 |
Контроль исполнения документов – это комплекс мероприятий, направленных на обеспечение надлежащего (т.е. своевременного, точного и полного) исполнения документа.
|
|
|
|
Контролю подлежат документы, для исполнения которых установлены конкретные сроки.
Сроки определяются:
· требованиями законодательства, нормативно-правовыми актами и
ОРД по вопросам делопроизводства;
· предписаниями, содержащимися в самом документе;
· резолюцией.
Субъекты контроля (организаторы и исполнители) – структурные подразделения и должностные лица, к компетенции которых отнесено осуществление контрольных функций в сфере делопроизводства.
Участники контрольной деятельности – руководство предприятия, служба ДОУ, ответственные исполнители.Кроме того, в реализации контрольной деятельности участвуют руководители структурных подразделений.
Контроль исполнения документов включает:
· постановку документа на контроль;
· проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
· предварительную проверку и регулирование хода исполнения документа;
· в необходимых случаях – пересмотр сроков исполнения;
· учёт и обобщение результатов контроля исполнения документа;
· информирование руководства предприятия о результатах контроля.
Сроки исполнения определяют исходя из категории документов. Типовые сроки определяются законодательными или нормативно-правовыми актами. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации исходя из срока, указанного в документе, либо типовых сроков.
Документ признаётся полностью исполненным в случае, если к указанному руководством сроку произведены все предписанные резолюцией действия, направленные на надлежащее исполнение документа, и он не требует доработки.
Технология контроля:
· формирование картотеки контролируемых документов;
|
|
|
· направление документа исполнителю;
· фиксация сведений об исполнителе;
· сбор оперативной информации о ходе работы над документом;
· информирование руководителя о ходе работы над документом;
· фиксация результатов контроля;
· снятие документа с контроля;
· формирование картотеки исполненных контролируемых документов.
Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля над их исполнением. Возможность проверки исполнения документа должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой в организации (на предприятии). Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть неразрывно связаны и осуществляются с помощью тех же журналов или карточек.
Основная цель контроля – обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя организации (предприятия) поставлены на контроль. Технологическое обеспечение контроля над исполнением документа осуществляет секретарь (либо служба ДОУ).
После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь проставляет отметку «Контроль» на левом поле документа на уровне реквизита «Заголовок к тексту». Затем в регистрационном журнале или на специальной карточке делается отметка о постановке документа на контроль, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе.
Очень удобна для осуществления контрольных операций регистрационно-контрольная карточка. На ее верхнем поле кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления срока фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку.
Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце; в
32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33-й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы. Карточки в картотеке располагают по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует определенная ячейка. Контрольную карточку можно вести не только на документы, но и на устные поручения и задания руководства.
|
|
|
Секретарь помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале, на карточке или записывает их вместе с номером документа и исполнителем в своем рабочем блокноте.
В некоторых организациях (на предприятиях) для ведения контрольных операций используется персональный компьютер, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций.
Ряд программ предоставляет пользователю возможность вести с помощью ПК ежедневный рабочий календарь. Такой календарь можно использовать для проведения контроля над исполнением документов. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, фамилия исполнителя и его телефон, содержание поручения (если необходимо). Персональный компьютер не только выдаст предварительное напоминание секретарю, но и сможет в случае необходимости передавать эти данные на компьютер исполнителя.
Для документов, взятых на контроль, из резолюции руководителя берется срок исполнения, который для большинства документов не должен превышать 10 дней (если иной срок не оговорен в самом документе, либо соответствующим нормативным документом). Секретарь проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки производится анализ исполнения документов и в случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад руководителю для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов сообщается на оперативных совещаниях руководства). Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя.
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и т.п.). Результаты исполнения в кратной форме записываются на самом документе (реквизит «Отметка об исполнении документа»). Кроме того, в карточке или журнале также ставится отметка об исполнении.
|
|
|
Контроль над исполнением документов как часть делопроизводства и контроль как функция управления в некоторых учреждениях, организациях совмещены.
Номенклатура дел
После того, как в управленческой деятельности была использована информация, содержащаяся в документе, он становится «памятью» учреждения, «хранителем» информации, потребность в которой может возникнуть через определенный промежуток времени. Таких документов накапливается множество. Для того, чтобы их можно было легко найти, после исполнения документы группируются в дела.
Номенклатура дел является указателем индексации документов и дел. При индексации документов индекс дела по номенклатуре входит в индекс документа. В номенклатуре дел указывают сроки их хранения, с ее помощью проводится первый этап экспертизы ценности документальных материалов, определяется время их хранения.
Номенклатура дел используется как схема построения справочной картотеки на исполненные документы и как учетный документ при сдаче дел в архив учреждения (организации, предприятия).
Номенклатура дел охватывает весь объем документов, связанных с деятельностью учреждения, при этом учитывается как внутренняя документация, так и получаемая извне.
Заголовок дела, включенного в номенклатуру, должен отражать один вопрос, один срок хранения документов конкретного дела. В заголовке должны быть указаны: виды документов, хранящихся в данном деле (приказы, протоколы, акты и т.д.); период, за который собраны документы.
При составлении номенклатуры дел обязательно учитывают сроки хранения документов. В зависимости от практической и научной ценности документов определяют и срок их хранения – временный (до 10 лет включительно), долговременный (от 10 до 75 лет) и постоянный (свыше 75 лет).
|
|
|
Названия дел в номенклатуре располагают в определенной последовательности. Вначале помещают дела с распорядительной документацией вышестоящих органов, затем с организационными документами (уставом, положениями). Далее идут распорядительные документы самого учреждения (приказы, распоряжения руководителя), планы, отчеты, переписка с вышестоящими организациями. При наличии большого количества корреспондентов переписка располагается по алфавиту корреспондентов или административно-территориальных названий.
Номенклатура дел составляется или обновляетсяежегодно. Она вводится в действие с 1 января.
Номенклатура дел подготавливается структурными подразделениями учреждения (организации, предприятия). На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел всего учреждения, которая согласовывается с архивным органом и утверждается руководителем организации.
Номенклатуры дел подразделяют на индивидуальные, примерные, типовые. Индивидуальная номенклатура дел отражает документы одного конкретного учреждения. Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатывают в целях унификации группирования документов определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов. Типовой номенклатурой устанавливается единая индексация дел для учреждений всей системы. Примерные номенклатуры дел имеют рекомендательный характер, типовые – обязательный.
Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индексы дел должны состоять из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения или учреждения. Например: 03-12, где 03 – индекс структурного подразделения, 12 – номер дела по порядку.
Номенклатуру дел составляют по унифицированной форме. В первой графе проставляют индекс дела. Во вторую графу вносят заголовки дел и наименования структурных подразделений. При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия. В третьей графе проставляют (в конце года) количества дел и томов. В четвертой графе указывают срок хранения дела со ссылкой на номер статьи ведомственного или типового перечня документальных материалов. Пятую графу заполняют в том случае, когда делают отметки об уничтожении дел, о передаче их в архив и т.д. В конце года составляется итоговая запись, в которой отдельно подсчитывают дела постоянного, временного и долговременного хранения и учитывают переходящие дела.
|
|
|
Номенклатура дел составляется как минимум в трех экземплярах: для канцелярии, структурного подразделения и архива.
|
|
|
