 |
Анализ специфики социально-культурного менеджмента в деятельности агентства по организации корпоративных мероприятий (на примере агентства «Стар Концерт»)
|
|
|
|
Взгляд на корпоративное мероприятие, как на элемент социально - культурной деятельности открывает возможность по-новому взглянуть на культуру организации корпоративных мероприятий в целом. Оно может быть направлено на удовлетворение потребности в познании, художественно - эстетической деятельности, в творчестве, в общении, в отдыхе и развлечениях. Корпоративное мероприятие соединяет людей узами общности, порождает чувство свободы и коллективности. На празднике люди ощущают, более чем когда-либо, свое материальное единство и общность, открыто демонстрируют себя и в таком же качестве видят других.
Перейдем к непосредственным технологиям социально-культурного менеджмента по подготовке и проведению корпоративного мероприятия:
Рассмотрим важнейшие этапы подготовки:
1.Постановка целей
Начать следует с четкого определения цели корпоративного события, согласования ее со всеми заинтересованными сторонами. Следует отметить, что цели корпоративного мероприятия могут быть рациональными и иррациональными.
К рациональным целям относятся:
знакомство;
формирование желаемого будущего;
инициирование - запуск процесса;
отстранение от забот;
следование традиции с утерянным первоначальным смыслом;
времяпрепровождение.
Иррациональные цели праздника могут быть следующими:
адаптация, когда организации нужно, чтобы люди к чему-либо привыкли;
интеграция, когда необходимо, чтобы сотрудники объединились и работали, как слаженная машина, и организация в целом была интегрирована с внешней средой;
целедостижение: чтобы работники все вместе достигали поставленных целей, и деятельность каждого способствовала продвижению общих идей;
|
|
|
поддержание ценностного стандарта организации, чтобы все одинаково понимали, что хорошо и что плохо, что ценится, а что не ценится в данной фирме.
Достижение поставленных целей предполагает решение соответствующих задач:
Определение организатора мероприятия: агентство по профессиональной организации корпоративных мероприятий;
Определения круга участников, их роли;
Составление списка приглашенных;
Выбор места проведения мероприятия;
Программа праздника и подробный сценарий
Разработка детальной программы и сценария, расписанного по минутам. Все возможные варианты отклонений от сценария необходимо предусмотреть заранее. События не должны выходить из-под контроля. Экспромтов и сюрпризов для организаторов корпоративного мероприятия вообще не должно существовать - их следует оставить только для сотрудников. По завершении праздничного корпоративного мероприятия всегда стоит проводить анализ результатов. Для этого необходимо:
выяснить удалось ли достичь поставленных целей мероприятия;
проанализировать ошибки и форс-мажоры;
провести мониторинг СМИ (если мероприятие освещалось в СМИ) и опрос участников;
проследить изменения в межличностных коммуникациях, поскольку они отражают психологический климат в организации и представляют собой субъект исследования и предмет работы.
Таким образом, оценка эффективности корпоративного праздника складывается из анализа очевидного факта достижения/не достижения поставленной цели. То есть, планируя праздничное мероприятие, ставя перед ним цели и задачи, нужно заранее продумать и систему оценки эффективности задуманного праздника. Это, пожалуй, наиболее сложная задача в организации корпоративных праздников. Ведь заказчик, грамотно оценив полученный результат и адекватно его интерпретировав, становится постоянным клиентом у агентства - организатора корпоративного мероприятия.
|
|
|
Очевидно, для нас, как для менеджеров агентства по организации корпоративных и не только мероприятий, это очень немаловажный факт. В противном случае, не заметив полученного эффекта, заказчик разочаровывается в корпоративном празднике, как в действенном способе достижения определенных целей, и перестает вкладывать возможные средства в развитие данного направления работы, что, в свою очередь, может повлечь за собой нежелательные изменения в общей организационной культуре компании.
Корпоративные праздники являются одними из самых заметных проявлений корпоративных традиций, ведь это - специальное мероприятие, инициированное и финансируемое компанией, организованное для персонала, партнеров, клиентов или иной целевой аудитории, посвященное знаменательному событию в жизни компании либо общества, и являющееся средством поддержания организационной культуры или достижения коммерческих целей организации. Добросовестная организация корпоративного мероприятия приведет к ощутимому успеху организации и самого агентства по организации праздничных и корпоративных мероприятий.
Грамотное и четкое составление алгоритма в процессе создания и организации корпоративного мероприятия приведет к поставленной цели. Итак, процесс создания корпоративного праздника состоит из взаимосвязанных и зависящих друг от друга этапов. Допустив ошибку на одном из этапов, это обязательно проявится на одном из последующих с большим количеством сложностей и проблем. Поэтому честный полноценный профессиональный труд заинтересованных в мероприятии людей должен стать основным правилом создания эффективного корпоративного праздника. Конечно, это правило не претендует на открытие и его можно применить к любому делу, но в создании праздничных мероприятий, оно имеет особенное значение потому, что без подобного подхода планируемое мероприятие рискует превратиться в простую процедуру расслабления и получения мнимого удовольствия без преследования каких-либо целей, что не вправе называться корпоративным праздником.
После подробного рассмотрения каждого из этапов работы, можно сформулировать определенные факторы, способствующие успеху на каждом из них. Так, на первом этапе принятия решения о проведении корпоративного праздника, этим фактором будет верная постановка целей и формулирование адекватных ожиданий инициатора от праздника. То есть самое главное на данном этапе - понять для чего нужен корпоративный праздник и, соответственно, на кого он будет направлен.
|
|
|
На этапе проведения корпоративного праздника самым главным является слаженная работа команды организаторов праздника, профессионализм и умение действовать в непредвиденных обстоятельствах. Поскольку такие обстоятельства в нашей действительности встречаются не редко. Самое главное, что нужно помнить на этом этапе - праздник проводится лишь однажды, его нельзя повторить, нельзя переделать и исправить, так что с первого раза все должно получиться наилучшим образом.
Последовательное выполнение следующих шагов приведет к созданию корпоративного праздника:
Постановка целей, задач корпоративного мероприятия, выбор целевой аудитории, продумывание системы анализа эффективности праздничного мероприятия, полноценное взаимодействие режиссера праздника и его инициатора строящиеся на взаимном доверии и обоюдном желании создать эффективный корпоративный праздник - выполнение этих условий необходимо для успешной организации корпоративного праздненства.
Стоит уделить внимание еще одной проблеме. Часто, по причине возникновения непредвиденных ситуаций проведение праздника становится «импровизацией на тему написанного сценария». Помня также о том, что праздник нельзя отрепетировать или исправить, что он проводится только один раз, нужно при любых складывающихся обстоятельствах провести его ярко, незабываемо и эффектно.
Как было упомянуто в предыдущей главе, компании обычно проводят корпоративные мероприятия только два раза в год - на Новый год и в день рождения компании. Реже три раза: Новый год, День рождения компании и профессиональный праздник. При этом большинство работодателей заказывающих праздник у фирм и агентств по организации корпоративных мероприятий не знают, зачем им это нужно. Многие сотрудники считают, что компания могла бы наличностью отдать все то, что она потратила на подготовку праздника. В свою очередь многие руководители считают, что сотрудники не ценят того, что для них делает компания.
|
|
|
С временными рамками в организации корпоративных мероприятий также есть очень важные нюансы. Подготовку к Новому году, например, следует начинать уже в октябре. В противном случае вас могут подстерегать самые банальные неприятности: отсутствие подходящего помещения, либо из-за перегруженности в типографии не успеют напечатать пригласительные и т. п.
В сценарном плане мероприятия все должно быть расписано поминутно: от начала подготовительных работ до транспортировки гостей. Тщательное планирование позволит избежать пустых ниш во время праздника, когда присутствующим нечем заняться, и «передозировки», когда приглашенные артисты не успевают отработать программу, или ведущие провести конкурсы.
Основные ошибки, которые могут произойти во время подготовки и проведения корпоративных мероприятий:
позднее начало подготовки;
неправильно определено ответственное лицо;
требование от всех сотрудников активного участия в мероприятии;
неправильно подобрано место и стиль проведения мероприятия;
неправильная постановка целей и задач мероприятия;
неправильное поведение первого лица компании (это может значительно навредить успешному торжеству), что очень подробно описано в предыдущей главе.
Корпоративные мероприятия, задача которых сплотить коллектив компании, ставит уже на этапе подготовки перед агентством - организатором сформулированные цели и задачи, которые могут быть решены с помощью этого мероприятия и с учетом этого создадут его концепцию.
Корпоративные мероприятия с целью отметить лучших сотрудников ставят иную цель. Агентство - организатор должно продумать, когда удачнее всего стоит включить выступление руководителя. Здесь роль руководства заключается в том, чтобы в торжественной части четко подчеркнуть, что сотрудники - это одна команда. И еще более необходимо на корпоративном празднике отмечать людей, наиболее ярко проявивших себя за прошедший год.
Если корпоративное мероприятие не было продумано и спроектировано для конкретной компании, стоит ожидать обратный, демотивационный эффект. Поэтому всегда следует учитывать следующие правила:
Соответствует ли мероприятие пристрастиям всего коллектива?
Коллектив может быть разнороден, как по возрасту, так и по интересам. Поэтому следует провести анкетирование или устный опрос сотрудников. Работников можно заинтересовать мероприятием, предложив задания по подготовки сценки, розыгрыша или конкурса.
|
|
|
Является ли посещение данного мероприятия добровольным или у сотрудников есть возможность отказаться от посещения?
В любом случае стоит уточнить причину отказа от участия в мероприятии. Возможно, сотрудник без всякой причины не желающий посещать корпоративное мероприятие, отдаляется от коллектива и не осознанно избегает совместных мероприятий, или у него есть скрытые конфликты с коллегами.
Существует ли возможность покинуть мероприятие в любое удобное время? Хорошо бы заранее озвучить регламент вечера. Четко поставленная цель, подробно написанный и продуманный сценарий, а также искренняя вовлеченность сотрудников - залог того, что такого рода мероприятия будут не просто интересными и желаемыми, а также эффективными для всего коллектива. Таким образом, следует подчеркнуть важность корпоративных мероприятий, которые можно отнести к инструментам управления. Корпоративные мероприятия действительно стали неотъемлемой частью системы управления в целом и инструментом построения и развития корпоративной культуры в частности.
Каждое корпоративное мероприятие должно готовиться тщательно и скрупулезно. Не должно быть мероприятий, которые носят просто развлекательный характер, вне зависимости от выделенного бюджета, чтобы не сводилось корпоративное мероприятие к попойке за счет работодателя. Таким образом, организация корпоративного мероприятия - это непростой и достаточно длительный процесс, требующий значительных усилий, но в тоже время - процесс невероятно увлекательный, творческий и дающий в результате существенное повышение конкурентоспособности и эффективности как для заказчика, так и для агентства по организации праздников и корпоративных мероприятий. Четко выстроенная организационная сценарная программа корпоративного мероприятия свяжет подразделения и людей компании и сделает прочной и долгоживущей организацию. Специалисты-практики всего мира подчеркивают высокую значимость такого аспекта корпоративной культуры, как корпоративное мероприятие, отмечают устойчивую связь между успешностью компаний и степенью развитости их корпоративной культуры. В результате качественно проведенного корпоративного мероприятия, не исключено, что количество заказчиков на новое мероприятие определенно увеличится.
Концертное агентство «Стар Концерт» - это профессиональная организация праздников, корпоративного отдыха и шоу-программ. Компания осуществляет проведение праздников любого типа - это могут быть как частные: свадьба, дни рождения, торжества для выпускников, так и корпоративные: вечеринка, командообразующие тренинги и отдых на природе, проведение презентаций.
Стоимость услуг:
Организация корпоративного праздника (мероприятия): 10% от общего бюджета (от 15.000 руб.)
Составление сценария корпоративного праздника (мероприятия): 9.000 - 60.000 руб.
Для экономии бюджета заказать организацию праздника можно по классическому сценарию, где основу всей программы составляет ведущий и музыкальное оформление. При достаточном бюджете корпоративные мероприятия и семейные события проходят с оригинальным оформлением и развлекательной шоу-программой. Возможна организация торжества по эксклюзивным сценариям. Популярны тематические программы с подбором костюмов, тематическим оформлением и питанием в стилистике праздника.
Алгоритм работы с корпоративными клиентами
Для эффективной организации корпоративного мероприятия агентство предлагает следующую схему работы:
В ходе личной встречи между представителем Заказчика и представителем креативной группы «Стар Концерта» проводится развернутое и обстоятельное обсуждение предстоящего мероприятия. По итогам формулируется сценарная идея мероприятия и черновой вариант сценарного плана.
Затем, заказчику высылается для ознакомления предварительный сценарный план мероприятия. Причем, первые две услуги являются бесплатными.
- Далее, в случае положительного решения заказчика о продолжении сотрудничества, заключается Договор на организацию праздника <http://www.amphion.ru/about/agreement.php> (смотрите приложение «типовой договор»), после этого вносится предоплата. - Начинается работа по реализации проекта (сценарий корпоративного праздника или мероприятия <http://www.amphion.ru/corporate/>, подсчет и согласование сметы проведения мероприятия, осуществление организации корпоративного праздника <http://www.amphion.ru/corporate/>)
Непосредственная организация корпоративного мероприятия (праздника) состоит из выполнения следующих пунктов:
Подбор места проведения мероприятия (зал для банкетов, ресторан, теплоход или катер, загородная площадка, дом отдыха, загородный особняк, конференц-холл, спортивный центр или пр.);
Аренда места для проведения праздника (необходимые переговоры, технические требования сторон, оформление договора, контроль за выполнением);
Организация выездного фуршетного и банкетного обслуживания (составление меню в зависимости от пожеланий заказчика, контроль исполнения);
Закупка и доставка алкогольных напитков к месту проведения мероприятия;
Оформление помещения воздушными шарами, цветочными композициями и различными декорациями на вкус заказчика дизайнером;
Обеспечение световым и звуковым сопровождением: разработка и составление технического задания, контроль за его надлежащим исполнением;
Планирование и реализация развлекательной программы: подбор исполнителей переговоры с ними, на основе этого пройдет согласование технических райдеров;
Возможность пригласить звезд эстрады, проведение переговоров с которыми, организация «Стар Концерт» берет на себя, равно как и согласование технических райдеров, а также контроль за исполнением;
Приглашение ведущего, конферансье или тамады. В услугу входят подбор исполнителей, проведение переговоров и контроль за исполнением;
Организация фейерверка и пиротехнических представлений: сценарий, технические требования, согласование мероприятия с городскими службами, контроль за исполнением требований заказчика и норм безопасности;
В день праздника - оказание услуги организационного сопровождения: координация работы всех участников представления, встреча и размещение артистов.
|
|
|
