 |
Тема 4.3. Суммарный учет документов. Индивидуальный учет документов
|
|
|
|
Тема 4. 3. Суммарный учет документов. Индивидуальный учет документов
Каждой библиотекой ведется «Книга суммарного учета библиотечного фонда», в которой фиксируются сведения о фонде и его движении.
В 1-ой части«Книги суммарного учета библиотечного фонда» отражается каждая партия литературы, поступившая по одному сопроводительному документу. Запись производится под очередным порядковым номером на отдельной строке.
Порядковые номера в первой части «Книги суммарного учета» ежегодно начинаются с первого номера.
Во 2-ой части«Книги суммарного учета библиотечного фонда» отражается выбытие из фонда библиотеки партии литературы и документации. На выбывшие документы, независимо от причины выбытия составляется акт на списание исключенной из библиотеки литературы. Данный документ хранится в библиотеке.
В 3-ей части«Книги суммарного учета библиотечного фонда» фиксируются итоги движения литературы, т. е. какое количество документов поступило за год и соответственно, какое количество выбыло.
Все сведения, занесенные в «Книгу суммарного учета библиотечного фонда» должны совпадать со сведениями «Книги суммарного учета библиотечного фонда», которые ведутся в отделе комплектования, обработки и организации единого фонда центральной библиотеки на каждую отдельную библиотеку.
Наиболее распространенной и удобной формой индивидуального учета является инвентарная книга.
Инвентарная книга является важнейшим учетным документом и подлежит постоянному хранению с соблюдением условий, обеспечивающими её сохранность. Инвентарная книга представляет собой опись всех документов, которые поступили в библиотеку. Запись в ней распределена в хронологическом порядке поступления и должна вестись аккуратно, разборчиво. Каждая инвентарная книга должна быть правильна оформлена. На ее обложке и титульной листе библиотекарем заполняются следующие сведения: «Инвентарная книга № ________», «От инвентарного № _____ до инвентарного № ____». Инвентарная книга пронумеровывается, прошнуровывается и утверждается подписью директора и печатью.
|
|
|
Любые виды и формы исправлений в инвентарной книге не допускаются.
В инвентарной книге проводятся следующие записи:
| Дата записи | Инвен- тарный номер | Отметка о проверке | Автор и заглавие | Год изда- ния | Цена | Отдел | Номер и дата акта о выбытии | Примечания | |||
|
| |||||||||||
Графы 1, 2, 4, 5, 6, 7 заполняются при поступлении документов в фонд библиотеки, графы 2, 6, 8 заполняются при выбытии документа из фонда, графа 3 заполняется при проверке фонда.
Тема 4. 4. Порядок исключения документов из фонда библиотек
В библиотеке кроме приема документов в фонд осуществляется выбытие документов из фондов библиотек по разным причинам: по ветхости, устаревших по содержанию, дублетных, утерянных читателями и др. причинам. Отбор и исключение документов из библиотечного фонда осуществляется работниками библиотек с участием членов фондовой комиссии. Исключение документов состоит из последовательных операций.
1. Выявление в фонде документов, подлежащих исключению, обоснование его.
2. Составление списка документов на выбытие.
3. Подсчет стоимости документов.
4. Составление акта.
В акте учитываются документы, исключаемые из фонда по какой-либо одной причине: устаревание или ветхие и т. д. Акт служит оправдательным документом, подтверждающим правильность исключения из фонда. Составляется акт в 3-х экземплярах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию (для снятия документов с баланса), другой – в отдел комплектования, обработки и организации единого фонда центральной библиотеки, третий - оставляют в библиотеке.
|
|
|
5. Сдача акта и списка в отдел комплектования, обработки и организации единого фонда центральной библиотеки.
6. Утверждение акта директором.
7. Вывоз макулатуры структурными подразделениями после утверждения акта.
Акт на списание документов, утраченных в результате порчи, утери, хищения, бедствий стихийного и техногенного характера, составляется на основании соответствующих документов, подтверждающих утрату. При списании документов по причине стихийного бедствия требуется справка от представителей определенного органа, которые прибыли на место происшествия на основании этого документа осуществляется списание документа из баланса библиотеки. В случае кражи документов к акту прилагается объяснительная записка руководителя структурного подразделения и справки из милиции.
Если документ утерян читателем, то пользователь должен сделать замену, равноценную утерянному изданию по стоимости или значимости. На основании сделанной замены составляются акты на поступление замены и выбытие утерянных документов. В тетрадь учета книг, принятых взамен утерянных делается соответствующая запись. На основании записей в «Тетради учета книг, принятых от читателей взамен утерянных» составляются два акта: один на документы, которые утеряны, второй – на принятые взамен. Эти акты утверждаются директором, а в «Книгу суммарного учета библиотечного фонда» совершается запись. В первую часть книги заносятся сведения о принятых документах, во вторую – об утери документов.
После того, как акт утвержден, документы, которые включены в акт, изымаются в инвентарной книге и в каталогах. Изъятие документов должно пройти в течение месяца. Книги, списанные из библиотечных фондов, не должны оставаться на полках стеллажей.
На периодические издания один раз в год составляется акт об их выбытии по причине истечения срока хранения. Комплекты газет исключаются после 3 лет хранения, журналов – после 5 лет хранения. На основании составленного акта в части второй «Книги суммарного учета библиотечного фонда» производится запись об их исключении.
|
|
|
|
|
|
