Администрация и подразделения организации

На начальной стадии развития организации руководитель, представляющий администрацию, как правило, замыкает на себе решение всех вопросов. Но в процессе роста организации, сосредоточившись на более глобальных, стратегических вопросах развития бизнеса, руководителю неизбежно приходится передавать часть своих полномочий работникам. В этом случае возникает необходимость урегулирования порядка управления персоналом в компании путем издания внутренних (локальных) документов.

Четкое понимание каждым работником поставленной перед ним задачи и порядка ее решения создает здоровую рабочую атмосферу в коллективе, а определение функций структурных подразделений и порядок их взаимодействия необходимы для эффективного управления компанией.

Характер и особенности администрирования определяются, прежде всего, отношениями администрации с подразделениями организации.

В процессе администрирования между администрацией и структурными подразделениями возникают различные типы социальных отношений.

1. Служебные отношения, которые отличаются своей несимметричностью (односторонняя зависимость подчиненного от начальника, уровень и объём полномочий).

2. Функциональные отношения (советы, помощь, консультации).

3. Технические отношения (каждый должен четко выполнять свои функции и требовать столь же четкого выполнения другими сотрудниками их функций, иначе невозможно добиться всесторонне согласованной и эффективной деятельности).

4. Информационные отношения (связаны с односторонними или взаимными процессами информирования обо всех состояниях объекта и об изменениях состояний).

5. Специализированные отношения (связаны с разделением труда в управлении многосторонней конфигурации деятельности организации, т. е. распределением целей и действий по их достижению).

6. Иерархические отношения (отношения между звеньями, или ячейками, системы, расположенными на различных ступеньках управленческой лестницы, при которых каждый нижестоящий уровень управления подчиняется вышестоящему уровню управления).

В зависимости от характера взаимосвязи между руководителями и подчиненными социальные отношения могут быть представлены в четырех основных разновидностях:

 бюрократические – базируются на административной иерархии, за каждым работником жестко закреплены его функциональные обязанности. Начальники принимают решения, а подчиненные обязаны их выполнять, строго следуя букве распоряжений. Контроль за деятельностью сотрудников и всей организации представляет собой отлаженную процедуру проверок. Ответственность за успех дела и возможные провалы несет соответствующий исполнитель. Контакты между начальниками и подчиненными носят в основном официальный (формальный) и деперсонифицированный характер, ограничены отношениями чисто служебного свойства;

 патерналистские – четко выражена иерархичность отношений, а права руководителя, который обычно принимает единоличные решения, неоспоримы. От подчиненных требуется и ожидается лояльность по отношению к начальнику. Руководство бдительно контролирует действия своих подчиненных, но при необходимости принимает на себя часть возложенных на них функций. Ответственность за успех дела или возможные провалы общая. Руководитель строго поддерживает единство организации, но не путем формальной регламентации, а благодаря утверждению и постоянному сохранению своего личного влияния. Несмотря на строгую иерархию, взаимоотношениям придается личностный характер, выходящий за чисто служебные рамки;

 фратерналистские – иерархичность в отношениях старательно сглаживается и смягчается, господствует стремление принимать решения коллегиально после их коллективного обсуждения. Подчиненным предоставляется достаточная самостоятельность, и в совместной деятельности предполагается взаимная помощь и поддержка как со стороны руководителя, так и рядовых работников. Любой успех рассматривается как общая заслуга всего коллектива, любой провал – как общая для всех членов коллектива беда. Отношения в такой организации носят подчеркнуто неформальный характер;

 партнерские – иерархические отношения хотя и существуют, но ярко не выражены. Решения принимаются на основе обсуждения, где каждый вносит предложения в соответствии со своей квалификацией и сферой компетентности. Руководитель не приказывает, а координирует общие действия. За каждым сотрудником четко закреплены соответствующие функции, причем руководитель в них не вмешивается, а текущий контроль чаще всего не предусмотрен. Подчиненные должны понимать смысл принимаемых решений и выполнять их в процессе самостоятельной работы. Несмотря на коллегиальность принимаемых решений и действий, отношения между сотрудниками деперсонифицированы и переведены на служебно-контактную основу. Партнерство отличается демократизмом – самостоятельные индивиды объединяются для совместной деятельности по свободному контракту, а руководитель в качестве координатора распределяет задания и контролирует соблюдение оговоренных условий и обязанностей.

Конечно, выделенные четыре типа отношений в «чистом» виде встречаются редко, и всё в конечном счете зависит от состава участников совместного действия, характера, содержания и направленности той организации, в пределах которой люди вступают в социальные взаимодействия, а также от состава и личностных особенностей сотрудников администрации, осуществляющих функции управления.

Администрация призвана обеспечивать непосредственное осуществление, оперативное и содержательное взаимодействие всего комплекса составляющих организации, поэтому ее роль является ключевой. Администрация интегрирует все разнообразие состава и содержания подразделений организации в единый, целенаправленно функционирующий механизм. Это заключается в установлении места и роли каждого из них и обеспечении организационной взаимосвязи и координирующего сопровождения процесса функционирования.

Выполнение такой разнообразной программы предусматривает необходимость проведения комплекса мер предварительного организационного обеспечения, который предшествует конструктивному решению штатных и инновационных задач. Начинается он с решения уставных вопросов, построения и классификации ресурсной базы формирования и функционирования создаваемой организации.

Прежде всего, к таким вопросам относится структурное построение производственных, обеспечивающих и управленческих комплексов организации, их ориентация на последующее конструктивное взаимодействие.

В структуре предприятия относительно администрации позиционируются подразделения организации в четырех основных конфигурациях (рис. 8.1) [25].

Рис. 8.1. Конфигурация подразделений организации по системам ориентации

Представленная на рис. 8.1 конфигурация структурных подразделений является универсальной, что определяется органичной взаимосвязью построения и применения любых подразделений организации, включая и администрацию, в соответствии с уровнями и иерархией обеих ориентаций: управленческой и производственной.

Исчерпывающее разнообразие состава управленческих и производственных подразделений позиционируется соответственно на десяти уровнях. Согласно данной модели администрация позиционируется в центре системы, что позволяет конструктивно обозначить центральное место и объединяющую роль администрации в обеспечении формирования и функционирования всего комплекса конкретных подразделений, составляющих организацию.

В качестве самостоятельного подразделения организации администрация может быть и не выделена, что обусловливает соответствующее перераспределение функций, которые она выполняет. Так, например, конкретное подразделение, специально содержащее в своём наименовании словообразование от термина «администрация», в большинстве случаев встречается и характерно для организаций на муниципальном уровне, а также предприятий государственного сектора.

В каждой проектируемой и уже функционирующей организации не обязательно специально выделять администрацию в качестве самостоятельного подразделения, использовать административную основу формирования и функционирования организации. Решение данного вопроса, безусловно, находится в компетенции руководителя организации и должно разрабатываться и приниматься исходя из учета определенных факторов, о которых говорилось выше.

На основе данного подхода даже в очень крупной организации можно автоматизировать большую часть рутинных задач путем внедрения современных информационных технологий в реально осуществляемые процессы управления организацией, при этом распределив оставшиеся основные (ключевые) административные функции между руководителями разного уровня. Наряду с этим необходимо чётко представлять, идентифицировать и формализовать состав и содержание как изначально необходимых, так и реально осуществляющихся в организации административных функций.