Понятие, сущность и развитие документооборота

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ ………………………………………………………………………..3

ГЛАВА 1. Документооборот как узловое звено системы делопроизводства....7

§ 1. Понятие, развитие и сущность документооборота…………………………7

§ 2. Документ как информационный носитель…………………………………17

 

ГЛАВА 2. Теоретические основы построения документооборота на

предприятии ………………………………………………………………………27

§ 1. Порядок движения документов в организации……………………………27

§ 2. Виды документопотоков…………………………………………………….34

§ 3. Основные этапы документооборота………………………………………..42

§ 4. Пути оптимизации документооборота……………………………………..50

 

ГЛАВА 3. Анализ организации документооборота Администрации

Усть – Ишимкого муниципального района…………………..64

§ 1. Общая характеристика учреждения………………………………………..64

§ 2. Схема движения и технология обработки документов учреждения…….65

§ 3. Мероприятия по совершенствованию документооборота учреждения…80

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ………………………………………………………………….91

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК…………………………………………..95

ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………………………..99

 

ВВЕДЕНИЕ

В условиях информатизации общества, и всё более возрастающей роли информации, своевременное и правильное решение тактических и стратегических задач определяет жизнеспособность каждой организации, предприятия. В наш век, когда общество переживает самый настоящий информационный бум, организации, могут существовать, только обмениваясь информацией. К информации, помимо достоверности и точности, предъявляются два жестких требования: во-первых, она должна быть своевременной; во-вторых, она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения. Своевременно полученная и оперативно обработанная информация разрешает осуществить концентрацию ресурсов в нужное время и в нужном месте для решения основных, приоритетных задач предприятия.

Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для возрастания эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу либо управляемому объекту. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Совершенствование системы управления предприятия в условиях информационной экономики происходит на основе информационных технологий. Информационные технологии дают возможность рационально распоряжаться всеми видами ресурсов предприятия. Появление компьютерных технологий не просто изменило характер работы очень многих людей, качественно другими стали и производственные отношения, повысились квалификационные требования, расширился круг решаемых задач и выполнения обязанностей. Актуальность совершенствования традиционного документооборота обусловливается необходимостью возрастания эффективности управленческой деятельности, ускорения движения документов на предприятии, уменьшения трудоемкости обработки документов.

Традиционно организация документооборота является одной из основных функций офиса, связанной с движением и обработкой документов, в том числе и бумажных. Актуальность темы обусловлена значением, которое придается целесообразно организованному документообороту, для эффективного управления организацией (учреждением, предприятием), вне зависимости от организационно-правовой формы. Правильно организованное делопроизводство предоставляет возможность получения реальной картины деятельности каждой организации, помогает более эффективному ее управлению. Решение задачи управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным источникам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Целью выпускной квалификационной работы является изучение теоретических и практических аспектов документооборота предприятия и анализ пути его оптимизации.

Объект исследования - система документооборота организации.

Предмет исследования - организация рационального движения документов внутри организации, проблемы оптимизации документооборота и пути их решения.

Для достижения поставленной цели требуется решить следующие задачи:

- изучить теоретические основы организации документооборота современного предприятия;

- провести анализ деятельности и организации документооборота исследуемого предприятия, выявить его проблемы и недостатки;

- предложить рекомендации по совершенствованию информационного обеспечения документооборота.

Теоретической основой выполнения исследования послужили нормативно-законодательные акты, специальная литература, научные труды российских ученых и исследователей в области документационного обеспечения управления и делопроизводства. В процессе подготовки работы были использованы периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Отечественные архивы».

Методы изучения: методика включает общенаучные (анализ, синтез), методы сравнения, статистический (статистический метод позволит представить: общий объём документооборота, определить темпы роста документооборота)

Изученность темы: изучением эффективности документооборота в организации и его автоматизации занимались множество авторов, основные из них: Романов Д. А., Ильина Т. Н., Логинова А. Ю., Якобсон. И., Стрелец И. А., Кузнецов. С. Л., Кочнев А., Петров М. В., Подолина. О., Журавлева. Н., Барановская Т. П., Белая Т.Р., Аладин. Н., Е. Каменева и другие.

Хронологическая глубина исследования с2003–2009гг., а также отдельные работы за предыдущие годы, не потерявшие своей актуальности.

База исследования Администрация Усть – Ишимкого муниципального района.

Источники выявления литературы:

1. Электронные каталоги ОГОНБП.

2. Поисковые системы Yandex, Rambler, Google.

3. Учебники и учебные пособия по делопроизводству.

4. Периодические издания

Дипломная работа изложена на 112 страницах машинописного текста.

Цели и задачи исследования определили структуру работы, которая состоит из введения, 3-х глав, заключения, списка использованной литературы, списка сокращений и приложений.

Введение раскрывает актуальность исследуемой темы, цели и задачи, методологию, хронологические рамки.

Глава 1 дипломной работы является теоретической и направлена на изучение документооборота организации

Глава 2 дипломной работы является также теоретической и рассматривает теоретические основы построения документооборота на предприятии.

Глава 3 дипломной работы является практической и направлена на изучение деятельности организации документопотока Администрации

Усть – Ишимкого муниципального района, а в частности рассмотрена общая характеристика предприятия, приведён анализ существующей системы документооборота, выявлены недостатки организации документопотока предприятия. А так же внесены предложения по совершенствованию документооборота организации.

В заключении подведены итоги исследования, определены основные направления деятельности по оптимизации документооборота и даны рекомендации.

В приложениях представлены схемы.

 

ГЛАВА I. Документооборот как узловое звено системы делопроизводства

Понятие, сущность и развитие документооборота

Управление организацией неминуемо требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации.

Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. [22,с.6] Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

С делопроизводством связана другая отрасль деятельности – архивное дело. В соответствии с ФЗ от 22.10.2004 №125 «Об архивном деле в Российской Федерации» архивное дело – это деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов. [1]

Термин «делопроизводство» возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и обозначал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала потребность закрепления вывода, скажем, достигнутой договоренности. Для этого издавна и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче либо не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г. В настоящее время значения обоих этих терминов – «делопроизводство» и «дело» - закреплены в ГОСТе Р 51141-98.[5,с.3.]

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его происхождение связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».

Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (рис.1).

 

Рис.1. Схема документационного обеспечения управления

Документооборот представляет собой основную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, движение, классификацию и хранение, называют делопроизводством.

Структура службы ДОУ в нынешней организации зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.[5,с.3]

Организация документооборота — это правила, в соответст­вии с которыми происходит движение документов в учреждении.Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документа­ми, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Документооборот является значимым звеном делопроизводст­ва, потому что определяет не только инстанции движения докумен­тов, но и скорость этого движения.

В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотно­ситься, с общими целями делопроизводства — информационным обеспечением деятельности аппарата управ­ления, его документирования, хранения и применения ранее созданной информации.

С нечеткой организацией движения документов в текущее время связывают многие недостатки в организации документационного обеспечения деятельности аппарата управления. Например, процесс документационного обеспечения принимае­мого управленческого решения включает три составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения подлинной и достаточной информацией); доку­ментирование решения (создание распорядительного докумен­та); контроль за его выполнением (организация работы, выпол­нения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.). Пооперационно данный процесс состоит из сбора информа­ции, подготовки плана документа, его редактирования, согла­сования, изготовления, удостоверения. Всякая операция сопро­вождается перемещением документа в управленческом аппарате из одного структурного подразделения в другое, передачей от технических исполнителей к специалистам, а после этого - к руково­дителям. Следовательно, скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операции оказывают влияние на процесс управления в целом.

Термин «документооборот» возник в литературе в 1920-е годы XX столетия. В работах таких крупных специалистов в области управлен­ческого труда и делопроизводства, как З.К. Дрезен, Р.С. Майзельс, Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др., сформулирова­ны основные положения его организации, которая и в то время связывалась с разумным построением структуры государст­венного аппарата, с четким разделением функций между разными службами и исполнителями. Теоретически были обоснованы главные положения рациональной организации движения документов — распределение документов по исполни­телям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентация порядка подписания. В литературе того времени обоснована ме­тодика обследования маршрутов движения документов, разрабо­тана технология их доставки («кольцевая курьерская связь»).

Первая попытка нормативной регламентации единых прин­ципов организации документооборота сделана в проекте «Общих правил документации и документооборота», подготовленном в 1931 г. Институтом техники управления. В проекте изложены правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля, отправки документов, т.е. фактически всех этапов обработки до­кументов. В этом документе даны единые рекомендации по орга­низации рационального документооборота, включающие центра­лизацию операций по приему и отправке, разработке рациональ­ных маршрутов движения, сокращению видов документов.

Дальнейшие нормативные акты по регламентации работы с документами — Примерная инструкция о делопроизводстве в учреждениях РСФСР (1961 г.); Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов(1963 г.) — не имели в своем составе разделов по организации документооборота. В эти годы в литературе термин «документо­оборот» фактически не употреблялся. Обозначаемое им поня­тие либо сравнивали с делопроизводством в целом, либо заме­няли термином «организация переписки».

Термин «документо­оборот» в эти годы обозначает и движение документов, и их объем (количество), [32,с.109] поэтому в нормативных документах 1960-х годов внимание уделяется не движению документов, а отдель­ным технологическим операциям, исполняемым в процессе этого движения: приему, отправке, регистрации и т.д.

С середины 1970-х годов понятие «документооборот» стано­вится однозначным, чему способствовало закрепление опреде­ления термина в государственном стандарте на терминологию.[4]

Понятие документооборота достаточно широко, а задачи весьма многогранны, так как система документооборота в любой организации включает в себя целые подразделения и службы (в деятельности любого предприятия в обязательном порядке используются финансовые, распорядительные, административные и т.п. документы). Системы документооборота необходимы, чтобы решать конкретные задачи, стоящие перед организацией. В основном часто встречаются такие задачи:

· Поддержка качественного накопления.

· Обеспечение эффективного управления.

· Прозрачность деятельности организации.

· Контроль деятельности предприятия.

· Кадровая гибкость.

· Возможность хранения информации обо всем производственном процессе.

· Формализации деятельности работников.

· Управление и доступ к информации.

· Оптимизация процессов.

· Исключение обычных бумажных документов из внутреннего оборота.

· Автоматизация механизма их выполнения и контроля.

 

Документооборот осуществляется в виде потоков документов между пунктами обработки информации (циркулирующих руководители, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки (экспедиция, секретарь, копировально-множительная служба и т.д.). Рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке документов. Рационально организованный документооборот обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. В основе организации документооборота лежит несколько правил, или принципов, которые должны строго соблюдаться:

1. Централизация операций по приему и отправке документов.

Это означает, что все документы, которые поступают в организацию, независимо от способа доставки, и документы, которые отправляются из организации (за исключением документов, поступающих и передаваемых по факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении - службе делопроизводства (секретарем).

2. Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа. В процессе документооборота документы могут возвращаться в инстанцию, через которую они уже проходили, только в том случае, если это обусловлено деловой необходимостью (например, на этапе подписания документа руководителем документ дважды проходит через секретаря руководителя).

3. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Предварительное рассмотрение позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те документы, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть рассмотрены руководителем. Остальные документы, минуя руководителя, направляются на рассмотрение заместителям руководителя и в подразделения, если руководители подразделений наделены соответствующей компетенцией.

4. Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации. Это означает, что документ, поступивший в службу ДОУ и предназначенный для рассмотрения руководителем или его заместителями, регистрируется в службе ДОУ и, поступая после рассмотрения руководителем в подразделение, повторно там не регистрируется. И, соответственно, документ, непосредственно поступивший в подразделение, регистрируется только в подразделении. Иначе можно сказать, что документ живет в организации под одним регистрационным номером, присвоенным ему в службе ДОУ или в подразделении.

5. Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения. Вынесение резолюций - функция руководителя, но и секретарь может в определенной степени повлиять на этот процесс. Секретарю необходимо знать, что резолюция должна быть конкретной, а ее формулировка должна быть такой, чтобы у исполнителя не возникало вопросов о том, какая цель поставлена перед ним руководителем при рассмотрении документа.

6. Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа.

7. Делегирование руководителем права подписывать документы заместителям руководителя и руководителям структурных подразделений. «Снижение» уровня подписания документов сокращает маршрут, следовательно, и время движения документов в ходе исполнения.

8. Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом, творческих операций - специалистами и руководителями.

9. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки.

10. Выделение в массиве поступающих документов, так называемых нерегистрируемых документов. Нерегистрируемые документы - это документы, не требующие исполнения и использования в справочных целях (письма-приглашения, поздравления, рекламные издания и т.п.). У этих документов самый короткий маршрут в организации, они сразу передаются в соответствующие подразделения. Таким образом, основная задача организации документооборота -- прямоточность в движении документов и однократность их обработки.

11.Активно использовать средства оргтехники и новейших информационных технологий при передаче документов.

Соблюдение этих принципов позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

- прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

- ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке, как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства. [22,с.259]

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

- характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

- маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

- периодичность (стадии документооборота);

- направленность движения. Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров. [16,с.83]

Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период. В объеме документооборота нужно рассматривать все входящие, исходящие и внутренние документы. Объем документооборота рассчитывается по формуле: Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год). При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов либо их заверенные копии.

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, то есть на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота необходимо проводить по выделенным участкам регистрации.

Общепризнанная методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают число подлинников, а в знаменателе – число копий. Однако при этом полученный итог будет некорректным - многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем результате. Основное правило подсчета документов - однократность.

Служба делопроизводства периодично (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие данные позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность документооборота значительно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко вырастает число поступающих документов, в конце - отправляемых.

Кроме того, учет документооборота позволяет:

- определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

- определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

- разработать мероприятия по улучшению процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

- установить оптимальное количество информации, нужной и достаточной для функционирования аппарата управления;

- рассчитать численность службы делопроизводства

Служба ДОУ должна планомерно вести учет числа обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Итоги учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для обработки мер по совершенствованию работы с документами.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Документооборот стал неотъемлемой частью любого бизнеса или деятельности организации.

1234567Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: