения распоряжений руководителя | |
| Конфликты в коллективе | |
| Нарушение трудовой дисциплины | |
| Выполнения заданий с задержкой сроков |
Источник: собственное исследование
По данным табл. 2.8 можно сделать вывод, что основная часть сотрудников ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району проходящих процесс адаптации не были приняты на работу по причине несоответствия, конфликтов в коллективе и выполнения заданий с задержкой сроков.
Можно выделать следующие недостатки в системе адаптации сотрудников ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району является следующее:
- отсутствуют методы представления различной не организационной информации, которые могут быть представлены как своеобразные путеводители по сотрудников ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району для новых сотрудников;
- отсутствует должность, либо определенный постоянный человек, непосредственно связанный с организацией процесса адаптации. Например, в различных странах Европы должность с функциями по управлению адаптацией входят в состав подразделения по обучению персонала;
- слабо развита корпоративная культура, которая способствовала бы более эффективной адаптации.
В результате проведенного анализа нами установлено, что отдел управления персоналом КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» занимается только вопросами кадрового делопроизводства (отбор, прием, увольнение персонала). Все процедуры, касающиеся найма персонала, проводятся в строгом соответствии с трудовым законодательством. Но на этом работа отдела заканчивается. В организации нет закрепленной четкой программы адаптации персонала. В организации нет Положения об адаптации молодых сотрудников. Все выше перечисленные мероприятия по адаптации сотрудников могут проводиться не в полной мере, что не позволяет достигать целей, которые должны быть поставлены перед службой управления персоналом, занимающихся адаптацией молодых специалистов. Эти выводы подтверждаются данными о количестве уволенных сотрудников за первые 3 месяца работы (выявленными при анализе документов по делопроизводству). За 2015-2016 годы количество уволенных работников в первые 3 месяца составляет 60 % от общего числа уволенных.
В организации слабо развита система наставничества. Не многие сотрудники готовы взять на себя патронаж над только прибывшими, так как считают, что за счет этого увеличится нагрузка.
Обучение нового персонала не проработано в организации как следует. Оно зачастую представляет собой ознакомление с должностной инструкцией и знакомство с рабочим местом.
Кроме того в организации практически отсутствуют мероприятия по адаптации персонала в новом коллективе. Новые сотрудники чувствую сильное давление, как со стороны начальства, так и со стороны коллег. Все это стимулирует высокую текучесть кадров.
|
|
|
