 |
Тема 6.1. Организационные документы
|
|
|
|
Организационные документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работ, права и обязанности, ответственность руководства и специалистов предприятия.
Устав – правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.
Основными видами уставов являются:
· Устав государственной организации (утверждается вышестоящим органом (министерством, комитетом);
· Устав муниципальной организации (утверждается городской или районной администрацией);
· Устав коммерческой организации (утверждается общим собранием (учредителями, собственником имущества) и регистрируется государственным органом;
· устав общественной организации (утверждается общим собранием (съездом) участников организации).
Уставы оформляются на стандартных листах бумаги и должны иметь:
· Наименование организации;
· Наименование вида документа;
· Дату (датой устава является дата его утверждения);
· Гриф утверждения;
· Отметку о регистрации устава (для коммерческих организаций); место издания;
· Текст;
· Подписи учредителей или лиц, занимающих выборные должности (председателя, секретаря).
Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумерацию (раздел, пункт, подпункт):
ü Общие положения
ü Цели, задачи, предмет деятельности
ü Правовой статус
ü Организационная структура (органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи)
ü Финансово-материальная база (уставный капитал, акции, основные и оборотные средства, порядок распоряжения ими)
ü Учет и отчетность
ü Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью
|
|
|
ü Права и обязанности участников
ü Порядок ликвидации и реорганизации.
Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).
Положения бывают двух видов:
· Типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий);
· Индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии).
Отдельную группу составляют положения о проведении каких-либо конкретных мероприятий.
Положение составляется на общем бланке организации и должно иметь:
· Наименование вида документа
· Дату
· Заголовок к тексту
· Гриф утверждения
· Текст
· Подписи составителей
· Печать (при необходимости).
Датой положения является дата его утверждения руководителем или вышестоящим органом. Заголовок положения отвечает на вопрос «о чем?».
Текст может состоять из следующих разделов:
ü Общие положения
ü Задачи и функции
ü Управление и структура
ü Права и обязанности
ü Контроль деятельности
ü Служебные контакты
ü Ответственность.
Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности.
Документ оформляется на общем бланке, текст оформляется в виде таблицы, визируется главным бухгалтером, подписывается начальником ОК, утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью.
Штатное расписание - документ, содержащий список структурных подразделений организации, должностей сотрудников и их окладов, утверждаемый руководителем или вышестоящим органом. Штатное расписание применяется:
|
|
|
· Для оформления структуры организации;
· Штатного состава;
· Штатной численности в соответствии с ее уставом (положением).
Штатное расписание содержит:
· Перечень структурных подразделений;
· Перечень должностей;
· Сведения о количестве штатных единиц;
· Сведения о должностных окладах, надбавках;
· Сведения о месячном фонде заработной платы.
В соответствии со штатным расписанием наименование должности указывается:
· В трудовом договоре;
· В приказах по личному составу;
· В трудовой книжке.
Штатное расписание может являться конфиденциальным документом.
Проекты штатных расписаний готовятся специалистами кадровой службы предприятия по поручению руководителя.
Штатное расписание оформляется на бланке унифицированной формы № Т-3.
Штатное расписание должно иметь:
· Наименование организации;
· Наименование вида документа;
· Дату;
· Номер;
· Текст;
· Визы руководителей структурных подразделений и главного бухгалтера.
Утверждается штатное расписание приказом руководителя организации.
Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.
Инструкция – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц.
Инструкции составляются на основе законодательства РФ.
Инструкции могут издаваться:
Органом государственного управления;
Отраслевым органом управления;
Муниципальным органом управления;
Руководителем организации.
Инструкции бывают двух видов:
Типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий.
Индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии).
Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые также могут быть типовыми, отраслевыми и индивидуальными.
Инструкция должна иметь:
· Наименование организации;
· Наименование вида документа;
· Дату;
· Номер;
· Заголовок к тексту;
· Гриф утверждения;
· Текст;
· Подписи составителей;
· Печать (при необходимости);
· Визы.
Датой инструкции является дата ее утверждения руководителем или вышестоящим органом. Заголовок инструкции определяет круг вопросов и отвечает, как правило, на вопрос «о чем?».
|
|
|
Текст инструкции содержит формулировки: «должен», «не допускается», «запрещается».
Инструкция может пройти согласование со специалистами, которое оформляется визами.
Инструкция утверждается и вводится в действие руководителем организации или распорядительным документом (приказом).
При введении приказом инструкция оформляется как приложение к тому приказу.
Договор (контракт)– документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.
Коммерческие договоры (контракты) являются основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями.
В договоре отражаются:
· Характер сделки;
· Условия;
· Сроки;
· Цена;
· Качество (продукции, товара);
· Оплата;
· Гарантии;
· Права и обязанности сторон;
· Порядок разрешения споров.
Договорные отношения могут быть установлены:
· Путем направления оферты — письменного предложения о заключении договора. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (ст. 435 ГК РФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием);
· Путем представления одной из сторон проекта договора. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр договора возвращается стороне, подготовившей проект.
Обмен документами между сторонами может происходить посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, факсимильной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту (ст. 434 ГК РФ).
В договоре должны быть:
v Четкая формулировка прав и обязанностей сторон, не допускающая возможность иного толкования;
v Предусмотрена возможность расторжения договора любой из сторон;
v Цена в рублях (допускается использование другой валюты, но только в формулировке «подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте»);
|
|
|
v Санкции к каждой из сторон за невыполнение обязательств.
v Договоры относятся к документам, которые являются важнейшими доказательствами в арбитражном суде в случае возникновения споров. Оформлены они должны быть безукоризненно.
Рекомендуется подписи сторон договора проставлять:
Разборчиво (для однозначного установления автора подписи);
Ø Фиолетовым или синим цветом (чтобы отличить от копий);
Ø На каждом листе (чтобы исключить внесение неоговоренных изменений).
Ø Договоры оформляются на бланке договора или на стандартных листах.
Договор должен иметь:
ü Наименование вида документа;
ü Дату;
ü Номер;
ü Место составления;
ü Заголовок;
ü Текст;
ü Подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);
ü Печати организаций-контрагентов.
Датой договора является дата его подписания сторонами.
Нумерация договоров производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года. При большом количестве договоров к номеру может быть добавлено условное обозначение (№ 01-кс – капстроительство) или номер контрагента (№ 1/5 – где 5 порядковый номер договора присвоенный другой стороной).
Текст договора содержит:
ü Наименования сторон (полные названия организаций);
ü Предмет договора;
ü Условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;
ü Условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;
ü Порядок сдачи-приема выполненных работ;
ü Ответственность сторон;
ü Гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;
ü Переход права собственности и риски;
ü Порядок разрешения споров;
ü Юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов.
Правила внутреннего трудового распорядка – документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации. Содержание документа должно полностью отвечать нормам и требованиям Трудового кодекса РФ, действующего с 02.02.2002.
Рекомендуемая литература:
· Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для ВУЗов/Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под редакцией Кузнецовой Т.В. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.
· Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству. – М.: «Приор-издат», 2004.
· Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп./В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004.
|
|
|
· Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов, - М.: Бератор, 2004
· Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воронина М.Ф., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Издание 9-е, переработанное и дополненное. – СПб.: «Издательский дом Герда», 2004.
|
|
|
