Пути оптимизации документооборота

Любая деятельность организации отражается в документах, и, чтобы улучшить качество рабочих бизнес-процессов, необходимо улучшить документооборот, то есть оптимизировать его. Под оптимизацией документооборота понимается комплекс мер организационного, технического, программно-технического и оргпроектного характера, выполняемых организацией.

Оптимизация документооборота позволяет:

-определить состав документов (видов, разновидностей, форм документов), используемых организацией в ее деятельности (т. е. при реализации функций, задач, административных и бизнес-процессов);

-определить состав документопотоков организации и их внутреннюю структуру;

-регламентировать маршруты движения документов в рамках документопотока, отдельных групп (комплексов) документов, участвующих в реализации функций, задач, административного и бизнес-процесса;

-установить, если это необходимо, временные параметры прохождения документа в целом по установленному для него маршруту и (или) временные параметры выполнения отдельных операций в процессе документооборота.

К организационным мерам по оптимизации документооборота относится разработка нормативных правовых актов организации и методических документов, устанавливающих требования, правила, рекомендации по организации документооборота, как в целом по организации, так и на отдельных участках работы с документами или по отдельным видам документов.

Например, при работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, как правило, в организациях разрабатывается система защищенного документооборота, имеющая вполне специфические особенности в сравнении с открытым делопроизводством (документооборотом) и регламентируемая отдельной инструкцией по конфиденциальному документообороту. Аналогичным образом в некоторых организациях решается вопрос регламентации документооборота в процессе рассмотрения обращений граждан или в договорной работе, где весь процесс от заключения договора до его исполнения, включая документы, сопровождающие этот процесс, может быть регламентирован отдельным нормативным документом, например, положением о ведении договорной работы.

Кроме этого к мерам организационного характера относится:

-правильная организация работы службы ДОУ;

-рациональное распределение функциональных обязанностей между работниками службы ДОУ;

-организация работы с документами в структурных подразделениях.

Учитывая, что объективной тенденцией является постоянный рост объемов документооборота, обеспечить оптимальную организацию документооборота невозможно только мерами организационного характера, иначе пришлось бы постоянно увеличивать численность делопроизводственного персонала. Помочь в этом могут меры технического характера и оргпроектные работы по совершенствованию документооборота.

Поскольку документооборот - это сложный технологический процесс перемещения документов по пунктам (инстанциям), на которых осуществляются творческая работа с документами (подготовка проектов документов, согласование документов, подписание (утверждение) и др.) и их техническая обработка (сортировка документов, обработка для пересылки по почте, сканирование, регистрация, копирование, предварительное рассмотрение, передача из одной инстанции в другую и др.), организовать движение документов оптимальным образом можно только с применением технических средств. К техническим средствам относятся средства оргтехники (копировально-множительная техника, фальцевальные, маркировальные аппараты и др.) и средства компьютерной техники, предоставляющие широкие возможности для подготовки документов, проведения электронного согласования, обеспечения документооборота, организации оперативного хранения документов (применяя компьютерную технику, организации могут использовать системы электронного документооборота, текстовые и табличные редакторы (Word, Excel и др.), электронную почту, факс и другие приложения).

Маршрут документов.

Одной из основных характеристик документооборота является маршрут документов. Маршрут - это путь, по которому проходит документ или комплекс взаимосвязанных документов при решении определенной задачи или реализации определенного административного или бизнес-процесса.

Точками на этом пути являются инстанции, через которые проходит документ (документы), то есть рабочие места, на которых совершаются операции с документом, поэтому главная задача в организации документооборота - обеспечить оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени, при этом должны быть исключены повторные операции, возвратные движения документа, не обусловленные деловой необходимостью.

Для решения этой задачи в организациях проводятся оргпроектные работы, в ходе которых вырабатываются наиболее оптимальные маршруты документов. Как правило, такая работа проводится при внедрении систем электронного документооборота (СЭД), поскольку оптимизация документооборота - одно из условий успешного внедрения СЭД в организации.

Результаты работы по оптимизации документооборота закрепляются в различных документах. К таким документам относятся:

-табель форм документов;

-маршрутно-технологические схемы (блок-схемы);

-графики документооборота;

-схемы перемещения документов и др.

В большинстве своем при подготовке этих документов используется графический способ представления информации, позволяющий наглядно и в достаточной степени формализовано показать либо только движение документа (документов), либо последовательность операций, совершаемых в ходе реализации какой-либо функции (задачи) или процесса, и, соответственно, движение документов, используемых при решении данной задачи или реализации процесса.

Табель форм документов

Табель форм документов - это перечень форм документов, применяемых в деятельности организации, с характеристикой статуса документов, основных этапов их подготовки и прохождения. Табель включает все формы документов, создаваемых в деятельности организации, но он не дает полного представления о маршруте документов, поскольку в нем, как правило, обозначаются только наиболее важные и значимые с точки зрения документооборота операции по обработке документов, такие как подготовка документа (обычно в табеле указывается подразделение или должность работника, в зоне ответственности которого находится подготовка документа), согласование (визирование) документа (в табеле указываются подразделения или должности работников, участвующих в согласовании документа), подписание (утверждение) документа и некоторые другие.

Кроме того, табель включает наименования только тех документов, которые готовятся в организации, и не включает форм документов, поступающих в организацию.

Основная задача табеля форм документов - определить состав форм документов, применяемых в организации в процессе документирования ее деятельности, а поскольку табель форм документов утверждается руководителем организации и является документом, обязательным для применения, его можно рассматривать как способ оптимизировать состав документов (виды, разновидности, формы документов), применяемых в организации. Поскольку не существует единой установленной формы табеля, каждая организация, которая проводит подобную работу, может исходя из собственных потребностей и решаемых задач разработать для себя форму табеля.

Блок-схемы.

Наиболее полно отобразить документооборот можно с помощью маршрутных (маршрутно-технологических) схем, графиков, блок-схем.

При построении маршрутных схем и оперограмм необходимо детально изучить технологию выполнения каждого вида работы, при этом следует определить, с чего данная работа начинается (что служит основанием для ее начала), из чего она состоит, на какие этапы подразделяется, чем завершается выполнение работы, какую форму принимает конечный ее результат, как фиксируется ее окончание либо наступление нового цикла ее выполнения.

Схема - графическое представление последовательности решения задачи, в котором используются символы для отображения операций, данных, потоков документов и др.

Блок-схема - разновидность схем, описывающих алгоритмы или процессы, в которых отдельные шаги (звенья процесса) изображаются в виде блоков различной формы, соединенных между собой стрелками.

Для создания блок-схем используются различные программные средства, например, MS Visio. Но блок-схему можно нарисовать даже в MS Word, для этого нужно использовать фигуры, изображающие элементы блок-схем.

Схема движения документов может быть представлена в виде таблицы, в левых колонках которой указываются операции и виды документов, сопровождающих данные операции, в заголовках граф указываются пункты прохождения документа, а в поле таблицы с использованием символов и стрелок обозначается перемещение документа (документов). [38]
На данный момент среди способов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.
К первой группе относят все процедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.
К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения [26,с.33].
Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей.
Главное условие сокращения объемов документов – упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке.

Применяемые однотипные формы заменяются единой. Состав унифицированных форм закрепляется в табеле документов, который утверждается руководителем и имеет нормативный характер. В табеле может указываться: название формы документа, код по ОКУД или отраслевому классификатору, периодичность составления, адресование, виза, место регистрации, способ заполнения, срок исполнения, годовая потребность, срок хранения. Могут быть внесены и другие графы, например, дата представления и др. Ежегодно табель пересматривается, в него вносятся соответствующие коррективы, отражающие изменения в функциях и задачах учреждения.
Таким образом, унификация позволяет упорядочить образование документов и тем самым сократить объем документооборота. Установление в табеле годовой потребности каждой формы лимитирует изготовление бланков.
Внедрение системы электронного документооборота ещё один способ совершенствования документооборота. В связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления появляется возможность использовать электронный документооборот [28,с.207].

Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс [17,с.23-28]

Современные корпоративные СЭД позволяют настраивать свой пользовательский интерфейс в полном соответствии с требованиями клиентов. Это относится, например, как к визуальному проектированию регистрационно-контрольных карточек - важнейшего атрибута систем автоматизации делопроизводства, так и к формализации процессов коллективной разработки сложных документов (проектов, сборок, спецификаций) с контролем исполнительской дисциплины. Такая гибкость, приобретенная благодаря модульному принципу построения СЭД (каждый модуль реализует лишь часть взаимосвязанных функций, но может слаженно функционировать вместе с другими модулями) и поддержке промышленных стандартов межпрограммного взаимодействия, гарантирует долгую жизнь информационному комплексу на базе СЭД. [12,с.77]

Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности. [13,с.34-39]

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:

- регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

- регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;

-списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

- осуществление контроля за исполнением поручений;

- поиск документов.

Автоматизированные рабочие места.
Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления автоматизация работы с документами осуществляется с использованием персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе.
Типовое АРМ состоит из компьютера, подключенного к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационным базам документов. В зависимости от сети АРМ может иметь доступ к внешним ресурсам и базам данных.
Для объединения компьютеров в единый комплекс используются различные линии связи: кабельные (связь по кабелю типа телевизионного), волоконно–оптические (связь по гибкому жгуту волокон, в котором информация передается световыми импульсами) и телефонные (связь по телефонному кабелю) [18,с.120].
Каждое автоматизированное рабочее место, а также организация сетей разрабатывается в соответствии с организацией службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников. В системе автоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы прохождения документов) предполагается наличие следующих рабочих мест: АРМ руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ согласования.
К современным техническим средствам автоматизации информационно–управленческой деятельности относятся:
1) персональные компьютеры, объединенные в сети;
2) электронные пишущие машинки;
3) текстообрабатывающие системы;
4) копировальные машины;
5) коммуникационные средства, телефонная техника;
6) средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);
7) средства для обмена информацией – электронная почта;
8) видеоинформационные системы;
9) локальные компьютерные сети;
10) интегрированные сети учреждений.
К автоматизированному рабочему месту руководителя предъявляются следующие требования: наличие баз данных, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией; обеспечение оперативного поиска необходимой информации в базе данных; наличие программных средств, регулирующих организационную и административную деятельность; обеспечение оперативной связи с другими источниками; обеспечение возможности накопления в памяти документов и решений.
Основные требования к АРМ подготовки проекта документа состоят в следующем: возможности доступа к банку текстовых заготовок и автоматизированной информационно–поисковой системы; возможности работы с персональной базой данных и другими базами данных; возможности ведения диалога с дополнительными источниками информации; наличии технических средств для печати документов.
Электронные офисные системы.
Офисная система – это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации.
Круг задач электронной офисной системы:
1) автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;
2) организация одновременного доступа к документам различных пользователей;
3) осуществление эффективного поиска информации;
4) обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.
Офисные системы должны обеспечить эффективное выполнение следующих функций:
1) ввод, подготовка и редактирование документов;
2) регистрация документов;
3) совместная работа над документами;
4) контроль исполнения документов;
5) создание баз данных (хранение документов);
6) прием и пересылка документов;
7) систематизация документов, формирование дел;
8) подготовка к хранению и архивное хранение дел.
Рассмотрим несколько характерных офисных систем.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело».
Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.
Система включает в себя 2 продукта:
1) «ДЕЛО–Предприятие» – многопользовательская сетевая версия на базе СУБД Oracle или MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего предприятия (учреждения).
2) «ДЕЛО–Секретарь» – полнофункциональная однопользовательская версия, которая поставляется с СУБД Microsoft Data Engine (MSDE). Предназначена для автоматизации делопроизводства небольших организаций, в том числе в рамках распределенной сети, обеспечивающей обмен по электронной почте на уровне «исходящих–входящих документов».
Система «Дело» настраивается в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам) [18,с.158].
Делопроизводство в управлении обществом осуществляют с использованием автоматизированной системы «Документооборот», предназначенной для автоматизированного учета, обработки, сопровождения и контроля исполнения документов. Эффективность информационно–поисковой системы достигается за счет разработки и применения классификационных справочников: виды документов, корреспонденты, исполнители, номенклатура дел. В корпоративной автоматизированной системе, в ее поисковых массивах поиск конкретного документа осуществляют по его реквизитам, в частности по названию, виду, дате, номеру, или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в заголовке к тексту документа или в аннотации). При этом поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов текста.
Контрольная база данных программного комплекса систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, по группам документов, в частности, акты и поручения высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, решения совета директоров и правления, приказы, распоряжения, протоколы совещаний.
Электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.
На предприятии работа по совершенствованию документооборота неотделима от анализа сложившихся документопотоков. К сожалению, на практике часто отождествляют понятия "совершенствование документооборота" и "сокращение количества документов". Дело не только в количестве документов и в объеме отчетности. Важно определить, нужны ли данные документы предприятию и насколько эффективно они используются для целей оперативного управления производством. Практика убеждает, что не всегда следует сокращать количество документов и объем отчетности. Часто бывает более целесообразно идти по пути упорядочения документации, а также систематизации и механизации отчетности. Правильная организация документооборота считается одним из важнейших критериев успешной работы.

При оптимизации документооборота предпочтителен комплексный подход, так как изменения, вводимые на одном участке работы, могут вызвать затруднения на другом; иногда упрощение работы может привести к ослаблению контроля; перераспределение функций работников может повлечь за собой ухудшение качества работы и т.д.

Создание эффективной системы документооборота включает в себя ряд этапов:

1. наладка работы службы документационного обеспечения управления компании (разработка положений, инструкции и других документов, регламентирующих работу этой службы);
2. анализ документооборота компании-заказчика и его оптимизация (анализ всех стадий документооборота и разработка программы по его оптимизации);
3. проверка соответствия ГОСТам, Правилам документооборота, и другим нормативным документам типовых документов и бланков предприятия (изучение всех документов, обнаружение ошибок в их оформлении, разработка новых документов, соответствующих нормативной литературе;
4. экспертиза кадрового делопроизводства и его оптимизация (проверка кадровых документов и их соответствие законодательству, заключение о состоянии кадрового делопроизводства, разработка и реализация плана по его корректировке).
5.организация хранения документов предприятия (разработка актов по архивному хранению документации).

Эта работа обеспечит рациональное и оперативное движение документов предприятия по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда путем четкой регламентации путей прохождения документов с проверкой обслуживания всех операций и целенаправленности всех перемещений. Целесообразность и логика осуществления всех видов работ оцениваются с точки зрения того, как они способствуют оптимизации информационного обеспечения управленческих решений, оперативности и точности их выполнения.

 

ГЛАВА III. Анализ организации документооборота Администрации

Усть – Ишимского муниципального района Омской области

 

Базой исследования была избрана Администрации Усть – Ишимского муниципального района Омской области. Чтобы более наглядно продемонстрировать состояние и развитие документооборота были выбраны два контрольных года - 2012, 2013.

3.1 Общая характеристика учреждения

Объектом выпускной квалификационной работы является система документооборота Администрации Усть – Ишимского муниципального района Омской области. Усть – Ишимский район является частью Омской области. Село Усть – Ишим (основано в 1631году казакам) – административный центр Усть-Ишимского района. Место нахождения организации: 646580 Омская область с. Усть – Ишим ул. Советская 33

Как и все учреждения страны, Администрация Усть – Ишимского муниципального района регулирует свою деятельность основной правовой документацией, федеральными законами.

Устав Усть – Ишимского муниципального района в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (имеется в виду Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".) и законами Омской области устанавливает основы организации местного самоуправления на территории муниципального района, правовые и экономические условия его осуществления, полномочия и порядок деятельности органов и должностных лиц местного самоуправления, формы, порядок и гарантии участия населения в решении вопросов местного значения.

Штатная численность работников в организации составляет 32 человека.

 

3.2 Схема движения и технология обработки документов

 

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства Администрации Усть –Ишимского муниципального района, так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в Администрации Усть – Ишимкого муниципального района согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Связи внутри организации определяются правильно налаженным оборотом документов. Среди документов: приказы, договора, первичная бухгалтерская документация, отчеты, заявления и прочие бланки.

Дoкументooбoрoт призван oбеспечить не толькo контрoль за рабoтoй oрганизации, нo и эффективнoсть ее деятельности.

Чрезмерная бюрократизация документооборота будет мешать рoсту эффективности. Нехватка или неправильная постановка документооборота приведет к снижению качества и увеличению расхода времени сoтрудников. В связи вышеизложенным предлагается прoвести анализ документооборота организации. Данный анализ основан на выявлении «проблемных» участков дoкументooбoрoта и оптимизации движения документов согласно рациональнoй oрганизации труда.

1 этап Анализ организации структуры учреждения

2 этап Анализ структуры документооборота

 

Этапы методики анализа документооборота представлены на рисунке 5

Этапы анализа документооборота

Анализ организации структуры учреждения

Анализ структуры документооборота

Подразделения, отвечающие за документы

Исполнители, отвечающие за документы

Группировка документов по признаку документационного обеспечения

Группировка документов по структурным подразделениям

 

 

Рис.5 Этапы методики анализа документооборота

Сoгласно схеме на первом этапе следует определить основные подразделения, oтдельных исполнителей, отвечающих за процесс движения дoкументooбoрoта на предприятии. В oсновном данная функция возлагается на работников приемной руководителя oрганизации. На небoльших предприятиях эта работа поручается секретарю, кoтoрый ведет регистрацию дoкументов в специальных журналах. Следует также иметь в виду, что с внедрением технических средств на предприятии, а также использованием локальных сетей, за процесс оборота одних и тех же документов могут отвечать несколько работников: фактически работающих с бумажными документами и работающих с этой же информацией в сети.

Пoсле выделения сектора, oтветственного за документooборoт на предприятии, необходимо oпределить пoдчиненнoсть выделенных пoдразделений и разграничить их функции по видам выполняемых работ, с целью фoрмирования существующей модели документооборота на предприятии.

На втoрoм этапе прoизвoдится анализ структуры документoоборота предприятия.

Группирoвку документов по признаку дoкументационного oбеспечения рекомендуется приводить в виде таблицы. Для бoлее пoдрoбнoгo анализа можнo рассчитать количествo обращающихся документов в среднем в месяц, в день.

Внутренние дoкументы целесooбразно рассматривать в разрезе финансовых и служебных функций.

Вoзможен также более детальный анализ распоряжений с разбивкой их на рубрики:

- пo oсновной деятельности;

- По личному составу.

Для выявления динамики в движении документoв oпределяются темпы рoста вхoдящих, исходящих и внутренних документoв предприятия по формуле (1)

Тр= значение показателя за последующий год ____

значение показателя за предшествующий год

Группировка документов учреждения по структурным подразделениям, позволяет определить: какие из подразделений наиболее сильно загружают документооборот.

Критерии oтнесения документов к тому или инoму пoдразделению выглядят следующим oбразoм:

- для вхoдящих и внутренних документов – тo подразделение, кoтoрое будет выпoлнять предписания пo данному дoкументу или ответственное лицo подразделения, которому адресoван данный документ;

- для исходящих документов – тo пoдразделение или дoлжностное лицo, которым составлен данный документ.

Согласно приведенной методике проведем анализ документооборота организации. Анализ системы документооборота Администрации Усть –Ишимкого муниципального района начнем с анализа организационной структуры учреждения.

Управление в учреждении построено по линейно-функциональной структуре управления. Руководство деятельностью всех отделов осуществляет глава Усть – Ишимского муниципального района.

Структуру организации представим на рисунке 6. [Приложение 2]

Структура Администрации Усть – Ишимского муниципального района линейно-функциональная. Руководит организацией глава района. Непосредственно главе района подчиняются заместители главы, начальники отделов.

При анализе организационной структуры Администрации Усть – Ишимского муниципального района, необходимо отметить следующее: у главы Администрации есть 5 заместителей. Каждый из заместителей связан с определенной группой сотрудников, которая находится у него в подчинении.

Это позволяет рационально распределить работу с документами, касающихся деятельности учреждения среди сотрудников и, тем самым, увеличить скорость их подготовки, обработки и исполнения. Но здесь, необходимо обязательно учитывать следующее: если какой-то сотрудник «выпадает» из процесса работы, хотя бы на некоторое время, (например, командировка или по причине нетрудоспособности), то неизбежно увеличивается рабочая нагрузка у других сотрудников, а это в свою очередь, может привести далеко не к самым лучшим последствиям. Например, если срок подготовки документа не будет соблюден, то, тем самым – затянется его исполнение. А это уже может стать «тормозом» какого-то последующего процесса. Таким образом, вывод напрашивается сам собой: от грамотного распределения работы и готовности сотрудников к оперативным действиям зависит скорость документопотоков и принятия решений по различным вопросам.

Во всех отделах разработана и утверждена организационная и управленческая структура, должностные инструкции каждого работника.

Далее выделим из организационной структуры подразделения и отдельных исполнителей, отвечающих за документооборот учреждения.

В Администрации Усть – Ишимкого муниципального района нет специального подразделения отвечающего за ДОУ, функции по документационному обеспечению управления возложены на инспектора делопроизводства, кроме инспектора по делопроизводству, определённый объем работы приходится на инспектора приёмной. Инспектора непосредственно подчиняются главе администрации. Кроме этого каждый отдел (структурное подразделение) имеет ответственного сотрудника за работу с документами.

Далее необходимо определить структуру подчиненности выделенных подразделений и провести разграничение их функций по видам выполняемых работ рисунок 7.

Инспектор делопроизводства

Инспектор приёмной

Сотрудники отделов ответственные за работу с документами

 

 

Рис. 7 – Структура подчиненности в учреждении

Распределение функций делопроизводства происходит следующим образом:

Функции инспектора делопроизводства:

Основными вопросами деятельности инспектора являются:

2.1 Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей корреспонденции.

2.2 Передача входящих документов исполнителям для исполнения и ознакомления в соответствии с резолюциями Главы муниципального района или его заместителя.

2.3 Осуществление контроля сроков исполнения документов, подготовка информации руководителю аппарата Администрации о соблюдении сроков исполнения входящих документов, обращений граждан.

2.4 Отправление документов, подготовленных специалистами и отделами Администрации адресатам.

2.5 Разработка номенклатуры дел Администрации и доведение её до сведения специалистов и отделов.

2.6 Организация хранения документов в соответствии с номенклатурой дел до передачи их в муниципальный архив, выдача документов (дел) во временное пользование, контроль за их своевременным возвращением, обеспечение сохранности документов (дел) в процессе хранения.

2.7 Подготовка документов Администрации для сдачи их в муниципальный архив.

2.8 Составление описи дел постоянного и временного хранения (кроме описей дел по личному составу).

2.9 Размножение и копирование постановлений, распоряжений Администрации муниципального района, иных документов.

2.10 Исполнение обязанностей инспектора приемной Главы муниципального района в период его отсутствия.

2.11 Исполнение иных поручений руководителя аппарата Администрации в пределах своей компетенции.

Функции инспектора приёмной:

Основными вопросами деятельности инспектора являются:

2.12 Получение необходимых Главе муниципального района сведений от структурных подразделений или исполнителей, приглашение по его поручению работников.

2.13 Организация телефонных переговоров Главы муниципального района.

2.14 Организация приема посетителей Главой муниципального района.

2.15 Учет граждан, обращающихся к Главе муниципального района.

2.16 Печатание документов Главе муниципального района, руководителю аппарата Администрации, при необходимости – специалистам аппарата управления Администрации муниципального района.

2.17 Приглашение руководителей предприятий и организаций района на совещания, заседания коллегии.

2.18 Прием и отправление телефонограмм, факсов.

2.19 Прием и отправление электронной почты.

2.20 Обеспечение сохранности проходящей служебной документации.

 

На рисунке 8 представлена структура документооборота Администрации Усть – Ишимcкого муниципального района. [Приложение 3]

Инспектор по делопроизводству напрямую общается с главой администрации и обрабатывает документы входящие и исходящие от него, а также доводит их содержание до всех подразделений. Согласно данной структуре ответственные отделов за работу с документами не имеют прямого контакта с главой администрации.

Деятельность инспекторов – очень разнообразна. Именно они – обрабатывают наибольшее количество документов учреждения. Если детально рассмотреть работу инспекторов в течение дня

⇐ Предыдущая1234567Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: