 |
Приказы по личному составу
|
|
|
|
Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников организации (предприятия) на другую работу.Заключение трудового контракта с работником не исключает издания приказа по личному составу о зачислении его на работу.
Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№ 1 л/с, № 2 л/с,…) Оформляют приказы по личному составу на общих бланках организации (либо бланках приказов).
Реквизит «Заголовок к тексту» приказа по личному составу может быть оформлен следующим образом:
«О приеме на работу Федосенко В.И.»
«Об увольнении Андреева Л.С.»
«Об изменении штатов» (если приказ касается приема и увольнения сразу нескольких работников).
Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В констатирующей части приказа могут быть указаны причины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотрению руководителя констатирующая часть приказа может не указываться.
Вторая, распорядительная часть приказа, начинается словами: НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, которые печатают, начиная от границы левого поля. После них, в следующей строке указывают фамилию работника (прописными буквами), имя и отчество, должность, срок увольнения, назначения или перевода, в случае увольнения – статью Трудового Кодекса Республики Беларусь, а при приеме на работу – оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т.п.
Приказы по личному составу могут составляться на нескольких сотрудников независимо от того, принимают их на работу или увольняют. Такие приказы составляют из нескольких пунктов, каждый из которых касается отдельного сотрудника.
|
|
|
Аналогично приказам о приеме на работу, об объявлении строго выговора составляется приказ об увольнении. Для этого необходимо заменить:
· в реквизите «Заголовок» фразу «О приеме…» на «Об увольнении…»;
· графу «Вид приема» на «Причина увольнения»;
· графу «Дата приема» на «Дата увольнения».
В графе «Основание» указывают документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) либо статью Трудового Кодекса Республики Беларусь, соответствующую причине увольнения.
Приказы о переводе на другую должность внутри организации (предприятия) также могут быть представлены в формализованном виде. В этом случае следует указать новую должность и оклад, новое структурное подразделение и вид перевода. Если перевод временный, необходимо указать, на какой срок он производится.
Приказы по личному составу визируются руководителем структурного подразделения, юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом фирмы, главным бухгалтером. Он объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов «Подпись» и «Виза» самим работником и содержит текст «С приказом ознакомлен», подпись работника и дату ознакомления.Крайне необходима эта отметка на приказах об увольнении, так как при возникновении трудовых споров работник вправе обратиться в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом.
Приказы по личному составу хранят 75 лет (статья 19б «Перечня документов с указанием сроков хранения»).
В процессе деятельности организации (предприятия) могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках и т.п., срок хранения которых не превышает 3 лет (статья 19в указанного Перечня). Такие приказы имеют индекс (№ 1-к, № 2-к,) и формируются в самостоятельные разделы.
|
|
|
Трудовая книжка
Трудовые книжки на работников ведут на всех предприятиях, в организациях независимо от их формы собственности.
Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, и специальный стаж работы.
Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации организации (предприятия) трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. При приеме на работу по совместительству, по трудовому соглашению, договору подряда трудовая книжка не предъявляется.
На работника, поступающего на работу впервые, заводят трудовую книжку, которую заполняют в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу. Записи в трудовой книжке производят на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.
В трудовую книжку вносят сведения:
· о работнике;
· о работе (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение);
· о награждениях и поощрениях;
· об открытиях;
· о назначении пенсии.
Взыскания в трудовую книжку не записывают.
Сведения об образовании, специальности или профессии в трудовой книжке указывают на основании следующих документов: аттестатов, дипломов, сертификатов, справок, если образование незаконченное высшее. На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать организации (предприятия), где она была впервые заполнена. Записи на последующих страницах трудовой книжки начинают с проставления штампа организации или написания от руки ее наименования. Если организация изменила название, об этом делается запись отдельной строкой. Например:
ПО «Прогресс» с 01.02.2000 переименовано в ПО «Прогресс – М».
Записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а об увольнении – в день увольнения. Записи производят аккуратно чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.
|
|
|
При заполнении раздела «Сведения о работе» в графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата приема, в графе 3 – указание действия и должность, в графе 4 – основание.
С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.
Если раздел «Сведения о работе» заканчивается, выдается вкладыш. Он вшивается в книжку, заполняется и ведется администрацией организации (предприятия) в том же порядке, что и трудовая книжка.
При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения под расписку. За сохранность трудовых книжек несет ответственность руководитель организации (предприятия). Они хранятся в сейфах как бланки строгой отчетности.
Личная карточка формы Т-2
Основным документом по учету персонала организации (предприятия) является личная карточка формы Т-2, которая заводится на каждого работника, принятого на постоянную или временную работу.
Все записи в карточке при её оформлении делаются на основании документов, предоставленных работниками. На основании паспорта в разделе 1 «Общие сведения» указывают фамилию, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серию паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника приводят на основании записи в трудовой книжке. Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берут из военного билета работника.
В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.
На оборотной стороне карточки содержатся разделы III «Назначения и перемещения», 1V «Отпуска», V «Дополнительные сведения» и «Дата и причина увольнения». Наиболее важными являются сведения из разделов Ш и «Дата и причина увольнения».
Записи в данных разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения надо вносить с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи раздела «Назначения и перемещения» должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.
|
|
|
В разделе «Дополнительные сведения» записывают данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т.п.
Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем. Все записи должны быть без сокращений. Личную карточку на работника заводят в одном экземпляре, хранят в сейфе в специальной картотеке, составленной по алфавиту.
Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельные отделы по алфавиту (по трем первым буквам фамилии). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них должна быть составлена внутренняя опись. Срок хранения личных карточек формы Т-2 75 лет.
2. Личное дело и его содержание
Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работниках организации (предприятия). Личные дела могут заводиться на всех работников, но чаще всего – на руководителей и ведущих специалистов (при этом на всех сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2).
Организация (предприятие) вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников.
В состав личного дела должны входить следующие документы:
· внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
· заявление о приеме не работу;
· анкета или личный листок по учету кадров;
· автобиография;
· копии документов об образовании, присуждении учёных степеней, присвоении ученых званий;
· копии документов об утверждении в должности;
· характеристики или рекомендательные письма;
· трудовой контракт (договор);
· копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
· дополнение к личному листку по учету кадров;
· справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
В личное дело могут быть включены такие документы, как списки изобретений, научных трудов и др. Необходимо иметь в виду, что при приеме на работу запрещается требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.
Личное дело заводят после издания приказа о приеме не работу. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшиваются в папку-скоросшиватель. На ее обложке указывают полностью фамилию, имя и отчество сотрудника.
Личные дела сотрудников организации (предприятия) хранятся у инспектора по кадрам или секретаря в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносят только лица, ответственные за их ведение.
|
|
|
Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.
|
|
|
