Некоторые виды служебных писем

Письма просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для из­ложения просьб от имени предприятий, организаций, учрежде­ний практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

Письмо-просьба может излагаться от первого лица единствен­ного числа («Прошу...»), от первого лица множественного числа («Просим...»), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит.,.», «Администрация просит...», и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с coбирательным значением.

Вариант текста письма-просьбы представлен в предыдущей части лекции.

Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (от­каза) следующая:

1) повторение просьбы, на которую составляется ответ;

2) обоснование причины-отказа (если письмо отказ);

3) констатация отказа.

Вариант текста письма-отказа:

«Вашу просьбу об изменении срока поставки копировального оборудо­вания выполнить не можем из-за отсутствия его в настоящее время на наших складах. Поэтому копировальное оборудование будет поставлено в сроки, указанные в договоре».

В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания:
«Ваше предложение отклонено по следующим причинам...»
«Считаем нужным сообщить вам, что…».

Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составля­ется при отправке адресату каких-либо документов или матери­альных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, ког­да содержит какие-либо дополнительные разъяснения к прило­женным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Во всех других случаях сопроводительное письмо становится излишним, а адрес, дату и индексы письма можно указать прямо в самом документе. Поскольку уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство. Нужно добиваться, чтобы предприятия обращались к сопроводительным письмам лишь тогда, когда это действительно необходимо.

Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5. Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:

«Высылаем наложенным платежом...»

«Возвращаем проект... на... стр. со следующими замечаниями...»

«В соответствии с нашей договоренностью (Вашей просьбой) направ­ляем (высылаем, посылаем)...»

Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправ­ки договора. Приведем образец текста договорного письма:

«Направляем подписанный с нашей стороны договор №... от... Справка о финансировании будет выслана...

Данное письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего договора.

Приложение: договор о... №... на 3 л. в 3 экз.»

Письмо-напоминание. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоми­нание, как правило, состоит из двух логических элементов: напо­минания о выполнении действий и мерах, которые будут приня­ты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-на­поминании являются формы глагола «напоминать».

Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях,
когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не
получил письма, адресованного ранее, по не зависящим от него
причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего
письма.

В одном и том же письме часто выражается не только напоми­нание, но и требование выполнить те или иные обязательства. Например:

«Напоминаем, что согласно договору №34 от 15.12.2006 Ваше предприятие должно было закончить работы по монтажу оборудования к 30.04.2007. Предлагаем Вам закончить предусмотренные указанным договором работы к 25.05.2007. В противном случае мы будем вынуждены подать на Вас иск».

Письмо-запрос. Цель такого письма заключается в получении от другого предприятия необходимой информации. Вариант текста письма-запроса:

«Организация просит сообщить о номенклатуре выпускаемых Вами изделий с целью заключения в дальнейшем договора их поставки».

Письма-приглашения. Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адреса­ту. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и тра­фареты.

Письма-предложения. Письмо-предложение может представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос. Например;

«Администрация Октябрьского района г. Новосибирска рассмотрела
учредительные документы предприятия «Исток», ходатайство о согласии на регистрацию этого предприятия и считает необходимым рекомендовать переработку пунктов 1.5, 1.9 Устава. Кроме того, в протоколе общего собрания коллектива отсутствуют результаты голосования рассматриваемого вопроса.

На основании вышеизложенного предлагаем Вам в срок до 15 мая с.г. переработать учредительные документы и представить их повторно».

Гарантийное письмо. Существует отдельный вид писем, в которых содержится гарантия оплаты какой либо продукции, либо гарантия её поставки в установленные сроки. Гарантийные письма подписывает как директор, так и главный бухгалтер предприятия. Их подписи заверяются печатью.
Письма-подтверждения. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы; перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Например:

«Фирма «Адрон» подтверждает свою готовность установить взаимовыгодное и долгосрочное сотрудничество с Вашей фирмой и готова подписать соответствующие документы с учетом предложений Вашей стороны».

Факсограмма

Факсограмма (телефакс, факс) — получаемая на бумажном носите­ле копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимиль­ной аппаратуры).

По скорости передачи информации факсимильная связь стоит на одном уровне с телексной связью, но обладает очевидным пре­имуществом: она позволяет отправлять и получать графическую ин­формацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью,

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе — приказ, распоряжение, договор, протокол и др.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур облада­ет юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Не существует каких-либо специальных требований оформле­ния документов, передаваемых по факсу; они должны оформлять­ся в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответст­вующему виду документа: печататься четким, контрастным шриф­том.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинни­ка не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

Телефонограмма

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержа­нию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи тек­ста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, при­глашения, экстренные сообщения и т.п.).

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исхо­дящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; на­именование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму, вхо­дящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при
этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборо­тов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписыва­ется руководителем или ответственным исполнителем. Если телефо­нограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается спи­сок организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Для записи телефонограмм используются специальные бланки:

Если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма запи­сывается в журнал по следующей форме:

 

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Электронное сообщение

Электронное сообщение — документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатан­ной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организация­ми, имеющими соответствующие аппаратные и программные сред­ства.

Адресат электронной почты получает изображение полученного документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанной на принтере.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивиду­альный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присва­ивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осу­ществляется через эти почтовые ящики.

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную инфор­мацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который опи­сывает место (компьютер или локальную систему), где этот элек­тронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, раз­деленных точками. Последний поддомен - это код страны из двух букв (например, ru - Россия, by - Беларусь, ua - Украина).

 

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: