 |
Управленческие ситуации для задания № 3
|
|
|
|
Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, чем определяется их разнообразное содержание. К наиболее часто встречающимся относят следующие разновидности служебных писем:
· информационные
· инструктивные
· гарантийные
· рекламные
· сопроводительные
· претензионные
· письма – напоминания
· письма – приглашения
· письма - поздравления
· письма – подтверждения
Письма в соответствии со своим местом в информационном обмене делятся на инициативные и ответные.
Для писем в организации разрабатываются специальные бланки.
В типовой формуляр письма входят следующие реквизиты:
· государственный герб Российской Федерации
· герб субъекта Российской Федерации
· эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания)
· код организации – автора письма (по ОКПО или ОКОГУ)
· основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
· идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
· код формы документа
· наименование организации – автора документа
· справочные данные организации автора
· дата письма
· регистрационный номер письма
· ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа (заполняется при подготовке ответного письма)
· адресат
· заголовок к тексту
· текст
· отметка о наличии приложений
· подпись
· отметка об исполнителе
|
|
|
· идентификатор электронной копии документа
Обращаем внимание на то, что на бланке писем наименование вида документа не указывается. В отдельных случаях в зависимости от назначения письма может указываться название его разновидности («гарантийное письмо»).
Подписание писем, как правило, относится к компетенции руководителя организации, его заместителей, руководителей структурных подразделений. Право подписи закрепляется в организационных документах организации и в обязанности службы ДОУ входит контроль над правильностью подписания писем.
Письма, содержащие сведения финансового, кредитного характера, а также служащие доказательством расчетных обязательств, подписывают руководитель и главный бухгалтер организации. Подписи должностных лиц в этом случае заверяют оттиском печати.
Оформление реквизитов письма должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Основным элементом служебного письма является его текст. Изложение содержания письма должно соответствовать поставленной автором цели. Стилистика изложения должна подчеркивать официальный характер документа. Тон письма – неизменно нейтральный и корректный.
При подготовке текста письма следует добиваться полноты представления информации при краткости ее изложения. Целесообразно готовить письмо по одному вопросу. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и известно, что они будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации – адресата.
Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма используют, когда нет необходимости изложения сложных административных ситуаций. Текст простого письма не должен превышать одной – двух машинописных страниц. Структура текста простого письма может состоять из одной или двух смысловых частей. В первом случае, без изложения причин излагают просьбу или напоминание, выражают благодарность или сочувствие. Если простое письмо состоит из двух частей, в первой указывают причины и обоснования написания письма, а во второй – содержание основного вопроса (просьбы, предложения, согласия и т.п.).
|
|
|
Сложные письма не должны превышать пяти страниц и включают три логические части:
вступление, основное содержание, заключение. Во вступлении излагаются причины его написания, даются ссылки на документы, служащие юридическим основанием для обращения. Основное содержание включает описание фактов и событий, изложение тезисов и их аргументацию, анализ ситуации. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний и т.п.
В служебных письмах предпочтительнее использовать простые распространенные предложения, с обособленными оборотами: «В связи с …», «В соответствии с …» и др.
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа. Если письмо содержит персональное обращение к адресату или конфиденциальную информацию, текст может излагаться от первого лица единственного числа.
В российских нормативно-методических документах, регламентирующих правила составления и оформления документов не выделяют как самостоятельные реквизиты вступительную и заключительные формулы вежливости. Однако, в последнее время они стали неотъемлемым элементом коммерческой переписки. Вежливое обращение к адресату соответствует требованиям современного делового этикета, помогает достичь позитивного контакта. Наиболее часто употребляются следующие формы обращений:
Уважаемые господа!
Уважаемый господин директор!
Уважаемый господин Маслов!
Уважаемые коллеги!
Уважаемый Сергей Сергеевич!
Заключительная формула вежливости располагается на 2-3 интервала ниже текста, над подписью должностного лица. Наиболее универсальной является формула – С уважением.
Например:
С уважением,
Генеральный директор Л.П. Л.Г. Жукова
Составить и оформить служебные письма, необходимые в управленческих ситуациях.
|
|
|
Ситуация 1
Генеральный директор закрытого акционерного общества «Агат» обратился к руководству Московского представительства фирмы Tokyo Boeki Ltd. в связи подготовкой строительства мусороперерабатывающего завода. ЗАО «Агат» просит сообщить характеристики экологически безопасного завода по переработке мусора производительностью 200 – 250 тыс. тонн в год. Письмо подготовил главный технолог общества Тарасенко В.И., тел. 268-56-91. Адрес ЗАО «Агат»: 127011, г. Москва, Егерская ул., д. 3/6. Тел/факс: (495) 268-56-92, (495)268-52-75. ОКПО 00000000, ОГРН0000000000000, ИНН/КПП 0000000000/000000000
Директор Московского представительства фирмы Tokyo Boeki Ltd. Трифонов Ю.В. направил генеральному директору ЗАО «Агат» следующие характеристики на 28 в 1экз.:
- Номенклатуру и краткую характеристику основных зданий завода;
- Номенклатуру и краткую характеристику основного технологического оборудования;
- Номенклатуру и краткую характеристику энергоносителей.
Господин Трифонов предложил также дополнительно обсудить ориентировочную стоимость строительно-монтажных работ.
Письмо подготовила главный специалист Мешкова Г.А., тел 252-72-20. Адрес представительства: 117016, г. Москва, ул. Заморенова, д.14, Тел./факс: (495)252-90-05.
Ситуация 2.
Генеральный директор закрытого акционерного общества «Антел» Сахарова И.Э., осуществлявшего функции генерального подрядчика по строительству автозаправочной станции в г. Струнино Александровского района Владимирской области сообщает заказчику, генеральному директору общества с ограниченной ответственностью «Промотделстрой» Елисееву М.В. о готовности объекта и просит назначить день приемки рабочей комиссией законченного строительства. Адрес ЗАО «Антел»: 202013, г. Владимир, ул. Луговая, д.13; тел./факс: (491)5-22-11. ОКПО 00000000, ОГРН0000000000000, ИНН/КПП 0000000000/000000000. Письмо подготовила инспектор Жарова И.В. тел. 5-16-10
Генеральный директор «Промотделстрой» предлагает назначить день приемки объекта не 21 декабря текущего года. Также он просит обеспечить присутствие представителей пожарной охранный МЧС и государственной инспекции безопасности дорожного движения г. Струнино. Адрес ООО «Промотделстрой»: 113012, г. Москва, Живарев пер., д.9/1. Тел./факс:(495) 927-18-34. ОКПО 00000000, ОГРН0000000000000, ИНН/КПП 0000000000/000000000. Письмо подготовил старший инженер Кравцов Т.И. тел. 927-13-87.
|
|
|
Ситуация 3.
Генеральный директор закрытого акционерного общества «Медтехника» Ю.Н.Морозов сообщил главному врачу стоматологической клиники общества с ограниченной ответственностью «Супердент» Широковой Р.Т., что с 12 по 18 марта текущего года в выставочном центре «Сокольники» будет проходить выставка «Медсервис». ЗАО «Медтехника» предполагает представить на выставке новые образцы оборудования для стоматологических кабинетов отечественного и зарубежного производства. Господин Морозов пригласил посетить стенд своей фирмы на выставке. Адрес ЗАО «Медтехника»:
112356, г. Москва, ул. Нижняя Масловка, д. 12. Тел/факс: (495) 973-54-09. ОКПО 00000000, ОГРН0000000000000, ИНН/КПП 0000000000/000000000. Письмо подготовила секретарь Сомова К.Д. тел. 973–13-02.
Госпожа Широкова с благодарностью приняла приглашение и выразила надежду на продолжение взаимовыгодного сотрудничества. Адрес ООО «Супердент»: 113241, г.Москва, ул.Вавилова, д. 64, тел/факс (495) 135-21-98.. ОКПО 00000000, ОГРН0000000000000, ИНН/КПП 0000000000/000000000. Письмо подготовила регистратор Архипова Р.Ю. тел.135-65-23.
Ситуация 4.
В апреле текущего года состоялись переговоры представителей ЗАО «Гласконструкция», выпускающего изделия из стекла и прессованного хрусталя, и торговой фирмы ООО «Комфорт». Ссылаясь на результаты переговоров, генеральный директор ООО «Комфорт» Дубов И.И. обратился с просьбой к генеральному директору ЗАО «Гласконструкция» Ленькову Т.И. о подготовке коммерческого предложения на люстры из прессованного хрусталя с указанием максимального количества возможных поставок. Адрес ООО «Комфорт»: 122098, г. Видное Московской обл., ул. Дружбы, д.14, тел/факс
(495) 549-21-34. ОКПО 00000000, ОГРН0000000000000, ИНН/КПП 0000000000/000000000. Письмо подготовил начальник торгового отдела Геворкян И.С. тел. 549-90-65
ЗАО «Гласконструкция» направило ООО «Комфорт» коммерческое предложение, где указало: количество люстр, готовых для поставки (36 шт.), род упаковки (коробки по 1 шт.), условия поставки (самовывоз), цена (2 300 руб.), срок поставки (в течение недели после оплаты). Адрес ЗАО «Гласконструкция»: 123564, г. Домодедово Московской обл., ул. Правды, д.12, тел/факс 540-13-09. ОКПО 00000000, ОГРН0000000000000, ИНН/КПП 0000000000/000000000. Письмо подготовил начальник отдела сбыта готовой продукции Серов П.Д. тел. 540-34-98.
|
|
|
Ситуация 5.
Генеральный директор ЗАО «Луч» Ефимов С.Л. обратился с письмом к генеральному директору ЗАО научно-производственного объединения «Прогресс» профессору Перову Ю.Н. Он сообщил, что фирма приступила к выпуску продукции с применением оптического волокна. Поскольку НПО «Прогресс» является ведущей организацией по разработке и применению оптико-волоконных технологий, господин Ефимов обратился с просьбой организовать консультации для специалистов ЗАО «Луч», и сообщить об удобном времени встречи. Адрес ЗАО «Луч»: 107113, г. Москва, ул. Перовская, д.3, тел/факс (495) 438-13-24. ОКПО 00000000, ОГРН0000000000000, ИНН/КПП 0000000000/000000000. Письмо подготовил главный технолог Сомов Ю.Д. тел.438-23-65
Господин Перов ответил, что в НПО «Прогресс» готовы принять специалистов ЗАО «Луч» в любое удобное для них время. В то же время, он обратил внимание на то, что с 20 по 27 мая в Экспоцентре на Красной Пресне будет проходить Международная выставка «Оптика», где НПО представит свои новые разработки и проекты. Поэтому встреча в этот период была бы более предпочтительной. Адрес ЗАО НПО «Прогресс»: 121113,г. Москва, ул. Академика Бардина, д.8, тел/факс (495)135-01-35. ОКПО 00000000, ОГРН0000000000000, ИНН/КПП 0000000000/000000000. Ответ подготовил ведущий инженер Серегина Л.П.
Ситуация 6.
Генеральный директор ЗАО ВЦ (выставочный центр) «Сокольники» Горин С.П. сообщил генеральному директору ООО «Зодчий» Донцову Н.Л., что в период с 21 по 30 ноября текущего года планируется проведение Международной выставки «Деревянное домостроение» и предложил принять в ней участие. Для участия в выставке необходимо сообщить о том, какие образцы продукции будут представлены и их технические характеристики. Для включения информации в каталог выставки рекламные материалы должны быть представлены до 1 ноября. Адрес ЗАО ВЦ «Сокольники»: 107111, г. Москва, ул. 3-й Лучевой просек, стр. 3, тел/факс (495) 268-43-90. ОКПО 00000000, ОГРН0000000000000, ИНН/КПП 0000000000/000000000. Письмо подготовил специалист Ермаков К.Г., тел.268-76-09.
ООО «Зодчий» с благодарностью приняло предложение об участии в выставке и направило каталог своей продукции с техническими характеристиками типовых деревянных домов в 10 экземплярах. Также сообщалось, что для экспозиции планируется монтаж домов «Балчуг» и «Дачник-3». Адрес ООО «Зодчий»: 113244, г. Москва, Кировоградская ул., д.76, тел/факс (495) 389-45-06. ОКПО 00000000, ОГРН0000000000000, ИНН/КПП 0000000000/000000000. Письмо подготовил начальник отдела маркетинга Боброва Т.О.
|
|
|
