Обязательный экземпляр документа как разновидность документированной информации.

Обязательный экземпляр документов − экземпляры различных видов документов, подлежащие бесплатной передаче их производителями в соответствующие организации.

ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного библиотечно-информационного фонда Российской Федерации и развития системы государственной библиографии, предусматривает обеспечение сохранности обязательного экземпляра и его общественное использование.

В соответствии с ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» к таким документам относятся: издания (текстовые, нотные, картографические), издания для слепых и слабовидящих, официальные документы, аудиовизуальная продукция, электронные издания (включая программы для ЭВМ и базы данных), неопубликованные результаты научно-исследовательской деятельности (диссертации, отчеты о НИР и т.п.), патентные документы (описания к патентам и заявкам на объекты промышленной собственности).

В качестве производителей этих документов могут выступать издательства, полиграфические предприятия, редакции СМИ, музыкальные фирмы, теле- и радиокомпании, киностудии, научно-исследовательские учреждения, вузы и другие. Производители документов обязаны передавать обязательный бесплатный экземпляр получателям документов безвозмездно в установленные законом сроки. За несвоевременную и неполную доставку обязательного экземпляра производители документов несут административную ответственность по ст. 13.23 КоАП РФ.

Закон предусматривает следующие виды обязательных экземпляров:

· обязательный бесплатный федеральный экземпляр - экземпляры различных видов документов, изготовленных на территории Российской Федерации, за ее пределами по заказу предприятий, учреждений, организаций и отдельных лиц, находящихся в ведении Российской Федерации, а также документов, импортируемых для общественного распространения на территории Российской Федерации, которые подлежат безвозмездной передаче их производителями в соответствующие учреждения и организации;

· обязательный бесплатный экземпляр субъекта РФ - экземпляры различных видов изготовленных на территориях субъектов Российской Федерации документов, которые подлежат передаче их производителями в соответствующие учреждения и организации субъектов Российской Федерации;

· обязательный бесплатный местный экземпляр - экземпляры различных видов изготовленных на территории города, района документов, которые подлежат безвозмездной передаче их производителями в соответствующие учреждения и организации;

· обязательный платный экземпляр - экземпляры различных видов документов, подлежащие передаче за плату их производителями в соответствующие учреждения и организации.

Закон определяет порядок предоставления документов, адрес и количество экземпляров.

В состав обязательного бесплатного и платного экземпляра документов входят:

· издания (текстовые, нотные, картографические, изоиздания) - издательская продукция, прошедшая редакционно-издательскую обработку, полиграфически самостоятельно оформленная, имеющая выходные сведения;

· издания для слепых - издания, изготовляемые рельефно-точечным шрифтом по системе <Брайля>, и <говорящие книги>;

· официальные документы - произведения печати, публикуемые от имени органов законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие законодательный, нормативный, директивный или информационный характер.

В зависимости от вида документов обязательный экземпляр передается в Парламентскую библиотеку, Российскую книжную палату, Российскую государственную библиотеку, Государственный фонд телевизионных и радиопрограмм, Государственный фонд кинофильмов РФ, Всероссийскую патентно-техническую библиотеку, Всероссийский институт научной и технической информации РАН, Институт научной информации по общественным наукам РАН и другие учреждения (На указанные организации возлагаются обязанности по регистрации и учету документов, распределению и хранению документов, а также по информированию потребителей об обязательном экземпляре документов).

Закон определяет, что издательства через полиграфические предприятия и участки множительной техники доставляют в Российскую книжную палату и федеральную структуру, ведающую вопросами печати, бесплатные экземпляры всех видов изданий в день выхода в свет первой партии тиража.

В Российскую книжную палату 16 обязательных бесплатных экземпляров книг и брошюр, альбомов, продолжающихся изданий, журналов, географических карт и атласов на русском языке.

Не подлежат рассылке в качестве обязательного бесплатного федерального экземпляра документы строгой отчетности и приравненные к ним документы, техническая документация на военную продукцию (формуляры, инструкции по эксплуатации), бланочная продукция, указания по заполнению бланков отчетности, альбомы форм учетной и отчетной документации.

Один обязательный бесплатный федеральный экземпляр поставляется в федеральную структуру, ведающую вопросами печати, в настоящее время это Министерство по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций.

В соответствующие республиканские (национальные) книжные палаты или секторы государственной библиографии национальных библиотек направляются три обязательных бесплатных экземпляра всех видов изданий, выходящих в данной республике.

В краевые, областные, городские, районные универсальные научные библиотеки поставляются два обязательных бесплатных экземпляра всех видов изданий, выпущенных в том или ином городе или районе.

В соответствии с законом, а также с <Инструкцией о порядке доставки обязательного платного экземпляра изданий в Центральный коллектор научных библиотек> издатели обязаны доставлять в Центральный коллектор научных библиотек в течение 10 дней со дня выхода в свет первой партии тиража обязательный платный экземпляр изданий в следующем количестве:

− при тираже издания свыше 1000 экземпляров - до 300 экземпляров каждого издания на русском языке, до 25 экземпляров каждого нотного издания;

− при тираже издания от 500 до 1000 экземпляров - до 100 экземпляров каждого издания, кроме нот и изданий на иностранных языках.

Доставке в Центральный коллектор научных библиотек подлежат книги, брошюры, альманахи, альбомы, учебники и учебные пособия, географические атласы, сборники стандартов, непериодические издания, выходящие с последовательной нумерацией, научные труды, ученые записки.

Важно, что издатели относят затраты на доставку обязательного платного экземпляра изданий на себестоимость издательской продукции.

Один экземпляр каждого издания, поступающего в Российскую книжную палату из первой партии тиража в виде бесплатного обязательного экземпляра, после библиографической обработки передается на вечное хранение в Национальное фондохранилище отечественных изданий, представляющее собой полную коллекцию произведений печати, которые были выпущены в стране с 1917 года. К концу 2000 года коллекция насчитывала около 75 млн. единиц хранения.