Организация подстановок при вводе данных. Использование таблиц-справочников

Если Вы хорошо проанализируете данные в таблицах приложения, Вы заметите, что содержимое некоторых реквизитов повторяется. Это приводит к необходимости неоднократно вводить эти данные при заполнении следующих полей:

· в таблице Сотрудники_Служебн: поля – «Подразделение» и «Должность»;

· в таблице Сотрудники_Личн: поля – «Семейное положение», «Отношение в/о».

Это так называемая условно-постоянная информация. Она изменяется редко. Очевидно, что эту информацию можно ввести один раз, оформив в виде самостоятельных таблиц, и затем использовать в режиме подстановки при заполнении таблиц Сотрудники_Служебн и Сотрудники_Личн.

Такие таблицы называют справочниками. С точки зрения ACCESS, они ничем не отличаются от таких таблиц, как Сотрудники_Служебн и Сотрудники_Личн (их иногда называют основными), различие только в особенностях их использования. Справочники содержат повторяющуюся информацию условно-постоянного характера и облегчают заполнение основных таблиц. Можно сказать, что справочники – это источники условно-постоянной информации, а основные таблицы – ее приемники.

С учетом вышесказанного создадим новую таблицу-справочник,содержащий наименования подразделений, используя при этом информацию прил. А табл. 2. Сделаем это аналогично тому, как создавали таблицу Сотрудники_Служебн и Сотрудники_Личн. Поскольку полей в справочнике будет немного, записывать их во вспомогательные таблицы необязательно.

· В окне Сотрудники: база данных нажмите кнопку Таблицы (при этом уже имеющиеся таблицы не должны быть выделены). В списке режимов создания таблиц выберите режим Конструктор. Появляется окно создаваемой таблицы с тремя столбцами.

· Задайте структуру новой таблицы-справочника. Нам для работы достаточно наличия в этой таблице хотя бы одного поля – Подразделение. Введите имя этого поля, укажите его тип.

· Поскольку связь таблицы Сотрудники_Служебн и справочника осуществляется по полю Подразделение, присвойте этому полю признак – Ключевое поле с помощью соответствующей команды контекстного меню.

· Сохраните новую таблицу-справочник с именем Справ_Подразд (Файл/Сохранить). В режиме Таблицы должен появиться новый объект.

· Теперь заполните справочник информацией в соответствии с прил. табл. 3. Она понадобится нам для проверки работы базы данных (отладки). Откройте справочник (двойной щелчок или клавиша Открыть) наименования подразделений. Сохраните файл и закройте окно ввода (рис. 6).

Рис. 6. Справ_Подразд

Для того чтобы при заполнении таблицы Сотрудники_Служебн можно было воспользоваться справочником, эти таблицы должны быть связаны между собой. В структуре основной таблицы нужно указать, что теперь значение поля Подразделение будет не вводиться с клавиатуры, а подставляться из справочника (в дальнейшем такое поле будет называться полем подстановки, или полем со списком). Это можно сделать разными способами, например, таким:

· В режиме Таблицы выделите таблицу Сотрудники_Служебн, вызовите Конструктор нажатием кнопки на панели инструментов окна. В открывшемся окне установите указатель мыши на ячейку структуры таблицы, содержащую тип информации поля Подразделение. Смените этот тип. Щелкните кнопкой мыши, с помощью появившейся кнопки откройте список Тип данных и из предложенных типов выберите Мастер подстановок (он последний в списке) (рис. 7).

Рис. 7. Служебная табица

Работа с Мастером подстановок осуществляется в несколько шагов.

· Первый шаг. Открывается диалоговое окно подстановок. Укажите режим – Столбец подстановки использует значения из таблицы или запросов (клавиша Далее).

· Второй шаг. Укажите таблицу – источник данных, в нашем случае – Справ_Подразд (Далее).

· Третий шаг. Отметьте поле Подразделение в левом окне Доступные поля и с помощью стрелки перенесите его в правое окно. Таким образом, Вы указали поле, которое будет использоваться для подстановки (Далее).

· Четвертый шаг. Отрегулируйте ширину столбца, если это необходимо (Далее).

· Пятый шаг. Можно ничего не менять, если Вы собираетесь использовать прежнее имя поля подстановки. Можно поменять его на новое имя из справочника (Готово). Появляется сообщение о необходимости сохранить таблицу, прежде чем создавать связь. Ответьте – Да.

· В результате получаем следующее: Мастер подстановок связал поля и изменил имя поля подстановки в таблице Сотрудники_Служебн на имя поля справочника – источника данных, если это было указано в пятом шаге. Теперь можно посмотреть, как изменились свойства поля Порядок. Отметьте его (появляется треугольник слева – в области модификации поля). Переключитесь на вкладыш Подстановка окна Свойства поля (внизу экрана). Вы увидите, что данному полю теперь присвоен тип элемента управления – Поле со списком. Также указан источник данных для подстановки, его содержимое и т. д.

Итак, структура таблицы, при заполнении которой мы хотим пользоваться режимом подстановки, скорректирована. Опробуем теперь этот режим, введем новую запись о следующем сотруднике. Так как запись таблицы Сотрудники_Служебн связана с записью таблицы Сотрудники_Личн, то также надо ввести данные в таблицу Сотрудники_Личн (или заполнить хотя бы только ключевое поле Код сотрудника).

· Итак, откройте таблицу Сотрудники_Личн. Введите данные по одному из сотрудников.

· Затем откройте таблицу Сотрудники_Служебн. Продолжите ввод данных по этому делу. Перейдя в поле Подразделение, щелкните по нему и с помощью появившейся кнопки откройте список подразделений. Он «высвечивается» из соответствующего справочника. Выберите нужное подразделение, содержимое поля справочника будет подставлено в таблицу Сотрудники_Служебн.

Вы видите, что теперь нет необходимости повторять в записях одни и те же реквизиты. Если список подразделений изменится, то справочник нужно отредактировать и только потом использовать для подстановки данных. (Справочники можно редактировать в режиме Таблица или создавать для этого соответствующие формы).

· Обратите внимание на то, что режим подстановки не появился и в форме Служебн _ Личн, которую Вы сделали ранее. Нажмите кнопку режима Форма, откройте форму Служебн _ Личн и убедитесь в этом.

· Для того чтобы этот режим появился в Форме, надо изменить порядок создания таблиц, т. е. Форму создавать позже организации Подстановки.

· Удалите существующую форму Служебн_Личн и создайте ее после организации всех подстановок.