 |
Требования к изготовлению документа
|
|
|
|
Упорядочение процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.
Управленческие документы изготавливаются на пишущих машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.
Все реквизиты документы (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 2-3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) – 28 знаков.
Текст документа на бланках А4 печатают через полтора интервала, на бланках А5 – через один межстрочный интервал.
Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему:
- от границе левого поля печатают:
реквизиты «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования», заверительные надписи «верно»; слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».
- отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев;
- отступив 32 печатных знака – реквизит «адресат»;
|
|
|
- отступив 40 печатных знаков – реквизит «гриф утверждения»;
- отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись».
При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства – текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях.
Бланки документов
Бланк — это лист бумаги формата А4 или А5 с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации-авторе документа.
Бланк придает информации официальный характер. Применение бланков ускоряет процесс создания документа, сокращает трудозатраты на его составление, упрощает восприятие и повышает культуру.
Документы на хорошо оформленных бланках являются составной частью имиджа организации, его своеобразной визитной карточкой.
Требования к бланкам ОРД установлены следующими нормативными документами:
· ГОСТ 6.30-2003. УСОРД. Требования к оформлению документа.
· Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива 27 ноября 2000 № 68.
Виды бланков:
· Основные: общий бланк и бланк для письма
· Дополнительные: бланк конкретного вида документа, кроме письма; должностной бланк; бланк структурного подразделения; бланк для работы с зарубежными партнерами.
Каждый вид бланков документов имеет определенный набор реквизитов.
Общий бланк содержит следующие реквизиты:
· Герб (для организаций, имеющих на это право);
· Эмблема организации (при наличии герба не проставляется);
· Наименование вышестоящей организации (если она имеется);
· Наименование организации;
· Трафаретные части реквизитов (дата и номер документа).
Бланк письма имеет следующие реквизиты:
· Герб (для организаций, имеющих на это право);
· Эмблема организации (при наличии герба не проставляется);
|
|
|
· Наименование вышестоящей организации (если она имеется);
· Наименование организации (структурного подразделения);
· Справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), номер и дату лицензии);
· Код организации (предприятия) по ОКПО;
· Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
· Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
· Трафаретные части реквизитов (дата, номер документа и ссылка на номер и дату документа).
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа.
Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность ее руководителя.
Бланк структурного подразделения применяется для оформления документов в представительствах, филиалах, крупных структурных подразделениях предприятия. На таком бланке после наименования предприятия указывается наименование структурного подразделения.
На бланках субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственный национальный язык, реквизиты печатают на двух языках: русском и национальном.
Расположение реквизитов бланка предусмотрено в двух вариантах: продольном и угловом.
При продольном варианте все реквизиты бланка располагают вдоль и выравнивают либо по ширине, либо по центру.
При угловом варианте реквизиты бланка занимают площадь 73х88 мм в левом углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.
Способы изготовления бланков:
· типографический
· ПК
· штемпель (редко)
Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно–граверными предприятиями, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технологических возможностей для изготовления бланков на должном качественном уровне. Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам органов государственной власти и учреждений, имеющих право на использование герба (исполнительная и законодательная власть, суд, прокуратура, министерства, ведомства). Гербовые бланки подлежат строгому учету и хранению. Использование компьютерных шаблонов с государственным гербом запрещено. (Учет бланков в регистрационных учетных формах; уничтожение по акту).
|
|
|
При изготовлении бланков запрещено:
· Размещение на бланке только сокращенного названия организации- автора документа, отсутствие сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме.
· Составление бланка на 2-х языках, но с различной информацией об авторе документа.
· Украшение бланка рисунками, которые можно принять за эмблему.
· Размещение на бланке справочных данных об авторе, не соответствующих требованиям государственного стандарта.
· Произвольное расположение реквизитов бланка, не соответствующих требованиям государственного стандарта.
· Размещение дополнительных элементов в оформлении (линии, штрихи, вензеля, другие «художественные» украшения).
· Размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцу бланка зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.
Рекомендуемая литература:
· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., Издательство стандартов, 2003.
· Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для ВУЗов/Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под редакцией Кузнецовой Т.В. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.
· Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп./В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004.
· Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воронина М.Ф., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Издание 9-е, переработанное и дополненное. – СПб.: «Издательский дом Герда», 2004.
· Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству. – М.: «Приор-издат», 2004.
· Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов: Рекомендации от разработчиков ГОСТ Р 6.30 – 2003. – М.: МЦФЭР, 2003.
|
|
|
