 |
Управленческие ситуации для задания № 4
|
|
|
|
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка может быть составлена как по личной инициативе должностного лица, сотрудника организации, так и по указанию (письменному или устному) руководителя.
По содержанию докладные записки подразделяются на:
· инициативные;
· информационные;
· отчетные.
Инициативные докладные записки составляются с целью побудить адресата принять определенное решение.
Информационные докладные записки составляются с целью проинформировать руководство о деталях, методах, результатах выполнения их поручений.
Отчетные докладные записки содержат информацию о выполненной работе.
В зависимости от адресата, докладные записки делятся на внутренние и внешние.
Внутренние докладные записки направляются руководству организации. Авторами внутренних докладных записок являются работники организации. Докладные записки составляются на листе бумаги от руки или печатаются. Правила их оформления (расположение и оформление реквизитов) должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003. В записке указывается наименование структурного подразделения, где работает автор докладной записки, наименование вида документа, дата составления, регистрационный индекс (указывается в том случае, если докладные записки регистрируются как внутренние документы), заголовок, адресат, текст, подпись. Внутреннюю докладную записку подписывает ее автор.
Внешние докладные записки направляются в вышестоящие организации. Они оформляются на общем бланке организации, подписываются ее руководителем. Помимо реквизитов общего бланка на внешних докладных записках указывают реквизиты адресат, исполнитель.
|
|
|
Текст докладной записки может включать две части: вводную и заключительную.
Вводная часть содержит изложение конкретных фактов, событий, причин (возможно их анализ), побудившие автора написать докладную записку. В заключительной – предложения, рекомендации, выводы, просьбы автора докладной записки, по изложенным фактам.
Текст инициативной записки состоит всегда из двух частей: вводной и заключительной.
Информационные и отчетные записки могут состоять только из вводной части, хотя не исключается вариант, когда их текст состоит из двух частей.
Докладные записки и внутренние и внешние могут иметь приложение (приложения). В таких случаях необходимо оформить реквизит «приложение». В зависимости от содержания на них проставляются визы.
Руководитель, которому адресована докладная записка, проставляет на ней резолюцию, в соответствии с которой будут осуществлены управленческие действия: подготовлены проекты документов, проведены мероприятия и т.д.
Докладные записки: внутренние, внешние, как документы, вошедшие в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) составляются и оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
Составить и оформить докладные записки, необходимые в управленческих ситуациях.
Ситуация 1
Министру образования и науки РФ была направлена докладная записка из Академии управления, находящейся в городе Саратове, о выполнении плана приема студентов от 15 августа 2005 года за номером 57. В записке сообщалось, что план набора студентов бюджетной формы обучения, установленный министерством на 2005-2006 учебный год выполнен, на все факультеты Академии
принять 347 студентов, а также содержалась просьба о рассмотрении министерством возможности поощрить членов приемной комиссии Академии за счет бюджетных средств.
|
|
|
Исполнителем докладной записки был заместитель председателя приемной комиссии Академии Андрей Петрович Леонов, доцент кафедры управления, кандидат экономических наук.
Ситуация 2
Начальник отдела кадров ОАО «Металлург» Н.Н. Громов направил генеральному директору Т.Е. Краснову докладную записку, в которой доводил до его сведения, что рабочие второго цеха Л.А. Проклов, П.А. Дроздов, Е.М. Друнин постоянно опаздывают на работу. Он пояснял, что им, как начальником отдела кадров, был принят ряд мер, направленных на повышение дисциплины указанных рабочих: проведены беседы, выяснены обстоятельства опозданий на работу, собраны
объяснительные записки с нарушителей трудовой дисциплины, однако, опоздания регулярно продолжаются.
Поэтому Н.Н. Громов просит Т.Е. Краснова наказать нарушителей трудовой дисциплины, лишив их премии за четвертый квартал 2006 года.
Докладная записка написана 27 августа 2006 года и зарегистрирована за номером 23 04-19.
Ситуация 3
Директор Всероссийского научно-исследовательского института питания Российской академии медицинских наук (РАМН) академик Романов Павел Леонидович направил министру здравоохранения и социальной защиты РФ Зурабову М.С. докладную записку, в которой предлагал открыть Центры питания в республиках РФ. Необходимость открытия Центров питания академик Романов П.Л. объяснял тем, что пациенты, нуждающиеся в медицинской помощи, направляются для лечения ожирения из республик во ВНИИ питания, штатный состав которого не может оказать медицинскую помощь всем больным.
К докладной записке приложены перечень медицинского оборудования для оснащения Центров питания на 25 листах в трех экземплярах.
Докладная записка подписана 18 марта 2006 года, ее регистрационный индекс – 124.
Основанием этой докладной записки послужила докладная записка заведующего лабораторией «Диетического питания» Всероссийского научно-исследовательского института питания Российской академии медицинских наук Орлова О.С., направленная директору института академику Романову П.Л., содержащая предложение открыть Центры диетического питания в республиках РФ.
|
|
|
На докладной записке Орлова О.С. академик Романов П.Л. написал резолюцию: «Согласен. Орлову О.С. подготовить докладную записку на имя министра здравоохранения социальной защиты.
Ситуация 4
Начальник отдела труда и заработной платы Закрытого акционерного общества «Золотой улей» Никифорова Полина Ивановна 18 апреля 2006 года написала докладную записку на имя заместителя генерального Директора ЗАО «Золотой улей». В записке содержалась просьба отремонтировать потолок в комнате №5, рухнувший из-за аварийного состояния 20 января 2006 года.
Никифорова П.И. напоминала, что в этой комнате располагался отдел труда и заработной платы.
В докладной записке пояснялось, что в связи с тем, что до настоящего времени потолок не отремонтирован, сотрудники отдела вынуждены работать в помещении склада, что сказывается на производительности труда отдела. В докладной записке также содержалась информация о том, что Никифорова П.И. направляла докладные записке о необходимости ремонта потолка 22 января,
12 марта, 10 апреля, но никаких мер со стороны администрации не последовало.
Ситуация 5
Начальник отдела продаж закрытого акционерного общества «Сити-обувь» Лобов А.П. направил докладную записку на имя генерального директора ЗАО «Сити-обувь» Волкова Ильи Григорьевича, в которой просил рассмотреть возможность увеличения штата возглавляемого им отдела на одну штатную единицу менеджера по продажам.
Свою просьбу Лобов А.П. объяснял тем, что в последние три месяца значительно увеличился объем продаж обуви, в связи с чем менеджеры отдела испытывают затруднения с оперативной обработкой
поступающих заказов, что приводит к финансовым потерям, несмотря на полную компьютеризацию обработки заказов.
Докладная записка бала написана 20 апреля 2006 года. На ней стояла положительная виза заместителя генерального директора Грушина Р.Н.
Ситуация 6
Генеральный директор ЗАО «АГАТ» 31 мая 2006 года получил докладную записку от начальника административно-хозяйственного отдела Евстратова Романа Владимировича за № 32 о необходимости провести проверку технического состояния копировально-множительной техники.
|
|
|
В записке содержалась просьба назначить ответственного за использование этой техники.
Евстратов Р.В. пояснял, что его просьба объясняется тем, что в ходе годового финансового отчета за 2005 год, было установлено, что денежные суммы, затраченные на обслуживание копировально-множительной техники, превысили аналогичные в предыдущем году на 40 процентов. Этот факт заставляет обратить внимание на состояние копировально-множительной техники и, вероятно, на ее нецелевое использование.
Ситуация 7
Начальник монтажного цеха Петров Кирилл Михайлович написал докладную записку на имя директора завода «Спецмонаж» Сурину Дмитрию Тимофеевичу с просьбой объявить выговор монтажнику № разряда Скворцову Семену Андреевичу за неоднократное нарушение трудового распорядка, режима труда, установленных на заводе. Докладная записка была подписана 23 апреля 2006 года, зарегистрирована за № 47.
К докладной записке была приложена объяснительная записка Скворцова С.А.
Ситуация 8
Заместитель генерального директора ООО «ВЕГА» Лукашев Олег Степанович 22 марта текущего года написал докладную записку на имя генерального директора ООО «ВЕГА», содержавшую предложение создать комиссию для проверки работы с документами в структурных подразделениях ООО «ВЕГА», так как в последние полугодие участились случаи пропажи документов, переданных на исполнение из канцелярии.
В состав комиссии было предложено включить зав. канцелярией Антонову Р.К., начальника отдела кадров Власова П.П., инспектора канцелярии Орлову Л.П., архивиста Юрова О.М.
К докладной записке были приложены объяснительные записки об утрате документов начальников отдела снабжения, отдела сбыта, труда и заработной платы.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.
В управленческой практике встречаются факты составления акта одним должностным лицом (ревизор налоговый инспектор и др.), однако чаще актом документируют деятельность комиссии.
Акты составляются в следующих типовых случаях:
· обследования, проверок работ и ревизий деятельности организаций и их вспомогательных служб;
· организации, реорганизации, переименования и ликвидации организаций и их структурных подразделений;
· по вопросам аварий оборудования, ввода в действие объектов, производственных мощностей, приема работ;
|
|
|
· испытаний опытных образцов изделий, утверждения и выпуска печатной продукции, спектаклей, программ, кинофильмов;
· экспертизы;
· инвентаризации;
· расследования несчастных случаев, аварий;
· вручения призов и дипломов;
· проверок наличия и состояния дел и документов;
· проверок соблюдения штатно-сметной и финансовой дисциплины;
· техники безопасности и охраны труда;
· технического состояния;
· нарушения трудовой дисциплины;
· уничтожение печатей, штампов, утраты документов и во многих других случаях.
Акт оформляется на общем бланке учреждения по ГОСТ Р 6.30-2003.
Формуляр документа включает следующие реквизиты:
- наименование организации-автора документа;
- наименование вида документа;
- дата;
- номер;
- место составления;
- гриф утверждения;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подписи.
Логическая структура текста акта включает следующие части: вводную и констатирующую.
Во вводной части обосновывается работа комиссии, дается ссылка на документ, являющийся основанием ее работы. Таким документом может быть приказ вышестоящего учреждения или руководителя учреждения, докладная записка, которые требуют установления каких-либо фактов и назначается состав комиссии. Во вводной части перечисляются лица, участвующие в установлении фактов и событий в следующем порядке.
Председатель комиссии – должность, инициалы, фамилия
Члены комиссии – должность, инициалы, фамилия
Если в составлении акта принимали участие не только члены комиссии, но и другие должностные лица, то они должны быть указаны в акте после перечисления членов комиссии:
Присутствовали – должность, инициалы, фамилия
Констатирующая часть начинается словами:
“В период с…. по….комиссия провела проверку….”.
Текст констатирующей части должен содержать детальное описание документируемой ситуации (факта, события и др.), изложения характера, методов, сроков работы, а также изложение выводов, предложений, заключения комиссии в связи с проделанной работой.
При составлении текста акта должен соблюдаться тон нейтрального изложения, лишенный эмоциональной окраски. Информация, выявленная комиссией, должна быть краткой, точной и объективной.
Текст акта излагается от третьего лица: “комиссия считает возможным…”, “членами комиссии установлено…”.
Допускается изложение текста с разбивкой на отдельные пункты, каждый из которых нумеруется.
Чаще всего нумеруют только выводы работы комиссии.
После изложения результатов проверки обязательно указывается количество экземпляров, в которых составлен акт, и место нахождения каждого экземпляра.
Например:
Составлен в 2-х экземплярах:
1-й экземпляр направлен в Администрацию Московской области
2-й экземпляр – в дело
Акт подписывают председатель и члены комиссии (а также должностные лица, присутствующие при работе комиссии). Наименования должности в подписи не указываются.
Акт утверждает тот руководитель учреждения, который назначил комиссию. Акт приобретает юридическую силу с момента утверждения (а не составления)
|
|
|
