 |
Общий механизм функционирования системы
|
|
|
|
Финансовый учет на предприятии – это всестороннее отображение текущего состояния финансовых ресурсов, всех действительных операций по движению финансовых ресурсов. Эта очень сложная деятельность не может быть подвергнута строгой типизации по видам операций, т.к. в каждом конкретном деловом случае экономисты принимают решения, которые не всегда могут быть учтены даже в самой сложной программе. Поэтому для создания системы по автоматизации финансового учета мы будем использовать концепцию информационно-советующей системы.
Основными задачами финансового учета являются:
- регулирование бюджетов отделений;
- финансовая отчетность для высших руководителей;
- учет и распределение всех видов финансовых средств по назначению;
- управление дебиторско-кредиторской задолженностью;
- решение потенциальных проблем с платежами до наступления срока сдачи ежемесячного отчета;
Ключевым моментом при проведении всех операций по движению финансовых средств является изменение дебиторско-кредиторской задолженности партнеров-контрагентов компании. Одним из путей объединения всех потоков информации в базе данных поэтому будет глобальное присвоение всем создаваемым записям связей с основной таблицей, которая и будет регистрировать каждый отдельный этап изменения дебиторско-кредиторской задолженности.
Эта методология объединения всех потоков информации выработана в результате анализа работы финотдела, структуры входящих и выходных потоков информации. Было произведено обобщение всех связей между отдельными потоками, в результате была определена структура информации, которая составляет информационную основу всего механизма работы системы.
|
|
|
Физически эта центральная структура представлена в виде таблицы БД, все остальные таблицы будут иметь связи на нее. Такой механизм функционирования системы позволит объединить всю информацию, т.о. определяется он структурой базы данных.[4]
Реально все выглядит так. Все виды финансовых операций можно разделить на несколько видов:
- движения по расчетному счету и кассе;
- операции с ценными бумагами;
- получение товарно-материальные ценности;
- выполнение работ и услуг;
- проведение взаимозачета встречных обязательств;
- цессии;
- отгрузка угля;
- начисление за теплоэнергию.
Два последних типа специфичны для компании, поэтому выделены отдельно.
Каждая из этих операций непосредственно влияет на дебиторско-кредиторскую задолженность предприятий, с которыми они проводятся. Потому принято решение, что эти виды операций будут определять функциональные элементы нашей системы. Т.о. мы имеем 6 первоначальных элементов системы – функциональных АРМ:
1) Движение по р/с и кассе;
2) Реестр векселей;
3) ТМЦ, работы и услуги по БАК;
4) ТМЦ, работы и услуги, теплоэнергия по ТЭЦ;
5) Взаимозачеты;
6) Уголь.
Немного отдельно стоит функция системы, связанная с ведением договоров. Она влияет на все элементы системы – каждая операция по движению финансовых ресурсов так или иначе имеет в качестве обоснования какой-либо документ, чаще всего договор. Но связь между договорами и движением средств не совсем прямая – наличие договора обязательно предполагает последующие операции по движению средств и, следовательно, изменение оперативной дебиторско-кредиторской задолженности, но не наоборот: не все операции имеют в качестве обоснования для своего проведения договор.
Вначале изучения задачи по автоматизации финансового учета была идея основать всю систему на договорах, т.е. связать по ним все потоки информации. Но вышеуказанное несоответствие могло привести к тому, что из единого русла могли выпасть потоки информации, которые описывают те операции, которые не имеют в своей основе договора (такая ситуация является следствием необходимости принятия нестандартных деловых решений, которые себе позволяют экономисты компании).
|
|
|
В конце концов было принято, что информация по договорам будет храниться в таблице, которая имеет почти такой же уровень приоритетности, как и центральная таблица, которая имеет связи со всеми остальными таблицами. Различие в том, что ссылка на договор при проведении финансовой операции желательна, но не обязательна.
Ведение договоров представляет собой седьмой функциональный элемент системы. Все эти элементы будут реализованы в виде конечных клиентских приложений, на каждом предполагается работа одного финансиста. Работа отдельного приложения будет основываться на обработке информации в собственной таблице. Если принципиальная структура БД составляет основу механизма работы системы, то уже функциональные элементы определяют конкретную реализацию таблиц в БД.
Объединив все таблицы финансовых операций по движению средств путем определения ссылок на них в центральной таблице оперативной деб./кред. задолженности, мы в любой момент сможем определить текущую задолженность конкретного предприятия и при необходимости вычислить как она образовалась. Это является основной задачей работы финансового отдела.
В общем виде, процесс работы каждого приложения будет иметь следующий вид. Финансисту поступают документы, сопровождающие проведение финансовой операции, в которой некоторые средства меняют владельца – переходят к нам или от нас. При этом с помощью интерфейса приложения пользователь заносит в свою таблицу БД информацию, которая однозначно и наиболее полно характеризует данную операцию. Для каждого вида операций структура информации будет своя. Кроме того, пользователь должен занести данные по изменению оперативной дебиторско-кредиторской задолженности контрагента в центральную таблицу. На самом деле этот этап работы системы скрыт от пользователя и выполняется автоматически.
Коренное различие в работе новой системы по сравнению с предыдущей заключается в том, что раньше информация по проведению операций просто накапливалась, и только потом в при необходимости обрабатывалась для получения некоторых сводных данных. В разрабатываемой системе необходимая информация по деб./кред. задолженности формируется автоматически и непрерывно в течение всего рабочего процесса, что дает возможность получить оперативные сводки в любой момент. Поскольку функциональные элементы в автоматизированной системе реализованы в виде отдельных пользовательских приложений, то в дальнейшем мы не будем не будем проводить различия между этими понятиями. Т.о. система состоит из клиентских приложений и серверной БД.
|
|
|
|
|
|
