 |
При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.
|
|
|
|
Рассмотрим эффект от совершенствование системы документооборота в Администрации Усть – Ишимского муниципального района.
Произведем расчет эффективности от совершенствования системы документооборота.
Таблица 4
| Показатель | Числовое выражение показателя |
| Сокращение затрат на копирование документов | Минимум 10 раз |
| Степень использования бумажных носителей информации сокращается | На 40% |
| Сокращение затрат на расходные материалы для принтеров и копировальных аппаратов при обработке входящих и исходящих документов | До 3-х раз |
| Снижение затрат на хранение бумажных документов, за счет освобождения мест в шкафах для бумаг, сокращение покупок папок для бумаг, копировальной бумаги и т.д. | На 80% |
Для Администрации Усть – Ишимского муниципального района с развитым документооборотом при переводе существенной части документооборота в электронный вид, происходит действительное и ощутимое сокращение затрат на поддержание документооборота.
Более существенным фактором снижения затрат организации в результате внедрения системы электронного документооборота может быть экономия рабочего времени сотрудников организации.
Всю работу сотрудников учреждения с документами можно разделить на две части:
- Творческая, производительная часть;
- Рутинная, непроизводительная часть работы.
По статистике много документов теряется, так же много документов создаются ошибочно, а также большие затраты времени на чтение информации и на её поиск.
Приведём примерный расчёт времени на поиск документов в Администрации Усть – Ишимского муниципального района.
- Обычно сотрудник структурных подразделений выполняет в день 10 операций по поиску различных документов.
|
|
|
- Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты.
- В 3 % случаев сотрудник не находит нужный документ.
В случае, если документ не был найден сразу на его повторные поиски тратится еще 2 минуты.
- Если документ все-таки найден, сотрудник переключается на иную работу.
Если применять электронный документооборот то, можно примерно получить такой результат:
Таблица 5
Оценка показателей по фактору «Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников организации»
| Показатель | Числовое выражение показателя |
| Время регистрации одного документа | Не более 1 мин. |
| Исключение случаев множественной перерегистрации документов в подразделениях организации | 100 % |
| Исключение случаев множественного ввода и дублирования документов в подразделениях организации | 100 % |
| Время поиска документов по известным атрибутам | Не более 1 мин, или сокращение трудозатрат на поиск на 40 % |
| Время поиска документа с неизвестными атрибутами | Не более 1 мин, или сокращение трудозатрат на поиск на 40 % |
| Время выполнения контрольных операций по документам и поручениям | Не более 1 мин, или сокращение трудозатрат на поиск на 40 % |
Таким образом, вклад данного фактора в экономический эффект прямо пропорционален числу участников электронного документооборота организации. Чем больше сотрудников Администрации Усть – Ишимского муниципального района будет пользоваться в своей работе системой электронного документооборота, тем более масштабны и значимы будут результаты экономии.
От того, как быстро организация способна обрабатывать поступающую и внутреннюю информацию, зависит:
- насколько она мобильна и динамична;
- с какой скоростью принимаются управленческие решения и как быстро они реализуются;
- насколько быстро организация способна реагировать на изменения внешней среды.
|
|
|
Внедрение систем электронного документооборота в Администрации Усть – Ишимского муниципального района приводит к сокращению на 25-30 % непроизводительных затрат рабочего времени.
Высвобождение резервов рабочего времени сотрудников не означает, что в Администрации Усть – Ишимского муниципального района должно автоматически последовать сокращение штатов. Силами тех же сотрудников будет выполняться существенно больший объем работ - растет интенсификация труда.
Таким образом, проект внедрения в Администрацию Усть – Ишимского муниципального района системы электронного документооборота предполагает не только экономию ресурсов предприятия, улучшения деловых коммуникаций, изменений в корпоративной культуре, но и повышения их управляемости в современных условиях.
В Администрации Усть – Ишимского муниципального района до 2014 года был бумажный документооборот с использованием автономных ПК (ПК использовался для подготовки и регистрации документов).
В марте 2014 года в администрации была установлена система электронного документооборота (СЭД) на платформе IBM Lotus Domino/ Notes. (Lotus Domino и Notes – это средства, предназначенные для сбора, организации и распределения информации и знаний.)
Lotus Notes
Семейство клиентов Notes является лидером рынка средств обмена сообщениями и поддержки сотрудничества.
ПО IBM Lotus Notes сочетает в себе систему электронной почты, средства для совместной работы и бизнес-приложения, с которыми можно работать с использованием единого, полнофункционального рабочего стола. Это ПО позволяет территориально распределенным рабочим группам находить, преобразовывать и совместно использовать содержимое. Оно обеспечивает высокую производительность работы как в интерактивном, так и автономном режиме, а также позволяет беспрепятственно получать доступ к ресурсам и связываться с сотрудниками в пределах предприятия и через Интернет.
На данном этапе сотрудники Администрации Усть - Ишимского муниципального района осваивают программу.
Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления, Администрации
|
|
|
Усть –Ишимского муниципального района за 2013 год, были выявлены недостатки, которые и послужили основанием для оптимизации по совершенствованию делопроизводства. С 2014 года система делопроизводства (некоторые процессы) в Администрации автоматизирована. Но всё же можно внести некоторые предложения по оптимизации – это, необходимость начать с составления графика документооборота.
Из него должно быть понятно, кто, в какие сроки и кому сдает те или иные документы, кто их подписывает. График необходимо построить по такому принципу: наименование (вид) документа - кто сдает (отвечает) - срок сдачи - куда представлять. Например, приказ (распоряжение) о приёме работника на работу (форма Т-1, Т-1а). Ответственный - отдел кадров. Срок исполнения - В соответствии с поданным заявлением. Ответственный за проверку - Бухгалтерия. Срок исполнения - По мере представления. Для большей эффективности график документооборота можно увязать с должностными инструкциями сотрудников всех отделов администрации, в которых должна быть четко описана последовательность действий при составлении, оформлении и передаче первичных учетных документов.
Знакомить с общим графиком документооборота всех сотрудников необязательно. Для каждого сотрудника можно подготовить выписку из графика, которая касается лично его. В ней нужно перечислить документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и наименования подразделений, в которые должны быть переданы указанные документы.
Также улучшению в работе с документооборотом способствуют бездокументные связи (по телефону, личным переговорам), что и выполняет в Администрации инспектор приёмной. Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями Администрации и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.
Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.
|
|
|
Проведя анализ организации документооборота Администрации Усть –Ишимского муниципального района можно сделать вывод, что в учреждении рациональной организации документооборота уделяется большое внимание.
То, что с 2014 года в организации установлена СЭД говорит о благополучии данного учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность и дисциплинированность.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Документооборот является составной частью ДОУ, цель которого информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации. ДОУ непосредственно зависит от управленческих решений, документационное обеспечение которых как процесс, включает три составляющих: информационную поддержку решений, то есть обеспечение принимаемого решения информацией (документами), документирование решения и контроль за его выполнением. Основными узлами этого процесса являются: получение исходной (инициирующей) информации, постановка цели (задачи), поиск необходимой информации (справочная работа), выработка решений (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату), контроль за исполнением решения.
Возможность исследования и проведения анализа документооборота учреждения обусловлена тем, что деятельность любого учреждения достаточно жестко регламентирована как по уровням принятия решений, так и по кругу рассматриваемых вопросов. Управленческий процесс, включая стадии сбора, анализа и обобщения информации, подготовки и принятия решения, организации исполнения решения, завершается контролем за его исполнением. В ходе контроля происходит движение информации по каналам обратной связи от объекта управления к субъекту - информации о поведении объекта с соответствии с программой, заложенной в решении.
Документооборот является одним из средств осуществления процесса ДОУ, в ходе его и совершается «оборот» документов (информации).Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.
|
|
|
Таким образом, документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной информации. Документы являются носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые.
Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.
Существует ряд требований к оформлению управленческих документов, которые необходимо выполнять.
Деятельность учреждения, как любой сложной в управленческом плане структуры, сопровождается работой с большим количеством документов. Естественно, что эти документы требуют систематизированного учета, оперативного рассмотрения и исполнения, в которых участвуют различные подразделения. Поэтому от грамотного распределения работы и готовности сотрудников к оперативным действиям зависит скорость документопотоков и принятия решений по различным вопросам.
Документооборот в организации – это движение документов от их составителя до исполнителя и отправки в архив по выстроенным информационным цепочкам, комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Существуют следующие способы учета документации: бумажный, электронный и смешанный. Все документы организации делятся на три документопотока: входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы.
Документооборот - это путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. Документооборот в организации - это сложная система, требующая постоянного контроля и регулирования и оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации.
Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной разгрузки подразделений и должностных лиц. Оказывает большое положительное влияние на управленческий персонал. Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, оправданным.
Информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией. Документооборот является очень важным процессом деятельности любого предприятия. Хорошо отлаженная система учетного документооборота отражает реально происходящую на предприятии текущую производственную деятельность и дает управленцам возможность воздействовать на нее.
При этом при работе с бумажными документами неизбежно возникают трудности, связанные с большим объемом рутинного ручного труда, сопровождающего подготовку, оформление и передачу документов. Сегодня данные проблемы могут быть решены при помощи систем электронного документооборота. Во всем мире возрастает популярность систем автоматизации документооборота, способствующих оптимизации процессов,снижению трудозатрат, упорядочиванию подготовки документов и повышению эффективности предприятия в целом.
Эти системы обеспечивают поддержку всего жизненного цикла документов: регистрацию, движение, обработку, контроль исполнения и хранение. Системы электронного документооборота – обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации и она основе информации коммуникационных технологий.
Внедрение СЭД способствует: повышению эффективности управления компанией за счет подключения к работе в системе всех сотрудников организации; упрощению получения информации о текущем состоянии документа или делового процесса; максимальному сокращению оборота бумажных документов, экономии людских и производственных ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов, удешевлению хранения бумажных документов за счет их хранения в электронном виде.
К современным технологиям документооборота относится: технологии преобразования бумажного документа в электронный; технологии хранения документов на базе файловой системы; технологии быстрого поиска информации; технологии сжатия информации и т.д.
В целом современные системы электронного документооборота представляют собой широкий спектр инструментов автоматизации ведения делопроизводства, управления документооборотом, поддержки бизнес процессов.
Организация правильного документооборота на предприятии обеспечит бесперебойную, слаженную работу всего коллектива, избавит предприятие от нерационального расходования средств и времени.
Необходимо всем работникам делопроизводственных служб - лучше ознакомляться с технологией работы с документами в современных условиях, внедрять новые эффективные способы оптимизации и рационализации документооборота - это, например, применение электронных систем СЭД (системы электронного документооборота) и КЭА (корпоративный электронный архив), что, безусловно, поможет в работе.
Библиографический список
1. Федеральный закон № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации» [Текст] // Российская газета.- 2004.- 27 окт.
2. Федеральный закон N 24-ФЗ от 20 февраля 1995 г. "Об информации, информатизации и защите информации" [Текст]: - Собрание законодательства РФ №8.-20.02.1995.
3. Федеральный закон № 1-ФЗ от 10.02.2002. «Об электронной цифровой подписи» [Текст]: - Собрание законодательства РФ №2.-14.01.2002.
4. ГОСТ 16487-70 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. [Текст]: — М: Изд-во стандартов, 1970.
5. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело.Термины и определения (утверждено постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28) [Текст]. – М: Госстандарт России, 1998.- С.3
6. ГОСТ 7.60-2003 Издания. Основные виды. Термины и определения.
[Текст] // Сб.основных рос.стандартов по библ.-информ. Деятельности/ Сост. Т.В.Захарчук, О.М.Зусьман.- СПб.: Профессия, 2005.- С.40-62.
7. ГОСТ 7.0-99. Информационно-библиотечная деятельность. Библиография. Термины и определения. [Текст] // Сб.основных рос.стандартов по библ.-информ. Деятельности/ Сост. Т.В.Захарчук, О.М.Зусьман.- СПб.: Профессия, 2005.- С.11-39.
8. ГОСТ 6.30 -97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Текст]: – Москва, 1997.–21с.
9. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" [Текст]: - Москва,2003.-
10. ГОСТ 7.83-2001. Электронные издания. Основные виды [Текст]: – Минск, 2002.–13 с.
11. Андреева, В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ) [Текст]: Настольная Книга для секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей / В.И. Андреева. – М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2007. – 191с.
12. Андреева, В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ) [Текст]: - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2007. - 144 с.
13. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы/ А.В. Бадьина // Делопроизводство. – 2007. – №1. – С. 34–39.
14. Бертяков, А., Сумин А. Автоматизация документооборота [Текст] / А.Бертяков, А. Сумин // Финансовый директор. – 2004. - № 7.
15. Вялова Л.М. Организация движения документов [Текст] // Секретарское дело, 2007.- №2. - С.16-20.
16. Демин, Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов [Текст]: - 2-е изд.,доп. и перераб. – СПб.: Питер, 2008.- 224с.: ил. (Серия «Современный офисменеджмент»))
17. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации [Текст]:/О.А.Ефимова // Секретарское дело.- 2008. -№4. -С. 23-28.
18. Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства [Текст]: /О.А.Ефимова // Секретарское дело, 2001.-№ 3.
19. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве[Текст]: / С.Л. Кузнецов. – М.: ЗАО «Бизнес–школа «Интел – Синтез». – 2006. – 232 с.
20. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления [Текст]: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
21. Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря [Текст]: /Т.В.Кузнецова // Секретарское дело.- 2000.- №1.- С.3-5.
22. Кузнецова Т. В. Делопроизводство [Текст]:/Т.В.Кузнецова.- М.: МЦФЭР, 2004. –200с.
23. Кузнецова Т. В.. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» [Текст]:/Т.В.Кузнецова - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.-374с.
24. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) [Текст]:/Т.В.Кузнецова.-4-е изд., испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.
25. Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство[Текст]: справ. пособие. / Т.В. Кузнецова и др. – М.: Экономика. – 2007. – 271 с.
26. Кузнецова Т.В. Секретарское дело [Текст]:/Т.В.Кузнецова.- М.: ЗАО «Бизнес-школа - «Интел-синтез»,2001. - 324 с.
27. Кушнаренко,Н.Н Документоведение[Текст]:Учебник / Н.Н.Кушнаренко.-6-е изд., стер.-К.:Знання, 2005.- 459с.- (Высшее образование XXI века).
28. Ларин, М.В. Управление документацией: теория и практика (тезисы доклада) [Текст] / М.В. Ларин // Делопроизводство. – 2007. – № 1. – С. 5.
29. Ларин, М.В. Управление документацией в организации [Текст] / М.В. Ларин. – М.: «Научная книга», 2007. – 110 с.
30. Ларин, М.В. Электронный документооборот: что мешает его внедрению [Текст] / М.В. Ларин // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2007. – №12. – С. 30.
31. Малитиков АС., Сельский Д. И. Руководство по делопроизводству [Текст]: — М.:1969.- С. 109.
32. Непогода А. В., Семченко П. А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации [Текст]: – М.: Омега-Л, 2007. –293с.
33. Организация работы с документами [Текст]: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. -592 с.
34. Пикулькин А. В. Система государственного управления [Текст]: – М.: ЮНИТИ, 2007. – 639 с.
35. Санкина Л.В. Характерные черты делопроизводства в фирмах мелкого и среднего бизнеса [Текст]: /Л.В.Санкина // Делопроизводство.- 2009.- №2. - С. 18-23.
36. Столяров, Ю.Н. Документ – понятие конвенциональное (в порядке дискуссии) [Текст]: /Ю.Н.Столяров //Делопроизводство.-2005.-№4.-С.11-18.
37. Организация документооборота [Электронный ресурс] - Электрон.дан.-Режим доступа: http:// www.document-circulation.org.ru, свободный.- Загл.с экрана.
38. Янковая В.Ф. Оптимизация документооборота организации [Электронный ресурс]- Электрон.дан.-Режим доступа: http://www.sekretariat.ru, свободный.- Загл.с экрана.
Приложение 1
|
|
|
