Выборка записей с помощью запросов

    Одним из стандартных объектов MS Access является запрос. Запросы используются для просмотра, анализа и изменения данных в одной или нескольких таблицах. Например, можно использовать запрос для отображения данных из одной или нескольких таблиц и отсортировать их в определенном порядке, выполнить вычисления над группой записей, осуществить выборку из таблицы по определенным условиям. Запросы могут служить источником данных для форм и отчетов MS Access. Сам запрос не содержит данных, но позволяет выбирать данные из таблиц и других запросов и выполнять над ними ряд операций. В MS Access существует несколько видов запросов. Одним из наиболее часто применяемых типов запросов является запрос на выборку. Он содержит условия отбора данных и возвращает выборку, соответствующую указанным условиям, без изменения возвращаемых данных. Источником для запроса могут служить таблицы или другие запросы.

Для изменения уже существующих запросов и создания новых используется конструктор запросов. Чтобы создать новый запрос с помощью конструктора запросов, необходимо:

- в окне базы данных на панели объектов выбрать ярлык «Запросы»;

- в списке запросов выбрать ярлык «Создание запроса» в режиме конструктора или нажать кнопку «Создать», в появившемся окне «Новый запрос» выбрать пункт «Конструктор»;

- в окне «Добавление таблицы» (рис. 3.3) выбрать одну или несколько таблиц или запросов для построения нового запроса и нажать кнопку «Добавить». Для удобства выбора таблиц и запросов в окне существуют следующие вкладки: «Таблицы», на которой отображается список таблиц; «Запросы», на которой отображается список запросов; «Таблицы и запросы», на которой отображается список и таблиц и запросов вместе;

- после добавления всех необходимых таблиц нажать кнопку «Закрыть» в окне «Добавление таблицы».

Рис. 3.3. Добавление таблицы

Затем нужно указать, какие поля из базовых таблиц будут отображаться в запросе. Включать в запрос можно поля из любой таблицы. Способов включения полей в запрос существует несколько:

- выделить нужное поле в таблице-источнике (можно выделить несколько полей, пользуясь клавишами <Shift> и <Ctrl>). Если требуется включить в запрос все поля базовой таблицы, можно выделить поле, обозначенное звездочкой (*). Если дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на выделенном поле, то в бланке запроса появится столбец, соответствующий выбранному полю. Затем аналогично можно добавить другие поля. Столбцы в бланке запроса при этом заполняются слева направо;

- можно подвести указатель мыши к выделенному полю (одному из выделенных полей), нажать на левую кнопку мыши и перетащить поле (поля) в нужное место бланка запроса (указатель мыши при этом должен принять вид трех прямоугольников). Последний способ позволяет помещать поля в любое место бланка запроса;

- наконец, вместо перетаскивания полей в бланк запроса из таблицы можно просто использовать раскрывающийся список полей в строке «Поле» бланка запроса.

В строке «Условие отбора» указываются условия отбора записей. Такими условиями могут быть логические выражения. Например, (>30), (= Иванов), (=10), (Like ‘СЕН*’) и т. п. Условия, находящиеся в одной строке, но в разных столбцах бланка, объединяются по логическому оператору «And» (И). Если нужно объединить условия отбора по логическому оператору «Or» (ИЛИ), необходимо разместить эти условия в разных строках бланка запроса. В приведенных выше условиях применены операторы сравнения значений полей таблицы с некоторой константой и оператор сравнения с образцом. Оператор сравнения с образцом Like упрощает создание выражений для выборки записей и определяет, начинается ли строковое значение с указанных символов (для правильной работы Like нужно добавить символ шаблона “*” или один или несколько символов “?”)

На рис. 3.4 показано создание запроса на выборку из таблицы «Students» имен и фамилий студентов, у которых фамилия начинается на букву П, получающих стипендию, которая при этом не превышает 400 рублей.

Рис. 3.4. создание запроса на выборку из таблицы «Students»

Если выполнить запрос, выбрав пункт меню «Запрос»/«Запуск», то получится результат, представленный на рис. 3.5.

Рис.3.5. Запрос пункта меню «Запрос»/«Запуск»