 |
Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.
|
|
|
|
Регистрация документов
Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию в журнале. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу (папка или картотека, внутри которой документы расположены в определенном порядке. По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив.
В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда - обеспечение оперативного решения управленческих задач.
Регистрация документов - это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства - в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т.е. документы должны быть зарегистрированы.
Регистрация определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».[23,с.158] Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.
|
|
|
Регистрация - один из начальных этапов работы с полученными документами, следующий сразу за их первичной обработкой, и предпоследний для отправляемых - после регистрации исходящие документы вкладываются в конверты или отправляются по другим каналам связи.
Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.
Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам документов, по документопотокам, по структурным подразделениям и т.п. Сам процесс регистрации - это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам. [22,с.202]
Контроль за исполнением документов
Контроль играет важную роль в системе документооборота. Контроль исполнения порученного задания является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Ведение контроля требует знания несложных методов, приёмов и наличия технических средств. Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством. Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня всё чаще используется автоматизированная система контроля документов.
|
|
|
Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов: постановку документов на контроль; проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; учет и обобщение результатов контроля исполнения документов; регулярное информирование руководителей органа управления о ходе исполнения документов; снятие исполненных документов с контроля. Контроль исполнения носит многофункциональный характер, поэтому формы и методы его реализации многообразны. Как правило, наиболее эффективным является простейший контроль. Простейшие формы и методы требуют меньших усилий и более экономичны. К простейшим организационным формам контроля исполнения можно отнести: контрольные журналы; регистрационно-контрольные карточки (картотека); письменные отчеты; проверки; Каждая из перечисленных форм имеет свою специфику. Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.
Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения эффективности работы сотрудников, создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок и т.п. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота.
|
|
|
Отправка документов.
Обработка и отправка исходящих документов, так же как прием и обработка входящих, проводится обычно централизованно секретарём или экспедитором. Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления. Если документ оформлен не правильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. Оформленные документы отправляют по почте или происходит передача документов с использованием электронной почты.
В целом движение исходящих документов включает следующие этапы:
- Подготовка исполнителем проекта документа.
- Согласование (визирование) проекта документа.
- Доработка проекта документа по замечаниям.
- Повторное визирование документа.
- Подписание документа руководителем.
- Регистрация документа (в службе документационного обеспечения управления или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).
- Передача документа в службу документационного обеспечения управления (если документ подписан руководителем подразделения).
- Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.
Документы, переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или, в крайнем случае, - на следующий день.
Передача документов в архив.
Исполненные учетные документы хранятся в архиве. Хранение документов играет значительную роль.Рациональная система хранения обеспечивает не только целостность и сохранность документов в течение установленных законом сроков, но и возможность пользования ими в любой момент для всякого рода справок.
Подлежащие сдаче в архив документы предварительно располагаются в удобном для отыскивания порядке и подшиваются или переплетаются в особых папках, именуемых делами. Расположение в делах документов в зависимости от их характера и назначения производится по тем или иным из следующих признаков:
По предметному признаку (по вопросам, по операциям, например, кассовые документы, материальные документы, договоры, заказы, сметы);
|
|
|
- По корреспондентскому признаку (т.е. по наименованиям организаций, к которым относятся данные документы);
- По хронологическому признаку (по месяцам, а в пределах месяцев - по дням);
- По номерам документов.
Сдача дел в архив из структурного подразделения производится по графику, который составляется работником архива и согласовывается с руководителями структурных подразделений. Эта работа проводится ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет, а также по личному составу, сдаются в архив по описи.
Номеров. Под заверительной надписью ставится печать, дата приема-передачи и подписи лиц, составляющих ее. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела временного хранения до 10 лет передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, разрешают хранение этих дел центральной службой делопроизводства или структурным подразделением до истечения срока хранения, после чего дела подлежат
|
|
|
