 |
Тема 4. Особенности языка и стиля служебных документов
|
|
|
|
Требования к текстам служебных документов
- краткость и компактность изложения официального материала;
- точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;
- последовательность использования технических приемов правотворчества;
Язык – средство развития и усвоения культуры человеком.
Каждый язык неоднороден и включает:
- диалекты
- просторечие
- жаргон
- литературный язык.
Литературному языку присущи следующие функциональные стили:
- научный
- публицистический
- официально-деловой
- художественно-беллетристический
- разговорный
Официально-деловой стиль – это совокупность языковых средств, позволяющих обслуживать сферу официально - деловых отношений, которые возникают: между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной и юридической деятельности.
Сфера применения деловой речи — официально–деловые ситуации и служебные документы, соответствующие официально-деловым отношениям.
Различают три разновидности делового стиля:
- собственно официально–деловой стиль (канцелярский)
- юридический стиль (язык законов и указов)
- дипломатический
Специфика официально-делового стиля проявляются и в тексте (закономерности построения документа, его содержания) и в языке (стилистика, лексические стандарты, морфологические и синтаксические средства)
Характерные черты официально-делового стиля:
- подчеркнутая официальность
- адресность
- повторяемость пользования стандартных словарных единиц
- нейтральность и лаконичность изложения
- точность и ясность изложения
- тематическая ограниченность излагаемого содержания
|
|
|
Стандартизация деловой речи заключается в универсализации многих слов, употреблении трафаретов, штампов, канцеляризмов, профессионализмов и речевых формул. Это придает деловой речи фразеологическую устойчивость и помогает сократить время на поиск форм выражения в стандартных ситуациях.
Таким образом, стандартизация деловой речи повышает информативность документа, облегчает восприятия текста специалистами и способствует оперативности документооборота в целом.
Редакторская правка служебных документов
Редактирование (проверка и исправление текста) – один из важнейших этапов работы над документом.
Документ, содержащий ошибки (фактические, стилистические, орфографические или какие-либо другие) осложняет процесс общения, требует дальнейших устных или письменных уточнений, отнимает время у участников коммуникаций; снижает авторитет подписавшего документ должностного лица или организации-автора документа, ставит под сомнение квалификацию сотрудников, работающих в сфере делопроизводства данной организации, является «бомбой замедленного действия», рано или поздно содержащиеся в нем неточные и неверные сведения могут быть использованы и нанесут получателю информации существенный вред.
Этапы редактирования:
· Ознакомление со всем текстом и выделение в нем абзацев.
· Логико-смысловой и композиционный анализ текста. Текст должен быть тематическим связным.
· Проверка построения сложных предложений, затем простых предложений и далее словосочетаний отдельных слов.
Правка может быть стилистической (требует безупречной грамотности, тонкого чувства слова) и смысловой (основана на знании существа вопроса, владении фактическим материалом).
Редактировать может автор документа и другие лица (степень вмешательства в текст должна быть минимальной, не затрагивающей смысл написанного).
|
|
|
Виды правки:
- правка–вычитка (исправление опечаток, орфографических и пунктуационных ошибок);
- правка–сокращения (необходима для того, чтобы сделать документ короче или при избыточности информации);
- правка-обработка (улучшение текста за счет уточнения стилевой принадлежности слов и языковых средств выражения, устранения стилистических и смысловых ошибок);
- правка-переделка (полное изменение композиции текста).
Отредактированный документ должен соответствовать следующим показателям:
- Не содержит фактических ошибок и опечаток;
- Идеально грамотен с точки зрения орфографии и пунктуации;
- Имеет оптимальный объем;
- Строится по законам логики
- Соответствует стилистическим нормам русского литературного языка и специальным требованиям официально-делового стиля.
Лексические и грамматические проблемы,
Которые возникают при составлении и редактировании официальных текстов
| Лексика | · Сочетаемость слов · Использование терминов · Использование иностранных слов · Плеоназм · Тавтология · Различение паронимов | Словарь сочетаемости слов русского языка/Под ред. П.Н.Денисова, В.В.Морковкина – М., 1983 Словари иностранных слов |
| Орфография | · Правописание имен собственных · Имена прилагательные, образованные от имен лиц · Географические названия · Названия учреждений, организаций, предприятий · Названия документов, памятников культуры · Наименования должностей и званий · Словообразование: · Аббревиатуры · Графические сокращения · Правила графического сокращения слов · Правила аббревиации · Правила использования сокращений и аббревиатур · Определение грамматического рода аббревиатур | Новый словарь сокращений русского языка. – М., 1995 ГОСТ Р 1.5-92. Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. – п. 4.12. Сокращения. |
| Грамматика (морфология) | · Использование предлогов · Выбор падежа существительного при синонимичных словах · Склонение сложных составных слов · Склонение числительных | Горбачевич К.С. Нормы современного русского языка, изд. 3-е. – М., 1989 Розенталь Д.Э., Теленкова М.А. Словарь трудностей русского языка, изд. 3-е. – М., 1984 Розенталь Д.Э. Практическая стилистика русского языка, изд. 3-е. – М., 1974 |
| Грамматика (синтаксис) | · Действительный, страдательный, безличный оборот · Расщепленное сказуемое · Согласование сказуемого с подлежащим · Порядок слов · Использование деепричастных оборотов · Нанизывание косвенных падежей · Структура сложного предложения | |
| Композиция документа | · Целесообразное количество информации · Структурирование текста в соответствии с содержанием |
|
|
|
Рекомендуемая литература:
· Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для ВУЗов/Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под редакцией Кузнецовой Т.В. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.
· Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству. – М.: «Приор-издат», 2004.
|
|
|
