 |
Тема 6.5. Документы по личному составу
|
|
|
|
Трудовые правоотношения любой организации или предприятия с работником регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ), действующим с 1 февраля 2002 года.
На основании статей Трудового кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.
Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:
· Трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;
· Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудников);
· Трудовые книжки;
· Личные карточки формы Т-2;
· Личные дела;
· Лицевые счета по заработной плате.
Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока, так как эти документы отражают трудовую деятельность работника и подтверждают трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.
При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях, обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г) относит к категории конфиденциальной информации.
Руководители предприятий и организаций несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия.
Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов по следующей схеме
| резюме | ® | заявление | ® | Автобиография, характеристика, рекомендательное письмо, личный листок по учету кадров (по взаимосогласию сторон) | ® | Трудовой контракт | ® | Приказ о приеме на работу | ® ® ® | Запись в трудовой книжке |
| Личная карточка | ||||||||||
| Открытие лицевого счета по ЗП |
|
|
|
Резюме и анкета составляются по требованию отделов кадров (департаментов по персоналу). Анкета является обязательной при трудоустройстве на государственное предприятие.
Документирование увольнения работника производится по следующей схеме
| Заявление (или иные основания для увольнения) | ® | Приказ об увольнении | ® ® ® | Запись в трудовой книжке |
| Запись в личной карточке (личном деле) | ||||
| Закрытие лицевого счета по ЗП |
При переводе работника на другую должность в рамках предприятия порядок оформления документов осуществляется по схеме
| заявление о переводе (или представление о переводе) | ® | Приказ о переводе на другую должность | ® ® ® | Запись в трудовой книжке |
| Запись в личной карточке (личном деле) | ||||
| Запись в лицевом счете по ЗП |
Трудовой договор (контракт) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их.
Статья 56 Трудового кодекса РФ определяет трудовой договор как соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные законами и иными нормативными правовыми актами, выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.
Трудовой договор составляется:
· В письменной форме;
· В двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (один экземпляр для работника, другой для работодателя).
|
|
|
Трудовые договоры могут заключаться:
· На неопределенный срок;
· На определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).
· Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения. Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.
В трудовом договоре могут предусматриваться условия:
· Об испытании;
· О неразглашении государственной, служебной или коммерческой тайны;
· Об обязанности работника отработать после обучения не менее определенного срока (если обучение производилось за счет работодателя);
· Иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с Трудовым кодексом.
Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.
Работник вправе не выполнять работы, не включенные в трудовой договор (ст. 60 ТК РФ).
Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем.
Трудовые договоры оформляются на бланке договора или на стандартных листах А4.
Трудовой договор должен иметь:
ü Наименование организации;
ü Наименование вида документа;
ü Дату;
ü Номер;
ü Место составления;
ü Текст;
ü Подписи работодателя и работника (с указанием должностей и расшифровок подписей);
ü Печать.
Датой трудового договора является дата его подписания сторонами.
В тексте трудового договора указывается:
ü Наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица);
ü Фамилия, имя, отчество работника;
ü Место работы (с указанием структурного подразделения);
ü Дата начала работы;
ü Наименование должности, специальности, профессии или конкретная трудовая функция; права и обязанности работника;
ü Права и обязанности работодателя;
ü Характеристики условий труда;
ü Компенсации и льготы работнику за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;
ü Режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается об общих правил, установленных в организации);
|
|
|
ü Условия оплаты труда (в т.ч. размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
ü Виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.
В случае заключения срочного трудового договора в нем указываются:
ü Срок его действия;
ü Обстоятельство, послужившее основанием для заключения срочного трудового договора.
Трудовые договоры:
Ø Включаются в состав личных дел работников;
Ø Формируются в отдельное дело по алфавиту фамилий работников (если личные дела не заводятся);
Ø Хранятся 75 лет.
Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый руководителем по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия.
Приказы по личному составу оформляются аналогично приказам по основной деятельности, но с небольшими изменениями (на общем бланке, к регистрационному номеру добавляется буквенное обозначение (№ 55 л/с или № 66 ок), констатирующая часть в тексте чаще всего отсутствует, вместо слова ПРИКАЗЫВАЮ пишут слова ПРИНЯТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, КОМАНДИРОВАТЬ и т.д.)
В тексте указываются:
· Фамилия, имя, отчество работника (полностью);
· Наименование структурного подразделения;
· Профессия (должность);
· Условия приема на работу (характер работы).
Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. При составлении сводных приказов следует учитывать, что в одном документе не должны содержаться информации с разными сроками хранения. В тексте приказа обязательна графа «Основание», где указываются документы, послужившие причиной управленческого действия (заявление, докладная или объяснительная записка, трудовой контракт), ст. ТК РФ. Приказы по личному составу визируются юрисконсультантом, специалистом по кадрам. Подписывается руководителем организации. Приказ по лс объявляется работнику под расписку, хранится 75 лет (кроме приказа о поощрениях, взысканиях, командировках, дежурствах, отпусках (не более 5 лет).
Личная карточка — документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.).
|
|
|
Личная карточка является одним из основных документов по учету персонала, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.
Личная карточка заполняется на основании документов: приказов по личному составу; трудовой книжки; паспорта; военного билета; документа об окончании учебного заведения; страхового свидетельства пенсионного страхования; свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и др.
Личная карточка оформляется на бланке унифицированной формы № Т-2.
Заполняются личные карточки рукописным способом работником кадровой службы.
Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий.
Трудовая книжка является в РФ основным документом о трудовой деятельности человека. Нормативные документы, регламентирующие работу с трудовыми книжками:
· Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
· Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 (вводится в действие в 01.01.2004).
Личное дело — совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже (заводится на руководителей, специалистов и материально ответственных лиц). Личные дела сотрудников хранятся 75 лет, руководителей – постоянно, в сейфе или металлическом закрытом шкафу.
Характеристика — документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение администрации о нем.
Характеристику составляет администрация по просьбе работника, по запросу других организаций.
Рекомендательное письмо и характеристика должны включать следующие данные:
· наименование вида документа
· вводная часть, включающая анкетные данные работника
· основной текст (деловые качества работника, морально-психологические качества, личностные особенности, проявляющиеся по отношению к труду, этапы профессионального роста, наличие поощрений, наград, коммуникативные навыки, т.е. умение взаимодействовать, сотрудничать, руководить)
· завершающая фраза «Характеристика дана для предъявления в …»
· подпись руководителя
· печать.
Автобиография — документ, где от руки должны быть отражены в хронологическом порядке представления человека о его собственном жизненном пути, профессионализме и общественной активности.
|
|
|
Резюме — краткая информация о себе, составленная лично претендентом на вакантное место (самореклама).
Рекомендуемая литература:
· Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов, - М.: Бератор, 2004
· Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воронина М.Ф., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Издание 9-е, переработанное и дополненное. – СПб.: «Издательский дом Герда», 2004.
· Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству. – М.: «Приор-издат», 2004.
· Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп./В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004.
· Басаков М.И. От приема на работу до увольнения (оформление документов в соответствии с новым Трудовым кодексом). Практическое пособие. – Москва: ИКЦ «МарТ», Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2003.
· Дзгоева Ф.О. Образцы приказов по кадрам. — М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.
|
|
|
