Порядок работы персонала с конфиденциальными документами

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в «Журнале учета и выдачи документов с грифом «КТ».

При выдаче секретарем документа с грифом «КТ» работник, получивший его, должен сверить номер (индекс) полученного документа с номером (индексом) в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

Выданные для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату секретарю в тот же день. С разрешения руководства организации (предприятия) отдельные документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение срока работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.).

При возврате документа с грифом «КТ» секретарь сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

Запрещается изъятие из дел или перемещение из одного дела в другое документов с грифом «КТ» без разрешения руководства и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ».

В организации (на предприятии) должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «КТ». Их должны копировать с разрешения руководства в специально выделенном помещении. Все копии документов с грифом «КТ» необходимо регистрировать в специальном журнале или в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ». Количество документов с грифом «КТ» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовят для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственность за сохранность документа. Все бракованные копии документа подлежат немедленному уничтожению.

Рассмотрение и исполнение электронных конфиденциальных документов и электронных аналогов бумажных документов сопро­вождается дополнительными требованиями к системе их безопасности. Для персонала централизованно разрабатывается иерархическая система идентифицирующих паролей, кодов и ключей для обеспечения разграничения доступа к информации.

Система утверждается приказом первого руководителя и дово­дится выборочно в строго индивидуальном порядке до каждого со­трудника фирмы под роспись. Обновление системы должно быть постоянным, что особенно важно при частой смене персонала.

Рабочее место сотрудника фирмы следует разместить таким об­разом, чтобы исключить возможность обозрения находящихся на столе конфиденциальных документов лицами, не имеющими к ним отношения. Рабочий стол не должен просматриваться через окно из соседних домов. Помещения, в которых конфиденциальная инфор­мация обрабатывается на ПЭВМ, должны иметь защиту от технических средств промышленного шпионажа.

Закончив работу на ПЭВМ сотрудник обязан:

● перенести конфиденциальную информацию на гибкие носители информации (дискеты, диски);

● стереть конфиденциальную информацию с носителей в ПЭВМ и записать шумовую информацию для предотвращения считывания остаточных сигналов;

● проверить наличие гибких магнитных носителей информации по внутренней описи и сдать их в службу конфиденциальной документации;

● блокировать ПЭВМ персональным ключом и отключить электропитание в помещении;

● запереть и опечатать помещение, сдать его под охрану.

После изготовления конфиденциального документа на принтере
и при необходимости переноса текста на дискету информация в
ПЭВМ также должна быть стерта с магнитного носителя. Факт уничтожения информации подтверждается росписями исполнителя и
сотрудника службы конфиденциальной документации в карточке
учета изданного документа.

Если на рабочем месте руководителя или исполнителя отсутствуют необходимые условия для работы с конфиденциальными доку­ментами, то ознакомление с документами и их исполнение осуще­ствляются в специальном помещении службы конфиденциальной документации. Здесь же ведется работа с документами особой цен­ности.

При прекращении трудовых отношений работника с организацией (предприятием), в которой он имел допуск к документам с грифом «КТ», взятые им обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если трудовым контрактом не установлен иной срок.

Учёт и хранение дел с конфиденциальными документами.

Все дела и журналы (картотеки) учета документов с грифом «КТ» в обязательном порядке вносят в номенклатуру дел организации Номенклатура дел, предназначенная для систематизации конфи­денциальных документов, может быть составной частью общей номен­клатуры дел фирмы или существовать в качестве самостоятельного до­кумента. По форме она не отличается от номенклатуры дел для откры­тых документов. Однако дополнительно в ней указываются: фамилия исполнителя (исполнителей), которому предоставлено право пользо­ваться делом, фамилия лица, ответственного за формирование и со­хранность дела, инвентарный архивный номер дела, номер и дата акта об уничтожении, отметка о снятии грифа конфиденциальности и пере­даче дела на открытое хранение и другие сведения.

После окончания года она подшивается в дело, содержащее номенклатуры за прошлые годы. Дело находится на инвентарном учете.

Дела формируются централизованно в службе конфиденциаль­ной документации, которая осуществляет их текущее и архивное хранение. Хранение дел с конфиденциальными документами на ра­бочих местах руководителей и исполнителей не разрешается.

Гриф конфиденциальности дела указывается на обложке. На внутреннюю сторону обложки переносится из номенклатуры фамилия исполнителя, которому дело выдается для работы. Одно­временно с заведением дела заполняется карточка учета выдачи дела.

В дело помещаются только конфиденциальные документы. Хра­нить в одном деле конфиденциальные и открытые документы не разрешается. Также раздельно с различиями по доступу хранится конфиденциальная и открытая информация в памяти ПЭВМ.

При необходимости под одним заголовком могут заводиться конфиденциальные и неконфиденциальные дела. При снятии с до­кументов грифа конфиденциальности они перемещаются в анало­гичное дело без грифа, которое хранится в канцелярии или управле­нии делами фирмы. Это дает возможность ограничить число конфиденциальных дел и сделать защиту их более эффективной.

При передаче дел в архив на документы с грифом «КТ» составляют отдельную опись. Хранят такие документы в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.