 |
Характеристика системы документооборота
|
|
|
|
Функции специалистов финансово-экономического отдела представлены в приложении 1.
· Экономист по платежным документам (М):
- Каждый банковский день получает выписки с банков с копиями платежных поручений о движении денежных средств на расчетных счетах ТОО ”БАК” в различных банках и вводит информацию в компьютер в базу Access;
- Составляет платежные поручения в банк для передачи средств по поручению финансового директора;
- Получает ежедневный отчет кассиров о движении наличных средств, сводит всех кассиров в одну ведомость;
- Получает от НацБанка ежедневный курс валют, распечатывает и распространяет по всем отделам;
- Готовит ежедневную справку по кассе и р/с для дирекции.
Все эти операции (за исключением курса валют) проводятся в файле БД Access. Вывод и составление необходимых документов (платежки, справка по кассе и р/с) автоматизирован и выполняется из базы.
· Ведущий экономист по банку (L):
Входная информация:
1) от кассиров – справка о движении по кассе за день и месяц
2) от F – информация по договорам:
- предприятие;
- № договора;
- сумма договора;
- процент наличной оплаты по денежной части.
3) от N – суммы взаимозачетов с предприятиями и населением за т/э, конкретно – денежная часть оплаты и задолженности
4) от B – остаток по задолженности из оперативной справки деб./кред. задолженности
5) от D – сумма предъявленных работ и оплаты по р/с
Выходная информация:
1) справка о движении по кассе за день и за месяц;
2) справка по оплате кредиторам за услуги;
3) платежный баланс по всем банкам (ежемесячный, ежедекадный)
Экономист L в базе Access на компьютере M обрабатывает всю информацию по банкам и кассе, некоторые данные используются совместно, разделение этапов выполнения некоторых задач. Например, данные о движении по кассе за каждый день составляют основу для расчета аналогичного отчета за месяц. Информация по выпискам с банков, которую вводит экономист M, служит основой для выполнения расчета платежного баланса по всем банкам экономистом L.
|
|
|
Справка по оплате кредиторам за услуги составляется вручную в форме электронной таблицы Excel, все данные экономист L получает от коллег личным визитом, что занимает много времени. Эта справка выдается ежемесячно, на ее подготовку же уходит около 2-х рабочих недель.
Расчет платежного баланса по всем банкам выполняется в 2 этапа:
1) Экономист L со своего компьютера имеет доступ к файлу базы Access у экономиста M, где хранятся оперативные ежедневные данные о движении по р/с. Для расчета платежного баланса есть отдельная база, которая связана с базой экономиста M. На основе этих данных и ежемесячных отчетов кассиров экономист L производит расчет баланса. Выходные таблицы формируются в Excel-форме;
2) Из-за несовершенства программы расчета платежного баланса, которая не учитывает конвертации валют, проводимых банком, наличия по несколько счетов в различных банках, и других сложностей современных форм ведения бизнеса, выходные данные необходимо обрабатывать вручную. Здесь играют роль профессиональные знания финансиста и опыт работы.
· Экономист по углю (H):
Входная информация:
1) Накладные и др. документы по отгрузке угля – с разреза;
2) Наряд по суточной отгрузке – с отдела поставок БАК;
3) Договора, письма, контракты по отгрузке угля – юридический отдел, отдел маркетинга.
С этих документов необходима информация:
- грузополучатель;
- плательщик;
- цена;
- № контракта;
- дата отгрузки;
- № квитанции;
- тоннаж;
- ж.д.тариф;
- договорной тариф;
- № удостоверения качества;
- качество угля (Q – теплота сгорания);
|
|
|
- таможенная декларация - № и дата (если есть).
На выходе формируется
1) счет-фактура для потребителей за отгруженный уголь:
- сумма за уголь;
- НДС;
- железнодорожный тариф;
- договорной тариф (если есть).
2) информация по взаимозачетам по углю;
3) учет текущего железнодорожные тарифа;
4) дебиторская задолженность за уголь по получателям и энергосистемам;
5) оперативная справка по отгрузке угля и условиям оплаты;
6) баланс отгрузки угля;
7) сведения об отгруженном угле;
8) дополнительные справки по требованию руководства.
Т.к. экономист H работает с первичной информацией – отгруженный уголь, то расчет выходной отчетности производится довольно изолированно. Эта слабая связанность с другими с другими финансистами в работе ведения финансового учета дала возможность создания довольно надежной и функциональной программы, опять же на БД Access, которая требует минимального вмешательства в процесс образования выходной информации. Эта программа функционирует уже около года, и единственное обстоятельство, на которое следует обратить внимание при создании интегрированной системы, это то, что результат работы – выходные цифры экономиста H другие финансисты получают в виде оперативных распечаток или с архива отчетов личным визитом.
· Ведущий экономист ТМЦ по БАКу (D):
Входная информация:
1) Реестр счет фактур от экономиста G, требуемая информация:
- дата реестра;
- наименование товара или услуг;
- сумма.
2) платежные поручения от экономиста M, движение по банкам и кассе;
3) акты взаимозачетов, касающиеся ТМЦ, выполненных работ и услуг;
4) письма, соглашения на поставку ТМЦ, выполнения работ и услуг;
5) договора цессии (переуступка прав требований);
Выходная информация:
- Дебиторско-кредиторская задолженность за ТМЦ, работы и услуги по компании без ТЭЦ;
- реализация ТМЦ, работ и услуг по компании без ТЭЦ;
- справка по расчетам с отдельным предприятием;
- взаимозачеты по ТМЦ по компании без ТЭЦ.
Выходная отчетность формируется полностью вручную в Excel’е. Это связано с тем, что деловая информация не поддается синхронизации и строгой типизации: оплата по договорам может быть произведена в любой момент и самыми различными формами, товарные ценности используются в нестандартных операциях, т.е. обращаются не только как материалы для производства и чистый продукт производства.
|
|
|
Уже сформированные и вручную откорректированные выходные данные в виде таблиц переносятся в базу 1С:Бухгалтерии, для дальнейшего использования в бухгалтерии (перенос реализован автоматическими процедурами).
· Экономист по теплоэнергии (E):
Входная информация:
1) Копии счет-фактур по ТЭЦу, реестр счет-фактур – от отдела сбыта ТЭЦ (1 раз в месяц), необходимая информация:
- Наименование предприятия;
- номер договора;
- сумма.
2) Отчеты кассиров о поступлении за т/э – экономист M:
- Наименование предприятия (или от населения);
- Сумма..
3) Ж.д. тариф от экономиста H;
4) Сводная ведомость начисления за т/э – от отдела сбыта ТЭЦ
Выходная информация:
- Дебиторско-кредиторская задолженность за ТМЦ, работы и услуги по ТЭЦ;
- реализация ТМЦ, работ и услуг по ТЭЦ;
- отдельно реализация т/э;
- взаимозачеты с населением за теплоэнергию.
Ввиду того, что дирекция предпочитает рассматривать ТЭЦ как самостоятельное подразделение, т.к. ТЭЦ производит довольно специфичную продукцию – теплоэнергию, а также вследствие покупки данного предприятия последним, по нему ведется полный финансовый учет, как если бы это было самостоятельное предприятие. Весь финансовый учет по ТЭЦ ведет экономист E., т.о. она собирает и обрабатывает данные, аналогичные финансовой информации по производственно-хозяйственной деятельности компании “БАК”, образно говоря, она ведет БАК в минимуме.
Все операции выполняются вручную, используя Microsoft Excel.
· Экономист по векселям (P):
Входная информация:
- Акты приема-передачи векселей;
- предъявленные счет фактуры за ТМЦ, работы и услуги
Выходная информация:
- информация по векселям для дирекции за месяц;
- вексельная задолженность по поставщикам ТМЦ.
В Казахстане вексельная форма оплаты не поддерживается государством, поэтому используются векселя российских эмитентов для расчета с российскими поставщиками. В Казахстане оплата векселем рассматривается как акт встречного зачета материальных ценностей. Внутрифирменный учет вексельных операций затребован руководством.
|
|
|
Экономист P ведет реестр векселей в специально организованной таблице Excel, которая включает в себя макросы для выполнения ординарных операций и расчета итоговых цифр. Это персональная таблица имеет связь со сводной таблицей задолженности за ТМЦ по компании на компьютере экономиста B. Раз в месяц B инициирует автоматическое перекачивание накопленных итоговых данных из реестра векселей.
· Экономист по договорам (F):
Входная информация:
- От юристов – копии и оригиналы договоров, файлы ЭГУТ по переговорам – от связистов;
- Реализация ТМЦ по компании без ТЭЦ – от экономиста D;
- Реализация ТМЦ по ТЭЦ – от экономиста E;
- Реализация угля – от экономиста H.
Выходная информация:
- Сводная таблица по всем кред./деб. задолженностям согласно договорам
Вся информация по договорам поступает от юридического отдела и вводится в таблицу на Excel’е. Экономист F сверяет все данные по активным договорам с предприятиями по просроченности/задолженности платежа и ежемесячно выводит сводную таблицу в программе 1С:Бухгалтерия. Таблица договоров в Excel’е и сводные таблицы в 1С:Бухгалтерии не имеют автоматической связи – данные переносятся вручную, более того, они вообще ни с кем не связаны.
· Ведущий экономист по взаимозачетам (N):
Входная информация:
1) Журнал взаимозачетов:
- взаимозачеты по ТМЦ по БАК – экономист D;
- взаимозачеты по ТЭЦ – экономист E;
- взаимозачеты по углю – экономист H;
- взаимозачеты всех видов – экономист B;
- копии актов взаимозачетов.
2) Платежный баланс по расчетному счету – от экономиста L;
3) Паспорта сделок по экспорту – таможенный сектор коммерческой дирекции:
Выходная информация:
- платежный баланс по взаимозачетам за месяц, год;
- регистрация, учет и контроль над исполнением паспорта сделки;
- взаимозачеты с населением/предприятиями за т/э для экономиста L;
- Справка по взаимозачетам и р/с – для экономического отдела.
Платежный баланс по взаимозачетам ведется как таблица Excel, данные для него экономист N берет из журнала взаимозачетов, в который данные вносят все, кто отвечает за проведение взаимозачета по определенному виду товара или по службе. Журнал взаимозачетов – электронная таблица Excel за определенный период со всей информацией по каждому зачету. Для результативной работы с обработкой информации из разных таблиц от экономиста N требуются глубокое понимание механизма проведения взаимозачетов и навыки владения инструментами Excel.
|
|
|
Паспорт сделки регистрируется в таблице Excel, затем для учета по периодам все данные переносятся в 1С:Бухгалтерию, для этого есть готовая процедура, встроенная в Excel-таблицу.
· Главный экономист руководитель по учету и контролю (B):
Входная информация:
1) данные о выданных и полученных счет фактурах:
- по отгрузке угля – от экономиста H;
- по ТМЦ, Р и У по БАКу – от экономиста D;
- по ТЭЦ – от экономиста E.
2) неисполненные векселя по предприятиям – от экономиста P;
3) письма о проведении взаимозачетов, не зарегистрированные в журнале:
Выходная информация:
- Оперативная сводная таблица кред./деб. задолженности в целом по компании;
- баланс кред./деб. задолженности за год для балансовой комиссии;
- ввод отдельных взаимозачетов в журнал;
- справки по просроченным задолженностям.
Данные по счет фактурам ТМЦ, работы и услуги по всем подразделениям экономист B получает в сводной таблице Excel, которая имеет обновляемые связи с соответствующими таблицами у экономистов D, E и H. Также автоматически переносятся итоговые данные по векселям.
В Excel-журнал взаимозачетов экономист B имеет удаленный доступ для ввода незарегистрированных взаимозачетов и необходимой корректировки данных. Из всех имеющихся данных у экономиста B локально организован расчет просроченных задолженностей.
· Начальник отдела (A):
- Финансовый анализ на основе данных от всех финансистов.
Входная информация:
1) от экономиста L:
- Платежный баланс по всем банкам (ежемесячный, ежедекадный)
2) от экономиста E:
- Журнал-ордер №6 по ТЭЦ (вся реализация);
- учет реализованной т/э.
3) от экономиста F:
- сводная таблица по всем деб./кред. задолженностям согласно договоров (1 раз в месяц распечатка в 1С:Бухгалтерии)
4) от экономиста P:
- неисполненные векселя по поставщикам
5) от экономиста N:
- платежный баланс по взаимозачетам
6) от экономиста C:
- деб./кред. задолженность по дирекциям (еженедельно)
7) от экономиста K:
- справка о задолженности по налогам (еженедельно);
- справка о платежах в бюдж. и внебюдж. Фонды (ежемесячно).
Начальник финотдела получает все отчетные формы в виде распечатанных на бумаге таблиц, шаблоны формы и содержания которых имеются у первичных пользователей. Другие, нестандартные и эпизодически требующиеся виды отчетов, готовятся оперативно специалистами финотдела по требованию руководства, используя инструменты построения отчетов пакета Microsoft Office.[7]
|
|
|
