 |
Информационное обеспечение деятельности предприятия
|
|
|
|
Информационное обеспечение включает получение, передачу, обработку накопление и реализацию выходной информации. Вся эта цепочка связана с многоступенчатым продвижением, анализом и систематизацией информации. При информационном обеспечении устанавливаются состав и структура необходимой информации. Выделяются два вида исходной информации: информация, характеризующая все стороны деятельности торгового предприятия; информация о состоянии рынка и внешней среды, а также распорядительная, исполнительная, нормативная информация, классификаторы и кодификаторы. Источники сосредоточения массовой и аналитической информации приведены в табл. 4.
Таблица 4
Источники сосредоточения исходной информации
К информации предъявляются следующие требования:
· достоверность — должна быть аргументированной и полной при получении и выдаче;
· надежность — должна постоянно накапливаться в достаточном объеме и обновляться;
· оперативность — должна быть конкретной и качественной, чтобы обеспечивать своевременное принятие коммерческих решений;
· систематичность — ее сбор должен проводиться непрерывно и системно;
· комплексность — должна отражать в комплексе деятельность торгового предприятия, а также данные о рынке и внешней среде.
Для автоматизированного сбора исходной информации, ее обработки и выдачи результатов применяется комплекс технических средств, которые должны обладать информационной, программной и технической совместимостью, а также быть адаптированы к условиям функционирования.
При подборе технических средств учитываются следующие исходные составляющие:
• характер и состав задач, подлежащих выполнению;
|
|
|
• носители и объем входной и выходной информации;
• формы и способы представления полученных результатов;
• согласованность и совместимость действий технических средств различной предназначенности.
В технологический процесс информационного обеспечения входит последовательно задействованные стадии с использованием технических средств, установленной классификации:
• средства сбора информации (регистраторы исходных данных, устройства сбора и преобразования информации в форму, удобную для дистанционной передачи и дальнейшей обработки);
• средства передачи информации во времени и пространстве (передача осуществляется посредством телефонной, телетайпной и факсимильной связи);
• средства накопления и обработки информации (микро ЭВМ или компьютеры, выдающие информацию с различной степенью детализации и в нужном виде для анализа и последующей реализации);
• средства выдачи информации (печатающие устройства, дисплеи, видеотерминалы, предоставляющие выходную результирующую ин формацию, по которой принимаются соответствующие управленческие, решения).
Основными техническими средствами человеко-машинной системы являются компьютеры. Современные компьютеры обладают многофункциональностью, значительным объемом памяти и быстродействием при запрограммированной обработке данных. Они становятся неотъемлемым рабочим элементом коммерческих работников. Программное и микропроцессорное обеспечение компьютера позволяет оперировать и управлять коммерческими процессами на разных уровнях, осуществлять обмен информацией с участниками торгово- хозяйственных связей.
Автоматизированная технология должна отражать идеологию, логику и эффективность использования полученной информации в реально регламентируемое время.
При автоматизированном процессе информационное обеспечение подразделяется на внемашинное и внутримашинное.
|
|
|
Внемашинное информационное обеспечение включает:
• классификацию и кодирование документооборотной информации; входные и исходные аналитические сведения, циркулирующие внутри торгового предприятия; правила ведения, обмена и хранения документации. Во внемашинной среде информация реализуется в виде движения документов от органа управления к объекту управления; по линии обратной связи — от объекта к органу управления. Информационное сопровождение направлено на представление данных в виде документов, проведение индентификации управляемого объекта, формализацию обращаемой информации.
В настоящее время для информационное обеспечения коммерческой деятельности в торговле наиболее приемлемы компьютеризированные информационные системы внутренней отчетности, которые отражают основные показатели финансового и экономического анализа, а также бухгалтерскою учета. Для их создания необходимы следующие данные:
· товарооборот предприятия и его подразделений (секций, филиалов); товарооборот по товарным группами подгруппам в натуральных и стоимостных показателях; динамика товарооборота за различные периоды товарооборот на 1 м2 торговой площади и одного работника;
· выручка от реализации товаров в каждом подразделении и ее удельный вес в общем объеме денежной выручки предприятия;
· покупки — количество чеков и покупок по подразделениям, средняя цена по изменения количества и цены покупок от динамики розничных цен;
· цены — динамика розничных и оптовых цен по товарным группам; информация о надбавках и скидках;
· финансовые показатели (данные балансовой отчетности), прибыль, издержки обращения;
· товарные ресурсы по товарным группам, подразделениям, источникам поступления; учет расхода, прихода и остатков по товарным группам; расчет товарооборачиваемости по товарной номенклатуре и складам;
· поставщики — их юридические адреса, банковские реквизиты условия договоров;
· контракты — исполнение контрактов по отечественным и им— портным товарам, платежи по контрактам;
· трудовые ресурсы — численность работников торгового зала, аппарата управления в целом на предприятии и в подразделениях; товарооборот на одного работника торгового зала и одного работника торгового предприятия.
|
|
|
Базовыми показателями для функционирования информационной системы являются товарные запасы (на складах и в секциях) начало и конец периода; поступление товаров на склады и в секции поставщиков и в секции со складов; реализация товаров со склада и в секциях торгового зала. Данные по складам и секциям обращаются в вычислительном центре торгового предприятия и заносятся в банк данных.
|
|
|
