3.2.6. Организация рабочего пространства менеджера

Организованное рабочее место служит дополнительным стимулом к плодотворной работе. Красивая работа на красивом рабочем месте создает хорошее настроение, радует и не раздражает. Стол должен быть чистым, то есть на нем перед началом работы должен быть минимум самых необходимых письменных и других принадлежностей. Желательно, чтобы постоянно на письменном столе должны находиться: 1) настольный календарь-пятидневка; 2) блокнот-ежедневник; 3) ручка и 4) телефон (на ближнем левом углу стола). Стаканчик с ручками и карандашами, коробки со скрепками, чистая бумага и тому подобное, что традиционно занимало место на поверхности письменного стола должны находиться рядом, но они не на столе, а на тумбочке, приставке, полке и т. д. Гигиенисты говорят, что работающему за столом нужны микропаузы с элементами физзарядки: потянуться, чтобы взять, встать, чтобы поставить, и т. п. “Психотерапевтическая” возможность места приложения своих сил нашла отражение в “законе чистого стола”.

Когда вы приступаете к работе, на столе должно находиться, кроме указанного выше набора из четырех предметов, только то, что относится к текущей работе. Неукоснительное соблюдение “закона чистого стола” не только ускоряет работу, но и предупреждает нервный срыв, ибо постоянный вид увеличивающейся горы бумаг не ускоряет саму работу, но ускоряет утомляемость, чувство беспомощности и ведет к стрессу.

Думающий менеджер уделит внимание не только письменному столу, но и комнате, в которой этот’ стол стоит. К сожалению, кабинеты часто безлики и унифицированы. Ощущение личности в обстановке и атмосфере любого кабинета приближено к нулю. Можно повесить на стенах хороший пейзаж, графику, живописное фото, в шкафу поместить хорошие и читаемые книги, на вспомогательном столике держать что-либо от своего хобби. Такой кабинет не только вас постоянно будет стимулировать, и на посетителей будет оказывать смягчающее впечатление. На стенах проходных японских заводов стали вывешивать подлинники мастеров живописи, на видных местах ставят драгоценные вазы. Расчет прост: там, где глаза работающих видят прекрасное, работают гораздо лучше.

Средства труда. Текущая работа требует постоянного ращения к необходимой информации, которая, естественно, должна быть под рукой.

Распределить бумаги по ящикам и полкам — дело вашего вкуса, привычек и творчества. Важно одно — минимум времени на поиск любой требуемой бумаги. Распределяя все по ящикам и полкам, необходимо упорядочить содержимое каждого ящика. Решите, как будет храниться информация. Хороша картотечная система, когда данные заносятся на стандартную карточку и карточки размещаются между разделителями в коробках. Картотеки обладают многими достоинствами, среди которых первое — возможность многократной классификации по различным признакам. Однако есть и ограничение — строгая стандартность карточек, а у вас множество бумаг самого разного фор мата. В этом случае не обойтись без папок. Картонные папки целесообразнее хранить в вертикальном положении, естественно, обозначив на корешке их предназначение. Гибкие прозрачные папки необходимо держать в горизонтальном положении. При этом хорошо бы позаботиться, чтобы в поисках нужной не перекладывать все остальные. Используем их прозрачность и снабдим броскими этикетками, вложенными внутрь. Можно этикетку закрепить и сверху, зафиксирован ее прозрачной липкой лентой.

Специалисты по делопроизводству рекомендуют придерживаться следующих правил:

1. Не стремитесь без необходимости увеличивать количество папок. Вначале попробуйте обойтись одной-двумя.

2. Папки с текущими документами лучше использовать разноцветные.

3. Отведите каждой папке постоянное место.

4. Поработав, очередную бумагу в папке кладите сверху.

5. Время от времени “прореживайте” разбухшие папки.

6. Перечень (номенклатура) папок должен храниться в постоянном месте.

Правило кругооборота обрабатываемых документов. Необработанные документы и вспомогательные информационные материалы кладутся в зону “А” (левый дальний угол стола), очередной обрабатываемый документ или лист бумаги, на котором пишете, перемещаете в “Б” (середина стола, прямо перед вами). Отработанный документ или написанное вами уходит в зону “В” (дальний правый угол стола). Если вас прервали, скажем, вызвали к начальнику, пригласили на совещание и т. п., все, что лежало в зоне “Б”, перенесите в зону “А”. В этом случае обеспечивается полная гарантия, что вы, возвратившись, безо всякой остановки продолжите работу и каждый документ проработаете полноценно. Зная правило кругооборота документов на столе, ваша секретарь или ваши коллеги в ваше отсутствие не возьмут бумаги из зоны “А”, но с полным правом могут взять документ из зоны “В”, а секретарь без особого указания приступит к печатанию того, что вы написали, ибо помещение в зону “В” — знак завершения работы или части ее.

Если работа не завершена, а вам необходимо уехать в командировку, бумаги из зоны “А’ сложите в отдельную папку, а сверху бумаг положите записку с напоминанием самому себе, с: чего начать, точнее, продолжить работу сразу после воз вращения.

Правило кругооборота обрабатываемых документов — не изыск бюрократов, а обобщение опыта творчески работающих людей.