Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиальности

Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиальности включает следующие стадии:

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.

2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.

3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.

4. Принятие решения по рассмотренным материалам.

5. Оформление протокола заседания.

6. Издание распорядительного документа и доведение решения
коллегиального органа до исполнителей.

7. Доведение решения до исполнителей.

На первом этапе проводится сбор информации по рассматри­ваемому вопросу, ее анализ и оформление в виде аналитической справки. Эту работу проводит, как правило, в соответствии с пла­ном работы коллегиального органа специалист соответствующего структурного подразделения по заданию руководителя и совместно с ним. При необходимости специалист может запрашивать необходимую информацию из подведомственных учреждений, дру­гих подразделений. Справка, которую готовит специалист, должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию о со­стоянии дел по рассматриваемому вопросу и содержать конкрет­ные предложения. Она должна быть согласована со всеми заинте­ресованными в готовящемся решении специалистами подразделе­ния и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение коллегиального органа. Наряду со справ­кой специалист готовит проект решения коллегиального органа. Таким образом, данная стадия завершается подготовкой справки по вопросу и проекта решения.

На второй стадии подготовленные материалы - справка и проект решения - передаются секретарю коллегиального органа. Здесь важно соблюдение сроков, установленных для передачи материалов, которые обычно составляют 10-15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылки или передачи членам коллегиального органа для ознакомления и предварительного изучения. Члены коллегиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопро­се, который будет рассматриваться на заседании. Передачу материалов секретарю коллегиального органа осуществляет руководитель подраз­деления, подготовившего их.

Третья стадия - обсуждение материалов на заседании — вклю­чает два этапа: вспомогательный, заключающийся в подготовке об­суждения, и основной - непосредственное обсуждение вопросов на заседании. На первом этапе проводятся ознакомление предсе­дателя коллегиального органа с представленными материалами и организационные мероприятия по подготовке заседания - членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию. На самом заседании обсуждаются пред­ставленные материалы, высказываются мнения по проекту реше­ния, предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые при­знаются принятыми, если за них проголосует большинство членов коллегиального органа.

Четвертая стадия отражает специфику деятельности коллеги­альных органов: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные записи хода засе­дания, стенографическая запись или звукозапись на магнитофон­ную ленту. В высших органах власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания на основе произведенных записей оформляется протокол (или сте­нограмма) заседания. Если протокол составляется на основе чер­новых записей, запись основных выступлений желательно согла­совать с выступавшими. Согласование записей выступлений в протоколе производится проставлением визы выступавшим на левом поле протокола напротив записи выступления. После со­гласования протокол подписывается председателем коллегиально­го органа и ответственным секретарем.

Шестая стадия - издание распорядительного документа по ре­шению коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляются постановлениями или решениями. Постановления из­даются высшими органами государственной власти и управления (на­пример, постановление Правительства Республики Беларусь). Коллегиальные органы организаций, учреждений, предприятий, фирм издают решения (например, решение Совета директоров От­крытого акционерного общества).

Решения информационного характера, как правило, не оформ­ляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют про­токольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписка­ми из протокола заседания.

Последняя стадия - доведение распорядительного документа до исполнителей — выполняется таким же образом, как и в случае из­дания распорядительных документов на основе единоличного при­нятия решений.

 

Составление и оформление распорядительных документов

Постановление

Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некото­рыми центральными органами исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиаль­ными органами общественных организаций по наиболее важным принципиальным вопросам их деятельности.

Юридическими основаниями для изданий постановлений могут быть законы Республики Беларусь, постановле­ния Правительства, а также необходимость осуществления собственной исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения возложенных на орган управления задач в соответствии с предоставленной ему компетенцией и потребность правового регулирования работы аппа­рата управления.

Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государст­венный герб Республики Беларусь, наименования органа, издающего постановление, название вида докумен­та, дата и номер постановления, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление.

Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания постановления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом — «ПОСТА­НОВЛЯЕТ», например:

«В целях удовлетворения потребностей населения Российской Федерации в цитрусовых, Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ:...»

При необходимости вступительная часть может содержать ссыл­ки на законы и ранее изданные постановления и другие ведомствен­ные нормативные акты. Положения, имеющие нормативный харак­тер, во вступительную часть не включаются.

Если постановление не нуждается в обосновании, его текст на­чинается непосредственно с ключевого слова, например:

«Совет Министров Республики Беларусь

ПОСТАНОВЛЯЕТ:...»

Распорядительная часть постановления излагается в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами, в каждом из которых содержится отдельное поручение. Пункты постановления, содер­жащие конкретные поручения, включают: наименование органа или организации, которой дается поручение, содержание самого поручения и при необходимости срок его выполнения

Постановления могут содержать приложения — схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы. В соответствующих пунктах постановления делается ссылка: (приложение 1) или: (приложение 3). На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к постановлению Правительства

Российской Федерации

от 27 января 1997 г. № 18

или:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Правительства

Российской Федерации

от 27 ноября 1997 г. № 1177

Проект постановления должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и иметь визы их руководителей. Для проектов ведомственных нормативных актов обязательна процедура их юридической экспертизы и соответствен­но виза руководителя юридической службы.

Постановления подписываются руководителем органа управле­ния. Постановления Правительства Республики Беларусь и республиканских органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

Решение

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и сове­щательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).

Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, с тем исключением, что ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», например:

«Коллегия РЕШИЛА...» или: «Совет директоров РЕШИЛ...».

Приказ

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организа­цией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организа­ций и лиц.

В деятельности организаций различаются: приказы по орга­низационным вопросам, основной деятельности и личному со­ставу.

Приказы по организационным вопросам издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверж­дении структуры и штатов, в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчет­ных, инструктивных» методических документов (положений, долж­ностных инструкций, правил, регламентов и др.), при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных ор­ганов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.) и тому по­добных случаях.

Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпу­сков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения ра­ботников.

Приказы оформляются на специальном бланке — бланке прика­за или общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), назва­ние вида документа, дата и номер документа, место издания, заголо­вок к тексту, подпись, визы.

Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформ­ляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходи­мых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа — «Проект».

Приказы по организационным вопросам и основной (производ­ственной) деятельности издаются во исполнение правовых норма­тивных актов вышестоящих органов и в инициативном порядке в целях реализации возложенных функций и задач.

Проекты приказов составляются на основе тщательного и все­стороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, что­бы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реаль­ными, соответствовали действующему законодательству, обеспечи­вались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректиров­ки принятых решений.

Заголовок - обязательный реквизит приказа, должен быть сфор­мулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок к приказу строится по схеме «О чем?», например:

«Об увеличении уставного капитала общества»

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: вступитель­ной и распорядительной. Во вступительной части дается обоснова­ние предписываемых действий.

Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящей органи­зации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, во вступительной части указываются его название, дата, номер, напри­мер:

«В соответствии с Положением о создании, реорганизации и лик­видации филиалов и представительств общества, утвержденном Сове­том директоров общества 15.05. №96, и на основании решения Общего собрания акционеров о создании филиала общества в г. Твери (протокол от 18.03.1997№ 1)

ПРИКАЗЫВАЮ:...»

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполне­ние возложенных на организацию функций и задач, во вступитель­ной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа:

«В связи с завершением строительства нового учебного корпуса ин­ститута по ул. Металлистов, д. 37а ПРИКАЗЫВАЮ:.,.»

Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нуме­руемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выпол­нение различных по характеру действий.

Пункт распорядительной части, содержащий поручение, вклю­чает: наименование исполнителя или исполнителей, предписывае­мое действие, конкретный срок выполнения поручения. При нали­чии промежуточных сроков выполнения или при разбивке предпи­сываемого действий на отдельные задания каждое из них формули­руется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распо­рядительной части проекта приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядитель­ной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.

Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Если проект приказа отменяет полностью или частично ранее изданные приказы по рассматриваемому вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа необходимо их перечислить.

Последний пункт приказа - это пункт о контроле, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за ис­полнение документа, его инициалы и фамилия.

При составлении проекта приказа необходимо:

увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;

излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;

намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;

обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований организаций;

указывать структурные подразделения и должностных лиц, на
которых возлагается контроль за исполнением приказа;

указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в
какой-либо своей части.

Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и
деепричастных оборотов. Специальные (технические) термины
нужно употреблять в пределах необходимости и только общепризнанные. В тексте проекта приказа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения
одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе выражения типа: «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить
контроль» и т.п.

До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.

Если к проекту приказа имеются приложения справочного или
аналитического характера (графики, схемы, таблицы), в тексте проекта в соответствующих пунктах распорядительной части даются
ссылки: (приложение 1); (приложение 2).

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение, например:

Приложение 1 к п. 2 приказа от 14.06.1997 № 86.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: (прилагается), а на при­ложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения до­кумента.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложе­ний, должна быть единая нумерация страниц, с охватом основного текста и всех приложений.

Приложения к проектам приказов должны визироваться испол­нителем, подготовившим их, руководителями структурных подраз­делений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.

Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). Образец приказа по основной деятельности:

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СВЯЗЬИНВЕСТ»

ПРИКАЗ

______ N»_________

Москва

Об увеличении уставного капитала общества

В связи с решением Общего собрания акционеров от 10.02.1997 № 1 «Об увеличении уставного капитала общества» и руководствуясь Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержден­ном Советом директоров общества 16.07.1996

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Руководителю Юридического отдела Свечову М.М. в срок до 01.03.1997 направить сведения о внесении изменений в Устав общества об увеличении размера уставного капитала общества в Московскую регистрационную палату и Налоговую инспекцию.

2. Руководителю Финансового управления Обросимову Н.И. в срок до
15.03.1997 зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве
финансов Российской Федерации.

3. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора общества Баранова О.Н.

 

Генеральный директор

Подпись Инициалы, фамилия

 

Распоряжение

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично Президентом Республики Беларусь, а также единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения по существующей практике также издают руко­водители предприятий по вопросам частного характера.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же прави­лам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений ключевое слово, разделяющее ввод­ную и распорядительную части, является «ОБЯЗЫВАЮ».

 

Указание

Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителей организации или его заместителями преимущественно по вопросам ин­формационно-методического характера, а также по вопросам, связан­ным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.

В целом, указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в зависимости от содержания указания.

Указания должны иметь заголовок, который формулируется так­же, как заголовок к тексту приказа. Текст указания в большинстве случаев имеет вступительную часть, в которой раскрываются цели и причины его издания. Последним пунктом распорядительной части является пункт о контроле за исполнением указания.

 

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: