Документ как информационный носитель.

Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентоспособную деятельность предприятия, является его информационная обеспеченность. Выделяется два вида информации:

- техническая, технологическая - методы изготовления продукции, программное обеспечение, основные производственные показатели, результаты испытаний и т.п.;

- деловая - прогнозы, стратегия действий, результаты исследований, база данных и прочие.[15,с.16-20]

Под информацией понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Носителем информации (т.е. результатом отражения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека) выступает документ.

Документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».
Надобность фиксировать информацию возникла у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, сделанные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Методы нанесения информации также были различным: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике применяют основным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с применением графики, рисунка, фотографии, звуко-и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение.

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum - доказатель­ство, свидетельство.

Что же такое документ?

Документы применяются в разных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.
В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите
информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:
Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с
реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. [2] Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Документ - это информация, созданная человеческим разумом, закреплённая на любом материальном носителе для передачи информации во времени и пространстве. Показательно, что именно и только этот термин использует новый ГОСТ 7.0-99 “Информационно-библиотечная деятельность, библиография”. [7,с.11-39]

Понятие “Документ” широко используется во всех сферах общественной деятельности и понимается по-разному в различных научных дисциплинах и поэтому необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач. [27,с.25].

Ю.Н Столяров предложил своё определение документа: “Документ – объект, позволяющий извлечь из него требуемую информацию” [36,с.17]

По определению специалистов - документоведов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специ­альном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

Конец XX – XXI вв. – время информационного «бума», идет становление процессов информатизации общества и создание глобальных компьютерных сетей. Изменение ценностных ориентаций общества, перестройка системы книгоиздания повлекло за собой рост видового, а также содержательного разнообразия документов, появление новых объектов комплектования за счет материалов, отражающих реалии сегодняшней жизни (например, нетрадиционные носители информации, издания деструктивного содержания и т. д.).

Все документы можно разделить на группы (виды) по разным признакам: способу их изготовления, материальной конструкции, периодичности и т. п. Все они подробно даны в ГОСТе 7.60-2003, где даются также новые видовые составы документов, такие как комбинированное издание, дайджест, электронное издание и т.д. [6] Основные виды электронных изданий, отражены в ГОСТе 7.83-2001. Электронные издания. Основные виды.[10]

Документы многообразны по содержанию, знаковой системе записи и воспроизведения информации, материальной основе и конструкции, т.е. они классифицированы и это закреплено в ГОСТ-стандарте. Документ классифицируется по:

- способу изготовления

- материальной конструкции

- носителю информации

- периодичности

- каналу восприятия

- вид документа по целевому назначению.

Существует целый ряд вариантов классификации документов.

По происхождению - служебные, личные

По срочности - срочные, несрочные

По гласности - секретные, совершенно секретные, для служебного пользования, несекретные.

По форме - типовые, индивидуальные

По срокам хранения - временного хранения, долговременного, постоянного

По характеру информационных связей - входящие, исходящие и внутренние

По типу носителей - бумажные, электронные

Особенно следует выделить класс управленческих документов, к которым относятся:

- организационные документы (устав предприятия, штатное расписание, должностные инструкции сотрудников);

- распорядительные (распоряжения, приказы, решения);

- информационно-справочные (письма, факсы, докладные записки, телефонограммы);

- документы по личному составу (трудовые книжки, контракты с сотрудниками, личные дела сотрудников).

В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма — рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обес­печивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во вре­мени. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприя­тия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация явля­ется основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой дея­тельности документ выступает и как предмет труда, и как результат тру­да, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе. [27,с.28]

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об информа­ции, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать". [2]

Термины «документ» и «документированная информация» в законе рассматриваются как синонимы. Документированная информация определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Под реквизитом документа понимается «обязательный элемент оформления официального документа» [35,с.18-23]

Некоторые исследователи, подчеркивая значение реквизитов документов, указывают, что под документированной информацией понимается такая организационная форма, которая определяется как единая совокупность:

а) содержания информации;

б) реквизитов, позволяющих установить источник, полноту информации, степень ее достоверности, принадлежность и другие параметры;

в) материального носителя информации, на котором ее содержание и реквизиты закреплены.

В данном случае, однако, следует иметь в виду, что вся зафиксированная на материальном носителе информация относится к тем или иным реквизитам и содержание информации складывается из отдельных реквизитов, таких, как "дата", "номер", "подпись", "печать" и др. Основную содержательную нагрузку несет реквизит "текст документа".

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления управленческих документов, которые установлены государственными нормативными актами [8]

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

-юридическую силу документов;

-оперативное и качественнее составление и исполнение документов;

-организацию быстрого поиска документов;

-более активное использование ПЭВМ при составлении документов.

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами.

Правила их составления и оформления, а также место расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу 6.30 - 2003. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов. [9]

Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».
Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение: «реквизит документа»: обязательный элемент оформления официального документа.
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число
реквизитов определяется целями создания документа, его назначением,
требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся [Приложение 1]

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на три основные части:

- заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

-основную часть (текст и приложения);

-оформляющую часть (документы, расположенные ниже текста и приложения).

Э мблема предприятия - условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т.п. [29,с.35]

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.[11,С.78] Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:
• соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
• издавать документы только в пределах своей компетенции;
• соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.
К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационным номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.
В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии.
Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.
Беловой документ — это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным.
Подлинник официального документа — это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.
Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.
Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как
зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его
масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин.
Но, независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно- распорядительной документации. Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким образом, система организационно - распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.
Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.

Все формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование - посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистичес­кой, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство -изданием распорядительных документов; организация - организационных документов; инструктирование - в виде инструкций, методичес­ких указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми фор­мами управленческой деятельности, используется аппаратом управле­ния в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного уп­равления.

Но создав документ, с ним надо ещё много работать: учесть, зареги­стрировать с тем, чтобы о нём можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т.д.

 

 

Глава II. Теоретические основы построения документооборота на

предприятии

⇐ Предыдущая1234567Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: