Внесение изменений в структуру таблиц

На этом этапе уВас есть возможность внести в таблицу такие изменения, как добавление, вставка, перестановка, удаление полей, замена одного поля на другое, корректировка имени поля или типа данных. Все эти операции выполняются просто.

Если Вы пропустили какое-то поле, установите курсор на строку, перед которой собираетесь вставить новое поле, и выполните команду Вставка/Строки. Появится новая строка для ввода характеристик поля.

Для перестановки полей используйте метод Перенести и оставить. Выделите строку таблицы щелчком по области маркировки поля (слева от столбца Имя поля), установите указатель мыши на появившийся треугольник и перенесите строку на другое место таблицы. Для удаления поля нажмите на область маркировки этого поля и воспользуйтесь клавишей Delete.

Если аналогичные операции необходимо выполнить для группы полей, выделите их предварительно, «протянув» указатель мыши по области маркировки этих полей.

· Теперь необходимо определить ключи, т. е. те поля, по которым будет осуществляться связь между таблицами. Выберите в качестве такого ключевого поля Код сотрудника, так как именно оно однозначно идентифицирует запись в обеих таблицах. Для этого в контекстном меню данного поля выберите команду Ключевое поле. В области маркировки данного поля появится маленькая пиктограмма с изображением ключа.

· Если Вы не определили первичный ключ, то при сохранении таблицы Access напомнит о его отсутствии и предложит создать его. В таком случае нажмите кнопку Да.

· Сохраните полученную таблицу (Файл/Сохранить). В соответствующем диалоговом окне присвойте таблице имя Сотрудники_Служебн (ОК). На экране Вы увидите, что в окне Сотрудники: база данных … в режиме Таблицы появился объект Сотрудники_Служебн. Пока эта таблица пустая, но уже определена структура записи, т. е. последовательность полей и типы входной информации.

· Все готово для ввода данных в таблицу. Ввод данных можно сделать в режиме Таблица. Для этого просто щелкните по созданному Вами объекту Сотрудники_Служебн. Откроется окно с таблицей и одной пустой строкой.

· Перенесите данные первых двух записей прил. табл. 1 в таблицу Сотрудники_Служебн.

· Можно улучшить внешний вид таблицы, например, изменив ширину столбцов. Сделайте это аналогично тому, как Вы это делали в EXCEL, или воспользуйтесь командой Формат/Ширина столбца, предварительно выделив нужный столбец.

· Теперь сохраните Вашу таблицу с данными, щелкнув на пиктограмме Сохранить (рис. 2).

Рис. 2 Диалоговое окно «Сотрудн_Служебн»

Рис. 3. Схема данных

· Нажмите кнопку Создать. Появится окно с графическим изображением связи между таблицами. Связь создана, теперь нужно выполнить операцию Файл/Сохранить.

· Итак, Вы не только создали структуру двух таблиц, записи которых отражают учетные карты, и ввели данные, но и связали эти таблицы по одному общему полю Код сотрудника.

Создание формы для ввода и редактирования информации в таблицах

В процессе работы с базой данных часто возникает необходимость редактирования введенной информации уже после того как эти таблицы были сохранены (обнаружены ошибки ввода, учетные карты содержали неточные данные и т. д.). Это можно сделать в режиме Таблица, так же как это Вы делали при вводе данных.

Однако для этой функции разработчики базы стараются предоставить пользователю большие удобства, поэтому они создают такой объект ACCESS, как Форма. Она может использоваться и для ввода данных.

· В диалоговом окне базы данных Сотрудники нажмите кнопку Форма.

· Из предложенных режимов создания форм выберите Создание формы с помощью мастера (так как структура записи в нашей базе не очень сложная нам достаточно возможностей Мастера). Здесь же укажите в качестве источника данных таблицу Сотрудники_Служебн (ОК). Мастер форм открывает окно, в левой части которого указаны поля таблицы.

· Можно создавать форму, позволяющую редактировать все поля таблицы или несколько из них. Давайте создадим форму, которая позволит редактировать все поля всех таблиц сразу. Поэтому воспользуемся значком >> для выбора всех полей таблицы Сотрудники_Служебн. Они будут перенесены в правое окно (рис. 4).

Рис. 4. Создание форм

· Установите теперь в этом же окне (сверху) в качестве источника данных таблицу Сотрудники_Личн и также перенесите все ее поля, кроме Код сотрудника (он уже в форме присутствует), в правую часть окна (кнопка Далее ).

· В последующих окнах выберите внешний вид фо рмы – в столбец (Далее). Затем выберите стиль (любой) (Далее). Затем присвойте этой форме имя, например (название Служебн_Личн говорит о том, что этой формой можно пользоваться для редактирования полей обеих таблиц) (Готово). Перед Вами раскроется форма для ввода и редактирования данных в обеих таблицах (рис. 5).

Рис. 5. Диалоговое окно Служебн_Личн

· Выполните команду Файл/Сохранить и закройте окно. Вы снова попадаете в основное окно Сотрудники: база данных, через которое и идет вся работа по созданию базы данных.

· Теперь можно попробовать, как будет действовать созданная форма. Нажмите кнопку Форма и щелкните по созданной форме Служебн_Личн.

· В появившейся форме каждой записи таблицы отведена своя страница, поля расположены в столбец, как мы и заказывали. Очевидно, чтобы переместиться на одну страницу вниз, надо нажать клавишу PgDn. Чтобы вернуться на предыдущую запись – нажать клавишу PgUp. Кроме того, для перехода к определенной записи можно воспользоваться кнопками перемещения в самом конце страницы. Для перемещения по полям записи в форме можно использовать клавиши Tab, Shift + Tab, ß,à, Home, End.

· Далее переместитесь на первую пустую страницу формы Служебн _ Личн (PgDn). Пользуясь формой, введите 1-2 записи в таблицы Сотрудники_Служебн и Сотрудники_Личн.